煙草企業(yè)采購管理工作實(shí)踐探索

邵國良

煙草企業(yè)貫徹落實(shí)國家煙草專賣局關(guān)于規(guī)范管理工作的系列部署，圍繞“三個保障機(jī)制”的工作內(nèi)容，理解把握“嚴(yán)格規(guī)范是行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的生命線”，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，堅(jiān)持問題為導(dǎo)向，突出工作重點(diǎn)，著力破解各項(xiàng)難題。作為煙草行業(yè)的一份子，浙江中煙切身感受到嚴(yán)格規(guī)范的重要意義，對企業(yè)采購管理工作進(jìn)行了實(shí)踐并探索。

一、建章立制保規(guī)范，夯實(shí)基礎(chǔ)重長效

（一）統(tǒng)一組織架構(gòu)，有效整合資源。企業(yè)董事會是公司采購管理的決策機(jī)構(gòu)，公司管委會是公司董事會的咨詢機(jī)構(gòu)，對董事會負(fù)責(zé)，管委會下設(shè)辦公室、采購辦、監(jiān)督小組、實(shí)施小組。

（二）科學(xué)設(shè)置機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)權(quán)力制衡。科學(xué)合理的機(jī)構(gòu)設(shè)置，是采購管理工作的組織基礎(chǔ)，是確保制度流程順暢的關(guān)鍵。

（三）建立健全制度，規(guī)范工作流程。公司嚴(yán)格按照行業(yè)相關(guān)政策、制度要求，按照“全”范圍、“嚴(yán)”標(biāo)準(zhǔn)、“細(xì)”操作、“高”實(shí)效的標(biāo)準(zhǔn)，不斷梳理、完善、優(yōu)化公司三項(xiàng)工作管理制度。

二、管理流程信息化，規(guī)范工作常態(tài)化

2011年初，公司著手研討部署“三項(xiàng)工作”信息化建設(shè)，當(dāng)年10月初平臺順利上線運(yùn)行。2013年初根據(jù)國家局313號文件精神，對信息平臺進(jìn)行了優(yōu)化升級，從原工程投資、煙用物資、宣傳促銷的管理擴(kuò)大為工程、物質(zhì)、服務(wù)的管理，2016年按照“三個保障機(jī)制”要求再次提升。信息平臺自運(yùn)行以來，有力支撐升了公司對采購業(yè)務(wù)的全過程管控，主要特點(diǎn)有：

（一）四流一體頂層設(shè)計(jì)：以“業(yè)務(wù)流、資金流、監(jiān)管流、信息流”四流一體為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)“業(yè)務(wù)財務(wù)一體化、審批流程全程化、模塊設(shè)計(jì)集成化、監(jiān)控管理信息化”系統(tǒng)功能，提升公司三項(xiàng)工作的業(yè)務(wù)處理效率及精細(xì)化管理水平。

（二）采購目錄系統(tǒng)固化：《采購目錄》明確規(guī)定了某一類別下具體采購項(xiàng)目的采購方式。采購目錄作為采購管理及采購方式控制的起點(diǎn)，貫穿從計(jì)劃、實(shí)施、合同的全過程，在需求提報時，需嚴(yán)格對照采購目錄的類別及采購方式，不能隨意變更，從源頭上防治采購方式隨意裁量。

（三）工作流協(xié)同處理： 采用以人為中心的協(xié)同型工作流技術(shù)，滿足會審節(jié)點(diǎn)上相關(guān)用戶同時同步處理，做到系統(tǒng)操作有提示，審批辦理有時限，實(shí)現(xiàn)按流程順序處理與協(xié)同處理功能，并通過事件驅(qū)動將代辦事項(xiàng)推送至相關(guān)人員，并以短信提醒的方式提醒代辦人員，大大提高協(xié)同工作效率。

（四）審批限時辦結(jié)。采購辦、監(jiān)管小組在系統(tǒng)操作時，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成相關(guān)動作，未完成的，系統(tǒng)進(jìn)行紅、黃燈標(biāo)記，提示相關(guān)人員，敦促采購辦、監(jiān)管部門管理服務(wù)上節(jié)奏更快、效率更高，使部門間的協(xié)同水平得到有效提升。

（五）線上線下緊密融合。線上招標(biāo)文件、談判文件審核與線下招標(biāo)、談判組織工作緊密銜接，環(huán)環(huán)相扣，嚴(yán)格執(zhí)行“上一個環(huán)節(jié)未通過不得進(jìn)入下一個環(huán)節(jié)”的要求，確保采購過程的高質(zhì)量管控和招標(biāo)組織的高效率運(yùn)作。

（六）數(shù)據(jù)實(shí)時動態(tài)追溯。以采購執(zhí)行金額數(shù)據(jù)實(shí)時追溯為核心、對采購計(jì)劃、標(biāo)段、合同、預(yù)算、支付等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的過程數(shù)據(jù)，采取層層追溯方法，及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的變化和異動，分析挖掘數(shù)據(jù)變動背后的業(yè)務(wù)動因，進(jìn)而有效推進(jìn)業(yè)務(wù)。

三、目標(biāo)引領(lǐng)抓運(yùn)行，精益管理促升級

（一）堅(jiān)持目標(biāo)引領(lǐng)，強(qiáng)化檢查考核。圍繞行業(yè)“應(yīng)招盡招，真招實(shí)招”工作要求，公司在采購管理工作中堅(jiān)持目標(biāo)引領(lǐng)，著力構(gòu)建一套采購管理運(yùn)行質(zhì)量指標(biāo)庫，通過公司、部門兩級關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）、分析指標(biāo)（API）、觀察指標(biāo)（OPI）的建立，使得目標(biāo)任務(wù)層層分解，責(zé)任壓力層層傳導(dǎo)。

1.公開招標(biāo)金額比例作為公司級KPI指標(biāo)，使各部門采購管理的重點(diǎn)工作凝聚到“應(yīng)招盡招、真招實(shí)招”任務(wù)中來，有效地保障行業(yè)及公司采購管理規(guī)定的落實(shí)，形成公司管理、監(jiān)督、實(shí)施各部門齊抓共管、各司其職的良好局面。

2.招標(biāo)投訴處置有效率作為部門級KPI指標(biāo)，綜合反應(yīng)采購管理部門對采購風(fēng)險的把控能力，去年全年公司共完成招標(biāo)采購項(xiàng)目114個，涉及207個標(biāo)段，組織開評標(biāo)137場次，整個招標(biāo)采購組織工作規(guī)范有序，招標(biāo)采購?fù)对V事件0起，投訴率為0%，質(zhì)疑事項(xiàng)3起，質(zhì)疑率為1.45%，公司采購管理部門按照法律法規(guī)及公司制度妥善處理，維護(hù)了公司形象和企業(yè)利益。

3.采購集中度作為部門級API指標(biāo)旨在推動對零星、分散、小額的同類型項(xiàng)目，進(jìn)行歸類合并、合理打包，提高采購集中度，在公司范圍內(nèi)解決“小零散”項(xiàng)目公開招標(biāo)吸引力不足，公開招標(biāo)成功率低的問題。

（二）樹立精益理念，促進(jìn)管理提升。公司以推進(jìn)精益管理工作為契機(jī)，促進(jìn)采購管理工作升級，即要體現(xiàn)在制度健全、流程高效、職責(zé)清晰、水平提升上，又體現(xiàn)在提質(zhì)、降本、增效上，既要穩(wěn)步提高貨物、服務(wù)采購質(zhì)量，又要在有效控制采購風(fēng)險的前提下，逐步實(shí)現(xiàn)綜合成本下降，我們主要從以下幾個方面著手：

一是抓好投資源頭控制，樹立資本成本意識。

二是抓好采購成本管控，落實(shí) “真招實(shí)招、應(yīng)招盡招”。

三是抓好采購風(fēng)險防范、規(guī)范招投標(biāo)活動。

四是抓好過程組織工作，提高招投標(biāo)工作效率。

四、結(jié)語

經(jīng)過幾年的探索與實(shí)踐，公司很多管理流程得到了梳理，很多環(huán)節(jié)得到了規(guī)范，很多制度得到了健全，部門與部門、機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)間的權(quán)責(zé)更加明晰。干部員工規(guī)范經(jīng)營、民主管理、接受監(jiān)督、廉潔自律的意識得到了加強(qiáng)。（作者單位：浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司）