淺談城市圖書館檔案管理信息化建設

摘要：圖書館檔案資料對于圖書館而言是一種極其重要的材料，檔案形成于一座圖書館甚至一座城市的建設歷史中，具有非常重要的保存價值。近年來，伴隨中國經濟的逐漸進步和網絡信息的發達，在圖書館檔案管理建設中傳統的管理方式也逐漸面臨著淘汰，本文將從圖書館檔案管理的現實問題出發，探尋將檔案管理事務做得更好的具體措施。

關鍵詞：城市圖書館;檔案管理;現狀;措施

當今社會，信息化正在高速的發展著，面臨這種現狀，圖書館如果繼續按照傳統的管理模式來打理檔案材料顯然已經不能適應時代的需求，因此將信息化技術引入到圖書館檔案的管理中來是時代的召喚，針對現今圖書館檔案事務正面臨的問題，本文將一一進行列舉，并最問題的存在提出具體的解決辦法。

一、城市圖書館檔案管理信息化建設中的問題

1.管理意識淡薄，缺乏健全的管理制度

如今的圖書館建設的環節，越來越注重對大眾的服務質量，這是值得提倡的，但是對于檔案管理的投建卻沒有很重視，這導致圖書館檔案管理事務成為一個弱勢環節，隨著人們從網絡攝取知識的途徑越來越多，圖書館也應對信息化趨勢引起足夠重視。通常在檔案管理環節，人們的意識較弱，對于管理也比較松散，缺乏相應的管理制度支持與相應的具體措施。致使檔案管理工作成為一個虛名，各種資料依舊是沒有秩序的擺放，因此很多重要的文獻資料經常發生缺漏遺失的現象，這種情況的存在會使圖書館在信息化建設中面臨各種信息不全的阻礙。

2.電子檔案和紙質檔案關系區分不清

現在社會人們無論是生產、工作抑或是生活、學習，都已經離不開信息網絡，計算機的應用已經成為社會的常態化，圖書館在建設過程中依舊離不開計算機的支持，在檔案管理工作環節，面臨龐雜的各種資料，傳統的紙質辦公已亟須被淘汰。然而目前整理檔案管理工作的人員仍然很多都沒有意識到電子檔案的便捷性，有些甚至對信息化介入檔案管理事務存在抵觸心理，或是形式上開始運用電子檔案，但是并不了解電子檔案的真正價值所在?；蛘咭恍┕ぷ魅藛T拎不清傳統的檔案載體同電子檔案的關系，電子檔案在儲存和使用上的確優于紙質檔案，但是它并沒有紙質檔案悠久的歷史韻味，因此在將信息技術引用于檔案管理的過程中，應當分清兩者的利弊。

二、如何有效加強圖書館的信息化建設

1.健全圖書館檔案管理規章制度

一種有效且周密的制度可以對一項工作起到護航的作用，因此建立一種合理的檔案管理制度，是加強檔案管理事務有效性的保障。比如在檔案的鑒定、識別、保存中應建立相關機制，對于資料的借閱、人員的崗位職責以及檔案的保存期限、收集范圍、標注加工等方面都需要做好相應制度的保障。嚴格落實每一個檔案管理工作的細節，制定出具體的制度保障并督促管理人員嚴格遵照標準工作，有助于使檔案管理工作在規范化、制度化的保駕護航中有效運行。而且對于檔案、文獻等重要資料的保存也具有重大意義。

2.完善檔案信息服務體系

伴隨社會前進的腳步逐漸加快，人們對于各行各業服務質量的要求也越來越高，因此圖書館檔案信息的服務建設也應日益完善，應當依托信息化的基礎，為本單位擬定合理的信息資源管理規章。面臨信息化的大背景，推進檔案管理的內容、標引的整體化建設迫在眉睫。完善檔案管理的制度籌建，可以推動檔案管理越來越規范和科學，加大信息化運行的投建和管理，切實發揮好其功能，讓信息化在檔案管理事務中發揮更大效用。改革傳統的檔案管理辦法，加大質量提升，改革傳統的資源引進途徑和措施，確保知識的質量，將檔案管理建成一個完整的系統，進而提升信息化的服務質量。與此同時，應相關部門的要求，應該對檔案體系的整體工作進行合理的包裝，使運行更加順暢，大眾也能更加方便地使用圖書館檔案信息。

3.加強各部門之間的聯系

整體與部分不能分割，若要使城市圖書館檔案運行系統越來越完善，必須緊密各個部門的關系。城市圖書館各個部門之間發展的不均衡是如今很多圖書館單位面臨的緊迫局面，尤其隨著信息網絡逐漸引入到圖書館內部工作中，檔案管理工作與其他各個部門的工作之間難免出現對于技術要求和技術分布的沖突，這就亟須各個部門之間密切聯系，以使信息在各個部門中順暢的傳遞和共享。確保不同部門之間資源管理的有效性與穩定性。伴隨中國網絡的跨越式發展，有效運用各種傳播媒介可以促進圖書館資源應用的綜合提升。

4.注重檔案管理人員的綜合素質

在任何工作中，人員都是起著至關重要作用的部分，因此重視圖書館管理檔案人員的工作和地位有助于促進圖書館建設和人的現代化的有效結合。應當采取有效措施使工作人員增強意識，重視培養優秀工作者，條件若是允許，可以有計劃地對工作人員進行相關知識的培訓，提高檔案管理業務能力，增強管理人員的責任感。使工作人員的工作能力、專業素養、運用計算機的水平以及人際交往的能力都能獲得提升。如此一來，可以使檔案管理中遇到的難題得以快速地解決，依托現代化的圖書館這一堅固平臺，建設面向全體用戶的圖書館管理系統，為大眾提供快捷、穩定、高效的服務。

三、結束語

在信息化不斷向前推進的歷史條件下，促進圖書館的檔案管理信息化建設日益緊迫，這不僅可以有效提高圖書管理工作的效率，更有助于滿足圖書借閱者的多元化需求。因此，必須建立健全檔案管理制度，加強檔案管理工作者培訓或引進專業檔案管理人才，這樣才能提高圖書館檔案管理水平，增強圖書館服務質量。

參考文獻：

[1]苗桂蘭.圖書館檔案工作分析及對策研究[J].經濟師，2018（08）：243+245.

[2]楊志菊.圖書檔案管理現狀及改進策略探討[J].辦公室業務，2018（15）：177.

作者簡介：

王彤（1990.10-? ），女，漢族，天津市，碩士研究生，畢業于韓國世翰大學情報學，初級職稱，研究方向：檔案管理。