企業財務共享信息系統實施路徑探析

陳襯蘭

摘要：財務共享是近年來出現并流行起來的現代財務管理方式，大型企業通過運用財務共享，可明顯降低運營成本，提高企業效益。財務共享的核心在于信息系統建設，本文在分析企業實施財務共享信息系統的重要性基礎上，深入探討了企業財務共享信息系統實施的環境條件，分析了企業財務共享信息系統實施的具體路徑，并指出了企業財務共享信息系統的應用要點。

關鍵詞：財務共享;信息系統;財務管理

一、引言

經濟全球化的不斷發展催生了共享服務。早在上世紀80年代，美國汽車業巨頭福特公司就建立了世界上第一家財務共享服務中心，截至目前世界500強企業絕大多數都開展了財務共享業務。在我國企業中較早開展財務共享業務的有中興通訊，在2005年建立起財務共享服務中心，隨后包括中國移動、中國電信、海爾集團等很多企業紛紛開展了財務共享業務。所謂財務共享就是指依托信息技術，通過將不同企業、不同地點的財務業務進行有效整合和集約，將其中部分紛繁、瑣碎、重復的財務業務剝離出來，進行集中操作和統一處理，實現高質量、標準化會計信息的輸出。

作為財務共享的核心系統，財務共享信息系統肩負著將分散、同質和重復性的業務集成并進行標準化和流程化處理的重任。對企業而言，該系統的有效應用成效顯著，包括在企業工作流程統一、財務授權管理、主數據統一管理、費用標準控制、會計憑證規范、資金支付安全等方面都有明顯促進和提引作用。

財務共享信息系統主要在以下三個方面有效提升企業的整體效益：

（1）降低財務風險。財務共享信息系統可以快速提供專業、標準的財務管理服務，企業內部財務流程更加規范，財務信息更透明，便于管理人員準確而及時地把握財務動態，有效降低了財務風險并能積極促進企業發展。

（2）降低管理成本。財務共享信息系統對企業內部的分散、重復的業務進行集約處理，通過執行集中核算、集中支付等方式減少了費用支出，提升了財務管理水平，大大節約了企業資源，有效降低了企業成本。

（3）提高管理效率。財務共享信息系統采用統一的流程和標準，可實現跨區域的數據整合，并實現了數據的實時匯總并能提供及時有效的分析數據;將財務專業人員集中起來為企業提供標準化服務，有利于企業人力成本節約和發展;系統應用之后，規模化效益凸顯，單據等財務業務處理的效率明顯提升。

財務共享信息系統的應用，整體上對企業的管理效率提升大有裨益。如何建立有效的財務共享信息系統成為企業效益提升的重大挑戰。

二、企業財務共享信息系統實施的環境條件

企業財務信息共享系統的建立有不同方式，既可以由企業自行組織開發，也可以考慮購買或是引進成熟軟件系統，這樣通過系統實現對管理過程的財務信息和數據進行集成、整合，使得企業財務管理工作得以高效、規范完成。

企業內部信息系統的統一是實施財務共享服務的基礎。實際上財務共享信息系統一直在隨著管理理念和技術革新不斷演變，從一套ERP系統到目前的財務機器人、大數據、云計算、物聯網、區塊鏈、人工智能等新技術綜合運用，財務共享智能化時代悄然來臨。目前企業采用多個系統結合，形成網絡型系統的情況較為普遍。財務共享的信息系統主要有ERP系統、財務審批系統、各類管理應用系統，這三者之間緊密聯系、數據互聯、不可分割。

（1）ERP系統

ERP系統是強大的數據庫系統。ERP系統一般需要根據具體企業的需求進行開發，通過系統內多個功能模塊將合同采購、工程結算、固定資產、員工薪酬、差旅報銷、投融資等數據匯總整理，再通過總賬系統反映出來，形成財務數據，并可生成財務報表。ERP系統在財務共享整個網絡型系統中起到核心作用。

（2）財務審批系統

財務審批系統為ERP系統提供符合內控要求的數據來源，是確保財務信息真實性的管理系統。財務審批系統與ERP系統接口可有效提升業務處理效率，保證業務經合規的授權審批后生成財務數據。財務審批系統不但可以完成業務審批功能，還可以將審批需要的各個業務平臺作為財務審批系統的輔助系統，形成財務審批的多個系統結合。財務審批系統通常包括由業務申請系統、費用報銷系統、銀企直聯系統等有機結合而形成一個完整系統。

1.業務申請系統，主要是為企業控制成本費用，比如差旅申請系統、預算控制系統等等。

2.費用報銷系統，是指將需報銷的發票及支持性材料通過網絡傳給相關人員進行審批，提高業務辦理的及時性和安全性;

3.銀企直聯系統，是指企業與金融機構如銀行等按照事先簽訂的協議，相關金融機構向企業提供特定的業務操作接口，開啟網絡銀行賬戶，通過將兩者數據對接來實現安全便利地完成財務支付。一般而言，銀企直聯系統的主要運作流程包括：審核后的數據通過企業財務系統中向銀行發送申請報文;銀企適配器接到報文后，經數據轉換、加密保護后傳輸給銀行客戶端;銀行客戶端處理后，再將執行結果返給企業的財務系統。該系統的應用使得企業財務系統通過接口實現了對企業銀行賬戶的直接掌控。

（3）管理應用系統

管理應用系統是輔助企業管理決策人進行業務匯總和財務分析，提供決策依據的管理系統集合。通過財務審批系統及ERP系統生成的各類業務數據、財務數據、績效數據，可按不同行政機關、管理層的要求匯總形成各類管理報表、指標盤數據，目前更多的是各類大數據的應用。一般包括人力、時間、資本、信息安全以及績效考核評價等方面的管理系統，這些信息系統為企業決策提供了有效的支持。

根據企業業務發展的需要，上述這些系統都需要及時升級技術以及更新軟件，以確保數據和系統安全、網絡接口順暢以及數據流轉的及時高效。

三、企業財務共享信息系統實施的具體路徑

支持財務共享的各個信息系統相互關聯和通訊，所有數據依據規則實現有效交換。功能強大的系統工具與人的智慧相結合，可以有效提升企業的管理水平。通過信息系統有效實現了企業的集約式管理，而財務管理信息系統作為核心構成，有效推進了企業財務管理的信息化水平，通過信息化財務工作進程的推進，實現了大型企業財務的信息化、整體化規劃化。

（1）做好系統可行性研究及規劃

財務共享雖然具有明顯的優勢，但也并非適用于所有的企業。一般來說，業態相近、同質性強的連鎖企業、銷售企業等通過財務共享可有效提升效率;業態分散的多元化企業或者規模較小、信息化程度較低的企業，則不一定適合進行財務共享。在項目的規劃時期，必須結合具體企業的自身情況，對系統運用可以產生的效益與系統建設費用進行分析和比較，在充分論證的基礎上再來評判系統建設的可行性。

（2）統籌系統開發

一旦確定要進行系統開發，則必須考慮如何結合企業業務來量身定制合適的共享模式，通常按照先易后難、循序漸進的原則推進系統建設。系統開發須必由一個組織進行統籌管理，包括以項目組形式或獨立的組織機構等各種形式來推進，開發的需求必須由相關各方反復討論、提出，需求決定系統開發的方向甚至決定系統是否具有生命力，需要高度重視。接下來在方案設計、系統架構時就必須高度統一、集中推進，包括后續系統應用時要統籌進行應用推廣，這樣才能有效防止系統開發后的不適用或重復開發。

（3）統籌主數據管理

財務共享信息系統必須注意主數據和業務標準的統一，一般通過相同的規則來制定和規范統一的數據標準體系。

在所有數據的收集、整理、存儲、維護、檢索、交換、使用等過程中，都必須遵循共同的規則和流程，明確信息提供者、使用者和管理者的責任、權利和義務，實現對數據的全面統籌和管控，確保通過信息資源的有效運用來提升企業效益。

（4）規范審批流程

大企業業務紛繁復雜，如何保證企業管理流程的統一也一直存在較大難度。流程管理的主要要求對信息流、資金流進行集中處理。原有依據企業內部管理制度進行業務審批，在共享模式下需要重新梳理各流程，可統一執行的就統一，不適合統一執行的可以考慮作為個性化業務來處理。流程設計是基于制度，制度完善才能保障系統運行有章可循。財務共享信息系統可以迅速將大型企業現有的管理程序復制到新子公司系統中去，加強大型企業對分子公司及項目的管控和影響。財務共享信息系統中有成熟的審批流程，可以通過企業財務信息系統，實現低成本的統一支付、統一審批，也使企業整體管理更加規范，有利于新公司、新項目降低財務管理成本。

（5）統一財務授權

在一些大型企業中，高管人員有可能存在一種情況，即在分公司、項目部、職能部門以及業務領域之間被授予了不同的財務授權。由于確定財務授權責任非常重大而且要求極其嚴格，這無疑增加了審批難度，同時使得授權流程的效率也較為低下。使用財務共享信息系統就可以有效地避免類似問題的發生。

另外，企業依據管理層級進行財務授權，但公司高級管理人員不一定了解財務業務，可能難以判斷財務授權的合理性，而財務共享信息系統中的財務授權系統可以根據要求植人現有的管理框架之內，僅需調整授權金額即可完成。

四、財務共享信息系統應用需要注意的要點

共享服務的實施是對傳統管理模式有著一定沖擊，只有企業各層級的充分支持和積極配合才能真正建立起財務共享的經營管理模式。在財務共享信息系統運營過程中，也要不斷優化流程、定期維護系統、出現問題及時解決才能保障。

隨著企業內外部環境的變化以及信息技術包括人工智能等技術的不斷發展，財務共享信息系統也需要不斷優化，包括使用更加智能化的技術等以適應不斷變化的業務和提供更優質的服務。財務共享信息系統應用需注意以下幾個要點：

（1）要有一支包括財務人員和系統開發人員的團隊，以項目組較為合適，保證開發程序的每個細節是系統能開發成功的關鍵，如每個開發程序都要有文檔記錄。

（2）要以共享業務范圍及共享模式為藍本設計系統框架，只有統一的管理模式才能保證開發出的系統有用、實用、好用。

（3）設計系統時要統一代碼，除考慮所達到的功能外，還要保證版本統一、風險控制，包括授權、加密、備份等。

（4）共享中心內部要有負責系統運維的常設機構。

（5）平衡系統自動化與人工勞動之間的關系，避免開發無用的系統功能。體系建設是不斷優化改進的過程，應保證系統基本框架不變，在此基礎上不斷進行系統優化。

需要注意的是，財務共享信息系統可以極大地提高企業業務處理效率，但并不能替代業務系統，企業還必須注重業務管理系統的建設，保證業務流程的緊密銜接。只有有效整合企業內部資源，綜合應用信息化、智能化技術和手段，加速信息傳遞和分析、處理進度，才能更好地為實現企業戰略目標服務。

參考文獻

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