新時代職業(yè)學(xué)院檔案管理工作創(chuàng)新策略探究

蔣偉紅

[摘? ? ? ? ? ?要]? 職業(yè)學(xué)院對檔案的管理水平間接反映著學(xué)院的整體管理水平。為滿足時代發(fā)展要求，強(qiáng)化學(xué)校檔案建設(shè)無疑有著極其重大的意義。至于檔案，作為學(xué)生學(xué)習(xí)生涯的完成記錄，無論是對學(xué)校、社會或是學(xué)生個人均有著重要意義。對此，唯有科學(xué)管理學(xué)生檔案，方能切實維護(hù)學(xué)校與學(xué)生的多方面利益，繼而切實促進(jìn)學(xué)生未來的有效發(fā)展。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 職業(yè)學(xué)院;檔案管理;創(chuàng)新策略

[中圖分類號]? G717? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）05-0220-02

傳統(tǒng)職業(yè)院校的檔案管理工作，其主要包含了檔案的采集與歸檔兩大事項。而以上兩大事項已然包含了學(xué)校、學(xué)生、教師等諸多方面的數(shù)據(jù)信息。當(dāng)然，也正是基于這些數(shù)據(jù)信息的支持，方能有效促進(jìn)學(xué)校與學(xué)生的共同發(fā)展。而如今，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型以及各方面產(chǎn)業(yè)的日漸興盛，使職業(yè)校園的發(fā)展格局也呈現(xiàn)出了嶄新的面貌，繼而使學(xué)校的檔案管理工作亦需納入更多的數(shù)據(jù)信息，對此，職業(yè)校園的檔案管理工作也唯有積極順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，方能切實發(fā)揮出檔案管理的服務(wù)作用，繼而促進(jìn)學(xué)校整體管理水平與質(zhì)量的有效提升。

一、當(dāng)前職業(yè)院校檔案管理工作存在的問題

（一）職業(yè)院校檔案管理人員檔案意識淡薄

一直以來，在職業(yè)院校的管理工作中，檔案管理始終占據(jù)著較為重要的地位，而有關(guān)檔案的管理，其對相關(guān)管理人員的第一要求便是要具有足夠的責(zé)任心。然而就我國職業(yè)院校當(dāng)下的檔案管理現(xiàn)狀而言，無論是工作人員還是領(lǐng)導(dǎo)干部，均未對職業(yè)院校的檔案管理工作給予足夠的重視，以至于大多數(shù)職業(yè)院校或多或少都存在檔案利用效率低下的問題。不僅如此，由于大多數(shù)職業(yè)院校的檔案管理隊伍并不穩(wěn)定，加之學(xué)校不夠重視，以致學(xué)校各部門的檔案管理工作通常是由辦公室人員兼任，這便使學(xué)校的檔案管理隊伍配置不合理，更遑論發(fā)揮學(xué)校檔案的積極作用。

（二）缺乏規(guī)范完善的現(xiàn)代化檔案管理運(yùn)行機(jī)制

就目前我國絕大多數(shù)職業(yè)院校的檔案管理工作開展現(xiàn)狀而言，管理機(jī)制規(guī)范化與系統(tǒng)化的缺失無疑是掣肘學(xué)校檔案管理工作發(fā)展最主要的問題之一。不僅如此，由于職業(yè)院校幾乎所有工作人員，均未能對學(xué)校的檔案管理工作給予足夠重視，以致實際的管理過程中仍舊沿用著傳統(tǒng)、落后的管理方式以及遵循舊有、不完善的管理條例。這不僅導(dǎo)致管理效率與質(zhì)量的低下，也容易導(dǎo)致檔案信息的丟失和疏漏，這對職業(yè)院校整體的信息管理而言無疑是一種巨大的威脅，嚴(yán)重者甚至將對職業(yè)院校的規(guī)范化發(fā)展帶來嚴(yán)重阻礙。

（三）職業(yè)院校檔案管理設(shè)備系統(tǒng)陳舊過時

基于如今這種信息技術(shù)高度發(fā)展的時代，職業(yè)院校要想確保自身檔案管理工作開展的流暢性，則必然要基于現(xiàn)代管理設(shè)備的輔助。然而，由于職業(yè)院校本身對檔案管理工作的不夠重視，使其在日常的檔案管理過程中并未能注重促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展，加之受老式歸檔設(shè)備的局限和影響，故不僅使得學(xué)校的儲存資源被大量消耗，且也同時增添了檔案管理工作的繁瑣程度。不僅如此，由于未能充分凸顯現(xiàn)代化輔助設(shè)備的優(yōu)勢，使學(xué)院的檔案信息作用也無法得到充分、有效的發(fā)揮，這不僅將極大地阻礙職業(yè)院校的檔案管理工作發(fā)展，甚至對職業(yè)院校整體管理體系的建設(shè)亦將造成嚴(yán)重阻礙。

（四）高素質(zhì)檔案管理人才匱乏

職業(yè)院校檔案管理各項工作的有效落實，其在很大程度上需仰賴于管理人員的專業(yè)能力及素質(zhì)。然而，就絕大多數(shù)職業(yè)院校的檔案管理人員而言，其無論是在專業(yè)水平還是職業(yè)素養(yǎng)方面均未能達(dá)到此方面要求。這便使人工管理的優(yōu)勢很難得到充分、有效的發(fā)揮，繼而不僅會導(dǎo)致職業(yè)院校工作資源的大量消耗，且將掣肘職業(yè)院校檔案管理工作的整體發(fā)展。

二、職業(yè)院校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)檔案管理意識，創(chuàng)新檔案管理工作

目前，由于部分職業(yè)院校并未意識到檔案管理對維護(hù)學(xué)校發(fā)展的重要意義，故在此方面也未能投入足夠的經(jīng)費(fèi)，進(jìn)而使學(xué)校在檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面也相對較為落后。不僅如此，由于管理意識的落后，使學(xué)校無論教師還是學(xué)生，均未能樹立起良好的檔案管理意識，這便使檔案的積極作用難以得到充分、有效的發(fā)展，這將嚴(yán)重阻礙學(xué)校整體的有效發(fā)展。對此，為切實改善這樣的檔案管理狀況，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，自身除了要具備良好的檔案管理意識外，尚需積極致力于對檔案管理規(guī)章制度的合理創(chuàng)新，使之能滿足我國當(dāng)代社會的發(fā)展需求。當(dāng)然，鑒于檔案亦是體現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)的重要方式，故有關(guān)學(xué)生檔案的建立，其應(yīng)在搜集主觀分析材料的同時也參考部分客觀分析材料，以便加深學(xué)校對學(xué)生的了解。如基于時下的發(fā)展環(huán)境，在對學(xué)生檔案的設(shè)立方面便可增設(shè)“誠信”一條，如此方能促使學(xué)生意識到維護(hù)誠信的重要性，繼而對培養(yǎng)學(xué)生“講文明、懂禮貌”的個性與態(tài)度將有極大助益。除此之外，學(xué)校還可將學(xué)生在校期間的表現(xiàn)記錄到學(xué)生檔案中，如此將能為學(xué)生日后的入職提供方便，繼而為我國全面推進(jìn)素質(zhì)教育奠定良好基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，提升檔案管理創(chuàng)新水平

隨著時代的不斷發(fā)展，加之我國社會經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的不斷轉(zhuǎn)型，使如今職業(yè)院校的檔案管理工作也逐步呈現(xiàn)出了新的面貌。而就職業(yè)院校當(dāng)下的檔案管理工作而言，其除了要完成資料的搜集、歸類以及統(tǒng)計等傳統(tǒng)事項外，尚需基于完善的管理技能方有助于提升檔案信息資源的管理水平。當(dāng)然，若能基于相關(guān)管理制度的輔助，則必然能進(jìn)一步提升學(xué)校檔案管理工作開展的規(guī)范性與科學(xué)性。對此，為推動檔案管理工作的有效創(chuàng)新，并提升檔案管理的水平及質(zhì)量，則相關(guān)管理責(zé)任制度的建立便顯得極其重要。

（三）推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)

長久以來，職業(yè)院校的檔案管理工作開展過程均呈現(xiàn)出較為分散的狀態(tài)，加之信息化水平的低下以及管理標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，更是讓職業(yè)校園的檔案管理工作始終難以提升其效力即水平。對此，當(dāng)代的職業(yè)校園檔案管理工作，其應(yīng)務(wù)必融入現(xiàn)代化的管理理念與技術(shù)，并來切實促進(jìn)學(xué)校檔案管理的各環(huán)節(jié)工作逐步往規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展，如此方能在確保檔案資料完整性的同時為后續(xù)的查閱即檢索提供方便。

隨著時代的不斷發(fā)展，如今，越來越多的信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用到了各大行業(yè)及領(lǐng)域。因此，作為職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)者，其在面對職業(yè)院校檔案管理信息化水平低下的狀態(tài)時，便當(dāng)對現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)引進(jìn)給予高度重視，以此徹底改變傳統(tǒng)檔案管理工作的落后方式。當(dāng)然，即便引進(jìn)現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，也并非意味著傳統(tǒng)的檔案管理手段便需全然摒棄，諸如對紙質(zhì)檔案的管理仍舊需管理者對此給予高度重視。因此，有關(guān)中職院校的檔案管理數(shù)字化建設(shè)，一方面需做好對直至檔案的管理，另一方面則需致力于對數(shù)字化檔案資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的開發(fā)，以提升職業(yè)院校的檔案資源信息化水平。不僅如此，中職院校的檔案管理工作還需不斷致力于對當(dāng)下管理手段與技術(shù)的合理創(chuàng)新，如此方能提升檔案的利用效率，繼而為職業(yè)院校的發(fā)展穩(wěn)定提供有力支撐。

（四）建立檔案收集管理系統(tǒng)，提高檔案管理質(zhì)量

隨著我國社會的不斷發(fā)展，職業(yè)院校的學(xué)生人數(shù)不斷增多，使職業(yè)院校學(xué)生的檔案量大幅增加。對此，職業(yè)院校有必要專門研制一套科學(xué)的檔案收集管理系統(tǒng)，并明確相關(guān)負(fù)責(zé)人與管理人員，來強(qiáng)化各專業(yè)教師與檔案管理部門之間的溝通，以促使學(xué)校全體工作人員均參與到對學(xué)校檔案的收集與歸檔工作中。與此同時，職業(yè)院校還需基于自身的檔案收集歸檔工作特點(diǎn)來明確相關(guān)人員各自所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任及義務(wù)，如此方有助于形成一個覆蓋全校的檔案材料管理網(wǎng)絡(luò)，以避免因人員變動而對檔案管理工作的正常開展秩序造成影響。

（五）加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理工作者的管理水平

職業(yè)院校開展檔案管理工作，其最主要的執(zhí)行者當(dāng)屬檔案管理專員，故其個人素質(zhì)對檔案管理工作成效而言無疑至關(guān)重要。而隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用越來越普及，相應(yīng)也對檔案管理人員提出了一定的要求。當(dāng)然，如今的職業(yè)院校檔案管理人員，其要想滿足如今的崗位需求，亦當(dāng)不斷充實自身，并始終致力于提升自身的綜合素質(zhì)，如此方能滿足信息化視角下的學(xué)校檔案管理工作需求，同時切實維護(hù)學(xué)院的發(fā)展穩(wěn)定與和諧。除此之外，為確保資料收集渠道的暢通以及避免不必要的麻煩產(chǎn)生，則學(xué)校亦需做好以下幾點(diǎn)：（1）盡可能確保學(xué)校檔案管理隊伍的穩(wěn)定，以確保檔案形成過程的連續(xù)性與完整性，繼而防止因重要檔案資料遺失而讓學(xué)校蒙受不必要的損失。（2）確保資料搜集渠道的暢通，作為職業(yè)院校檔案管理工作人員，其除了需具備良好的管理技能外，尚需掌握豐富的法律知識，由此方能逐步樹立其正確的檔案管理意識，繼而在明確職業(yè)院校的檔案管理各方面工作事項的同時積極主動配合資料員的收集工作，切實保證收集渠道暢通。

三、結(jié)語

總之，基于如今這種信息化時代，則職業(yè)院校的檔案管理工作也唯有逐步往信息化的方向發(fā)展，如此在確保資料信息的完整與準(zhǔn)確的同時促進(jìn)檔案信息資源作用的充分發(fā)揮。除此之外，為確保以上目標(biāo)的順利達(dá)成，則校領(lǐng)導(dǎo)亦需對此給予足夠重視，繼而積極建立相關(guān)的管理與培訓(xùn)等各方面機(jī)制來不斷強(qiáng)化管理人員的專業(yè)水平與技能，以切實維護(hù)職業(yè)院校檔案管理工作的有序開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]田華.新時期職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）.

[2]涂曉英.淺析新時期企事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)建設(shè)策略[J].延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2017（6）：25-27.

[3]錢宇娟.新時期中職院校文書檔案管理工作存在的問題及解決方案[J].機(jī)電兵船檔案，2017（2）：49-51.

[4]孫鈺枝.新時期經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)企業(yè)檔案管理工作探析：以江蘇省贛榆經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)為例[J].連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2017（4）.

[5]李曉珊.職業(yè)學(xué)院電子化管理檔案的研究[J].中華少年，2017（23）：210.

[6]秦兆玲.新時期技工院校干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].職業(yè)，2017（2）.

編輯 馬燕萍