職稱制度改革背景下的高校人事檔案管理工作

韓鐘

摘? ? 要： 職稱制度改革背景下高校人事檔案工作要助力“雙一流”建設和“放管服”改革。人事檔案工作在職稱評審中的作用是不可或缺的，這是政策文本的硬性規定，也是職稱評審的實際需求。通過加強對人事檔案工作的重視，提高人事檔案工作者的綜合素質，細化檔案工作，推進人事檔案信息化建設，提高人事檔案工作的效益。

關鍵詞： 職稱制度? ? 高校人事檔案管理

一、職稱制度改革背景下的高校人事檔案工作

（一）高校人事檔案工作需助力“雙一流”建設

建設世界一流大學和一流學科（以下簡稱“雙一流”），是新時代黨中央、國務院做出的重大戰略決策。《關于高等學校加快“雙一流”建設的指導意見》（教研〔2018〕5號）指出：深入推進高校教師職稱評審制度改革是建設高素質教師隊伍的一個重要舉措。顯而易見，職稱評審工作已成為高校人事工作的核心。人事檔案管理是高校職稱評審工作環節中不可缺少的一部分，是職稱資格條件審核的主要依據。高校人事檔案部門必須改變以往的操作模式，創新工作方式方法，建立各類教師的成長檔案，尤其要關注教師在“立德樹人”方面的所言、所行。

（二）高校人事檔案工作需助力“放管服”改革

為破除束縛高等教育改革發展的體制機制障礙，教育部等部門聯合印發《關于深化高等教育領域簡政放權放管結合優化服務改革的若干意見》（教政法〔2017〕7號），提出：加快推進高等教育領域“放管服”改革。其中，下放高校教師職稱評審權和改進教師職稱評審方法是改進高校教師職稱評審機制的兩個“著力點”。作為地方省屬高校的人事部門，能否承接好上級政府的“權力下放”，是首先要思考的問題。職稱評審是高校最核心的評價制度，對教師的激勵作用最明顯。為配合好高校教師職務評聘工作的完成，針對不同類型、不同層次教師，人事檔案管理工作要確立新的分類制度。

二、高校人事檔案在職稱評審中的作用

（一）政策文本的硬性規定

1.檔案管理文本。《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號）明確規定：“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作。”“加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力”。《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發〔2009〕12號）指出：評（聘）專業技術職稱（職務）材料屬于歸檔范圍，它包括專業技術職務任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業技術職務審批表等材料。2018年中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》提出：因職稱評聘需要，可以查閱干部人事檔案。《關于貫徹〈干部檔案工作條例〉若干具體問題的實施意見》（組通字〔1992〕12號）指出：“由上級組織、人事部門代管的檔案，干部所在單位應將歸檔材料及時收集、鑒別后送檔案管理部門歸檔，并協助代管部門做好檔案整理工作。”

2.職稱評審文本。職稱又稱為專業技術資格。取得專業技術資格的方式主要有三種：一是“職稱初定”，它是針對新進學校工作的專業技術崗人員，所在單位從德、能、勤、績四個方面對其政治表現和從事專業技術工作的能力、水平、工作成績進行全面考核，經考察合格后，根據已取得的學歷學位，學校人事部門確定其具備相應專業技術資格。二是“職稱評審”，即按照某個評審條件和評審程序，組建相應的專業技術資格評審委員會，對專業技術人員的專業技術資格進行評定。三是“以考代評”，主要指已實行全國統一考試的初、中級職稱（經濟、會計、審計、出版、衛生等），通過考試的專業技術人員即取得相應級別的專業技術資格。上述三種職稱獲取方式離不開人事檔案管理部門的審核，個人信息的真實準確性是審核的第一步，學歷資歷要求應當以人事檔案記載的為準。

（二）職稱評審的實際需求

1.職稱評審前。當前一些高校在開展專業技術職務評聘時，遵循“科學設崗、總量控制、按崗聘用”的原則，按照一定比例保持本校的職稱結構。為了解擬參加職稱評審人員的基本情況，在開展新年度職稱評審工作前，可以進行摸底。摸底工作離不開人事檔案工作的支持。

2.職稱評審中。職稱申報者的基本信息一定要經過人事檔案管理部門審核之后才能得到確認。例如，審核“三齡”（年齡、工齡、黨齡），“兩歷”（學習經歷、工作經歷），“現聘崗位”（教師崗、專職科研崗、實驗技術崗、專職輔導員崗、雙肩挑崗、管理崗）。比如，審核申報“教學為主型”的教師是否長期在教學一線不間斷從事教學工作。又如，職稱申報者是否已達到國家規定退休年齡。另外，專任教師申報中、高級專業技術資格，必須持有高校教師資格證書。然而部分教師不慎丟失證書，教師資格證認定申請表復印件則是其具備高校教師資格證的有力證明。

3.職稱評審后。申報人員評審通過后，職稱檔案（評審表、資格證書復印件）必須及時歸入個人的人事檔案。職稱檔案記錄著評審過程和評審意見，是作為證書遺失補辦、資格確認、鑒別真偽等的主要憑據。同時，對人事代理人員的評審材料還應妥善處理好，按照流程交往省（市）人才交流服務中心。

三、提高人事檔案工作效益的相關建議

（一）加強對人事檔案工作的重視

當前雖然高校對人事檔案的具體內容和作用已經有一定程度的認識，也建立起一些規章制度，但離規范化、科學化管理的標準仍舊有不小的差距。在高校內部急需提高認識，加強對人事檔案管理工作的重視，我們可以通過學習和宣傳檔案規章制度、培訓檔案管理流程等，提高干部和教職工對人事檔案工作重要性的認識，增強部門和教師個人對材料歸檔的重要性。同時要給予檔案工作充足的支持，這主要表現在“人、財、物”三個方面。首先，人事檔案工作要由分管校領導直接管理，涉及人事檔案管理各環節的職能部門要積極參與其中，學校要為人事檔案管理工作配置充足的專職人員。其次，要為人事檔案工作在年初制訂預算，設立專項經費。最后，物質載體是人事檔案工作開展的基礎。人事檔案管理需要配備檔案庫房、檔案柜、檔案盒、電腦、打印機、掃描儀等設施，且要為檔案庫房安置防潮防濕設備。此外，還應該設立專門的閱檔室實現檔案辦公室、保管室、查閱室“三分開”。

（二）提升人事檔案工作者的綜合素質

人事檔案工作效益的提升關鍵在于人。如果一名人事檔案工作者對檔案的重要性、檔案保管要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務缺乏了解，就會導致“該進檔的沒進，不該進檔的又存了”現象的發生。由于人事檔案管理人員不僅要具有良好的政治素質、政治責任感，而且要熟練掌握人事檔案管理業務的各個環節和基本要求。我們要進一步提高人事檔案工作者的業務素質。為此，學校對人事檔案工作者的培訓要具有針對性、連續性和系統性，通過專題講座、處室學習、同行間的實地參觀、業務交流會議等，促進人事檔案管理部門的工作人員了解檔案管理方法和技能，把先進的檔案學理念運用到人事工作中。在多元價值觀的社會環境沖擊下，人事檔案工作者更應該保持初心，提高政治素質和業務素質。我們不僅要講政治、守規矩，更要成為具備檔案學、管理學和計算機知識的復合型人才。此外，學校還應該在職稱評定、崗位聘任上對優秀的人事檔案工作者給予優先考慮，提高他們的工作積極性。

（三）進一步細化檔案工作

精細化管理是一種較為先進、科學的管理理念，強調工作的“精、準、細、嚴”，將任務層層分解，管理責任具體化、明細化、標準化[1]。在學校層面、各相關職能部門和學院層面都應該出臺和修訂有關政策，明確職責。就人事部門來說，要出臺《人事檔案安全保密制度》，明確提出：“人事檔案庫房是機要重地，無關人員不得進入;不得讓無關人員翻閱檔案材料，不得與無關人員談論人事檔案內容等”;要發布《人事檔案材料的鑒別歸檔制度》，明確指出：“歸檔材料必須完整，對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，否則不能歸檔”;要公布《人事檔案查（借）閱制度》，明確說明：“任何人不得查（借）閱本人及親屬的檔案材料”。“在相關部門的人員進行檔案交接時，要有相關的流程，或是有其他人員在場并簽字表明，或有錄音錄像資料，或有交接臺賬”[2]。此外，還要建立人事檔案管理獎懲機制，對那些為人事檔案工作做出貢獻的同志，要給予表揚和獎勵，對失職者，視情節輕重，給予教育批評或紀律處分。

（四）推進人事檔案信息化建設

以往的人事檔案管理工作停留在一種“被動服務”狀態;只有當“上游”程序完成時，才會開展歸檔、建檔、分類等工作。當前部分高校在人事檔案管理中主要運用手工整理和紙面管理的模式，準確性難以得到保障，工作效率不能適應教育事業的高速發展。“檔案數字化是大勢所趨，檔案數字化是將紙質文檔通過掃描，錄入數據庫中，用計算機來儲存信息，這樣就可以有效地避免紙質檔案整理過程中出現的一系列問題”[3]。在高校人事檔案管理活動中，充分利用現代信息技術，提高檔案管理和檔案資源合理利用的水平，實現服務教師需要和推進學校發展的目標。如“建立一系列具有通用性和標準化的多媒體數據庫、全文數據庫及文件條目數據庫等，為相關人員查閱、利用人事檔案提供便捷”[4]。在信息公開制度下，保密性和安全性是檔案管理兩個重要問題[5]。在不違背檔案保密條例的原則上，數字檔案和紙質檔案分開保存，降低由于紙質檔案查閱次數多所帶來的破損率。同時，高校可建立信息綜合查詢和檢索系統，倡導數字化建檔、查檔、調檔等工作，實現人事檔案管理現代化。

參考文獻：

[1]姬艷麗.淺析高校人事檔案的精細化管理[J].四川檔案，2017（3）：36-37.

[2]任南竹.高校人事檔案管理改革探索——基于對高校人才“棄檔”問題的分析[J].經營與管理，2017（4）：158-160.

[3]朱佳煊，王芳.高校人事檔案整理工作存在的問題與優化策略[J].蘭臺世界，2017（1）：73-75.

[4]龍彥.論大數據時代高校人事檔案管理面臨的挑戰及對策[J].中國管理信息化，2017（21）：145-146.

[5]梁偉杰.基于信息公開制度下的高校人事檔案管理機制研究[J].內蒙古科技與經濟，2017（16）：34-36.