探究新形勢下檔案管理工作的規范化

摘 要：隨著中國社會經濟的快速發展，文檔的管理也在發生著巨大的變化。傳統的文件管理方法很難滿足今天的要求，為了確保更加規范和高效的文件管理工作，有必要不斷創新傳統的文件管理方法，改進文件管理。文章主要在于研究新形勢下的檔案管理所存在的問題并提出合理化建議。

關鍵詞：檔案管理；規范化；新形勢

在當今社會，信息生產時速正在增加，特別是在單位內部。利益，作為管理和決策發展階段的重要基礎，規范式管理的作用非常重要。從目前的情況來看，大多數機構都可以同樣認識到文件管理工作和設置的重要性相應的文件管理部門同時聘請專業人員來管理文件[1]。管理和維護，但由于相應因素的直接影響和限制，目前階段文件管理系統仍然需要改進，再加上文件管理的常見問題。顯而易見，這使得文件管理過于正式，其規范性指標也很常見。

一、為什么需要規范化的檔案管理

檔案的管理一般顯示了一個企業的強大與否，它具有某些憑據值和參考值，所以要把文件管理做好做規范。隨著中國檔案管理的現代化，文件管理變得更加復雜，同時它也適用于文件管理。標準化提出了更高的要求。對情況的要求，文件管理工作流程的標準化至關重要[2]。使任務與文件管理配合良好有助于提高工作的質量和效率。它為提升公司的綜合競爭力奠定了堅實的基礎。

文件管理是部門日常工作的重要組成部分。是開發過程的詳細記錄，由于展品非常重要，應該密切關注文件管理的水平。實現文件管理的標準化。文件管理任務的標準化它可以滿足對規范管理的需要，但也提供單位確定。更詳細的檔案材料為單位領導者制定科學和標準化決策提供了基礎，使該單位將進一步發展。 此外，還有標準的文件管理任務，有效地改善設備的形象，提高市場競爭力，并執行企業的社會價值觀和功能[3]。

在企業的實際運行階段，經常產生各種類型的信息和資源。為了促進內部信息資源的有效利用，有必要這樣做協調文件管理，指示方向和參考單元的進一步發展。實質上，文件信息不在內部管理，也不在運營階段。重要度不可忽視的部分，因此可以指定歸檔資源單位內的特殊資產，雖然很難用利率標準衡量它們，但是由于檔案資源，因此能源效率不會與金錢交換有關，它為單位管理和決策提供了真實有效的參考。

二、檔案管理存在的問題

（一）在當前文件管理中，丟失和不完整的文件是最重要的問題。大多數公司都存在非個別現象的問題，這是一個普遍現象，這多是與參與的人沒有注意或者為人身處理等原因有關。如果參數不是整數且存檔信息未按時組織，或者文件本身的瑣碎，加之部分文件已經分開了很長時間，所以使得相關人員都非常害怕，多個文件最終失敗并返回，導致文件不完整和損壞[4]。

（二）文件管理系統不夠用。目前在相關的文件管理系統中在形式化方面不樂觀，有些單位制定了文件管理的相關方面。系統（包括但不限于不全面的辦公室管理系統）現有組件，其他設備具有文件管理系統并且是獨立的。這項規定非常詳細，但嚴重滯后于目前的情況。沒有該方面的系統或沒有特殊的文件管理器。

（三）通常缺乏文件管理的專業質量。傳統導向的人識別文件管理任務既簡單又直接，但是僅僅限某些文件。無需通過相關信息即可輕松組織、匯總和歸檔信息。一些單位的專業教育或培訓，一般是老人，病人和殘疾人責任。這種誤解也可以說對管理有一定的影響[5]。文件管理任務的人員配置限制了存檔工作的有序開發，這項工作的員工素質，文件管理的專業質量要高得多。從一開始。因此，我認為需要增加文件管理中的員工數量。重新培訓，不斷提高專業素質，學習如何管理高級文件經驗有助于文件管理的標準化過程。

三、檔案管理規范化的對策

文件管理是標準化的，可以在各種行業中提供完整和持續的開發。可以促進連續和準確的數據引用以及各個行業的所有業務方面它更有效率。結合我國現行檔案管理的實際情況，完善檔案管理可以參以下幾點：

（一）健全制度。眾所周知，完善的規則和法規是能確保一切順利進行。標準實現和文件管理操作的保證和標準也不例外。角色是限制和管理相關任務，從而有效地促進了相關任務的管理。提高相關人員的水平，激發員工的熱情。這樣，完整的文件管理系統對于在新情況下標準化檔案管理非常重要。標準化檔案管理的前提和保證為問責制提供了制度基礎。

（二）重視專業水平提高。為確保新情況下文件管理的標準化，從有專業資格，管理責任方面出發。相關人員的能力水平非常接近工作要求，以確保工作的職責順利完成。希望提高專業水平從以下幾個方面開始[6]。第一種是更改與管理現有文件相關的任務。認清并注意測試把關，并驗證是否有資格成為新員工。員工素質現在是否可以滿足文件管理操作的需要。完全了解當前文件管理任務的重要性，如果能夠了解當前的高級文件管理模型并具有相關的工作經驗，那是否經歷過任何相關培訓？其次，它強調對相關工人的再培訓。技術開發和文件管理方法當我們關注從業者的教育和培訓時，發生了很大的變化。需要及時了解和掌握適當的文件管理技術和管理實踐。與時俱進，不斷提高文件管理水平，確保檔案管理正常化。

（三）多借助科技的手段。由于計算機和互聯網技術的應用和推廣，世界已經發生改變。然后，針對目前的情況，目前對于檔案的管理已經很難遵循傳統的文件管理方法。在這里。如果可以將計算機等高級技術集成到文件管理中。首先，我們將要很好地對舊文件和計算機輸入進行分類，我們將來會生成它。所有學生檔案都不需要文書工作，這可以大大減少相關人員的工作[7]。

（四）增加資本投入。控制單位管理的信息資源并使文件管理現代化。首先，領導者必須改變發展思路，從意識形態的角度理解檔案管理的重要性，增加資金和技術投資的比例，使文件管理系統的建設更加科學，高效。其次，在文件管理的這個階段，需要結合硬件功能安裝更高級的計算機和文件管理軟件，并按照現有的設備實施優化升級，既確保資源的充分利用，又可以保證資金鏈的合理循環[8]。最后，通過培訓和監督管理制度設定、激勵機制等其他方式匹配，使內部檔案管理不斷優化，進而提高團隊的整體質量，增強專業知識，使計算機保持在預定的時間限制內，并有效地實施后續的文件管理任務。

（五）注重細節。為了進一步提高文件管理的質量，必須從各種細節入手，將信息應用技術滲透到文件管理中，用先進的信息管理技術取代現有技術，并將獨立的電子文件與不同的資源相匹配。這個過程涉及過去紙質信息的電子轉換，雖然它消耗了大量的人力和物力，但可以將各種信息轉換成計算機所需文件及創建相應的電子數據。另外不同類別的處理和歸檔，以及其他分類和時間，還提供了豐富的編目資源，用于存儲存檔信息，允許在實際工作中查看文件時根據目錄選擇所需的信息。它不僅大大提高了文件管理的能效，還減輕了文件管理器的工作壓力。

四、結語

要明確新時期檔案改革趨勢，抓好改革機遇，更新管理意識，發展創新思維，探索和嘗試新的檔案管理模式。根據檔案背景變更管理系統，提高了檔案管理改革的問題，迅速記錄管理者的需求以增加需要，來避免暴露信息技術，檔案在發展數字化管理的未來趨勢上，這也是檔案管理模式改革的動力。在本文中，我們將討論在檔案管理的當前問題上，從側面的分析一個新的角度。這樣的表達方式可以提高自身的備案管理，提高檔案管理的效率，較高的應用新模式的相關問題為中國檔案管理標準化提供指導和幫助，可以實現較高的價值。總體來說，檔案管理情況可能會有所不同，但其本身檔案管理的最終目標是有很大的幫助，對建設的發展也能提供參考，對個人的全面發展和護航的高效運行具有重要作用。

參考文獻

[1] 杜慧.新形勢下企事業檔案管理工作規范化分析[J].決策探索（下半月），2018，No.583（06）：91.

[2] 王翠萍.試論新形勢下檔案管理工作的規范化[J].財經界（學術版），2018，No.484（14）：145.

[3] 李彩娟.論新形勢下檔案管理工作的規范化[J].佳木斯職業學院學報，2018，No.187（6）：473-474.

[4] 劉澍.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].城市地理， 2018（4X）：250-250.

[5] 李莉.如何加強新形勢下檔案管理工作的規范化[J].人力資源管理，2018，No.140（05）：325.

[6] 王翠萍.試論新形勢下檔案管理工作的規范化[J].財經界（學術版），2018，No.484（14）：145.

[7] 于君霞.淺談新形勢下城建檔案管理的強化措施[J].辦公室業務，2018，No.290（09）：86.

[8] 李同兆.關于新形勢下規范干部檔案管理工作的實踐與思考[J].黑龍江檔案，2018，No.227（02）：63.

作者簡介：高麒（1983- ），女，四平人，本科，館員，研究方向：檔案管理。