差旅平臺帶來的財務管理提升的思考

陳燕莉

摘要：由于國有企業的特殊身份，商務差旅受到社會關注。2012年，中央政治局“八項規定”精神及各級黨委政府的實施細則相繼出臺，旨在進一步規范公務差旅制度。2013年國資委指出，央企保增長的目標就是向管理要效益，要求在央企范圍內大力開展集中采購，差旅服務被納入集采范圍。既要滿足“八項規定”相關精神，又要滿足國資委對集中采購的要求，在這種背景下，差旅平臺的建設成為集團公司差旅管理研究的重要課題。2016年集團公司與中國航信簽署戰協議，攜手搭建航空工業差旅平臺，充分發揮各自資源優勢，共同打造面向大型企業和集團用戶的差旅平臺。當前，會計行業正處于財務會計向管理會計轉型的發展時期，現代信息技術與企業管控、財務管理深度融合發展，國務院《關于推進“互聯網+”行動的指導意見》的發布也明確了“互聯網+”時代的到來。本文以差旅平臺為研究對象，分析其運行現狀、平臺系統優勢、存在的問題及不足，并以財務人的視角提出進一步改進完善的建議，強化財務信息化建設，在提升員工體驗滿意度的前提下，拓展平臺服務內容、落地成本中心、實現系統信息對接，最終提升企業財務管理水平。

關鍵詞：集中采購;差旅平臺;財務信息化;財務管理提升

2018年集團公司以強化管理提升，降本增效為目標，向所屬單位全范圍推行差旅平臺系統。差旅系統聯合攜程、中航服、空港嘉華和陽光之旅四家供應商，基于大數據和云計算，采用 “互聯網+差旅”、“平臺+服務”方式構建。員口恿過手機APP即可實現出差審批、訂票、退改、報銷審批等差旅業務，全流程在線、全自動操作，出行更力！嗜心，服務更有保障。

一、差旅平臺工作現狀

（1）差旅平臺的職責分工

為使差旅平臺有效運行，各單位均制定了管理辦法，規范相關流程和管理工作。綜合管理部是差旅平臺上線工作的管理機構，負責協議簽訂，平臺運行保障工作;差旅專員負責與供應商核對賬單，并提交比劊交財務部。計劃財務部負責機票的報銷及對賬結算，梳理相關財務流程;人力資源部的人力專員負責提供人員的增減變更信息;紀檢審計部負責差旅平臺的建設、協議簽訂、訂票報銷期間的全過程監管。

（2）差旅平臺的工作流程

員工出差通過手機APP訂購機票，差旅結束后憑機票確認函到計劃財務部報銷，財務專員對機票確認函進行掃碼，標記報銷信息;供應商按月形成月度機票清單。企業差旅專員（綜合管理部）將機票清單分發給各部門差旅專員，經確認無誤后，企業差旅專員通知供應商開具發票。財務專員依據發票及對外支付審批單，辦理機票結算。

二、差旅平臺的優勢

（1）高效便捷的用戶體驗

個人用戶體驗方便快捷。員工通過手機客戶端（APP）辦理查詢、預訂、出票，省去中間環節，享受免溝通、零墊資、省時間的新體驗，形成“服務規范化、流程標準化、應用自動化”的差旅保障新模式。

企業客戶體驗管理效率提升。機票結算變分散結算方式為集中統一結算方式，按月與供應商進行結算。零墊資使資金占用壓力明顯降低，大幅節省了運營成本。預定、審批、行程狀態等信息自然留痕可追溯，并實時更新。企業通過手機客戶端或電腦端，可以實現多維度的查詢及統計，企業可及時掌握出行、報銷及結算情況，為后續差旅分析奠定了數據基礎。

（2）差旅平臺實現“采”與“購”的分離，“事”與“錢”的分離

差旅平臺采用多供應商模式，集團公司招標引進優質供應商資源，將供應商的選擇權交給員工（或企業）。員工出行只需關注機票的時間、航班、價格等相關信息，無需考慮供應商的規范性，真正實現“采”與“購”分離。乘機人不管錢，管錢人不乘機，真正實現“事”與“錢”分離，做到 “陽光采購、集中管理”，使企業內控機制有效發揮。

（3）規模效應擴大優惠幅度

平臺上線前，集團公司所屬員工出行均采用分散采購、分散報銷形式，總量雖大卻不具備議價能力，難以從航空公司獲得更多優惠。隨著上線用戶的增加，規模效應和降本效果逐步顯現。差旅平臺整合優勢資源，使航空公司的大客戶優惠政策進一步擴大，國航、南航、東航、海航、川航等大客戶協議在全集團范圍內落地，同時，大客戶可以享受到的優惠政策可以惠及員工因私出行，增強了員工的歸屬感。

（4）差旅平臺實現差旅費用整體管控

差旅平臺可以根據企業自身管理需求將管理制度嵌入流程，讓“八項規定”落到實處。平臺自2015年5月上線試運行至今，上線人數已超過10萬人。以集團公司總部試用階段采集的對比數據為依據，平臺累計實現節省金額3000余萬元，整體管控的降本效果顯著。

（5）采購管理工作極大提升

差旅制度流程規范、差旅信息透明起到了事中控制的作用;建立競爭機制，對供應商集中管理，降低了企業的管理難度;杜絕管理漏洞，避免假票、虛票、偽報，減少了企業的經營風險。

差旅服務集中管控是集團公司踐行國資委采購管理對標工作的具體應用，是采購管理實現降本增效、反腐倡廉目標的重要抓手。2017年集團公司將各單位使用差旅平臺采購情況納入“采購管理提升”考核評價體系，并折算計入各單位經營業績考核分數。差旅平臺的上線推廣使集團公司采購管理工作得到極大提升。

三、差旅平臺體驗中暴露出的問題與不足

差旅平臺極大方便了員工的差旅出行，借款需求下降，資金占用減少，創新差旅報銷理念。在極大的滿足采購管理提升的同時，也暴露出財務信息化建設的不足，財務團隊的成本核算、對賬、結算的工作量有所增加，一定程度上加大了財務工作成本。現階段，差旅平臺的運行模式尚有探討、功能改進和進一步完善的空間。問題歸類如下：

（1）對賬問題

差旅平臺設置有軟件客戶端和手機客戶端（APP），其中手機客戶端側重滿足員工個人體驗，軟件客戶端側重滿足企業的報銷管理、賬表管理體驗。在報銷管理模塊中，系統提供了多維度的查詢方式，比如按時間段查詢、按報銷狀態查詢，包括已報銷、未報銷;按機票狀態查詢，包括正票、改簽、退票;按乘機人查詢、按機票號查詢。但不論通過什么方式查詢，都只能查詢到機票的明細，而不能針對查詢結果進行求和，如果需要數據匯總，必須將查詢結果導出后才能獲得。在賬單管理模塊中，可以查詢到機票明細的合計數，但只能按月進行查詢，即生成完整的月度賬表后才能查詢到合計數據。這兩種模塊中均不能滿足隨時核對財務賬目的需求。

（2）財政零余額項目的核算問題及結算問題

財政專項撥款的科研項目必須按項目通過專戶進行對外支付，每個項目對應一個財政授權賬戶，發生的機票款必須按月向供應商進行結算。對于尚未報銷的機票款，因難以知曉費用的科研項目歸屬，也就難以確定對外支付的財政授權賬戶。對于財政科研項目多、機票使用量比較大的企業，在結算前確認每個項目的支付渠道無疑會增加各部門的工作量，給機票支付帶來效率的降低。

（3）成本中心不能充分發揮核算作用

目前差旅費報銷流程與差旅平臺上線前沒有本質區別，唯一不同的是：乘機人報銷時將“機票行程單”替換為“機票確認函”。財務團隊進行賬務處理時增加“其他應付款-應付差旅平臺-x x供應商”過渡科目，會計分錄繁瑣，賬務處理時間增加。差旅平臺的上線對差旅費的成本核算沒有帶來本質的改變，成本中心尚未發揮成本費用歸集作用。

（4）差旅平臺不能與企業財務信息系統對接

軍工企業集團在網絡環境、財務管理和保密安全方面有其特殊要求，受制于這種特殊性，差旅平臺系統與很多企業的財務信息系統（包括網報系統、賬務系統）不能實現集成，形成各自的“信息孤島”，財務信息系統無法直接從差旅平臺系統獲取數據，加大了財務工作成本，阻礙了管理效率的提升。

（5）差旅平臺提供的服務單一

差旅平臺各功能模塊還處于修改完善階段，服務項目也比較單一，只能提供國內機票訂購服務。目前火車票、國際機票、酒店、公務用車等服務呈現出多樣性、靈活性的市場需求，但平臺尚不能滿足差旅出行的更多需求。

四、差旅平臺系統帶來的財務管理提升的思考

（1）對賬問題的解決方案

差旅平臺作為商旅供應商和企業之間的橋梁，不僅要考慮乘機人體驗的滿意度，更要考慮到相關部門，如計劃財務部、綜合管理部的管理需求。機票對賬、結算工作處于差旅服務的后端，建議平臺系統在報銷管理模塊下，對查詢結果提供合計數據，便于與企業賬目的核對，企業對賬工作的及時準確才能保證機票款項在規定時間內支付給供應商。系統交互性的友好程度越高，相關部門的工作效率越高。

另外建議，給財務專員增設提醒權限，對于不及時報銷的員工予以善意提醒;或者由系統自行判定，乘機后超過一定時間未進行差旅費報銷的員工系統將進行自動提醒，催促其盡快報銷。這一功能在年底結賬前很有必要。

（2）財政零余額項目賬務處理及結算的解決方案

針對財政零余額科研項目問題，目前我們采用了一種變通的辦法，即每月結算機票款時不區分普通項目及財政撥款的零余額項目，一律由基本戶進行支付。也就是說財政撥款的零余額項目發生的機票款由基本戶先行墊付，年度終了時再匯總由財政專戶還給基本戶。這樣操作的理由很簡單，我們不希望任何一種管理創新以增加營運成本為代價。

報銷機票款時的賬務處理，借記“管理費用”、“其他經營成本”及“科研成本”等科目，其中科研成本按項目進行輔助核算（給年底償還先行墊支的機票款提供依據），貸記 “其他應付款一應付差旅平臺一x x供應商”。實際結算時，借記“其他應付款一應付差旅平臺一x X供應商”，貸記“銀行存款-基本戶”。年底歸還先行墊付的財政零余額項目機票款時，根據輔助核算匯總的項目合i{數據，借記“銀行存款一基本戶”，貸記“財政零余額賬戶”。這種辦法適用于財政零余額項目較多的企業，解決了尚未報銷的財政零余額項目不能確定支付渠道的問題。

（3）成本中心的解決方案

建議采用分步走的策略，對于非密企業先行開通成本中心;對于涉密項目較少的企業，剔除涉密項目后，進入成本中心;對于涉密科研項目較多的企業暫不開放成本中心。這在一定程度上解決了成本費用歸集的問題，完成成本費用歸集的機票款月底生成賬單，財務人員依據賬單及支付審批表直接進行賬務處理，并在客戶端成批進行報銷標記，無需再對機票確認函進行碼掃，乘機人無需再對機票費用提交報銷流程（需要說明的是，乘機人發生的除機票以外的差旅費用的報銷流程不變），這樣機票款的核算由分散變為集中，財務團隊的工作效率會明顯提升。

（4）差旅平臺與財務信息系統對接的解決方案

差旅平臺具有較強的安全性，出行數據達到國家“三級”保護水平，完善的信息管理體系，確保既不影響員工出行，又能保證敏感信息安全。在這個前提下，建議完成將差旅平臺與企業的網報流程、財務系統（用友、浪潮）的對接，差旅平臺按月生成《機票結算賬單》，用于機票款的結算;成本中心完成機票款的部門、成本費用項目歸集，形成《成本費用歸集表》，賬務處理系統依據《成本費用歸集表》生成付款憑證，分別借記“科研成本”、“其他業務成本”、“管理費用”等科目，貸記“銀行存款一基本戶”科目，無需再通過“其他應付款-差旅平臺-x x供應商”科目進行過渡。

目前，集團公司下屬A企業已經實現了差旅平臺系統與財務信息系統的對接。平臺系統中的數據，按照對應的組織結構和成本中心，在賬單確認后自動導入財務信息系統，實現了精準、高效的差旅費核算。該企業的IT部門與財務團隊根據自身的業務特點及管理需求，與平臺的建設團隊溝通協作，充分利用信息化手段，實現了系統的對接;在平臺固定分析模版基礎上，又開發了差旅分析報告;同時對機票價格的選擇設置控制條件，讓差旅成本真正得到有效控制。該企業的財務信息化建設走在了集團公司的前列。

（5）差旅平臺提供服務過于單一的解決方案

隨著差旅平臺上線員工的增加，機票業務越發成熟，差旅需求會逐步提升，僅滿足國內機票服務是遠遠不夠的，逐步擴大商旅服務范圍是大勢所趨，建議逐步增加國際機票、火車票、酒店、企業用車等商旅服務，以滿足集團公司差旅出行的更多需求。

五、結語

集團公司差旅平臺的推出源于國資委集中采購管理要求，指定供應商，以降低采購成本為目標。前端的“采”與“購”環節，充分考慮了集中優質供應商資源、充分考慮了員工出行滿意度。負責后端核算、對賬、結算工作的財務團隊，在積極配合差旅平臺運行的前提下，需要站在在財務管理的視角上提出需求，充分發揮成本中心作用，加速實現平臺系統與網報系統、財務信息系統的集成。差旅平臺是一個采購業務的平臺，更是一個財務管理提升的平臺，財務信息化是助推財務管理提升的工具及手段，支持配備財務信息化資源，財務管理提升才能落地，集團公司著力推進的新時代計劃財務管理創新升級才能真正實現。

參考文獻

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