新時(shí)代下的醫(yī)院聲像載體數(shù)字化檔案的管理

蕭啟明

摘 要：在這個(gè)數(shù)字化信息化充斥著各行各業(yè)的新時(shí)代，醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化管理也凸顯出重要的作用，在新舊管理模式的變革時(shí)期，為進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院聲像載體數(shù)字化檔案的管理，使之更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、合理化，充分體現(xiàn)聲像檔案在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的重要價(jià)值提供一些行之有效策略和方法，供大家借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;醫(yī)院聲像載體;數(shù)字化檔案管理;策略

數(shù)字化檔案管理已成為新時(shí)代檔案管理的全新模式，勢(shì)不可擋的替代了傳統(tǒng)的檔案管理手段，特別是聲像載體的檔案，因其信息量大，內(nèi)容豐滿，對(duì)存儲(chǔ)條件、存儲(chǔ)空間以及對(duì)檔案管理者的專業(yè)水平要求都比較高，如何加強(qiáng)新時(shí)代醫(yī)院聲像載體數(shù)字化檔案的管理，發(fā)揮檔案在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的獨(dú)特價(jià)值，是一個(gè)值得思索和探討的課題。

當(dāng)前，在人類科技高速發(fā)展的新時(shí)代，計(jì)算機(jī)數(shù)字信息化邁著“六親不認(rèn)”的革命性步伐走在人類文明發(fā)展的前沿，幾乎充斥著生活的每一個(gè)角落。大到衛(wèi)星發(fā)射、航母入水，小到微信支付、制作電子相冊(cè)，無(wú)一不讓人感受著數(shù)字信息化帶來(lái)的便捷，精準(zhǔn)和高效。檔案管理領(lǐng)域也率先引進(jìn)計(jì)算機(jī)數(shù)字信息化管理手段，大大提高了檔案管理的便捷性、高效性、準(zhǔn)確性、緊湊性和持久性。聲像檔案以照片、視頻、影像、音頻等為載體，涵蓋了聲音、圖像、文字等多種形式的信息資料，更具直觀性、形象性、時(shí)效性，更加真實(shí)客觀的記錄特定歷史時(shí)刻，更加方便調(diào)閱、保存。對(duì)于現(xiàn)代化醫(yī)院管理體系來(lái)說，其優(yōu)越性和實(shí)用性尤為突出。當(dāng)然，每一項(xiàng)工作都會(huì)存在各種實(shí)際問題，需要不斷積累經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)方法，促進(jìn)工作的順利開展。

一、醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化的必要性

醫(yī)院的聲像檔案如史官一般記錄著一個(gè)醫(yī)院波浪壯闊的的一脈相承的發(fā)展歷史，為醫(yī)院的建設(shè)管理提供重要的歷史依據(jù)。來(lái)自醫(yī)院的每一次重要會(huì)議、每一個(gè)重大活動(dòng)，每一個(gè)精彩的教學(xué)課程、每一項(xiàng)優(yōu)秀的科研成果，每一位杰出的人物，每一個(gè)崇高的榮譽(yù)，都是組成醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的聲像檔案的寶貴記錄，都需要完好無(wú)損的保存下來(lái)。傳統(tǒng)的檔案管理手段就是領(lǐng)用紙張、磁盤、磁帶等作為載體，其不足之處顯而易見。紙張存儲(chǔ)，占用了太多的保存空間，容易受保管空間的影響，易受潮、發(fā)霉、破損，并且不便于查閱;磁盤和磁帶因?yàn)槭且源沤橘|(zhì)為載體，保存起來(lái)不穩(wěn)定，容易磨損，拷貝的資料容易丟失，所以傳統(tǒng)的聲像檔案管理手段，都無(wú)法完好無(wú)損的保證檔案的完整性和清晰度，一旦遭到破壞，將使檔案失去重要的保存價(jià)值和使用價(jià)值，造成嚴(yán)重影響，所以加快聲像資料數(shù)字化管理是勢(shì)在必行的。當(dāng)然，時(shí)下的數(shù)碼相機(jī)等數(shù)字化電子產(chǎn)品已經(jīng)很好的順應(yīng)時(shí)代需求，與計(jì)算機(jī)有機(jī)結(jié)合，利用數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、移動(dòng)硬盤、光盤等存儲(chǔ)工具，節(jié)約了大量的存儲(chǔ)空間，將紙質(zhì)存儲(chǔ)和磁帶、磁盤存儲(chǔ)模式取而代之，有效融入大數(shù)據(jù)時(shí)代，更加方便查閱和下載、推動(dòng)資源共享，提高聲像檔案的管理質(zhì)量。

二、現(xiàn)有的聲像檔案管理的制約因素

縱觀歷史，任何新生事物的成長(zhǎng)，都要經(jīng)歷莊稼生長(zhǎng)拔節(jié)般的陣痛。由傳統(tǒng)的檔案管理方式向現(xiàn)代化數(shù)字信息管理模式轉(zhuǎn)變，也是一個(gè)推陳出新、歷史變革的特殊節(jié)點(diǎn)，某些制約因素的存在，限制了醫(yī)院聲像載體數(shù)字化檔案管理的推進(jìn)和發(fā)展。

（一）醫(yī)院重視不夠，投入欠缺

醫(yī)院是一個(gè)特殊的服務(wù)部門，服務(wù)宗旨是以病人為中心，醫(yī)療護(hù)理質(zhì)量是醫(yī)院管理工作的重中之重，相比之下，檔案管理工作看起來(lái)不是那么至關(guān)重要的，不會(huì)對(duì)醫(yī)院的技術(shù)水平和社會(huì)聲譽(yù)起到多大的作用，僅僅起到輔助性作用，因此受重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在人力物力的投入上相對(duì)欠缺，一般都是由其他工作人員兼職管理，沒有專門的場(chǎng)所，沒有專業(yè)的檔案管理人員。使得檔案管理總體水平不高，管理質(zhì)量差強(qiáng)人意。

（二）管理制度尚不完善

聲像檔案管理的工作制度職責(zé)規(guī)范還不夠完善，因?yàn)闆]有制度的強(qiáng)制要求，各科室對(duì)收集來(lái)的聲像資料的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，有的各自為政，聲像資料零散存放，甚至有的不慎丟失，歸檔率較低，檔案管理缺乏制度保障。

（三）檔案管理人員水平參差不齊

醫(yī)院里的人員都是以醫(yī)學(xué)類專業(yè)為主，檔案管理之類的工作大都是其他工作人員兼職，沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，專業(yè)水平不高，在一定程度上影響了檔案管質(zhì)量。

三、關(guān)于聲像載體數(shù)字化檔案的管理策略

如何加強(qiáng)新時(shí)代下醫(yī)院聲像載體數(shù)字化檔案的管理，克服管理短板，切實(shí)發(fā)揮聲像載體數(shù)字化檔案在現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展中的重要作用呢？

（一）重視檔案管理工作，加大政策性投入，制定相關(guān)制度，開展人員培訓(xùn)工作

醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)把聲像檔案管理工作重視起來(lái)，發(fā)掘聲像檔案的潛在價(jià)值，比如，一份有醫(yī)院檔案支持的合同，因?yàn)橐罁?jù)充分，事實(shí)清晰，說服力強(qiáng)，可能會(huì)給醫(yī)院帶的來(lái)意想不到的巨大效益，這時(shí)就會(huì)覺得先期投入的意義非同一般。醫(yī)院在經(jīng)濟(jì)條件允許的情況下，適當(dāng)加大對(duì)檔案管理工作的政策性投入，成立專門的數(shù)字化檔案管理科室，引進(jìn)檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，提高計(jì)算機(jī)硬件配置，提供專門的檔案存放場(chǎng)所，安排專職管理人員。

定期對(duì)管理人員進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，包括《檔案法》的內(nèi)容和計(jì)算機(jī)操作技能等。建立健全檔案管理工作的相關(guān)制度，從制度上保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，制定檔案管理人員工作職責(zé)，使得檔案管理工作有計(jì)劃、有執(zhí)行、有檢查、有改進(jìn)，從而更加規(guī)范化、制度化。

（二）將原有聲像資料數(shù)字化處理，將現(xiàn)有資料及時(shí)收集整理，立卷歸檔

醫(yī)院的聲像檔案按照其內(nèi)容大致分為照片檔案、錄音檔案及錄像檔案。及時(shí)將原有的聲像資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，比如，利用數(shù)碼相機(jī)或掃描儀將照片轉(zhuǎn)換成電子版的圖片保存到計(jì)算機(jī)硬盤中，將磁盤或磁帶中的聲像資料拷貝到計(jì)算機(jī)中，合理的剪輯，利用視頻影像處理軟件將聲像資料用科學(xué)的手段修飾編輯好，該壓縮的壓縮，該剪輯的剪輯，該修飾的修飾，轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)起來(lái)，按照資料的內(nèi)容，分類、排序、標(biāo)注，立卷歸檔，按照時(shí)間順序和聲像資料記錄的內(nèi)容，錄入到檔案管理信息系統(tǒng)，設(shè)置好查詢編碼和查詢范圍，方便保存和調(diào)閱。

同時(shí)要做好所有電子檔案的備份工作，“雞蛋是不能放在一個(gè)籃子里的”避免各種人為或非人為因素導(dǎo)致資料丟失，無(wú)法找回，造成嚴(yán)重?fù)p失。根據(jù)檔案的保密級(jí)別對(duì)整理好的檔案設(shè)置查閱權(quán)限，防范檔案泄露風(fēng)險(xiǎn)。

（三）加強(qiáng)檔案的開發(fā)和利用率，發(fā)揮最大價(jià)值

檔案管理的最終目的就是保存醫(yī)院日常工作中的精彩瞬間和展示有聲有色的情景再現(xiàn)，為醫(yī)院的醫(yī)療、教育、科研等活動(dòng)提供真實(shí)有效的參考依據(jù)，推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)。在檔案管理工作中，要不斷總結(jié)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，研究檔案的潛在價(jià)值，開發(fā)檔案的信息資源，拓展檔案管理功能，完整記錄醫(yī)院發(fā)展建設(shè)史，保留珍貴檔案資料，發(fā)揮檔案的多種價(jià)值，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

為確保檔案管理的安全性，防止檔案保管不慎，丟失、錯(cuò)漏，要建立檔案調(diào)閱制度，調(diào)閱前審核、簽字，調(diào)閱后簽字，保證檔案材料完好無(wú)損，安全、持久的保存下來(lái)。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院的聲像檔案見證著一個(gè)醫(yī)院的歷史發(fā)展，是一個(gè)單位發(fā)展的重要見證，能給醫(yī)院的管理提供重要的依據(jù)，因而，醫(yī)院的檔案管理工作與保護(hù)工作都不容忽視。新時(shí)代下，數(shù)字化信息化的飛速發(fā)展，也為有效地管理這些聲像資料提供了良好的契機(jī)。充分地利用現(xiàn)有的數(shù)字化技術(shù)，提高聲像檔案的高效管理，可以使醫(yī)院的長(zhǎng)足發(fā)展得到推動(dòng)，使其更好地為醫(yī)院的科研、醫(yī)療等工作提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析及主要應(yīng)對(duì)措施[J]. 薛喆.? 電子制作. 2015（11）