“三二一”編號管理法在檔案工作中的應用

馬梁

摘 要：實際工作中，同一管理對象由于不同部門參與管理而產生不同的編號，給管理對象本身和檔案管理及檔案查閱利用造成不便。文章建議各個業務部門對管理對象統一采用“三二一”編號管理法，以利于管理。

關鍵詞：檔案編號；編號管理；科技檔案；人事檔案

1 同一管理對象多部門管理編號的現狀

實際工作中，由于同一管理對象的不同載體分屬不同的管理部門，如一臺設備，設備實體的使用歸基層區隊或生產車間、實驗室等生產或教學科研部門，設備的管理維護歸機電科或設備科等設備管理部門，該設備形成的固定資產歸財務部門管理，設備檔案又歸資料室或檔案室等檔案部門管理。各個部門由于管理需要會對其管理對象進行編號，由于缺少必要的協調和溝通，各部門之間也沒有統一的編號標準和規范，形成了各部門編號不統一的現狀，同一管理對象的編號五花八門，很不統一，給管理對象的各項管理工作帶來很多不便。

2 傳統編號管理模式存在的問題

傳統編號管理模式下，對于同一管理對象（如建筑物、設備等固定資產），單位基建（房產）管理部門和設備管理（實驗室或生產車間）部門分別采用房產編號和設備編號，財務部門采用固定資產編號，檔案部門采用檔案分類編號，三個部門分別采用三種（有些單位基建部門和房產部門為一個部門，設備管理和設備使用為一個部門）不同的編號標識本單位的同一管理對象，同一座建筑物、同一臺設備分別使用三個不同編號。這種情況下，當各個業務部門與其他相關部門有工作交接或業務聯系時，往往會因管理對象在各部門的編號不同而影響工作的快速開展，給業務技術管理和科技檔案管理和利用帶來諸多不便。

人事檔案管理中也同樣存在這樣的問題。人事管理部門對員工有一套按本部門業務習慣的編號（即員工管理號），如每個工人都有一個“工號”，檔案歸綜合檔案室管理后，檔案部門又要按相關要求編制一套檔號（包括檔案分類號和案卷號），兩者往往也不統一，遇到工資調整、職稱聘任等業務活動，產生大量需歸檔人事檔案材料時，人事管理部門按自己部門編制的員工管理號產生的歸檔材料，檔案部門還要再轉換成相對應的檔號才能一一對號歸檔，很是麻煩；同樣，人事部門查檔時也不能根據員工管理號直接查到所需檔案，還要建立員工管理號與檔號的關聯才能順利查找到檔案，這樣憑空多出很多不必要的工作內容，造成大量重復性工作，嚴重影響工作效率。

3 “三二一”編號管理法的內涵

針對以上問題，筆者認為可以對管理對象采用“三二一”編號管理法來達到統一編號、統一管理的目的。“三二一”編號管理主要是指科技檔案（基建檔案、設備檔案等）的“三號統一”和人事檔案的“二號統一”編號管理。科技檔案的“三號統一”指科技（業務）管理、固定資產（財務）管理和檔案編號（檔案）管理的統一，人事檔案的“二號統一”指的是人事部門員工編號（業務）管理和人事檔案編號（檔案）管理的統一。

4 “三二一”編號管理法的應用

實際工作中可以通過協調檔案部門、業務部門、財務部門這三個部門的編號管理，實現檔案編號、業務編號、固定資產編號的統一。即實現設備檔案分類編號與設備編號和設備固定資產編號的統一，基建檔案分類編號也同時與房產編號、房屋固定資產編號統一，即設備和基建管理、固定資產管理與檔案管理的“三號統一”，使三類部門對同一管理對象有了統一編號，也就有了“共同語言”，能夠推進業務技術管理、財務管理和檔案管理標準化工作，也便于檔案信息資源的數據共享。

同樣人事管理部門和檔案管理部門也要搞好協調合作，商定統一的編號標準對每一個員工進行統一的編號，做到員工管理號與人事檔案號的“二號統一”，人事管理業務工作中產生的歸檔材料能夠按統一的編號進行歸檔，人事檔案的查閱利用也可以直接按員工管理號來查詢，實現人事管理部門和人事檔案管理部門的互聯互通，就不會再產生過多不必要的麻煩了。

5 “三二一”編號管理法的優勢

“三二一”編號管理法極大地便利了技術及業務管理工作，采用“三二一”編號管理法之后，單位內部的科技管理、固定資產管理、科技檔案管理和人事管理、人事檔案管理都有了各自的“共同語言”，便利了相關部門的工作，尤其在實現計算機網絡化管理之后，其優越性會更加全面體現出來。例如，某一臺設備需要大修，設備管理部門只要將該設備編號（即設備部門檔案分類號）和大修資金數額輸入計算機，就實現了與計劃、財務等部門的數據溝通，完成該項資金的審核與使用過程，而大修后產生的設備技術文件資料也能很方便地歸檔到檔案部門，簡化了工作流程，節約了工作時間，提高了工作效率。

（作者單位：河南大學教務處 來稿日期：2019-02-19）