ERP系統環境下企業內部控制研究

朱玉萍

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，充分發揮企業內部控制，與信息技術密不可分。ERP系統是一種先進管理工具，集成了信息技術和控制管理的特點于一身，是實現內部控制系統自動化和信息通信的重要工具。在ERP系統環境下，如果內部控制沒有得到調整和優化，ERP的實施效果就無法到達預期目標，也就無法實現企業內部控制的目標。本文以某中外貿易企業為分析對象，分析該公司當前基于ERP系統環境下內部控制存在的問題，并提出ERP系統下完善內部控制的對策建議，為企業規范化管理提供借鑒。

關鍵詞：ERP系統；企業內部控制；業務流程

在社會和經濟不斷日新月異的發展和進步的背景下，ERP在企業中的應用范圍越來越廣。與傳統的管理模式相比，ERP能夠實時并完成企業的采購、生產、銷售業務，并將貨物物流、資金流和信息流進行同步進行。使企業內部資源信息最終實現有效的集成和共享。ERP想要提高其效率，企業規范的內部控制必不可少。在實際中，很多企業并沒有進行有效的內部控制，在一定程度上使ERP的使用效果受到了限制。

一、ERP系統與企業內部控制關系

ERP系統是企業資源管理系統的一個簡稱，作為一種企業字眼管理系統，其集合了業務流程、企業管理理念、人力物力、基礎數據、計算機軟硬件功能。首先，根據企業的業務流程并將其劃分為多個功能模塊，然后對每個模塊的流程進行排序，并整合和集成每個模塊的控制節點。并將其串聯在一起形成一個整體。并且要將企業內部控制管理理念滲透在每個模塊和每個環節的集成和梳理過程中，通過利用ERP，使企業管理系統實現資源綜合管理。

中國財政部在2008年6月，頒布了《企業內部控制基本規范》，這是中國內部控制發展中的一個重要豐碑。它也得到了迅速的發展和完善。企業的內部控制是基于內部部門的加強，工作模塊之間的職責分工以及它們之間的制衡而產生的。在不斷發展和進步的情況下，企業也得到了迅速的發展和完善。

ERP系統使企業內部控制成為可能。依托ERP系統本身的新系統結構和系統管理，將企業的每一個部門和每一個業務流程進行有效整合，對企業內部各種信息資源進行充分完善的利用，對內部信息逐步形成控制，實現企業的內部控制。本文以使用的oracle系統的內部控制為例子，著重研究在ERP系統環境下對企業的內部控制狀況，圖1為具體系統控制的過程。

二、某中外貿易企業ERP系統環境下內部控制存在的問題

（1）ERP系統軟件本身風險分析

除了軟件本身的基本功能模塊外，企業使用的ERP系統還可以根據原有業務流程的需要和業務的特殊性，實現ERP的一些基本模塊的個性化開發。使系統在一定程度上滿足了自身業務模式的獨特性，與此同時也為系統的不穩定性帶來了威脅，它還增加了流程的繁瑣性和底層財務數據收集的復雜性，從而增加了企業ERP的維護成本。如有問題發生，相關開發人員必須及時維護和維修，防止對企業造成不必要的損失。

（2）ERP系統的數據安全問題

ERP系統主要管理和控制公司整個業務流程生成的數據，其核心是對財務數據管理，后臺數據庫通過網絡傳輸和重建每個模塊的數據，整合財務運營。但是，在此過程中，數據安全問題也易發生。一是，人為破壞、系統故障、黑客和計算機病毒等，是ERP系統崩盤主要影響因素；二是，外貿企業還擁有自己的研發設備、團隊、產品，這方面有很強的優勢。如果將相關權利分配給不應分配的個人或團隊，則數據破壞的風險將在一定程度上增加。并可能導致公司的機密文件數據外流，對企業形成一定負面影響。此外，該公司使用的先進的Oracle系統符合全球數據的大規模整合，此外，還需要匹配內存較大的硬盤和CPU，否則會使系統運行換嗎，并影響其最終的正常運行效果。當下企業最重要的一個核心問題就是如何保證ERP系統的信息安全性。

（3）ERP系統的操作

由于ERP系統中運用了大量的信息化技術，因此整體操作難度也比較高，這樣操作者的要求也相應提高，每一位操作者對模塊的各項操作步驟需要進行了解，熟悉與模塊相關的各個模塊的處理。 如果發生非標準操作，則整個數據中會出現嚴重錯誤，并嚴重影響整個業務流程的流量效率。

（4）ERP系統風險

ERP系統的各個模塊部分都設置了相應權限，并且在一些節點上也設置了相應的風險警告和控制，但是對于部分節點控制和疏導問題，以及一些外部因素和特殊過程問題，并進行一定的風險控制，這在一定程度上降低了企業內部控制風險的管理效率。

（5）不規范的業務環節

1.采購管理

根據現有庫存、客戶的實際需求和銷售部門對未來需求的預測確定的，是現在企業普遍存在的采購方法的主要問題，從而導致采購計劃前面數據對準確性和時間性的依賴性增加。 如果前端數據存在不及時準確，會使得采購計劃無效，最終將影響銷售部門的交付期限，或讓庫存發生嚴重的積壓，這將嚴重的影響都后期的正常運行，其損失也就不言而喻了。

2.庫存管理

對系統上線前儲運的業務和后期發生退運時，系統無法按正常銷售流程執行退貨，僅通過“雜收”的功能將其錄入進系統，這也是問題之一。原因是新系統和原始舊系統沒有有效連接。此外，這些退運庫存在入庫后，如果想要再次運出去，也無法按正常的銷售流程進行，并且需要通過系統中的手動模式對合同訂單進行銷售，成本的結轉也比較復雜。這樣不僅流程復雜，而且由于是手動操作模式，也很容易出錯，這極大地使系統庫存中數據的準確性受到影響，最終使財務數據統計缺乏完整性，最終影響到企業的正常的順利運行。

3.應收應付管理

ERP系統預先設定企業應收賬款和應付賬款的審批限額。如果超出限制，將由第一級審批人審核并批準，并轉移到下一步。如果企業未能及時授權相關人員，該流程將無法正常運行，將超出審批級別，最終導致企業內部控制失敗。其次，ERP系統為客戶實施統一的編碼管理。如果是新客戶，運營商根據公司的要求編寫并向相關部門提交申請，經有關部門審批后，信息管理部門將統一執行對客戶代碼維護，由于現在對客戶代碼都是級別管理，對于大型國外客戶，集團有多家子公司，子公司有幾個單一的狀態公司，這使得不同的編碼客戶可以輕松地與一些大客戶合作，將導致后期的統計分析非常不便。

三、某中外貿易企業基于ERP系統內部控制的建議

（1）對員工使用ERP的能力進行提高

主要有兩個方面提高員工能力。一是為了使操作過程順利進行，我們可以首先編寫盡量詳細的公司業務流程，對相關員工進行培訓，使他們盡可能熟悉整個公司的業務運作過程，明確掌握自己需要操作的模塊以及其他相關聯模塊節點的操作，如果出現問題，也可以及時接手，或讓相關人員和部門處理。二是加強對ERP操作人員的培訓，編制每個模塊的詳細的操作手冊，使員工熟練掌握自己的操作模塊，從而防止手動操作錯誤并影響系統，使員工能夠提供更專業，更好的為企業服務，使企業在未來的發展和運營中更加靈活。

（2）對ERP系統的安全性和穩定性進行加強

企業內部控制將在很大程度上直接受到ERP系統不安全和不穩定的影響。因此，我們首先應該加強公司信息管理部門對ERP系統的安全性能的提升，并保護硬件和軟件的安全。在日常信息系統安全檢查的報告中，定期進行最終數據的處理和備份，明確分配內部人員的操作權限，防止ERP系統的損壞，從外部因素和內部人為因素進行防范。二，企業提高ERP系統的穩定性，需要定期對整個ERP系統進行維護和升級，及時修復漏洞系統，并引進一些軟件高級專業人才，從而實現有效維護系統，以免給企業造成不必要的損失。

（3）收、付款管理

1.付款

付款時，應審查倉單，采購合同，訂單，采購發票和收據憑單。 系統生成的計劃匯款明細表與原始憑證的數量，金額，產品名稱和單位名稱這些都需要相同。 在審核期間信息不一致且信息不完整，將不會付款。 財務人員將在系統中運行發票和支付狀態并生成相應的信息數據。

2.收款

收款是，在系統中設置逾期警告報表，并每周向業務部門報告該報表。 目的是通知業務部門及時跟蹤逾期應收賬款。 根據客戶的特殊性優化客戶編號并設置三個級別。 收貨地址是第三級，客戶地址是第二級，集團是第一級，因此可以滿足不同要求的客戶的統計需求。

（4）優化業務流程

1.采購管理

基于銷售和生產的原始業務模型上，對采購管理系統ERP系統的采購流程進行優化，并嘗試通過采購部門及時購買一定數量的安全庫存，以結合一線客戶對未來交易市場價格波動趨勢的實際需求。這可確保由于外部環境造成的供應短缺或價格波動。

2.庫存管理

在新ERP系統開發之前，有必要有效地連接其他舊系統，以便在新ERP系統上線之前，如果有部分退貨清單可以通過正常流程進行入庫、倉儲和出庫，從而制作數據。 更完整。 在最終批準完成之前，不允許采取進一步措施。 確保最終開票和庫存管理的效率，以避免由于非標準流程權限導致的庫存數據錯誤。

（5）不斷完善ERP系統風險管理體系

首先，需要ERP系統根據企業的實際業務流程進行不斷優化。 在原有ERP流程的基礎上，結合各個模塊可能存在的風險和一些流程中引起的復雜問題，創建新流程。 使得ERP流程正常運行并不斷優化，加強企業內部系統的風險控制。 其次，使用企業的財務管理來推動整個企業管理。 雖然ERP系統是一個金融業務集成系統，但它是以財務導向為主體的企業集成系統，可以為企業的各個部門提供財務支持，并對財務準確信息進行全面分析，同時對管理成本進行全面分析、監督和控制。

ERP系統是企業一種有效的管理平臺。 通過對平臺進行設置，使其充分發揮自身優勢，并應用于企業內部控制管理中，因此，企業有必要建立和完善企業內部控制管理體系，最大程度上提高風險控制能力，充分實施ERP系統管理和控制功能，利用它來提升公司的競爭力，以便在內外環境的激烈競爭中保持不敗，實現可持續發展。

（6）加強外部審計機構對內部控制的評價

外部審計機構檢查信息系統的開發，實施，維護和操作。并及時向管理層報告內部控制設計和運營雙方發現的問題。作為獨立的第三方，他們在進行內部控制審計時更有可能對內部控制問題進行發現，這些發現的內部問題，可以作為改善內部控制的有效方法，最終使企業內部的控制水平得以提高。

四、結束語

總之，在社會經濟不斷發展的今天，企業內部控制對傳統模式的缺陷進行積極的改善，加強對ERP系統的應用力度，從而為企業的創新經營，以及提高其競爭力，適應時代發展提供助力。企業相關管理者要明確的認識到ERP對內部控制的重要作用，并基于現實的角度，了解ERP環境下內部控制的優勢和功能，對其中存在的不足和缺陷進行分析，并結合實際的發展需要，有針對性的提出一些良性的解決對策，只有這樣，企業內部控制的有效性才能夠切實提高，企業最終可以完成真正的創新發展，并增強優勢，在激烈的市場競爭中才能永爭前鋒。

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