科室管理存在的問題及對(duì)策

陶曉濤

摘要：根據(jù)單位的工作部署，按照“科室管理大家談”的活動(dòng)要求，針對(duì)科室管理方面存在的問題進(jìn)行了歸納和剖析，結(jié)合科室管理分成綜合管理和業(yè)務(wù)管理，將從幾方面進(jìn)行入手，分別查擺問題、剖析原因、提出解決思路。

關(guān)鍵詞：廉租房;科室管理;業(yè)務(wù);協(xié)調(diào)

一、科室主要存在問題

（1）綜合管理方面問題

1.科室工作存在量化不科學(xué)，分工不均衡現(xiàn)象。工作量化的問題，一直是科室存在老問題。科室的業(yè)務(wù)主要有政策咨詢、資格審核、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、科室辦文等等，每個(gè)業(yè)務(wù)的工作量怎么量化？幾年來，研究制定過多種方案，核算過多種系數(shù)，但始終沒有核算到時(shí)一個(gè)絕對(duì)合理的系數(shù)，工作量不多的情況下，科室成員的意見不明顯，但在審核量大、時(shí)間緊的時(shí)候，這個(gè)問題就會(huì)成為工作人員心中的一個(gè)不平衡的因素，科室內(nèi)部的意見、矛盾就會(huì)凸現(xiàn)。

2.科室負(fù)責(zé)人對(duì)科室成員工作潛力的培養(yǎng)和挖掘做得還不夠。科室的每一位成員，都有其特點(diǎn)、都有能力，但在工作安排上，沒有充分發(fā)揮他們的特點(diǎn)，沒有充分挖掘他們的潛力。

3.科室辦文質(zhì)量不高，文字表達(dá)、歸納總結(jié)能力弱。隨著各項(xiàng)工作機(jī)制的建立，工作程序越來越規(guī)范，單位對(duì)公文質(zhì)量的要求也越來越高，各種上報(bào)的書面材料也日益增多。而科室的文字表達(dá)能力跟大量的上報(bào)材料及質(zhì)量要求還有較大差距，存在表達(dá)不夠準(zhǔn)確、歸納總結(jié)不夠精煉的弱點(diǎn)。

4.科室對(duì)外協(xié)調(diào)能力較差。這個(gè)問題主要表現(xiàn)在對(duì)局系統(tǒng)內(nèi)部某些科室的協(xié)調(diào)上，出現(xiàn)工作銜接不順暢，不能進(jìn)行充分的溝通與互動(dòng)，不能獲得其充分信任和大力支持，許多工作推進(jìn)不順利、不快捷。對(duì)系統(tǒng)外部單位的協(xié)調(diào)較差，主要表現(xiàn)在沒有與外部單位建立數(shù)據(jù)直聯(lián)的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，獲取外部單位相關(guān)數(shù)據(jù)效率較低。

（2）業(yè)務(wù)管理方面

1.制度建立還有待完善，收件標(biāo)準(zhǔn)有待細(xì)化。個(gè)別業(yè)務(wù)還沒有制定出細(xì)致的工作制度，業(yè)務(wù)流程還不夠完善。對(duì)一些辦法規(guī)定外的材料，有收件要求不一致的現(xiàn)象。

2.臺(tái)賬建立有待加強(qiáng)，部分?jǐn)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不夠科學(xué)。目前，科內(nèi)的臺(tái)帳還存在三個(gè)問題：一是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)還不夠系統(tǒng);二是除基礎(chǔ)數(shù)據(jù)外相關(guān)數(shù)據(jù)的收集范圍和預(yù)見不夠廣泛;三是對(duì)數(shù)據(jù)的使用還不夠科學(xué)。

3.對(duì)外發(fā)放的書面通知書仍有表述不規(guī)范、引用條文不準(zhǔn)確現(xiàn)象。對(duì)外發(fā)放書面文書用語不規(guī)范，是本科業(yè)務(wù)問題反復(fù)性最強(qiáng)、出現(xiàn)頻率最高的問題。

4.科室成員對(duì)外接待水平參差不齊，個(gè)別工作人員運(yùn)用政策仍有不夠靈活的現(xiàn)象。本科室面對(duì)的保障對(duì)象大部分為社會(huì)弱視群體，這個(gè)群體的文化素質(zhì)、本身修養(yǎng)相對(duì)較低，對(duì)這部分人的接待解釋必須要非常耐心，政策解釋講究深入淺出。就目前科室成員的接待能力而言，大部分員工政策掌握還是比較全面，引用政策條文準(zhǔn)確。但也有個(gè)別同事的接待能力還是不盡人意，主要表現(xiàn)在政策掌握不全面、解釋面狹窄、回答問題不踏實(shí)、模疑兩可，對(duì)接待對(duì)象不了解，意思表達(dá)不準(zhǔn)確，致使群眾因不理解而重復(fù)、多余跑路。

5.部分資料管理原始，資料保存存在安全隱患。三年來，科室約有3000余份除審核檔案外的保障資格材料未進(jìn)行系統(tǒng)地管理，這些材料都是唯一的、紙質(zhì)的原始記錄材料，如有遺失，將會(huì)產(chǎn)生一定的不良后果。目前，這些材料均未有數(shù)字化，仍由科室臨時(shí)管理，其收藏管理、目錄編排也不夠系統(tǒng)，一旦使用，查找所花費(fèi)的時(shí)間、人力非常巨大，出錯(cuò)率也較高的。另外，由于科室設(shè)備、管理不專業(yè)，還存在防火、防潮、防盜等安全隱患。

二、產(chǎn)生以上問題的原因

（1）理論學(xué)習(xí)不夠

一是科室管理人本身的系統(tǒng)管理知識(shí)不足。二是政策理論學(xué)習(xí)不夠。

（2）工作作風(fēng)不實(shí)

1.有懶惰、怕麻煩的心理。很多工作，其實(shí)可以做得更快、更完善，但因?yàn)橥祽校虑榫途枚粵Q。

2.工作缺乏自信、有畏難心里。這表現(xiàn)在對(duì)部門協(xié)調(diào)和督促工作及文稿擬定上，對(duì)于聯(lián)系外單位配合事宜，存在經(jīng)驗(yàn)不足、畏手畏腳的現(xiàn)象。對(duì)于文稿的擬定，存在不夠自信、怕出向題的心理，每次辦文都是修了又修、改了又改，出文效率極度緩慢。

3.責(zé)任心不強(qiáng)。前面講到對(duì)外發(fā)放的文書用語不規(guī)范的問題，主要原因就是利.室負(fù)責(zé)人沒有預(yù)見性、工作人員責(zé)任心不強(qiáng)、細(xì)心度不夠。

4.缺乏對(duì)問題的鉆研精神。對(duì)于臺(tái)帳完善問題，科室沒有研究出更好的收集途徑和解決辦法;對(duì)于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不科學(xué)的問題，科室沒有深入地去研究、沒有去了解系統(tǒng)里有什么數(shù)、什么數(shù)可用、怎么歸集自己需要的數(shù)據(jù)，沒有深入思考時(shí)點(diǎn)與時(shí)段的問題、沒有思考點(diǎn)和面的問題;對(duì)于與外單位協(xié)調(diào)互動(dòng)的問題，科室也沒有沉下去，沒有去思考為什么會(huì)集中在某個(gè)部門出這個(gè)問題，是意識(shí)問題還是技術(shù)問題，如與外單位進(jìn)行數(shù)據(jù)直聯(lián)不順問題，應(yīng)該怎樣引起相關(guān)單位重視，怎樣促進(jìn)相關(guān)單位互動(dòng)？這些我們都思考得過少，調(diào)查研究過少。

（3）開拓創(chuàng)新不夠。主要表現(xiàn)在業(yè)務(wù)工作和信息化手段結(jié)合技術(shù)創(chuàng)新不夠，部分能利用信息化手段提高效率的重復(fù)性工作仍主要依賴工作人員操作;住房保障大數(shù)據(jù)分析平臺(tái)也未建立起來，住房保障數(shù)據(jù)的整合、分析及利用手段還不夠先進(jìn);網(wǎng)上受理、多部門網(wǎng)上聯(lián)審、一次面簽的便民目標(biāo)還沒有完全實(shí)現(xiàn)。

三、整改措施

（1）完善管理制度、明確工作職責(zé)、細(xì)化工作流程、統(tǒng)一收件標(biāo)準(zhǔn)。

1.要完善現(xiàn)有的科室工作制度，每個(gè)崗位設(shè)AB角，一旦A角缺失，B角能及時(shí)頂上。再有是結(jié)合獎(jiǎng)懲管理規(guī)定，認(rèn)真對(duì)科室工作人員進(jìn)行考核，對(duì)責(zé)任心不強(qiáng)、工作不力的現(xiàn)象進(jìn)行懲罰，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀、工作認(rèn)真行為給予獎(jiǎng)勵(lì);

2.要進(jìn)一步完善今年三月份制定的科室崗位工作職責(zé)、進(jìn)一步細(xì)化工作流程，補(bǔ)充制定AB崗位職責(zé);三是要統(tǒng)一特殊家庭的收件標(biāo)準(zhǔn)，做到出現(xiàn)一例、統(tǒng)一一類。

（2）加強(qiáng)科室內(nèi)部的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)。

一是要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高自身素養(yǎng)。二是要加強(qiáng)同行之間的學(xué)習(xí)。三是要加強(qiáng)科室之間的學(xué)習(xí)和交流。四是要加強(qiáng)科室內(nèi)部培訓(xùn)，促進(jìn)科室成員之間的相互溝通，活躍科室氣氛。

（3）提高科長的個(gè)人修養(yǎng)。

1.要加強(qiáng)管理能力和綜合能力的培養(yǎng)。要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)一些管理理論知識(shí)，更新管理理念，更好地用理論指導(dǎo)實(shí)踐;對(duì)于公文寫作能力，要做到多看、多寫、多思考、多請教，不斷地提高自己。

2.要不斷鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)本科室的工作內(nèi)容、工作方向做到心中有數(shù)，努力成為行家里手。

3.要思路清晰，找準(zhǔn)工作重點(diǎn)，對(duì)每一項(xiàng)工作從頭到尾要有一個(gè)清晰的思路，計(jì)劃周詳，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查找不足。

4.要樹立服務(wù)意識(shí)，工作要率先垂范、以身作則，在科室形成一種感召力和凝聚力。

5.要培養(yǎng)自己高尚的道德修養(yǎng)和健康心態(tài)，要有清正廉潔、深入細(xì)致、求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。

（4）加強(qiáng)工作檢查，加強(qiáng)督促提醒。要加強(qiáng)科室內(nèi)部檢查，對(duì)于向外發(fā)放的文書，要做到事前檢查;對(duì)于保障資格核準(zhǔn)工作，要做到實(shí)時(shí)檢查;對(duì)于業(yè)務(wù)資格收集及臺(tái)帳建立，要做到事后檢查;對(duì)于前臺(tái)的接待工作，做到不定期跟班檢查;對(duì)于審核工作，做到按一定比例抽查。對(duì)于審核超時(shí)的部門，要及時(shí)提醒相關(guān)工作人員，對(duì)于整改不力的工作人員，采取約談方式要求其按規(guī)定工作。在必要情況下，定期統(tǒng)計(jì)超時(shí)情況，以書面形式向各城區(qū)通報(bào)，引起城區(qū)各部門對(duì)超時(shí)問題的重視。

（5）逐步強(qiáng)化對(duì)外協(xié)調(diào)能力，加強(qiáng)部門溝通。

1.促進(jìn)各部門工作制度化，抓住一切制度建立的機(jī)會(huì)，從制度上明確各部門該做什么不該做什么。

2.抓住一切可以暴露問題的機(jī)會(huì)，將需要解決的問題拋甩出來，促進(jìn)各部門共同研究、共同解決。

（6）加強(qiáng)信息化建設(shè)。

1.要將科定內(nèi)的一些業(yè)務(wù)資料盡可能形成檔案，對(duì)不能建檔的，要進(jìn)行數(shù)字化，裝訂成冊，進(jìn)行電子化、規(guī)范化管理。

2.配合信息科工作，加快“互聯(lián)網(wǎng)+住房保障政務(wù)服務(wù)”建設(shè)。及時(shí)收集反饋保障房資格申請存在的問題，更好地優(yōu)化“網(wǎng)上受理、網(wǎng)上審核、一次面簽”等便民手段。

3.要加強(qiáng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的研究，制定優(yōu)化的統(tǒng)計(jì)方法，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效、快捷的統(tǒng)計(jì)目標(biāo)。

4.通過各種數(shù)據(jù)平臺(tái)，盡可能多渠道歸集、完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，推動(dòng)住房保障大數(shù)據(jù)平臺(tái)的建立和應(yīng)用。

四、結(jié)束語

基于上述所講的，對(duì)于科室管理目前的分析，各科室分工不明確從而無法高效運(yùn)作、行政管理流程缺乏科學(xué)性。要針對(duì)這些問題提科室人員的綜合素質(zhì)、細(xì)化每個(gè)人的職責(zé)權(quán)限、工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)科室內(nèi)部科學(xué)高效運(yùn)作，最終將科室隊(duì)伍打造成職業(yè)化和專業(yè)化的團(tuán)隊(duì)。

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