淺談醫(yī)院辦公室檔案管理的特點及其應用

胡金星

醫(yī)院的辦公室檔案管理工作時醫(yī)院經營管理活動中的一項重要組成部分，關系著醫(yī)院各項工作的開展。基于此，本文筆者結合自身相關工作經驗，針對當前醫(yī)院辦公室檔案管理工作的特征做了相關分析，對于其中存在的問題，也給出了一些處理措施，希望可以對提升醫(yī)院檔案管理工作效率作出一點貢獻。

1 引言

我國的醫(yī)院辦公室檔案管理工作經歷了一個漫長的發(fā)展時期，在多年的不斷實踐中得到了長足的發(fā)展，目前也已經逐漸完善。但是伴隨著時代的發(fā)展，醫(yī)院辦公室檔案管理為了適應社會發(fā)展需求，必須在新時期做一些適當的調整，才能更好的為醫(yī)院的經營管理活動提供更好的支持與服務。

2 當前醫(yī)院辦公室文檔管理存在的問題分析

2.1 檔案管理觀念薄弱

當下，很多醫(yī)院的管理者還未完全意識到檔案管理的重要性，因此不夠重視檔案管理;而且檔案管理部門和工作人員的檔案管理觀念意識也不強，很難在檔案管理工作上有大的創(chuàng)新和進步。甚至很多檔案管理者在對檔案管理的認知上存在誤區(qū)，就更遑論科學的進行檔案管理了。

2.2 檔案管理機制不健全

實際上在很多醫(yī)院都有修訂的檔案管理制度，然而修訂制度的最初的目的不是為了服務于檔案管理本身，而是為了應付上級檢查。這種表面功夫對檔案管理工作的實質性幫助并不大。同時，很多醫(yī)院的檔案管理制度還存在更新不及時的問題，一直沿用老路子、老方法，不能隨著時代的發(fā)展變化而及時進行變更，無法適用于新時期的檔案管理工作，大大降低了檔案管理工作的效率和質量。

2.3 檔案管理者素質偏低

一貫以來，人們對檔案管理的理解就是一項十分簡單的機械化工作，不存在技術性問題，因此對檔案管理工作者的綜合素質要求不高，只要差不多都能做。這種現象導致的結果就是現如今很多醫(yī)院的檔案管理工作者素質偏低，不具備專業(yè)的檔案管理素養(yǎng)。缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識作為支撐，醫(yī)院的檔案管理工作效率自然而然就無法提升起來。

2.4 硬件設備陳舊

當前還有很多醫(yī)院的檔案管理設備仍然是沿用以往的，設備老化陳舊，大大降低了檔案管理工作效率。很多醫(yī)院的檔案管理模式還用的是人工手敲錄入電腦的方法，不僅在錄入過程中耗費大量的時間和人力，在查詢時也很耗時費力。甚至還有些醫(yī)院還沒有建立獨立的檔案管理辦公室，嚴重制約了檔案管理工作的發(fā)展。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理策略

3.1 強化檔案管理意識

當前，醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率底下的一個主要原因就是院領導和檔案管理部門領導者不夠重視檔案管理工作，對檔案管理的認識不全面，沒有意識到檔案管理工作的重要性。因此，要加強醫(yī)院領導者和檔案管理部門對檔案管理工作的重視程度。首先是領導者正確認識檔案管理工作的重要性，從管理層強化檔案管理意識，下面的工作人員才能重視檔案管理工作。其次，檔案管理部門要正確看待自己的工作，加強檔案管理工作重要性的宣傳和引導，積極引導大家正確看待檔案管理工作，從而一起提升檔案管理工作環(huán)境和工作效率。

3.2 制定完善的制度，實現檔案管理規(guī)范化

醫(yī)院應當建立符合時代特征的檔案管理制度，以更好的為檔案管理工作服務，提升檔案管理工作效率。健全的制度是指引檔案管理工作開展的有效保障。因此，醫(yī)院應當根據國家發(fā)布的規(guī)章機制，再結合自身醫(yī)院的基本特征和需求，制定符合醫(yī)院經營發(fā)展的檔案管理制度，使之系統(tǒng)化、體制化、標準化，更好地為檔案管理工作本身服務。

3.3 提升檔案管理者的綜合素質

醫(yī)院應當改變傳統(tǒng)的對檔案管理工作的錯誤認知，做好檔案管理工作人員的綜合素質考核。在錄用檔案管理工作人員時，就應當嚴格根據檔案管理工作的崗位職責和要求，選拔符合崗位特征的專業(yè)人才;在日常工作過程中，要加強對檔案管理工作者的專業(yè)技能培訓與考核，通過與時俱進的專業(yè)知識培訓，來提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素質。

3.4 加強數字化管理方式

時代的發(fā)展和進步，敦促檔案管理工作開展與時俱進的變革，傳統(tǒng)的方式方法顯然不能適應新時期的需求，因此我們要及時變更思想，轉變管理模式和方法。數字化的管理方式是當下較為普遍也較為高校的管理方法，醫(yī)院應當在新時期加大對檔案管理的投資力度，積極地引進先進設備，提升硬件和軟件設施，例如，引進現代化的計算機設備、掃描儀、打印機等，加強網絡建設，創(chuàng)建數字系統(tǒng)進行檔案管理。數字化檔案管理模式是時代發(fā)展的必然產物，也是提升檔案管理工作效率的重要手段之一。

4 結論

綜上所述，檔案管理屬于一項和現實息息相關的任務，即可以使人們以史為鑒，防患于未然，計劃未來。醫(yī)院內辦公室文檔管理要引起重視，這是促進醫(yī)療事業(yè)建設必不可少的工作。醫(yī)院要對檔案管理加強研究，掌握管理方法和技術的發(fā)展現狀，用科學的技術方式及現代化手段，對檔案管理加以建設與發(fā)展，使之能夠發(fā)揮出宣傳教育作用，提高醫(yī)院在患者心中的信賴度、提高知名度，為醫(yī)院的科研及學術探究帶來依據，在最大限度上發(fā)揮出檔案管理的作用。

（作者單位：博興縣人民醫(yī)院）