淺析事業單位檔案管理信息化建設問題

霍日查

摘 要：在我國的事業單位的發展過程之中檔案管理工作發揮著重要的作用，然而，當前事業單位的檔案管理工作面臨著檔案管理方式落后以及質量不高等一系列的問題，難以充分的發揮出檔案管理工作的重要價值。因此，在信息時代背景下，要積極推進檔案管理的信息化建設進程，不斷的提升檔案管理工作的質量與效率。本文主要研究了當前事業單位檔案管理工作中存在的問題，并且提出了加強檔案管理信息化建設的措施，希望為有關專業人士帶來一定的參考與借鑒。

關鍵詞：事業單位；檔案管理信息化；建設問題

隨著信息時代的到來，網絡技術與計算機技術在社會各個領域之中得到極為廣泛的應用，給人們的生產、生活帶來了許多的便利，對于事業單位的檔案管理工作而言同樣如此，通過先進的信息技術的應用，轉變傳統的檔案管理模式，提升檔案管理水平，實現對于檔案資源的充分利用，充分發揮出檔案工作的服務價值。

1 現階段事業單位檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 高素質的檔案管理人才匱乏

檔案管理人員作為事業單位的檔案管理工作的主要執行者與實施者，其個人的綜合素質與專業水平的高低，直接影響了檔案管理工作的質量與效果。然而，現階段，絕大部分的事業單位的檔案管理工作中面臨著檔案管理人才匱乏的問題，現有的檔案管理人員未接受過專業化與系統化的培訓，專業知識水平與工作經驗等都有所缺乏，加上檔案管理人員呈現出老齡化的趨勢，對于信息化技術的缺乏足夠都認識，阻礙著檔案管理的信息化建設進程。除此之外，許多的檔案管理人員的責任感淡薄且工作態度散漫，在實際處理檔案管理工作中態度十分的敷衍，不能夠全身心的投入于檔案管理工作，以至于事業單位的檔案管理工作質量與水平一直得不到提升。

1.2 缺乏對檔案管理工作足夠的重視

毋庸置疑，檔案管理工作在推進事業單位發展方面發揮著重要作用，然而，現階段，事業單位的領導者與管理者對于檔案管理工作缺乏足夠的認識，尤其是對于檔案制度的認識不夠全面與系統，無法認識到檔案管理工作的重要性。除此之外，事業單位的領導層長期注重人才的培養與引進工作，加強對人才的理論知識的培訓，而對于檔案管理工作缺乏足夠的重視程度，使得檔案管理工作在事業單位中長期處于尷尬的位置。

1.3 缺乏完善的離職交接制度

檔案管理工作是一項極為繁瑣與枯燥的工作，對于檔案管理人員缺乏足夠的吸引力。因此，事業單位的檔案管理人員隊伍的穩定性不高，許多的檔案管理人員都會選擇跳槽至其他待遇更好的行業。由于每個檔案管理人員的管理方式各有不同，因此，需要新人與離職人員做好交接工作。然而，由于事業單位對于檔案管理工作并不重視，加上缺乏完善的交接手續，造成交接工作不到位，甚至有的人員離職時并未做好交接工作，而這就必然會阻礙著事業單位的檔案管理工作的順利進行。

1.4 檔案管理信息化水平有待提高

近些年來，現代化信息技術在社會各個領域之中應用廣泛，然而，從目前事業單位的檔案管理工作來看，其依舊采用傳統的手工管理模式，檔案管理形式以紙質檔案為主，忽視對信息化技術的應用，而紙質檔案的不足是易于出現發霉、受潮以及破損等問題，無法實現對檔案的長久保存，不僅加大了檔案查詢的難度，而且無法實現對檔案資源的有效開發與利用，阻礙著檔案管理工作質量與效率的提升。

2 加強事業單位的檔案管理信息化建設措施

2.1 充分認識到檔案信息化建設的重要性

要想推進事業單位的檔案管理信息化建設進程，最為關鍵的是事業單位的領導者要從思想層面上提高對于檔案管理工作的重視，積極轉變傳統落后的思想觀念。與此同時，作為一名檔案管理人員要緊跟時代的發展步伐，與時俱進的創新檔案管理方式，做好檔案信息化建設的宣傳工作，由上至下使管理層與檔案工作人員認識到加強檔案信息化建設的意義，實現對事業單位的資源的優化配置，推進事業單位檔案管理信息化建設的順利進行。

2.2 強化對檔案管理信息化建設的投入

首先，為了滿足檔案管理信息化建設的要求，事業單位的要加大對檔案管理工作的投入，積極配備檔案管理工作所需的各種現代化設備，包括刻錄機、打印機以及掃描儀等，在檔案管理引進計算機技術與信息化技術。檔案管理人員可以通過硬件設備的應用，實現對檔案資源數據的整理、掃描以及轉換等；

其次，檔案管理工作是一個系統化工程，所涉及的內容與環節眾多，包括收集、利用、保存以及共享等，檔案工作人員要通過文檔處理軟件的應用，按照相關標準全面的整理數據庫，從而建立高效的檢索服務系統，用戶服務平臺、安全防護系統等，并實現對檔案數據信息的加密與備份處理。在信息技術日益完善的形勢下，要及時對電子檔案進行更新與維護。而上述工作的順利進行都離不開充足的資金作后盾，只有確保經費充足才能夠保證檔案信息化建設有條不紊的進行。

2.3 建立健全離職交接制度

為了保證事業單位的檔案管理工作的有序進行，事業單位有必要建立健全離職交接制度，按照完善的離職交接程序做好離職與交接工作。離職交接的具體流程是：首先，離職前一個月，檔案管理工作人員要以書面形式向主管部門提出離職申請；其次，在新人進入工作單位以書面形式進行手頭工作的全面交接，并保留好聯系方式，明確各自的職責，這樣便于管理人員全面的掌握檔案管理工作。

2.4 加強檔案管理人員隊伍建設

檔案信息化工作本身具有較強的專業性與技術性，對于檔案管理工作人員的專業知識與綜合素質要求較高，尤其是要求工作人員具有計算機技術操作能力，因此，事業單位要做好檔案管理工作人員的培訓工作，加強檔案工作人員對計算機技術與網絡技術的應用，提升工作人員的檔案制作、保存，接收以及應用的專業水平。與此同時，檔案管理人員在平時的工作要不斷的加強學習，在實際的檔案管理工作中應用所學的知識。除此之外，事業單位要積極引進優秀的網絡技術人員，加強技術人員與檔案工作人員的交流，從而為檔案管理工作水平提升奠定堅實的基礎。

3 結語

總而言之，檔案信息化管理對事業單位的利益存在密切的關系，因此，事業單位要積極加強檔案信息化的建設，提高對于檔案管理信息化建設的重視，給予檔案信息化建設必要的物質支持，保證事業單位檔案管理工作的順利進行，從而充分的發揮出檔案的服務價值。

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