檔案工作實踐系統工程方法的思考

谷全心 王力弘 趙衛民

摘 要：根據系統工程與科技檔案之間的關系，闡述了系統工程管理理論在檔案管理中的作用，并給出了檔案管理實踐系統工程理論的實現途徑。

關鍵詞：檔案工作；系統工程；方法

1978年，《文匯報》發表了著名科學家錢學森《組織管理的技術—系統工程》，第一次在國內媒體上宣傳系統工程這門科學技術。事實上，中國航天的系統工程方法實踐早在上世紀60年代初就在他的倡導下開始了。錢學森認為，研制這樣一個復雜系統所面臨的問題是：“怎樣把比較籠統的初始研制要求逐步地變為成千上萬個研制任務參加者的具體工作，以及怎樣把這些工作最終綜合成為一個技術上合理、經濟上合算、研制周期短、能協調運轉的實際系統，并使這個系統成為它所從屬的更大系統的有效組成部分?！卞X老以這種方式描述問題本身就已經在提示我們應當以系統的觀點來分析問題，通過系統工程方法來解決問題。錢老指出：“系統工程是組織管理系統的規劃、研究、設計、制造、試驗和使用的科學方法，是一種對所有系統都具有普遍意義的方法。”

1 系統工程與科技檔案工作之間的關系

科技檔案工作就是按照一定的原則和要求完整地保存和科學地管理好科技檔案，并充分發揮科技檔案的作用，及時地提供科技檔案為科研、生產、基本建設服務的一項專門性工作，是國家整個檔案事業的重要組成部分?？萍紮n案工作直接反映一個單位科研、生產、基建等方面的質量和管理水平。

如果把科技檔案看作是一個系統，它是通過對科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、歸檔、利用等具體業務實現的，也可以說它的集合要素就是由這幾項具體程序組成的，因而它具有集合性。在科技檔案工作中，檔案管理人員利用檔案管理平臺收集、整理、保管檔案，為用戶提供服務，它們各個要素間是密不可分的，而管理平臺的實用性、檔案人員的工作能力和服務態度、科技檔案的完整和準確程度都直接影響著科技檔案工作的優劣，因而它也具有相關性。科技檔案工作也具有十分明確的目的性，那就是集中統一管理科技檔案，維護科技檔案的完整、準確、系統、有效、安全，全面、及時、迅速提供科技信息。把科技檔案的管理工作看作是一個系統，它是由科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等相對獨立、相互制約的要素構成，而每一個要素又分別可以看作是一個相對獨立的分系統，因而它也具有階層性?？萍紮n案工作是我國檔案事業一部分，就企業管理這個角度說，科技檔案工作是生產管理、技術管理、經濟管理、計劃管理、質量管理等工作的重要組成部分。因此，它將隨著企業的生產經營活動，及時合理地應用各種信息，采取相應的管理辦法，以適應企業的發展，為各項工作及時提供服務工作。

綜上，科技檔案工作與系統工程有著密切的、內在的聯系，運用系統工程的理論和方法是可行的，也是可能的，系統工程本身是一門綜合的管理技術，它具有獨特的技術性和實踐性，通過系統工程方法才能有效推動宇航系統工程科技檔案工作的發展。

2 系統工程管理理論在檔案管理中的作用

應用系統工程理論，管好用好科技檔案，可以節約人力、物力、財力，提高微觀經濟效益，為企業及社會創造價值，為使科技檔案更好地發揮作用，運用系統的思想、工程的方法，使其更加合理，更加完善。

科技檔案工作引用系統工程，可使科技檔案的管理工作達到科學化、標準化、條理化，更具規律性。科學的系統能夠促使科技檔案工作中的流程更加合理，減輕檔案工作者的勞動強度，消除不必要的勞動，促使科技檔案工作的效益得到充分提高，縮短提供利用時間。通過用系統工程理論對科技檔案工作程序的設計分析和評價研究，確定科學的系統工程方法，使科技檔案工作更加規范化，管理水平和檔案人員思想素質得到提高，從而促使科技檔案工作的各環節更加趨于科學并逐步完善。

在科技檔案工作中運用系統工程的主要理論和方法，改變傳統的科技檔案管理方式，樹立系統的思想和工程的觀念，建立以系統工程的方法實踐科技檔案管理的新方式。

3 檔案管理實踐系統工程理論的實現途徑

3.1 人的管理

科技檔案工作中，人的因素是最重要的，對于科技檔案人員的管理和培養是系統工程運用中重要的環節。檔案管理人員不僅需要專業的檔案管理理論知識，還需要其它綜合知識的支撐，尤其對航天研制工作流程的認知和基礎專業知識的掌握?？萍紮n案工作是單位的基礎管理工作，內容包羅萬象，應由檔案實體的管理向知識管理的方向發展，引導和支撐智力系統的發展。

為滿足中心工作高速發展的需求，人員年齡結構、學歷結構、工作經驗等方面都需要大幅地提高，加強日常工作交流，組織人員培訓，提高人員學歷，逐步縮小中心工作需求與檔案工作現狀的差距。加強人員工作的主動性，變被動工作為主動工作，全生命周期介入，全流程管理，掌控文件檔案管理和知識管理的主動權。

3.2 物的管理

物的管理包括檔案室保存的各類檔案實體和電子文件，物是檔案管理的核心環節，是檔案工作水平的直接體現。科技檔案工作主要業務就是科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等一系列的工作。系統工程學的基本觀點，是把系統的整體性、目的性、系統的最優化看作是系統管理的核心，因此，對于科技檔案工作來說，就要分析它的整體性、目的性和最優化。就當前形勢下，檔案管理的主要矛盾是解決文件、檔案一體化管理，涉及“源數據”的長期保存和有效利用的矛盾，不同存儲載體和分發形式對數據一致性帶來的風險等，需要實現文件、檔案全生命周期的管理，逐步由實體管理向知識管理轉變。

3.3 核心突破

錢老曾經說到：從系統工程的角度看，情報資料、圖書、文獻和檔案都是一種信息，這種系統工作的目的就是信息的存儲、信息的檢索和提出、信息的傳輸和顯示。

1）信息形成和存儲主要包括科技文件的形成、積累、整理、歸檔等工作內容和方法，而檔案的收集工作就成為信息形成的先決條件，它是解決好檔案的來源和質量，確保庫藏檔案豐富且完整、準確的前提和基礎環節。做好檔案的接受和收集工作，才能最大限度地豐富檔案庫藏，滿足歸檔率、完整率、準確率，才能有效地為領導和科技人員在分析、解決問題和做出經濟技術決策時，提供足夠的和可靠的依據。

2）信息檢索與加工主要包括科技檔案的整理、分類、檢索、著錄、編研等業務工作內容和方法，它是對檔案進行科學整理和深層次加工，實現快速調檔和大量提供檔案編研成果的工作系統，是科技檔案管理的重要環節，是提高科技檔案利用效益，縮短用戶查用信息時間的基礎。

3）信息傳輸主要包括檔案存儲、傳遞工具和傳遞通道。信息傳輸主要是完善對檔案信息的存貯手段，改善檔案科技信息的傳遞辦法。隨著信息化的快速發展，已經實現的跨域傳輸和域內傳輸就是對傳統傳輸系統的革命，實現了實時傳輸，縮短了傳輸時間，節約了人力、物力、財力成本，光盤載體的傳輸也是對傳統紙質文件傳輸的變革。

4）信息顯示主要是研究科技檔案記載的數據、技術知識的利用情況，研究用戶如何把檔案記載的信息進行吸收和再生成新的科技信息的情況。它可以使科技檔案系統工程在總體上達到最佳功能的歸宿，也是研究檔案利用規律，提高最佳利用方法的依據。

參考文獻

[1]錢學森.論系統工程：新世紀版[M].上海交通大學出版社，2007.

[2]朱一凡.NASA系統工程手冊[M].電子工業出版社，2012.

作者簡介

谷全心，男，研究館員，北京宇航系統工程研究所，主要從事檔案綜合管理、型號、文書、經營等檔案管理工作。