信訪檔案管理存在的問題及對策

李澤龍

在構建和諧社會的進程中，需要加強信訪檔案管理工作。就信訪檔案的構成要件而言，其不僅涵蓋了信訪談話、信訪書信，還涉及到信訪部門對具體信訪事由的處理經過，這些都為構建和諧社會提供了組織保障和制度保障。然而，在我國社會經濟仍處于轉型期的時代背景下，信訪檔案管理工作依然面臨著諸多挑戰(zhàn)，并在現(xiàn)實中暴露出不少問題。需要強調的是，信訪檔案一般歸屬于民生檔案類別，而正是關乎民生事件的多樣性、高發(fā)性和復雜性，使得信訪檔案管理工作存在著巨大的壓力。從目前所暴露出的問題來看，其主要存在于信訪檔案存檔、信訪檔案資源開發(fā)等兩個環(huán)節(jié)。實踐表明，信訪檔案存檔質量關系到對歷史事件描述的權威性程度;信訪檔案資源開發(fā)效力，又關系到上級主管部門對處置民生問題上的時效性和前瞻性水平。

1 信訪檔案管理存在的問題

結合以上所述，這里從以下兩個方面來提出信訪檔案管理所存在的問題：

1.1 信訪檔案管理模式較為單一

管理活動的本質是對人的管理，在組織管理中則是將“人”置于不同的崗位中，對其進行工作行為管理。反觀目前的信訪檔案管理現(xiàn)狀可知，由于長期以來按照檔案管理的一般流程實施信訪檔案管理，使得在檔案管理中信訪事由的合并性效果較差，這就難以反映出在特定歷史時期內民生問題所發(fā)生的主流領域。這一問題存在的原因之一，則是在人員崗位設置和崗位職責分工上，缺乏對信訪檔案進行事件、原由梳理的環(huán)節(jié)。

1.2 信訪檔案資源開發(fā)力度不夠

在辯證唯物主義觀的指導下可知，事物的發(fā)生與變化受到內在矛盾性的推動，并也受到外界環(huán)境演變的影響，但內因起到主要推動性。將信訪檔案看做為一種資源，對該項資源進行開發(fā)則可以被看作為，對區(qū)域社會經濟發(fā)展中內部矛盾的主次轉換分析。由于在信訪檔案資源開發(fā)中力度不夠，便無法借助第一手資料來洞察出當下和未來社會經濟發(fā)展中的主要矛盾和次要矛盾，從而也就無法為上級主管部門提供政策設計的問題導向。

2 破解問題的路徑思考

從信訪檔案管理工作的特殊性出發(fā)，這里提出三個方面的路徑思考：

2.1 考慮優(yōu)化檔案歸類標準

信訪檔案管理直接與信訪接待工作相關聯(lián)，而后者又是推動和諧社會建設的關鍵力量。因此，為了解決當前在檔案管理中的問題，可以考慮從優(yōu)化檔案歸類標準入手，使得信訪檔案在歸檔中能夠從粗線條反映出信訪事由，進而為下一階段的檔案查詢、檔案開發(fā)以供便利。

2.2 考慮專設檔案開發(fā)崗位

管理的本質在于對人的管理，所以在提升信訪檔案管理質量上則需要加強對本部門職工的崗位管理。在問題導向下來做思考，則需要考慮專設檔案開發(fā)崗位。信訪檔案已經按照事由進行了粗線條歸檔，那么開發(fā)的內容便在于按照同類事由發(fā)生的頻率進行發(fā)數(shù)據(jù)分析，并給出均值回歸分析。

2.3 考慮強化電子檔案管理

在本部分所做的思考需要在節(jié)約交易成本的思路下來實施，所以這里就需要考慮強化電子檔案管理。通過利用電子檔案管理所特有的便利性和信息共享優(yōu)勢，來加強信訪檔案信息在部門內部的優(yōu)化配置，并在上行信息通道中為主管部門及時提供政策對象。

3 對策

根據(jù)以上所述，對策可從以下四個方面來構建：

3.1 對歷史信訪檔案事由進行梳理

在優(yōu)化信訪檔案歸檔標準前，需要在歷史視域下對信訪檔案事由進行梳理。筆者建議，可以對近5年來的信訪事由進行梳理，通過梳理發(fā)現(xiàn)：拆遷補償款事由、民間融資事由、勞動保障事由等構成了信訪檔案的主要領域。在對這些事由所引起的原因在做進一步梳理，則可以為后續(xù)的信訪檔案歸檔標準提供歷史經驗。

3.2 根據(jù)現(xiàn)階段信訪特征設置標準

隨著我國民法通則的進一步完善，許多歷史上的信訪事件都能夠在法律框架下進行處理。因此，在具體設置標準時還需要根據(jù)現(xiàn)階段信訪特征來展開。從目前的社會經濟轉型中所暴露出的民生矛盾主要涉及到，農地確權、供給側改革下的國企職工轉崗、民間金融發(fā)展等多項問題。為此，信訪檔案歸檔標準可以設置為：農村改革事由、城鎮(zhèn)勞動保障問題、民間金融事由，以及其它歷史遺留問題。

3.3 可將檔案開發(fā)并入信息化部門

本著提高信訪部門效能的原則，可以將信訪檔案資源開發(fā)并入信息化部門來開展。為了使檔案資源開發(fā)更具有實用性，在開發(fā)之前需要建立信訪檔案管理科室與信息化科室之間的聯(lián)席會議，在會議中需要對信訪檔案歸類標準達成共識，并就檔案資源開發(fā)的原則與目標達成一致。在信訪檔案資源開發(fā)過程中，還需要在線上搭建兩部門的信息共享平臺。

3.4 加強局域網建設提升檔案價值

提升信訪檔案的價值，關鍵在于使其能夠成為上級主管部門決策的重要依據(jù)，并能對今后的民生政策出臺實施精準發(fā)力，所以需要在信訪部門的科層結構中加強局域網建設。這里需要強調的是，在局域網建設中應突出信訪檔案信息的保密性（應授權查閱），還需要突出信訪電子檔案信息平臺的通用性（與OA系統(tǒng)相兼容）。

綜上所述，目前國內有關的信訪法規(guī)中，對信訪檔案的收集、整理、歸檔和管理等工作尚無具體的規(guī)定和明確的規(guī)范，而只是對“丟失、隱匿、擅自銷毀信訪檔案、材料的”事后處理明確了相應的法律責任。為此，結合當前信訪檔案工作研究較少的現(xiàn)狀，今后還需要對如何進一步規(guī)范信訪檔案工作進行認真的探討，以促使信訪檔案更好地為信訪工作服務。

4 小結

從目前所暴露出的問題來看，其主要存在于信訪檔案存檔、信訪檔案資源開發(fā)等兩個環(huán)節(jié)。對策可圍繞著：對歷史信訪檔案事由進行梳理、根據(jù)現(xiàn)階段信訪特征設置標準、可將檔案開發(fā)并入信息化部門、加強局域網建設提升檔案價值等四個方面來構建。

（作者單位：大慶市大同區(qū)信訪調處中心）