“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息管理問(wèn)題及對(duì)策研究

姚甜甜

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)+是以互聯(lián)網(wǎng)為工具，信息流通與共享程度更高，給檔案管理帶來(lái)的技術(shù)性變革和挑戰(zhàn)是信息時(shí)代的必然結(jié)果，檔案管理部門應(yīng)該認(rèn)識(shí)這一發(fā)展趨勢(shì)，做到與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，為檔案用戶提供全方位、個(gè)性化、針對(duì)性的檔案信息服務(wù)。同時(shí)，借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，解決空間和時(shí)間對(duì)于檔案數(shù)據(jù)使用的限制問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)在線分享檔案資源。在新形勢(shì)下，檔案管理部門一定要重視“互聯(lián)網(wǎng)+”這一趨勢(shì)，把握機(jī)遇，建立健全完善的互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行機(jī)制，為信息化檔案管理模式提供保障。同時(shí)要強(qiáng)化現(xiàn)代管理理念，加大信息化理念的宣傳，培養(yǎng)檔案管理人員信息化技術(shù)，全面提升檔案管理的信息化水平。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);檔案信息管理;問(wèn)題;對(duì)策

1認(rèn)識(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+”

從現(xiàn)有研究來(lái)看，我國(guó)“互聯(lián)網(wǎng)+”的含義是經(jīng)過(guò)了多個(gè)領(lǐng)域、多方學(xué)者共同探索后逐漸豐富發(fā)展起來(lái)的。最早的“互聯(lián)網(wǎng)+”主要是指各行各業(yè)目前的產(chǎn)品和服務(wù)，與PC屏、手機(jī)屏等多屏全網(wǎng)跨平臺(tái)用戶場(chǎng)景結(jié)合之后產(chǎn)生的化學(xué)公式，其實(shí)質(zhì)是傳統(tǒng)服務(wù)行業(yè)通過(guò)智能終端屏幕嵌入用戶場(chǎng)景服務(wù)系統(tǒng)。通俗來(lái)說(shuō)，互聯(lián)網(wǎng)+就是“互聯(lián)網(wǎng)+各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)”。2015年7月，國(guó)務(wù)院印發(fā)《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見(jiàn)》，將“互聯(lián)網(wǎng)+”解釋為把互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果與經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域深度融合，推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步、效率提升和組織變革，提升實(shí)體經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新力和生產(chǎn)力，形成更廣泛的以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)設(shè)施和創(chuàng)新要素的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新形態(tài)。

2檔案信息化的基本特點(diǎn)

目前，檔案信息化主要是指檔案管理方面的檔案電子化以及服務(wù)領(lǐng)域中的服務(wù)信息化。從檔案電子化角度來(lái)說(shuō)，主要是參考紙質(zhì)檔案，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)制作檔案數(shù)據(jù)，從而替代紙質(zhì)的檔案，而只將紙質(zhì)檔案作為電子檔案的備份進(jìn)行保存，這種方式解決了紙質(zhì)檔案一旦受損就無(wú)法復(fù)原的問(wèn)題，使得檔案的利用率得到有效提升，并且還能為檔案管理機(jī)構(gòu)帶來(lái)更完善的信息資源。從檔案服務(wù)信息化方面來(lái)講，主要是利用當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成對(duì)電子檔案的查詢搜索、檔案分類以及使用申請(qǐng)等工作，為整個(gè)檔案管理工作提供便利化以及信息化的條件，有效改變了以往傳統(tǒng)檔案管理工作效率低和準(zhǔn)確率低的情況，進(jìn)而使得檔案管理工作的作用得到充分發(fā)揮。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇

3.1使傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)生了技術(shù)上的創(chuàng)新

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員基本是通過(guò)紙質(zhì)的形式收集和保管信息的，在長(zhǎng)時(shí)間的保存過(guò)程中，紙張難免會(huì)受到溫度、濕度的影響而破損，信息內(nèi)容極易損壞、丟失。隨著計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息保存，方便使用者快速、準(zhǔn)確地找到信息，節(jié)省大量的人力。在儲(chǔ)存介質(zhì)方面，可以使用計(jì)算機(jī)硬盤、移動(dòng)硬盤、光盤和網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)工具等，提高了儲(chǔ)存信息的方便程度。并且這類介質(zhì)受溫度、濕度等因素的影響較小，從而保證了信息的安全。過(guò)去，紙質(zhì)檔案信息需要人工記錄、整理、保存和提取，這種管理方式需要消耗大量的人力，而且工作效率低，不能保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。隨著檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，現(xiàn)在只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的錄入、保存和使用，大大降低了檔案信息管理的難度。同時(shí)，信息技術(shù)也為檔案信息的管理提供了更多的存儲(chǔ)方式和路徑，比如常見(jiàn)的存儲(chǔ)方式有圖片、音頻和視頻等。在查找檔案信息時(shí)，檔案用戶只需要通過(guò)檢索就可以快速查找到需要的信息，而且在檔案信息管理中采取了分層分類管理，使檔案信息之間具有關(guān)聯(lián)性，在查找和使用上更加便利，有效提高了檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。目前，在檔案管理信息化方面已經(jīng)建立了相對(duì)完善的系統(tǒng)平臺(tái)，并且取得了理想的效果。檔案管理系統(tǒng)為檔案管理人員提供了更多的選擇，一些檔案管理機(jī)構(gòu)獨(dú)立研究開(kāi)發(fā)或者與從事軟件開(kāi)發(fā)的企業(yè)進(jìn)行合作，設(shè)計(jì)、制作適合本單位實(shí)際的檔案管理平臺(tái)，定制屬于自己的檔案管理軟件，大大提高了檔案管理的工作效率和信息的準(zhǔn)確性。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”，即在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息通信技術(shù)下，給檔案管理工作帶來(lái)了更為豐富的技術(shù)手段，這些技術(shù)上的轉(zhuǎn)變與革新，使得檔案管理模式的發(fā)展日新月異，創(chuàng)造新的發(fā)展生態(tài)。

3.2提高了檔案信息的利用率和時(shí)效性

為了給檔案用戶提供更好的服務(wù)，檔案管理人員需要通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的詳細(xì)分類，提高數(shù)據(jù)的針對(duì)性和使用價(jià)值。云技術(shù)、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)等都是在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的，通過(guò)這些更加先進(jìn)的技術(shù)使各類檔案數(shù)據(jù)的整合更加高效和精準(zhǔn)。現(xiàn)在，檔案用戶可以通過(guò)搜索引擎，輸入所需信息的關(guān)鍵字（詞），與之相關(guān)聯(lián)的信息都會(huì)呈現(xiàn)在面前，就像我們打開(kāi)購(gòu)物網(wǎng)站，搜索想要購(gòu)買的東西，所有符合條件的東西和相似的東西都會(huì)看得到，可以非常直觀地利用數(shù)據(jù)，并且還可以通過(guò)比較信息數(shù)據(jù)間的差別和聯(lián)系，拓展思維，這極大地提高了信息數(shù)據(jù)的使用價(jià)值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，檔案信息的收集需要大量的時(shí)間，更新數(shù)據(jù)不及時(shí)，無(wú)法滿足對(duì)信息時(shí)效性的要求。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，可以快速收集和保管信息，并且資源豐富，更新及時(shí)，大大提高了檔案信息的時(shí)效性。在互聯(lián)網(wǎng)影響下，檔案管理工作已經(jīng)得到了創(chuàng)新性發(fā)展，越來(lái)越多的先進(jìn)技術(shù)將會(huì)隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟不斷涌現(xiàn)，檔案信息的使用價(jià)值越來(lái)越高，時(shí)效性越來(lái)越強(qiáng)，極大的方便了檔案用戶的使用。

4檔案管理應(yīng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的有效措施

4.1加強(qiáng)對(duì)檔案信息化相關(guān)硬件與軟件的建設(shè)

雖然一般檔案信息化系統(tǒng)所使用的硬件與軟件由系統(tǒng)供應(yīng)商提供與設(shè)計(jì)，并且在日常檔案管理工作中并不會(huì)對(duì)其進(jìn)行頻繁的管理，但是仍需要在供應(yīng)商提供檔案信息化系統(tǒng)前向其描述使用需求。一般來(lái)講，軟件的安全需求一般包含對(duì)檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器的防護(hù)、軟件功能權(quán)限的分類、用戶權(quán)限的劃分、信息資源使用權(quán)限的劃分、軟件誤操作的保護(hù)以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)防火墻等;而硬件的安全需求主要包含用于保護(hù)檔案信息化系統(tǒng)正常運(yùn)行的設(shè)備、硬件防火墻、較為正規(guī)的路由器以及對(duì)連接內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的接入限制等。

4.2建立完善的檔案信息管理制度

想要保證檔案信息化安全建設(shè)能夠順利進(jìn)行，那么就要建立內(nèi)部的安全信息管理制度，并及時(shí)將信息制度落實(shí)在檔案管理工作中。目前，檔案信息化建設(shè)中的制度隱患主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：檔案管理權(quán)限不夠規(guī)范、檔案網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性、對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等管理不夠嚴(yán)格。針對(duì)以上三個(gè)方面可以制定相應(yīng)的管理制度，例如，針對(duì)檔案權(quán)限管理問(wèn)題，就要以軟件層面為入手點(diǎn)來(lái)解決，第一要保證檔案信息終端網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能夠只被工作人員所使用，防止非檔案管理人員隨意使用;第二，要確保檔案信息化的相關(guān)軟件專人專用，所有檔案管理員工在工作完成后必須退出相應(yīng)的管理系統(tǒng)，避免其他沒(méi)有訪問(wèn)權(quán)限的用戶訪問(wèn)檔案信息。

結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)今時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)是社會(huì)發(fā)展的重要特征，并且給人們的生活和工作帶來(lái)了積極影響，甚至在一定程度上顛覆了人們的生活方式。在這種背景下，檔案管理工作在技術(shù)上和理念上都發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。互聯(lián)網(wǎng)帶來(lái)的便利是有目共睹的，在檔案管理工作過(guò)程中，也應(yīng)該積極引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，充分利用其優(yōu)勢(shì)為自身的發(fā)展帶來(lái)更多的服務(wù)與便利，更好地順應(yīng)時(shí)代變化。綜上所述，就是對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息管理問(wèn)題及對(duì)策的論述。

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