新時代下的醫院聲像載體數字化檔案的管理

蕭啟明

摘 要：在這個數字化信息化充斥著各行各業的新時代，醫院聲像檔案的數字化管理也凸顯出重要的作用，在新舊管理模式的變革時期，為進一步加強醫院聲像載體數字化檔案的管理，使之更加制度化、規范化、科學化、合理化，充分體現聲像檔案在醫院建設發展中的重要價值提供一些行之有效策略和方法，供大家借鑒和參考。

關鍵詞：新時代;醫院聲像載體;數字化檔案管理;策略

數字化檔案管理已成為新時代檔案管理的全新模式，勢不可擋的替代了傳統的檔案管理手段，特別是聲像載體的檔案，因其信息量大，內容豐滿，對存儲條件、存儲空間以及對檔案管理者的專業水平要求都比較高，如何加強新時代醫院聲像載體數字化檔案的管理，發揮檔案在醫院發展建設中的獨特價值，是一個值得思索和探討的課題。

當前，在人類科技高速發展的新時代，計算機數字信息化邁著“六親不認”的革命性步伐走在人類文明發展的前沿，幾乎充斥著生活的每一個角落。大到衛星發射、航母入水，小到微信支付、制作電子相冊，無一不讓人感受著數字信息化帶來的便捷，精準和高效。檔案管理領域也率先引進計算機數字信息化管理手段，大大提高了檔案管理的便捷性、高效性、準確性、緊湊性和持久性。聲像檔案以照片、視頻、影像、音頻等為載體，涵蓋了聲音、圖像、文字等多種形式的信息資料，更具直觀性、形象性、時效性，更加真實客觀的記錄特定歷史時刻，更加方便調閱、保存。對于現代化醫院管理體系來說，其優越性和實用性尤為突出。當然，每一項工作都會存在各種實際問題，需要不斷積累經驗，總結方法，促進工作的順利開展。

一、醫院聲像檔案數字化的必要性

醫院的聲像檔案如史官一般記錄著一個醫院波浪壯闊的的一脈相承的發展歷史，為醫院的建設管理提供重要的歷史依據。來自醫院的每一次重要會議、每一個重大活動，每一個精彩的教學課程、每一項優秀的科研成果，每一位杰出的人物，每一個崇高的榮譽，都是組成醫院發展建設的聲像檔案的寶貴記錄，都需要完好無損的保存下來。傳統的檔案管理手段就是領用紙張、磁盤、磁帶等作為載體，其不足之處顯而易見。紙張存儲，占用了太多的保存空間，容易受保管空間的影響，易受潮、發霉、破損，并且不便于查閱;磁盤和磁帶因為是以磁介質為載體，保存起來不穩定，容易磨損，拷貝的資料容易丟失，所以傳統的聲像檔案管理手段，都無法完好無損的保證檔案的完整性和清晰度，一旦遭到破壞，將使檔案失去重要的保存價值和使用價值，造成嚴重影響，所以加快聲像資料數字化管理是勢在必行的。當然，時下的數碼相機等數字化電子產品已經很好的順應時代需求，與計算機有機結合，利用數據庫服務器、移動硬盤、光盤等存儲工具，節約了大量的存儲空間，將紙質存儲和磁帶、磁盤存儲模式取而代之，有效融入大數據時代，更加方便查閱和下載、推動資源共享，提高聲像檔案的管理質量。

二、現有的聲像檔案管理的制約因素

縱觀歷史，任何新生事物的成長，都要經歷莊稼生長拔節般的陣痛。由傳統的檔案管理方式向現代化數字信息管理模式轉變，也是一個推陳出新、歷史變革的特殊節點，某些制約因素的存在，限制了醫院聲像載體數字化檔案管理的推進和發展。

（一）醫院重視不夠，投入欠缺

醫院是一個特殊的服務部門，服務宗旨是以病人為中心，醫療護理質量是醫院管理工作的重中之重，相比之下，檔案管理工作看起來不是那么至關重要的，不會對醫院的技術水平和社會聲譽起到多大的作用，僅僅起到輔助性作用，因此受重視程度遠遠不夠，在人力物力的投入上相對欠缺，一般都是由其他工作人員兼職管理，沒有專門的場所，沒有專業的檔案管理人員。使得檔案管理總體水平不高，管理質量差強人意。

（二）管理制度尚不完善

聲像檔案管理的工作制度職責規范還不夠完善，因為沒有制度的強制要求，各科室對收集來的聲像資料的歸檔意識不強，有的各自為政，聲像資料零散存放，甚至有的不慎丟失，歸檔率較低，檔案管理缺乏制度保障。

（三）檔案管理人員水平參差不齊

醫院里的人員都是以醫學類專業為主，檔案管理之類的工作大都是其他工作人員兼職，沒有經過系統培訓，專業水平不高，在一定程度上影響了檔案管質量。

三、關于聲像載體數字化檔案的管理策略

如何加強新時代下醫院聲像載體數字化檔案的管理，克服管理短板，切實發揮聲像載體數字化檔案在現代化醫院發展中的重要作用呢？

（一）重視檔案管理工作，加大政策性投入，制定相關制度，開展人員培訓工作

醫院管理者應當把聲像檔案管理工作重視起來，發掘聲像檔案的潛在價值，比如，一份有醫院檔案支持的合同，因為依據充分，事實清晰，說服力強，可能會給醫院帶的來意想不到的巨大效益，這時就會覺得先期投入的意義非同一般。醫院在經濟條件允許的情況下，適當加大對檔案管理工作的政策性投入，成立專門的數字化檔案管理科室，引進檔案管理計算機信息系統，提高計算機硬件配置，提供專門的檔案存放場所，安排專職管理人員。

定期對管理人員進行檔案管理相關知識的培訓，包括《檔案法》的內容和計算機操作技能等。建立健全檔案管理工作的相關制度，從制度上保證檔案管理工作的有序進行，制定檔案管理人員工作職責，使得檔案管理工作有計劃、有執行、有檢查、有改進，從而更加規范化、制度化。

（二）將原有聲像資料數字化處理，將現有資料及時收集整理，立卷歸檔

醫院的聲像檔案按照其內容大致分為照片檔案、錄音檔案及錄像檔案。及時將原有的聲像資料進行數字化轉換，比如，利用數碼相機或掃描儀將照片轉換成電子版的圖片保存到計算機硬盤中，將磁盤或磁帶中的聲像資料拷貝到計算機中，合理的剪輯，利用視頻影像處理軟件將聲像資料用科學的手段修飾編輯好，該壓縮的壓縮，該剪輯的剪輯，該修飾的修飾，轉變成數字信息在計算機中存儲起來，按照資料的內容，分類、排序、標注，立卷歸檔，按照時間順序和聲像資料記錄的內容，錄入到檔案管理信息系統，設置好查詢編碼和查詢范圍，方便保存和調閱。

同時要做好所有電子檔案的備份工作，“雞蛋是不能放在一個籃子里的”避免各種人為或非人為因素導致資料丟失，無法找回，造成嚴重損失。根據檔案的保密級別對整理好的檔案設置查閱權限，防范檔案泄露風險。

（三）加強檔案的開發和利用率，發揮最大價值

檔案管理的最終目的就是保存醫院日常工作中的精彩瞬間和展示有聲有色的情景再現，為醫院的醫療、教育、科研等活動提供真實有效的參考依據，推動醫院的發展建設。在檔案管理工作中，要不斷總結檔案管理的經驗，研究檔案的潛在價值，開發檔案的信息資源，拓展檔案管理功能，完整記錄醫院發展建設史，保留珍貴檔案資料，發揮檔案的多種價值，提高醫院的經濟效益和社會效益。

為確保檔案管理的安全性，防止檔案保管不慎，丟失、錯漏，要建立檔案調閱制度，調閱前審核、簽字，調閱后簽字，保證檔案材料完好無損，安全、持久的保存下來。

四、結語

醫院的聲像檔案見證著一個醫院的歷史發展，是一個單位發展的重要見證，能給醫院的管理提供重要的依據，因而，醫院的檔案管理工作與保護工作都不容忽視。新時代下，數字化信息化的飛速發展，也為有效地管理這些聲像資料提供了良好的契機。充分地利用現有的數字化技術，提高聲像檔案的高效管理，可以使醫院的長足發展得到推動，使其更好地為醫院的科研、醫療等工作提供服務。

參考文獻：

[1]醫院檔案管理現狀分析及主要應對措施[J]. 薛喆.? 電子制作. 2015（11）