創新國企人事檔案管理 提升人力資源管理水平

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理的有機組成部分和重要基礎性工作。本文針對當前國企人事檔案管理中的問題和不足，提出了健全制度流程、增擴渠道范圍、研發信息系統等創新舉措，著力改進人事檔案工作，助推人力資源管理水平提升。

關鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；國有企業

人力資源管理是指根據企業發展的戰略要求，通過招聘、培訓、使用、考核、激勵、調整等一系列措施，合理配置人力資源，確保發揮最大效益，推動實現企業戰略目標的活動。其核心在于以人為中心，充分激發人的主觀能動性，使人盡其才、人事相宜[1]。

人事檔案，是記錄和反映個人經歷、德才能績、工作表現的主要載體。人事檔案管理是指對人事檔案的收集、整理、鑒定、養護和利用的活動，它在人力資源管理中起著基礎性作用[2]。

近年來，隨著我國經濟社會的發展，國有企業的人事檔案管理工作取得了顯著進步，但同企業發展對人力資源管理的要求相比，仍存在著一些問題和弊端，有些矛盾還相當突出，亟待通過創新興檔、科技強檔加以改善與解決。

1 問題與不足

1.1 觀念粗放落后

目前，人事檔案管理工作墨守成規多、改革創新少。同時，部分國企的人力資源管理仍有計劃經濟的影子，以行政管理代替人力資源管理，沒有真正樹立“以人為本”的理念。這都導致部分國企不重視人事檔案管理工作，認為僅是簡單的收集整理，滿足于“不丟失、不泄密、能外調、可查檔”；分工不明確、流程不清晰、標準不統一；收集、審核、管理僅由兼職檔案員完成，干好干壞一個樣，工作只求過得去，不求過得硬[3]。

1.2 流程繁瑣低效

人事檔案整理是檔案建設的基礎。現行的材料收集類目眾多、環節繁瑣、手段落后，更新補充不及時。紙質件整理、收儲、查詢不便，還易損易污[4]。工作總體上停留在“你送我裝”、“你借我調”的應付狀態和手工模式，甚至淪為“體力活”。

1.3 材料缺漏失真

一是難以保證收集移交的及時性和完整性。實踐中，部分新員工尤其是應屆生，異地就業時未攜帶人事檔案，或存在凍結檔案、原檔斷裂等問題。個別已畢業工作十多年的員工，人事檔案還定格在學生時代或剛入職時。二是不同程度存在材料失真。填寫不規范、隨意性大，甚至違規增減篡改。三是收集來源過窄，范圍限定過死。材料反映情況不全面，不足以展現個體全貌。保密要求使得當事人無權查閱本人檔案，無從知曉是否齊全，更不能及時補充和完善。

1.4 結合業務不足

部分國企對人力資源還是“經驗+定性”的管理模式，對人事檔案也是“重藏輕用”，有事依申請查詢，無事則深鎖庫房。未能引入數理統計方法、大數據技術量化分析企業人力資源現狀[5]，更無法研判預估其發展趨勢，未能充分發揮人事檔案資源在培養、選拔和使用人才方面的應有作用。

1.5 助力考核偏少

績效考核是國企經營管理中的有效做法，但部分考核缺少詳實原始數據、記錄和證明的支撐，最終難免流于走過場、憑印象或“輪流坐莊”。同樣，人事檔案只記錄重要時點的結果或總括信息，卻不適當納入高分辨率、細顆粒度的過程動態，既在績效考核中無用武之地，也使考核結果在職業生涯記錄中失之于簡單粗疏。

1.6 缺位企業文化

企業文化是一家企業特有的精神氣質、性格特征、價值理念和共同記憶。企業的產品、技術可以被竊取、“山寨”，企業文化卻可歷久彌新。一些知名企業很注意企業文化建設和培養全體員工的歸屬感、溫馨感，將其作為企業人力資源管理的一個重要方面。如美國摩托羅拉公司創始人保羅兄弟就經常和人力部門負責人參加員工的聚會、婚禮，了解他們的所思所想、所憂所樂。人事檔案、公司檔案正是企業文化的重要物質載體，然而遺憾的是，仍罕有國企從中發掘養料來支持企業文化建設。

由此可見，人力資源管理與人事檔案管理雖各有對象、內容和側重，卻也不乏契合點和共通處，二者“合則兩利，分則兩傷”。為互相促進計，筆者認為最為迫切的是人事檔案管理工作要遵循“創新、開放、共享”等發展理念，淡化單純憑證功能，提升服務企業本領，以人事檔案工作的有所作為，來爭取自身的應有地位。

2 對策與建議

2.1 健全制度流程

提高重視程度，爭取將人事檔案工作納入企業年度績效考核。持續完善人事檔案管理工作制度[6]，每2～3年修訂一次，明確管理權限，細化業務流程。將該制度納入企業制度匯編予以印發，確保管理人員熟悉，普通員工知曉。加強管理隊伍建設，堅持先培訓后上崗，培訓內容包括法規制度、行業標準和實操技能。每年集中開展1次工作講評或業務交流。通過企業內部展板展屏、媒體刊物，定期介紹工作動態和相關知識。對擬提任干部，在報上級組織人事部門審批前由專人負責審檔；審核發現人事檔案不完整、不規范的，要求限期整改，確保其規范性和嚴肅性。

2.2 增擴渠道范圍

根據企業發展需要，抓好“自選動作”，對不同崗位的人事檔案適當開展“私人訂制”，改變傳統檔案“千人一面、千篇一律”的面貌。除組織人事部門的材料外，應適當納入由各級職能部門、工青婦等群團組織形成的榮譽嘉獎材料，由紀檢監察部門形成的黨內外懲處材料，以及函授培訓、繼續教育、比賽競聘、資格或注冊考試等材料。要潛心分析崗位特點，分層分類的開展收集。如對業務部門員工，著重業績成果證明材料；對綜合部門員工，著重反映管理、協調和應急能力的材料。尤其要將員工在重大活動、重點工作、突發情況中的表現及時入檔。通過上述舉措，努力將人事檔案打造成選拔培養、人崗適配的高質量依據。

2.3 研發信息系統

人力資源管理系統（e-HR）已廣泛應用于各行各業，該系統通常具有薪酬、招聘、培訓、考勤、報表等模塊，可實現瀏覽查詢、分類統計、圖表繪制等功能，有些還可構建績效考核體系，支持KPI、MBO、OKR等多種考核模式。這些工作也是人事檔案管理的重要內容。因此，在企業人力資源管理系統或辦公自動化系統（OA）中研發人事檔案信息系統（模塊），是人事檔案管理工作發展的新方向。

該系統要適應主營業務、界面簡單友好、功能齊全穩定，與e-HR或OA系統無縫對接，自動記錄每日實況，具備統計匯總、報告生成、雙重歸檔（向業務部門和人事部門）、驗證查重等功能。系統可動態管理存量數據，定期提醒是否更新原有檔案，方便管理人員剔除老舊信息（存入歷史數據庫），充實新鮮內容。

研發該系統和實現檔案數字化，一是可減少紙質材料和拆卷整理次數，有效保護原始檔案。二是在收集時借助軟件自動驗證查重，如同類信息相互矛盾則不能輸入。三是能以圖、音、像形式記錄個人信息。四是可按權限隨時在線調檔，以供瀏覽或在一定范圍內共享。五是可按要求選取某個時段的數據形成員工階段性情況簡報。

研發系統時要關注兩個問題：一是兼容性。在行業或企業內部要采用統一的系統版本、采集標準和數據格式，減少不必要的轉換，避免數據結構混亂。二是安全性，包括網絡、設備、介質、數據等方面。若檔案數字化外包，必須選擇有資質的實施單位，施工現場安裝24小時監控。嚴格出入庫登記，嚴控檔案流量，嚴禁涂改增刪及無關人員翻看。現場設備的使用、維修、報廢等也要嚴守保密規定[7]。

2.4 支撐職業規劃

職業規劃是當前人力資源管理的重要組成部分，即著力融合企業發展目標和員工個人愿景，推進員工職業生涯的可持續發展。職業規劃要從員工本位出發，使企業成為員工的合作伙伴，通過若干可實現的、漸進的、階段性目標引領員工的成長。知名企業星巴克就十分重視員工的職業規劃。星巴克門店和支持中心的人員可以雙向流動，具備意愿的門店員工在得到經理的推薦之后，可參加支持中心的空缺職位面試，每年約有20%的門店員工進入支持中心。要做好職業規劃，無疑先要收集員工的基本信息，這也正是人事檔案管理的應有之義。因此，要在人事檔案信息系統的基礎上，逐步形成培訓數據庫、人力資源池，專人跟蹤、定期測評、在線反饋，依靠數據篩選潛力對象，集中資源予以重點培養。

2.5 助力績效考核

績效考核是人力資源管理的重要抓手，關系員工的切身利益，而績效考核需要大量記錄作為“底料”。人事檔案系統可通過與OA或e-HR的數據接口，同步收集工作數據，包括出勤加班、完成任務、參加活動、出席會議等信息，一方面納入當年（季）度的績效考核，一方面摘要后形成歷史數據存檔。

2.6 挖掘數據“富礦”

運用大數據技術，深入探索和有效挖掘人事檔案這一數據礦藏，推動人事檔案主動服務人力資源管理。定期進行維度歸約、數據探索、關聯規則、聚類分析。用好數據可視化技術，以圖片、圖表、視頻、動畫等更為生動、更易理解的方式來展現和詮釋數據間的復雜關系與發展趨勢。進一步的，定期編印企業招才引智、儲才培養、使用流動等三個專題報告，報送領導層，為經營決策提供定量參考。

2.7 豐富企業文化

人事檔案在這方面亦當有所作為。一是將優秀員工的成長經歷、經驗教訓、光榮時刻編印成冊，供全體員工學習借鑒。二是設立人事檔案“銀行”，鼓勵將本人或家人的信息（家庭檔案）交由企業人事檔案管理部門代存代管。三是建設“數字檔案展示館”[8]，以多種媒體展示企業的歷史沿革、發展規劃，營造企業“大家庭”的良好氛圍。

參考文獻

[1]郭芳.提升人事檔案在人力資源管理中作用與策略[J].檔案管理，2014（1）：87-88.

[2]汪黎.人事檔案管理在人力資源管理中的運用[J].求實，2013（S1）：197-198.

[3]黃宗凱.加強國有企業人事檔案管理思考[J].檔案管理，2013（6）：66-67.

[4]曹卓瑜.信息化管理在高校人事檔案管理中的運用[J].山西檔案，2016（6）：72-74.

[5]張麗娜.大數據時代高校人事檔案信息化建設的問題與對策[J].山西檔案，2017（2）：71-73.

[6]李新倉.信息化視域下高校人事檔案的創新管理研究[J].蘭臺世界，2013（11）：60-61.

[7]吳京，李卓妮.運用大數據技術加強干部人事檔案資源體系建設[J].中國檔案，2017（5）：58-59.

[8]胡金濤.智慧院所背景下企業檔案工作面臨的新形勢與新發展[J].檔案與建設，2018（7）：31-33.

作者簡介

于超，蘇州市吳江東方國有資本投資經營有限公司人力資源部助理館員，研究方向：國企人力資源管理、人事檔案管理工作。