檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施

胡晶

【摘要】檔案的現代化轉型是其在發展中的主要方向，在檔案現代化管理活動的開展過程中其可以有效的提高管理質量及管理效率，促使檔案管理工作向著標準化、規范化、精細化的方向發展，以此來達到有效提高檔案管理工作水平的目的。而目前在檔案管理工作中受多種因素的影響其現代化的發展在實際中存有許多問題，針對這些檔案現代化存有的問題則需采取適當的措施來進行科學的處理，以此來達到有效加強檔案管理現代化水平的效果。

【關鍵詞】檔案管理現代化 問題 建議

一、檔案管理現代化建設存在的問題

（一）檔案管理認識有待加強

目前在檔案管理工作中受其固有管理理念的影響使得檔案管理的作用沒有得到充分的認識，而此種問題所存在的弊端也直接體現在檔案管理工作的實行過程中。并且以檔案管理現代化的發展需求來看若是沒有足夠的認識則可能使其各項工作的開展仍以傳統的方法及措施來進行，此種情況導致在管理工作中沒有充分的理論指導作為支持，進而影響檔案管理工作實際的開展效率。

（二）檔案管理基礎設施投入

在實際的檔案管理工作中其基礎設施投入不足是一種較為常見的現象，其主要是因對檔案管理工作認識不足所導致的問題。目前在社會發展的過程中其檔案管理工作現代化發展要想適應社會形勢則需要對其所采用的技術及設備等進行及時的更新，但是在實際中存在著由于基礎設施投入不足而導致檔案管理設備較為落后老舊的情況，此種問題也會使得檔案管理資源出現緊缺的情況，進而限制現代化管理技術手段實行的效果。

（三）檔案管理體系不夠完善

在檔案管理工作中要想促使其可以向著規范化、標準化、現代化的方向發展則需要制定完善的規章體系，這樣才能在實際的管理活動中促使工作人員按照規定的制度來進行各項業務活動。而目前在一些檔案管理部門中其檔案管理體系的制定未能全面的落實檔案局所提出的規范要求，再加上受固有管理制度的影響使得檔案管理體系未得到及時的改進及革新，因此也無法滿足檔案管理現代化的發展要求，使得在管理工作中一些業務活動的開展存有混亂的情況，因此也無法使檔案管理現代化的作用在實際中體現出來。

二、加強檔案管理現代化建設的建議

（一）強化檔案管理現代化意識

想要更好的強化檔案管理建設，那么提高檔案管理現代化的意識是非常重要的，其主要的原因就在于，檔案管理現代化是一個全新的內容，如果人們的意識存在一定的問題，那么無法對這個內容有著全面的認識，從而難以更好的進行建設，這是一個非常重要的問題，而且急需解決。而加強檔案管理現代化意識的關鍵就在于兩個方面：第一個就是加強對于此類內容的宣傳，這個宣傳應該是以國家主要為主，以各大公司為核心。這樣才能多角度，多層次的完成意識的強化，這是極為重要的。第二就是進行全社會性質的檔案管理工作轉型，這樣才能確保其不會出現任何的問題。因為全社會都進行了轉型，那么這種全新的建設和知識就成為了必要的內容。

（二）增加軟硬件設施的投入

在當前來看，大部分的公司和集團無法有效的完成檔案信息管理現代化建設的主要原因就在于，軟硬件設施的投入不到位。基于此類情況，那么就需要慢慢進行檔案信息管理現代化建設中的軟硬件設施投入，其主要采用的辦法就是專項基金的設置，這是因為在許多的企業之中，都會出現檔案信息管理現代化建設資金撥款太少，或者優先級太低的情況。這種情況就會導致檔案信息管理現代化建設的資金投入不夠，從而影響檔案信息管理現代化建設的情況。而有了檔案信息管理現代化建設專項基金的出現，那么就可以在很大的程度上保證檔案信息管理現代化建設的資金不被其他項目占用，而且能夠最大程度的確保檔案信息管理現代化建設的完成度。這對于大部分的企業而言都是非常重要的內容。

（三）制定完善的檔案管理制度體系

完善的檔案管理制度體系制度體系可以為檔案管理活動的開展提供基礎依據，使其在實際中的各項管理行為可以得到有效的控制及約束。因此在進行檔案管理制度的制定上則需要綜合考慮檔案管理現代化發展需求，并以相關的法規制度作為基礎來對檔案管理制度中的各項內容進行細化及明確，以此來使以此來保證檔案管理制度的內容可以具備科學性、合理性、合法性，這種方式有利于推動檔案管理工作的規范化、標準化轉變，其也推動了檔案管理現代化建設的進一步發展。因此在實際中檔案部門需結合自身檔案管理的實際特征，不斷調整與改進本部門的檔案管理制度，以此來增強其制度體系的實用性及可行性。

（四）協調各部門關系，共同推進檔案管理現代化建設

筆者認為，可以采用兩種方法，第一種方法就是強制公布檔案信息管理現代化建設相關方案，將各個部門都納入其中，這樣就讓檔案信息管理現代化建設變成了每個部門必須完成的工程，從而能夠有效的提升檔案信息管理現代化建設的速度和質量，這是非常重要的。第二種辦法就相對困難，主要是對各個部門的人員進行檔案信息管理現代化建設相關思想教育，讓這些人才從內心中，從根本上能夠支持檔案信息管理現代化建設，這樣才能保證檔案信息管理現代化建設是每一個部門的人員都發自內容完成的，檔案信息管理現代化建設也能夠起到最大的效果，保障企業的發展。

（五）注重現代化檔案管理人才的培養

在當前來看，人才的培養和招納是兩種解決檔案信息管理現代化建設人才困境的辦法。第一種方法傾向于對現有人員的全面培養。現有人員是事業單位中的中流砥柱，因此，全面的培養這些人才，會是極其有效的一種方式，能夠增強人員的能力，而且這些人員穩固可靠，非常適合事業單位。第二種方法就是招聘，招聘的方式有很多，除了常規的招聘還有獵頭招聘，校企培養等多種模式，這些模式能夠為企業大量的擴充人才，同時，因為事業單位的特殊性，這種方式也將特別容易，因為事業單位的吸引力巨大非常容易招聘人才。

總結：檔案信息管理現代化建設是當前一項非常重要的任務，其主要的原因在于當前的時代中，大數據傾向非常嚴重，如果不能較好的完成檔案信息管理現代化建設，那么就會出現數據混亂的情況。因此本文提出上述內容，以供參考。