論企業出租辦公用房的風險及內部控制

雷文婷

摘要：企業辦公用房是指企業的辦公用房屋。辦公房屋較新、環境較好、設備較齊全的屬于高標準寫字樓，辦公房屋一般、環境條件一般的屬于普通辦公用房。我國現在有許多的企業因政策影響、生產經營環境變化、以及本單位業務結構調整而出現了一定數量的閑置辦公用房，擁有大量閑置辦公用房的企業，對于如何利用這些現有資源，增加本企業的現金流，加速資金周轉，為本企業帶來利潤，越發受到很多企業的重視。很多擁有閑置辦公用房的企業選擇了對外出租業務，這些年我國辦公用房租賃業不斷壯大起來，同時這些業務也產生了一些風險。在日常工作中，有很多企業仍然把工作重心放在如何做好本企業的主營業務上，并不想花大量的時間和大量的經歷去挖掘出租本單位閑置辦公用房業務方面的經營潛力，對辦公用房出租業務的日常管理不夠重視，忽視了內部控制，給企業帶來了諸多方面的風險。本文對企業出租辦公用房內部控制中存在的主要風險點進行分析，并提出了如何規避出租風險、加強企業內部控制的控制措施。

關鍵詞：出租辦公用房;內控風險點;內控措施

一、企業出租辦公用房業務簡介

隨著我國經濟的發展和房地產市場的愈演愈熱，出租辦公用房業務已成為企業增加收入、調節利潤的一種重要的手段。相比起出賣、轉讓、置換等其他盤活資產的方式，有著操作靈活和簡單方便等優勢，得到了許多擁有閑置辦公用房企業的重視和采用。

二、定義

（1）出租業務的定義

出租是指在雙方約定的期限內，出租人將使用權讓與承租人，以獲取承租人租金的經營活動。其主要特征是出租人轉讓出租期限內的使用權，而承租人以取得使用權為代價支付租金。從客觀事實來講，出租合同通常以收取和金為目標。出租業務是以合同期限內出租人獲取利益為目的將使用權轉讓給承租人的經濟活動。

（2）企業出和辦公用房業務的定義

企業出租辦公用房業務是指企業作為出租人以向承租人收取租金為目的，將本企業閑置的辦公用房使用權向承租人轉讓。企業所有權無變化，屬于經營性出租的業務范疇。由于不涉及所有權的變化，企業辦公用房出租業務的出租期限遠比辦公用房的使用年限要短。

三、企業出租辦公用房的內部控制風險點

當企業作為辦公用房的出租方時，看似簡單的租賃關系，會涉及到各種各樣的風險。企業出租辦公用房的一般流程是：制定出租計劃——風險評定—建立管理制度—租金定價—審批—簽訂合同—租金收取—會計核算等等。全過程一般由財務和負責辦公用房出租業務的各業務部門協同完成。其中，辦公用房出租的日常管理一般由各業務部門負責，租金的收取、核算由財務部門負責。企業日常的出租活動中，存在著各式各樣的風險，現根據出租力、公用房整個活動的基本管理流程指出內部控制中存在的主要風險點：

（1）出租制度不健全導致的風險

由于很多企業的主營業務并非是出租辦公用房業務，企業負責出租業務的具體人員并不具備專業的出租理論知識和實際經驗，從而使企業不能制定出出租辦公用房業務的有效管理制度和辦法。更有些企業忽視制度的建設，覺得完全沒必要把時間、精力浪費在制度建設中，導致了辦公用房出租業務在出租前、出租過程中、出租后均得不到有效管理和監督。產生不必要的糾紛和經濟損失。例如企業在出租期間未能有科學詳細的制度管理力、法，對出租的辦公用房缺乏監控或監控不力，未能按規定進行必須的維修和保養，加之承租方對辦公用房使用不當，從而造成辦公用房的非正常毀損，辦公環境的破壞甚至人員的人身安全。

（2）租金定價方面導致的風險

出租力、公用房企業制定最終出租價格前未成立專門的租金定價小組，未結合當前出租市場對出租的辦公用房進行詳細的市場調查，未對測算出的租金進行有效評估，最終出租價格的確定隨意性大。經辦人不經領導審批，私自將辦公用房進行低價出租，租金過低，造成企業損失。

租金水平遠低于市場公允價格主要有兩方面原因，一是由于經辦人可以從市場公允價和給承租人的出租價格差額中賺取一部分差價;二是通過簽訂補充協議或辦公用房的轉租或獲取差額租金。

（3）出租合同導致風險

出租力、公用房企業未能與承租方及時簽訂書面合同導致的風險;辦公用房出租合同內容是否有效、合法導致的風險;雙方權利義務不明確，容易發生糾紛導致的風險等。

（4）出租交易中導致的風險

出租辦公用房交易過程不透明，未能采取公開招標或是議標的方式進行招租，出租交易過程不透明，重要環節及價格未能得到定價小組認可，大額資金未能進行集體決策，出租結果暗箱操作。

（5）違規截留收入導致的風險

出租收入不入賬、體外循環，或是收入直接支用;業務部門瞞報、漏報出租辦公用房，造成企業收入流失;截留轉移部分收入不納入財務核算，形成小金庫;出現一系列違規違紀現象。有些出租合同已到期，但承租方未與出租企業續租，扔占用出租的辦公用房，讓企業蒙受收入損失。

（6）租金收取過程中導致的風險

由于缺乏對承租人的資信誠信調查或合同雙方租金收取時間不明確等，加之出租人租金收取的不及時，可能導致承租人逃租。

另外，承租人進行轉租的風險主要有三種，一方面，出租企業與次承租人無租賃合同關系，發生了辦公用房毀損等情況造成追償困難。另一方面，次承租人已向承租人付清租金，而承租人惡意拖欠租金或次承租人惡意拖欠租金導致承租人無法及時支付租金。再一方面，次承租人改變承租辦公用房的用途給出租力、公用房企業租金收取帶來了風險。

（7）財務核算不真實、不準確導致的風險

出于對利潤、獎金提成的考慮，有的企業虛增、截留、多計或少計收入造成一定的財務風險。出租辦公用房企業財務部門進行出租核算時租金收入沒有按權責發生制原則列賬，造成租金收入的波動性大、企業出租力、公用房賬實不符，出租業務經營成果沒有得到真實體現。

四、針對內部控制中存在的主要風險點，提出加強內部控制的控制措施

針對當前企業辦公用房出租管理內部控控制中所面臨的諸多風險點，為加強企業出租辦公用房業務的管理，現提出如何規避風險、如何加強企業內部控制的控制措施，以為企業進行有效的風險控制與防范。

（1）出租計劃、方案方面控制

1.出租計劃的編制

辦公用房出租企業依據當前市場情況、辦公用房現狀，編制出和辦公用房的計劃，報經部門、單位領導審批。

2.出租方案的審定批準

辦公用房出租企業應組織有關部門對擬出租力、公用房等標的物進行可行性研究、論證，編制出租方案，對出租方案報單位領導審定、批準。

3.發布出租信息，征集意向承租方

按照“公開、公平、公正”的原則，在網絡或其他出租平臺發布出租辦公用房信息，廣泛征集意向承租方。

（2）管理制度方面控制

1.加強書面控制

辦公用房出租企業要加強“書面文件控制”，為防范違規行為的發生，應建立健全辦公用房出租管理制度、建立安全管理責任體系，做到逐級授權，分級制定出租辦公用房業務的內部管理規定、管理辦法及具體管理細則，明確各職能部門的工作流程和工作任務，

規范化辦公用房出租業務，辦公用房出租業務的整個流程中，各個環節企業均應作出統一的規定，例如統一合同文本內容、格式、統一審批程序，統一出租期限、統一交易方式等。規定在出租力、公用房時要填制統一的出租申請表，申請表內容包括但不限于出租力、公用房的時間、辦公用房所在位置、辦公用房使用面積、辦公用房新！日程度、出租底價等，合同文本中還應規定隨市場行情房租逐年遞增的內容，避免因市場租金水平上漲而造成企業租金收入損失。

2.加強授權審批控制

辦公用房出租企業應制定授權審批制度，在辦公用房出租過程中明確各崗位、各部門的相關職責范圍，審批流程和各自應承擔的責任。

（3）租金定價方面控制

企業應在對出租辦公用房相關事項進行市場調查、合理評估后，由業務部門、財務等部門確定相關人員，成立租金定價小組，合理確定待出租辦公用房的出租價格和承租人范圍。

1.確定出租價格的總體思路

如何客觀公正地評估測算出租辦公用房價格，關系到該經濟行為雙方的切身利益。通過對出租價格的合理測算，可以加強對出租祖產的管理力度，有效避免租金偏低的現象，避免資產流失，提高資產出租效益。

有確鑿證據證明有市場出租價格的，應以市場出租價格作為企業出租價格;沒有確鑿證據證明有市場出租價格的，以基準租金價格加之調整后作為出租價格。

2.測算辦公用房基準出租價格

辦公用房出租定價較為復雜，地理位置、房屋新舊、樓層高低、周圍環境等都直接影響出租價格。位于商業發達、交通便利的一線地區，在房產網上有很大的信息量，出租價格可采用房產網上位置相近、年限接近的出租信息來確定，原則上不低于信息網上價格的85%。若位于商業經濟欠發達，地理位置偏僻、交通不方便等，房產網上信息量較少的地區，無法獲取網上價格來確定出租價格，也可按照一線地區出租價格，相應降低20%～30%。

在測算擬出租力、公用房的基準出租價格時，應根據擬出租的辦公用房所在位置約500米范圍內相同或相近辦公用房的現行出租價格進行測算;

3.確定最終出租價格

確定出基準出租價格后，在此基礎上再根據出租辦公用房的地理位置、當時租賃市場情況、出租風險大小等對出租價格再進行調整，最終確定辦公用房的出租價格。

最終出租價格應包含：基準出租價格、管理費、其他費用、利潤、房產稅、營業稅金及附加等。

（4）出租合同方面控制

辦公用房出租企業應加強“風險防范控制”，重點防范出租合同風險。應規范辦公用房出租行為，加強出租合同管理，保證出租相關的法律文件完備。

出和合同簽訂前的控制是辦公用房出租業務風險控制的首要前提，企業應廣泛收集承租者經濟償還能力，經營項目等相關信息，對承租者進行相關資信調查和風險評估，并根據評估結果制定是否需要承租者預交和金、是否需要交付押金或提供財產擔保等。

辦公用房出租前，應按照《合同法》的有關規定和承租人簽訂規范的出和合同。要在出租合同中明確雙方的權利和義務，加強各自的責任感。出租合同的內容主要包括：出租辦公用房的基本情況，出和期限，出租價格、年遞增率，租金收取時間、收取方式、雙方權利與義務、合同變更、解除、糾紛處理方法、押金、違約責任等。

針對過去出和合同的梳理，企業出臺新的出和管理辦法時，對其中不符合相關辦法的合同應及時與租賃方協商，對于尚未到期的合同，應該將合約到期之后再依照新的出租管理辦法實施。企業出租辦公用房的期限，原則上以三年內的短期出租為主。

（5）租金收取方面控制

辦公用房出租企業還應加強“風險防范控制”，重點防范欠租風險。

對出租的辦公用房租金征收應有一個部門扎口負責，年初應根據出租合同的要求制定租金收取計劃，督促承租方按時交付租金，做到既按序時進度，又要體現實事求是。辦公用房出租企業的財務部門依據收到的租金及時做相關的賬務處理。

企業要重視辦公用房出租業務的欠款風險控制，對逾期欠款要執行分級審批制度，規定欠款催收部門，制定催收制度、方法、措施，要按欠款催收制度及時組織催收，明確催收責任人，將催收責任落實到具體人員。

（6）會計核算方面控制

辦公用房出租企業要加強會計核算管理。

要求企業加強會計基礎工作規范，嚴格遵守國家統一的會計制度，保證辦公用房出租業務整個過程的真實完整。

辦公用房出和企業財務相關部門應根據合同內容，按照會計準則的規定，在符合收入確認原則的情況下，按照權責發生制原則按月確認出租收入。對出租辦公用房的收入應及時計入單位法定賬，并按有關規定，用于辦公用房的更新、維修和保養。

（7）檔案管理方面

1.建立臺賬

出租企業對出租的辦公用房應建立專門的臺賬，有專門部門負責統計登記，并進行科學合理的分類登記，以便于查找、利用和管理。臺賬內容包括但不限于：承租方名稱、出租辦公用房的基本情況、數量、出租價格、出租期限、押金、預付款、租金收取方式、管理責任人情況等。每月按臺賬制作應收租金詳細表格作為會計入賬的依據。

2.建立檔案

辦公用房出租企業應建立承租方檔案，定期對檔案進行維護、管理;定期對承租方的基本情況進行核查，評估承租方信用等級，編制承租方信用評估報告，將評估結果及時報知企業相關部門。

3.定期檢查

企業要對出租的辦公用房建立日常管理制度和定期清查制度。

財務和各相關部門應對出租的辦公用房進行定期檢查，檢查承租方是否按合同相關規定履行，保證出租的辦公用房完好，發現異常情況應及時制定應對措施并向有關領導報告。

企業應對出租的辦公用房進行定期檢查，檢查是否存在出租合同已到期但承租方扔占用辦公用房的情況。還要定期對出租的辦公用房進行清查盤點，賬實核對，做到賬實相符。

（8）考核與激勵方面

1.考核方面

辦公用房出租企業應建立出租考核管理辦法，定期對辦公用房出租率、出租合同執行狀況、租賃收入、欠款回收等方面進行綜合評價，確定考核辦法，考核結果公示，并報告企業負責人。

2.獎勵、激勵方面

辦公用房出租企業應建立欠款回收考核制度，促進欠款的催繳和收回。明確專職部門，落實責任人，加強對出租辦公用房的管理監督，強化考核激勵，確保出租力、公用房的安全完整和保值增值。通過績效考評指標，調動企業各部門員工的工作積極性，使辦公用房出租率提高，促進出租業務經濟效益的提高。

參考文獻

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