優(yōu)化學院琴房管理的分析研究

索蓓蓓

【摘 要】近年來學院學前教育專業(yè)的擴招導致學院鋼琴房使用緊張，長期出現(xiàn)高峰時段排長隊練琴，低谷時段無人練琴的狀況，針對琴房管理運行中現(xiàn)存問題的分析研究，指出整改的方向和后期改造目標，為推進實現(xiàn)琴房管理信息化，提高鋼琴使用率，提升工作效率等方面具有一定的意義。

【Abstract】In recent years， the enrollment expansion of pre-school education in colleges has led to the tension in the use of piano rooms in colleges， and there always occurs that a long queue for piano practice in the peak period and no one for piano practice in the low period. In view of the problems existing in the management and operation of the piano room， the paper points out the direction of rectification and the goal of later transformation， which has a certain significance for promoting the realization of the information management of the piano room， improving the piano utilization rate， improving the work efficiency and so on.

【關(guān)鍵詞】琴房;管理;需求分析

【Keywords】 piano room; management; demand analysis

【中圖分類號】G47 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2019）02-0131-02

1 引言

近年來，學生隊伍不斷壯大，對于專業(yè)的琴房練習要求更高，學院現(xiàn)有90間開放式琴房，采用計算機管理系統(tǒng)和人工管理結(jié)合的方法[1]，但仍舊出現(xiàn)用琴緊張、分配不均的現(xiàn)象，現(xiàn)階段的琴房管理狀態(tài)存在諸多缺陷，已無法滿足學生專業(yè)技能學習需求。因此，需從管理結(jié)構(gòu)、管理系統(tǒng)入手，分析其現(xiàn)階段管理運行中存在的問題，在保證基礎(chǔ)琴房不變，學生人數(shù)不斷增多的現(xiàn)狀下，科學高效地利用、分配琴房，保障教學服務(wù)順利進展，推進專業(yè)技能教學進程，提升學院教學管理水平。

2 琴房管理結(jié)構(gòu)分析

學院現(xiàn)階段琴房的管理運行，主要由一名管理人員和琴房管理系統(tǒng)組成，要面向全院所有鋼琴專業(yè)學生，且琴房一周7天、每天13小時的開放制度，已造成鋼琴磨損率高，維修困難不及時，環(huán)境衛(wèi)生差，高峰時段等待時間久的狀況，要改變現(xiàn)存在的問題，首先要從管理結(jié)構(gòu)入手，調(diào)整管理機制，規(guī)范管理制度。

2.1 規(guī)范《琴房使用守則》

琴房開放時間久，人流量比較大，因此更需要學生們以身作則，嚴格遵守用琴規(guī)則排隊刷卡練琴。管理人員應(yīng)負責告知學生應(yīng)盡的義務(wù)與守則，嚴格要求學生使用練琴卡分配琴房，保證練琴期間的設(shè)備、財產(chǎn)與個人人身安全，確保琴房只用于學習，嚴禁玩耍、吃飯、吸煙、睡覺[2]，注意防火、防水、防盜等。管理人員應(yīng)定期監(jiān)督，對于違規(guī)者實施處罰，相應(yīng)的設(shè)備損壞、丟失需要賠償，不雅的行為舉止須作出相應(yīng)禁琴措施。

2.2 規(guī)范《管理人員崗位職責》

琴房日常全天開放式，管理人員在整個工作運轉(zhuǎn)中起至關(guān)重要位置。現(xiàn)階段管理人員由一名老師和勤工助學學生組成，要肩負起琴房的設(shè)備財產(chǎn)安全，監(jiān)管學生練琴秩序和人身安全，維護檢修報修設(shè)施設(shè)備，維持環(huán)境衛(wèi)生，工作量大、時間強度長，因此，管理人員要有強烈的責任感，必須嚴格規(guī)范服務(wù)教學態(tài)度和安全意識。

2.3 規(guī)范《管理工作流程》

管理人員除了按時開放琴房外，還要做好其他的日常教學工作，因此，必須規(guī)范管理工作流程，防止出現(xiàn)錯誤，減少重復勞作。管理人員應(yīng)固定存放保管設(shè)施設(shè)備，防止輪班人員出現(xiàn)找尋不到設(shè)備，無法繼續(xù)工作情況;每天檢查硬件設(shè)備備份數(shù)據(jù)，防止出現(xiàn)管理系統(tǒng)運行問題;提前安排勤工助學學生排班期間的工作，固定時間點打掃衛(wèi)生，防止出現(xiàn)未開放琴房、環(huán)境衛(wèi)生差等情況;規(guī)定練琴學生固定時間段進行注冊、充琴點和補辦卡，防止學生重復跑、無法用琴時等狀況;定期檢查鋼琴，防止出現(xiàn)大面積琴鍵損壞、打弦機損毀、腳踏松掉及外殼變形等問題;每天檢查電源、燈及風扇，防止發(fā)生安全問題。規(guī)范細化完善工作流程，使琴房管理工作高效有秩序的運轉(zhuǎn)。

3 琴房管理系統(tǒng)分析

3.1 琴房管理系統(tǒng)現(xiàn)狀分析

學院當前使用的琴房管理信息系統(tǒng)，具有IC卡計時管理和信息數(shù)據(jù)設(shè)置兩大模塊，相對于現(xiàn)階段大流量運行，系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)不斷增加，整體系統(tǒng)已無法承擔正常運轉(zhuǎn)，出現(xiàn)學生數(shù)據(jù)溢出、房間數(shù)據(jù)沖突、IC卡計時錯誤等問題，已無法維持琴房管理正常運轉(zhuǎn)，加大了管理人員的工作，降低了工作效率，影響學生練琴學習。

第一，IC卡計時管理系統(tǒng)：當前的管理系統(tǒng)只有登錄房間和查看個人身份信息兩種功能，學生無法查詢個人練琴明細，無法查詢個人充琴時和剩余琴時，無法更改完善個人資料等功能。第二，信息數(shù)據(jù)設(shè)置：具有房間數(shù)據(jù)、學生數(shù)據(jù)、用戶管理、統(tǒng)計查詢功能，當前系統(tǒng)功能比較少，綜合管理差，系統(tǒng)穩(wěn)定性能低，無法擴容，故障頻發(fā)，網(wǎng)絡(luò)化程度低，局限于地域。

因此，需要開發(fā)新的計算機智能管理系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，改善當前工作狀況，合理分配教學資源，滿足學生的專業(yè)需求，從而促進學院培育更多優(yōu)秀學子。

3.2 琴房管理系統(tǒng)需求分析

針對現(xiàn)管理系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題，需要基于互聯(lián)網(wǎng)條件，實現(xiàn)其以下功能：①角色分析：根據(jù)琴房使用需求分為管理員和學生用戶兩種角色。管理員具有所有權(quán)限，負責管理系統(tǒng)日常的運行和維護;學生用戶具有預(yù)約琴房，查詢和反饋琴房信息，查詢和修改個人信息的權(quán)限。②業(yè)務(wù)需求分析：學生用戶可以利用系統(tǒng)完成琴房預(yù)定，查詢修改個人資料，查詢練琴明細，反饋琴房問題;管理員可以利用系統(tǒng)完成琴房信息維護、學生用戶資料維護以及發(fā)放琴房琴卡、完成對琴卡單獨或者批量的信息注冊，補充琴卡點數(shù)，完成學生用戶練琴信息查詢、匯總及導出等，完成對預(yù)約琴房的查詢和修改，完成學生反饋的琴房信息問題等。③功能需求分析：具有用戶管理、琴房管理、查詢統(tǒng)計、琴點管理、琴卡設(shè)置、預(yù)約管理、數(shù)據(jù)管理等七大模。

第一，用戶管理模塊包括個人賬戶注冊、集體賬戶注冊、賬戶信息管理、班級基本設(shè)置及管理員設(shè)置等功能子模塊[3]。個人賬戶注冊包括了學生的基本個人信息和琴卡編號;集體賬戶注冊可以同時錄入較多用戶信息;賬戶信息管理可以進行信息編輯、禁用、取消禁用及查詢功能;班級基本設(shè)置包括班級名稱、級別、畢業(yè)時間及每日練琴時限;管理員設(shè)置可以增加多個管理人員信息和權(quán)限。第二，琴房管理包括琴房設(shè)置、琴房信息反饋等功能子模塊。琴房設(shè)置可以添加刪減琴房，查詢及設(shè)置當前琴房可使用狀態(tài);琴房信息反饋可以發(fā)布查詢琴房設(shè)備信息，學生用戶可以對當前使用的琴房設(shè)備損壞進行登記，管理員用戶可以查詢琴房設(shè)備狀況便于檢修維護。第三，查詢統(tǒng)計模塊，包括琴點使用情況、個人情況統(tǒng)計、琴房使用狀態(tài)及收費情況統(tǒng)計等子模塊。琴點使用情況統(tǒng)計包括琴點及練琴情況統(tǒng)計、免費琴點設(shè)置明細和統(tǒng)計個人練琴情況，可以清晰的查詢出班級免費琴點的次數(shù)和總和，班級人均練琴時間和琴點使用率，查詢個人練琴日期、時長及所用琴房琴時，琴點使用情況統(tǒng)計可查詢導出班級某個時間段的練琴狀況;個人情況統(tǒng)計可查詢個人繳費情況及統(tǒng)計個人練琴情況;琴房使用狀態(tài)可查詢琴房當前狀態(tài)、近十日琴房練琴人數(shù)示意圖、每日練琴平均人數(shù)時段統(tǒng)計;收費情況統(tǒng)計可查詢個人所買額外琴點日期總額，統(tǒng)計某時間段收款次數(shù)和金額。第四，琴點管理模塊包括集體琴點設(shè)置處理及個人琴點處理等子模塊。集體琴點是以班為單位集體沖琴時;個人琴點是學生個人充琴時。第五，琴卡設(shè)置模塊包括琴卡注冊、管理卡設(shè)置及過期琴卡處理等子模塊。琴卡注冊即初始化琴卡可以將基本信息輸入到卡里面;管理卡設(shè)置即是對管理員的卡進行設(shè)置;刪除過期琴卡是將已經(jīng)過期的琴卡里的用戶信息資料刪除，使其成為一張空卡可重復使用。第六，預(yù)約管理模塊分為終端預(yù)約、無卡預(yù)約模塊，通過顯示有效時間段的有效琴房狀態(tài)完成琴房預(yù)約。終端預(yù)約即持卡登錄系統(tǒng)，查詢有效時段琴房，預(yù)定有效可用琴房;無卡預(yù)約琴房，學生用戶可以通過登錄賬號查詢有效琴房，預(yù)定有效時間段的琴房，琴房預(yù)定信息寫入該用戶學生信息，管理員用戶可以查詢預(yù)約琴房當前狀況，可以對預(yù)約琴房和時間段狀態(tài)進行調(diào)整，可對預(yù)約未來用戶進行下琴操作。第七，數(shù)據(jù)管理模塊即數(shù)據(jù)的備份和還原。數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)該提供定時的自動備份和管理人員的手動備份功能。

4 結(jié)語

綜上所述，改善琴房管理結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)功能，能夠解決當前管理運行中存在的問題，實現(xiàn)琴房自動化開放式的管理。優(yōu)化后的智能管理，能夠極大地方便學生，解放用琴資源限制，可隨時自由選擇時間，發(fā)揮鋼琴的最大使用效率，及時反饋設(shè)備環(huán)境信息，利于管理員及時維護維修，解放管理人員時間成本，提高工作效率，提供穩(wěn)定有序、安全高效的運行環(huán)境。

【參考文獻】

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