科技報告文獻質(zhì)量控制研究*

黃曉林 王 輝 夏艷紅 黃 卉

（湖南省科學(xué)技術(shù)信息研究所 湖南 長沙 410001）

1 研究背景

科技報告是科研人員為了描述其從事的科研、設(shè)計、工程、試驗和鑒定等活動的過程、進展和結(jié)果，按照規(guī)定的標準格式編寫而成的特種文獻[1]。在我國，科技報告作為政府科技管理部門要求科技項目承擔(dān)者強制提交的技術(shù)性文件之一，與科技項目關(guān)系密切，是對科技項目科學(xué)技術(shù)內(nèi)容的完整闡述，對科研項目的監(jiān)督管理和科研成果的繼承創(chuàng)新有重要價值，是重要的國家戰(zhàn)略資源。

我國自2012年啟動國家科技報告制度建設(shè)以來，覆蓋全國的科技報告工作體系已基本建立，科技報告收藏量增長迅速。截止到2018年12月，國家科技報告服務(wù)系統(tǒng)已收藏各類科技項目產(chǎn)生的科技報告16萬余份，各省科技報告系統(tǒng)也已收藏科技報告數(shù)百至萬余份。但是由于我國民口的科技報告工作開展時間不長，許多問題尚在探索階段，導(dǎo)致在科技報告數(shù)量激增的背景下，收藏的科技報告質(zhì)量參差不齊、監(jiān)督管理功能未完全發(fā)揮和利用率較低等問題顯得尤為突出。文獻質(zhì)量是科技報告質(zhì)量的重要方面，它是指科技報告的表述、語言格式以及內(nèi)容陳述等層面的基礎(chǔ)質(zhì)量[2]，一般包括元數(shù)據(jù)規(guī)范、語言語法、篇章結(jié)構(gòu)和格式規(guī)范等。作為科技報告質(zhì)量的基礎(chǔ)，文獻質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響科技報告的可讀性、內(nèi)容的完整度，影響后續(xù)的科技報告資源挖掘和利用。

2 文獻回顧

科技報告制度起源于美國，科技報告質(zhì)量控制研究最早也開始于美國。1996年，美國學(xué)者Wang即提出了信息質(zhì)量IQ四維評價體系[3]，隨后美國政府對其加以利用頒布了《信息質(zhì)量法案》，提出了包括客觀性、實用性和完整性的三級信息質(zhì)量控制體系，對包括科技報告在內(nèi)的政府信息質(zhì)量作出了原則性的要求[4]。朱麗波、裴雷等在我國最早開始研究科技報告質(zhì)量控制與評價，提出了科技報告質(zhì)量評價指標體系設(shè)計的原則、方法、描述框架和參考體系，并將科技報告質(zhì)量分為文獻質(zhì)量、專業(yè)質(zhì)量和效益質(zhì)量3個層次（如表1所示）[2,5]。任惠超等參考借鑒國防科技報告評價經(jīng)驗，將科技報告質(zhì)量分為科學(xué)價值、編制質(zhì)量和使用價值3個方面，將科技報告質(zhì)量評價分為驗收階段和收錄1～2年后兩個階段，并分別賦予不同的評價指標及其權(quán)重[6]。宋立榮等就科技報告資源建設(shè)中存在的類型眾多、管理環(huán)節(jié)繁雜、標準不統(tǒng)一等問題，提出了提高科技報告資源質(zhì)量的對策建議[7]。喬振、高巍等提出了基于PDCA循環(huán)的科技報告全面質(zhì)量管理流程，探討包含質(zhì)量管理標準、質(zhì)量管理主體、質(zhì)量管理方法和質(zhì)量管理流程的科技報告全面質(zhì)量管理內(nèi)容；并從科技報告質(zhì)量控制與評價標準、評價指標體系、控制與評價方法對山東省的科技報告工作現(xiàn)狀和存在的問題進行了分析梳理[8-9]。陸海燕等則分析了影響農(nóng)業(yè)領(lǐng)域?qū)I(yè)研究所科技報告質(zhì)量的具體因素，并提出了加強宣傳指導(dǎo)和進行指標評價的質(zhì)量控制工作思路[10]。

表1 科技報告質(zhì)量評價體系層次構(gòu)成[2]

綜上所述，科技報告質(zhì)量由多方面構(gòu)成，文獻質(zhì)量是其中的基礎(chǔ)性質(zhì)量。但是已有的研究中，只有少數(shù)研究將文獻質(zhì)量單獨列出來研究，有些研究僅提及某些指標，尚未見有專門針對科技報告文獻質(zhì)量控制的相關(guān)研究。本文從科技報告文獻質(zhì)量影響因素、評價指標體系構(gòu)建和質(zhì)量提升策略3個方面對科技報告文獻質(zhì)量控制問題進行了研究。

3 影響科技報告文獻質(zhì)量的因素分析

關(guān)于科技報告文獻質(zhì)量的影響因素，部分學(xué)者的研究已有提及，但尚未見完整的闡述。本文認為，影響科技報告文獻質(zhì)量的因素主要包括：科技報告政策規(guī)范的制定及宣傳、撰寫者的認識和寫作水平、項目的屬性及實施情況和科技報告審核的控制。

3.1 科技報告政策規(guī)范的制定及宣傳

科技政策和規(guī)范標準是科技報告質(zhì)量控制的原則依據(jù)。在政策制定方面，國家已經(jīng)發(fā)布《關(guān)于加快建立國家科技報告制度的指導(dǎo)意見》和《國家科技計劃科技報告管理辦法》，各省也陸續(xù)發(fā)布了科技報告相關(guān)指導(dǎo)意見和管理辦法，為科技報告工作的開展提供了政策依據(jù)。在規(guī)范標準上，國家已發(fā)布了《科技報告編寫規(guī)則》（GBIT 7713.3—2014）、《科技報告編號規(guī)則》（GBIT 15416—2014）、《科技報告元數(shù)據(jù)規(guī)范》（GBIT 30535—2014）和《科技報告保密等級代碼與標識》（GBIT 30534—2014）4個國家標準，這4個標準為科技報告的撰寫提供了通用性的規(guī)則。科技報告工作體系雖然已基本實現(xiàn)了全國覆蓋，但各地方出臺對應(yīng)的配套政策情況不一，對科技報告政策和規(guī)范標準的宣傳力度也不一。這些都會影響科技報告工作的落實情況，進而影響科技報告文獻質(zhì)量。

3.2 研究者的認識和撰寫水平

研究人員作為科技報告工作的主體之一，是科技報告初稿撰寫的直接責(zé)任人。研究者對科技報告的了解程度和態(tài)度將直接影響其撰寫出的科技報告文獻質(zhì)量。對科技報告政策背景、工作流程和撰寫要求有較多了解的研究者，如已經(jīng)參加過相關(guān)學(xué)習(xí)培訓(xùn)的，或者以往提交過科技報告再次提交報告的，往往也能撰寫出文獻質(zhì)量較好的科技報告。而對科技報告了解甚少，或存在應(yīng)付監(jiān)管等被動情緒的研究者，往往對科技報告工作不夠重視，撰寫的科技報告文獻質(zhì)量也較低。另外，研究者的撰寫水平也體現(xiàn)在文段結(jié)構(gòu)的布局、語言的表達、用詞的把握上。撰寫水平的高低影響研究內(nèi)容的表達是否準確到位，以及報告的可讀性，從而影響科技報告的文獻質(zhì)量。撰寫水平影響科技報告文獻質(zhì)量這一情況在中小企業(yè)承擔(dān)研發(fā)項目產(chǎn)出的科技報告中較為突出。

3.3 項目屬性及其實施情況

國家雖然已經(jīng)出臺了4個標準來控制科技報告的文獻質(zhì)量，但是不同科技項目類型千差萬別，其形成科技報告的難易度也不盡相同。科技項目根據(jù)其科技活動性質(zhì)可以分為基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、試驗發(fā)展、研究與發(fā)展成果應(yīng)用、推廣示范與科技服務(wù)、生產(chǎn)性活動6個大類。前3類屬于研發(fā)（R&D）科技項目，有大量的理論和數(shù)據(jù)支持，項目團隊也多為大學(xué)或科研機構(gòu)，撰寫科技報告較容易，科技報告文獻質(zhì)量也較高；而后3類屬于非研發(fā)（非R&D）科技項目，常見的創(chuàng)新成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化、新技術(shù)推廣示范、科技平臺建設(shè)、科技扶貧等類型的活動均屬于非研發(fā)類科技項目。這一類項目往往更注重經(jīng)濟或社會目標的實現(xiàn)，而研究性活動和直接產(chǎn)生的科學(xué)數(shù)據(jù)往往較少，且項目的實施團隊層次不一，部分團隊研發(fā)能力較弱，有的項目承擔(dān)單位甚至是農(nóng)民專業(yè)合作社。因此，這部分科技項目產(chǎn)出的科技報告內(nèi)容質(zhì)量和文獻質(zhì)量也往往參差不齊。

項目的實施情況直接關(guān)系到研究內(nèi)容是否得到充分研究，有沒有達到預(yù)期的研究目標。由科技報告的定義可知，項目研究的過程和結(jié)果數(shù)據(jù)是科技報告的重要內(nèi)容。沒有較好地實施執(zhí)行的科技項目，其科技報告內(nèi)容完整性欠缺，文獻質(zhì)量也必然受到影響。

3.4 審核的控制

科技報告形成初稿提交后，必須經(jīng)過科技管理人員的加工審核，存在問題的還需要退回給作者修改，直至合格，才能審核通過成為終稿，并根據(jù)報告密級，面向公眾提供報告摘要或全文。因此科技管理人員對科技報告加工和審核標準的把控，將直接影響科技報告終稿文獻質(zhì)量。目前的科技報告加工審核工作均是由人工完成，部分科技管理部門實行二級審核（初審和復(fù)審）制度，而有的科技管理部門則實行一級審核（一審終審）制度。各科技報告管理機構(gòu)之間在審核時沒有嚴格的統(tǒng)一規(guī)范，因而在文獻層面的審核控制難免出現(xiàn)疏漏和嚴格程度不一的問題，導(dǎo)致科技報告終稿的文獻質(zhì)量不一。

4 科技報告文獻質(zhì)量評價指標體系

科技報告文獻質(zhì)量的影響因素作用于科技報告形成的全過程，影響著科技報告文獻質(zhì)量的所有構(gòu)成要素。對科技報告文獻質(zhì)量的構(gòu)成要素進行整理并建立評價指標體系，可以有效地對科技報告文獻質(zhì)量進行定量評判。合理的科技報告文獻質(zhì)量評價指標體系也是科技報告文獻質(zhì)量控制的重要工具。

已有的研究中，裴雷[2]、朱麗波[5]和任惠超[6]等均提出了科技報告質(zhì)量評價體系，但這些科技報告評價體系比較宏觀，關(guān)于文獻質(zhì)量的評價指標較少也較抽象，不夠具體，或者在實際評價中應(yīng)用較困難，尚需進一步細化。

本文基于作者工作經(jīng)驗和專家建議，運用頭腦風(fēng)暴和專家調(diào)查問卷的方法，首先列出了所有的科技報告文獻質(zhì)量評價指標，然后在此基礎(chǔ)上對這些評價指標進行歸類，形成了基本信息質(zhì)量、結(jié)構(gòu)布局質(zhì)量和正文格式質(zhì)量3個一級評價指標（如表2所示）。再以定義清晰具體、可操作性強為原則，對每個大類下的評價指標進行篩選整理，最終確定了14個二級評價指標。評價指標層次結(jié)構(gòu)關(guān)系及其說明如表3所示。該指標體系中指標具體、易于評分，可以為科技報告文獻質(zhì)量評價提供參考。

表2 科技報告文獻質(zhì)量一級評價指標

表3 科技報告文獻質(zhì)量二級評價指標

5 科技報告文獻質(zhì)量提升策略

科技報告文獻質(zhì)量是科技報告質(zhì)量的基礎(chǔ)，直接影響科技報告文獻的可讀性和知識傳播效果。本文根據(jù)科技報告文獻質(zhì)量的影響因素和評價指標構(gòu)成，提出有針對性的科技報告文獻質(zhì)量提升策略，改善科技報告質(zhì)量，提高科技報告的文獻價值。

5.1 細化政策落實，提供規(guī)范、有代表性的范文模板

國家和各省雖然已經(jīng)制定了科技報告相關(guān)的政策，但是這些多為規(guī)范性和原則性的指導(dǎo)文件，而各個科技項目屬性不一，都有具體的研究對象。有些項目，尤其是生產(chǎn)應(yīng)用類的項目，在撰寫科技報告時找不到合適的參考范文，導(dǎo)致撰寫時無法確定格式規(guī)范和內(nèi)容取舍等問題。這一情況，不少基層科研人員和科技管理人員也有反映。因此，有必要依據(jù)這些已出臺的文件，結(jié)合實際情況制作更接近實操層面的指導(dǎo)手冊，以指導(dǎo)包括提高報告文獻質(zhì)量在內(nèi)的具體工作。針對不同科技活動類型的科技項目，對其撰寫的要點進行區(qū)分和明確，并提供相應(yīng)的優(yōu)秀科技報告模板或范文，以供科研人員撰寫科技報告時參考。

5.2 加強宣傳培訓(xùn)，提升科研人員撰寫能力

在科技報告工作中，科研人員是科技報告的撰寫者，是科技報告文獻質(zhì)量最重要的責(zé)任主體，同時科研人員也是被管理者，是科技管理活動的被動接受者，傾向于被動接收科技管理人員發(fā)出的信息。因此要提升科研人員的撰寫能力，提高科技報告的文獻質(zhì)量，需要科技管理人員加強宣傳培訓(xùn)，積極主動地把工作做到高校、科研機構(gòu)、醫(yī)院和科技企業(yè)等基層單位，并建立高效便捷的科技報告線上、線下指導(dǎo)咨詢服務(wù)途徑。為科研人員解讀科技報告政策，講解科技報告撰寫、提交的規(guī)范和要求，對科技報告撰寫、提交過程中的常見問題及時進行解惑，以培養(yǎng)科研人員的科技報告意識，提升科研人員的科技報告撰寫能力。

5.3 明確審核分工，實行多層次審核

審核是從管理者的視角對科技報告質(zhì)量進行查驗和控制。產(chǎn)生科技報告的科技項目屬性多樣，且科技報告大部分篇幅較長，有的甚至多達上百頁，另外不同審核人員對審核業(yè)務(wù)的熟悉程度不一，因此“一審終審”的模式往往不能較好地控制科技報告的文獻質(zhì)量，而多層次的審核則可以有效避免這一問題。將科研人員撰寫完成的科技報告，首先經(jīng)由項目承擔(dān)單位的科技管理部門進行科技報告內(nèi)容的真實性和完整性的初審，通過的科技報告再提交到科技報告管理中心。科技報告管理中心實行二級審核制度，提交上來的科技報告首先經(jīng)過初級審核員的初審，初審?fù)ㄟ^的再進行修改加工，使其形式上更為規(guī)范統(tǒng)一，然后由經(jīng)驗豐富的高級審核員對初審加工后的科技報告文獻質(zhì)量進行復(fù)審確認，復(fù)審?fù)ㄟ^的，即可認為審核通過。其中任意環(huán)節(jié)不通過的，科技報告都將退回到下一級審核者或者科技報告作者，進行返工修改，直至合格。

5.4 落實評價制度

關(guān)于科技報告評價，已有一些學(xué)者做了研究，提出了不同的科技報告評價體系。但是目前尚未發(fā)現(xiàn)這些研究應(yīng)用于實際工作中的報道。科技報告評價可以對科技報告的文獻質(zhì)量、專業(yè)質(zhì)量和效益質(zhì)量進行評定，分出高低優(yōu)劣。評價為優(yōu)秀的科技報告，不但表明被評報告形式規(guī)范、內(nèi)容專業(yè)、參考應(yīng)用價值大，更是對科研工作者所做工作的肯定，反之則表示不但科技項目產(chǎn)生的科技報告質(zhì)量存在問題，科研工作者所做的工作可能也未被重視，甚至是不被認可。科技報告工作應(yīng)及時啟動科技報告評價機制，推動以評促改，倒逼科研工作者重視科技報告文獻質(zhì)量的提升。

5.5 納入項目管理考核，實施激勵機制

科技報告是科技項目的成果產(chǎn)出之一，應(yīng)將科技報告工作納入項目管理流程，嚴格執(zhí)行《關(guān)于加快建立國家科技報告制度的指導(dǎo)意見》[11]和《國家科技計劃科技報告管理辦法》[12]的有關(guān)要求。將科技報告的提交，作為項目結(jié)題驗收的必備條件之一；將科技報告的提交情況和評價結(jié)果，作為對科研單位和科研工作者后續(xù)滾動支持的重要依據(jù)。使撰寫質(zhì)量合格的科技報告成為完成科研項目的基本要求。同時引入激勵機制，對科技報告工作完成較好的先進單位和個人給予適當?shù)谋碚煤酮剟睿岣呖蒲泄ぷ髡咧匾暱萍紙蟾婀ぷ鳌⑻嵘萍紙蟾嫖墨I質(zhì)量的積極性和主動性。

6 結(jié)語

科技報告既是科技管理部門進行科技項目監(jiān)督管理的重要工具，又是科研工作者開展后續(xù)科研活動的有益參考，還是公眾了解財政科研投入產(chǎn)出的有效途徑。作為科技報告的基礎(chǔ)性質(zhì)量，科技報告文獻質(zhì)量將直接影響科技報告的可讀性和內(nèi)容的完整度。科技報告文獻質(zhì)量受科技報告政策制定及宣傳、研究者的認識和撰寫水平、項目屬性、項目實施情況及審核控制等因素的影響。建立科技報告文獻質(zhì)量評價指標體系可以明確文獻質(zhì)量構(gòu)成要素。通過細化政策落實，加強宣傳培訓(xùn)，優(yōu)化審核流程，實施評價、考核和激勵機制，有助于提高科技報告文獻質(zhì)量。