文書檔案管理中辦公自動化的應用探究

錢煒

摘 要：辦公自動化作為文書檔案管理工作革新的主要方向。以現階段文書檔案管理工作情況為基礎，結合近年來辦公自動化應用特點，明確新時代發展對文書檔案管理工作提出的要求，分析如何在文書檔案管理中應用辦公自動化，以此提升實踐工作效率，優化檔案管理工作質量。

關鍵詞：文書；檔案管理；辦公自動化；信息共享

文書檔案作為社會發展的必然產物，可以充分展現基礎建設、領導決策及處理問題等內容，屬于檔案管理工作的重要組成部分。因此，在社會經濟持續發展的過程中，要想系統而完善的提供檔案信息，可以結合辦公自動化理念進行革新，這樣不僅能滿足日益革新的文書檔案管理要求，還可以成為新時代文書檔案管理工作革新的主要依據，從而提高實踐檔案管理效率。下面，對應用辦公自動化的文書檔案管理工作進行分析。

1 辦公自動化的優勢

1.1 共享信息

在傳統意義上，文書檔案管理工作是由人工操作的，單位無法共享應用信息，致使大部分信息被閑置在檔案柜中，不但會加劇資金與資源的浪費，而且會增加尋找文件及附加信息的工作難度。而隨著計算機技術的不斷優化，檔案管理工作也會隨之革新，此時不僅能區分處理檔案中的信息與載體，還可以與其他子系統構建良好關系，以此促使系統之間可以有效查找自己所需的信息數據。

1.2 提升工作時效性

傳統意義上的文書檔案管理工作有三大問題：立卷難、管理難且應用效率低。而在新時代背景下，現代網絡系統的提出和應用，方便了工作人員進行管理，不僅可以便捷操作檔案管理工作，還能提供信息應用的快速途徑，以此優化文書檔案管理工作效率和質量。

1.3 優化檔案管理的質量

從本質上講，檔案工作就是合理利用儲備信息數據。此時，要想為各部門或系統提供有效檔案信息，需要工作人員在整合以往工作經驗的基礎上，優化文檔卷宗管理的高質量。這是傳統意義上文書立卷工作無法實現的工作。而在現代辦公自動化理念提出后，檔案人員不僅能從以往復雜的工作內容中釋放自己的雙手，還可以將工作精力和時間放在檔案編研和二次信息開放工作中，以此優化整體文書檔案管理的工作質量和效率。這對當前文書檔案管理革新而言具有積極作用[1]。

2 文書檔案管理特點

了解當前文書檔案管理工作可知，在實踐發展中，其具有以下特點：其一，常規性的文書檔案管理工作過于復雜且龐大。簡單來說，文書檔案的構建分為資料的收集、儲存及應用三部分。其中工作人員可以選擇的儲備方法有很多種，如縱向建檔、橫向建檔等，因此在管理操作中具備復雜性和多變性，會阻礙實踐工作效率和質量；其二，員工的工作效率和熱情不高。受工作復雜性、多變性等因素的影響，工作人員在操作過程中非常辛苦，且日常工作步驟也很無趣，這樣勢必會制約整體工作效率；其三，管理和應用效率過低。傳統意義上的文書檔案管理工作形式，難以滿足新時代背景下的管理需求，這樣會導致文書檔案的查閱、儲備等工作效率下降，且無法保障掌控整體文書檔案管理工作的動態，最終會增加人力和空間資源的消耗。

3 在文書檔案管理中辦公自動化的應用措施

了解當前文書檔案管理工作可知，引用辦公自動化進行革新發展，優勢與劣勢并存，但就現代檔案工作而言，優勢遠遠大于弊端。因此，工作人員要在整合以往工作經驗的基礎上，提出有效的應用措施。

3.1 隔離內外系統

通過在辦公自動化系統中的內部網絡和外部網絡之間，設計物理隔離，有助于內外網在隔離的狀態下，有效保護網絡系統運行安全。具體設計分為以下兩點：一方面，引用路由器進行隔離防護。在路由器的作用下，可以先屏蔽一切IP地址，并有針對性的放行一些地址進入網絡系統中；另一方面引用防火墻進行隔離防護。當前，很多防火墻都具有認證機制，且不管是哪種類型，從本質上分析，都具有以下幾點功能：其一，過濾進出網絡系統中的信息數據；其二，管理進出網絡中的訪問行為；其三，記錄進入防火墻的數據信息與活動；其四，檢測和警告網絡攻擊。

3.2 優化工作人員的綜合素養

具體內容主要分為以下幾點：其一，從硬件和投資入手，持續優化硬件環境，優化檔案管理者的綜合素養。了解當前實踐案例可知，要想應用辦公自動化革新檔案管理工作，必須要增加現代化應用硬件的投資，只有這樣才能幫助工作人員更多了解應用設備的特點和運行條件，且可以在實踐工作中熟練掌握，進而優化自身的工作能力；其二，要以自主學習為核心，培育訓練為輔助的方式進行操作，而后在實踐落實中推廣可持續引用的終身教育觀念，以此保障檔案人員的綜合素養可以隨著時代變遷而穩步提升。多了解和多學習是檔案人員優化自身能力和素養的重要措施，此時需要各單位在實踐工作當中構建良好的學習激勵制度，并將檔案業務學習考查結果融入到業績考核當中，從而調動員工自主參與的積極性；其三，強化檔案部門與區域之間的系統合作關系，以此通過拓展自己的交際面，學習其他單位檔案管理、資源應用、知識創新等高科技，促使自己掌握更多的現代化管理知識[2]。

3.3 保障檔案管理的計算機信息安全

在現代化計算機技術持續發展的過程中，文書檔案管理工作向著辦公自動化方向的革新工作也產生了新的變化，尤其是網絡病毒、黑客攻擊等現象的出現，為企業和單位的文件信息質量帶來了極大的影響，若是出現泄露還會增加企業和單位運行的經濟損失。由此，在新時代背景下，我國文書檔案管理工作一定要從安全角度入手進行優化和革新。通常情況下，企業會在系統中安裝殺毒軟件，如當前最常見的有電腦管家等，亦或是引用防火墻的獨特優勢，為文書檔案管理工作奠定基礎保障。另外，有關工作人員在文書檔案工作中應用辦公自動化時，要針對不同部門的信息進行加密，或設計權限，以此避免企業和單位在發展過程中泄露重要信息。

3.4 構建完善的文書檔案管理標準

以辦公自動化為核心，不管是企業還是事業單位，都要全方位優化文書檔案管理工作的效率和質量，并提出完善的文書檔案管理標準。由此，在發展中，企業和單位要構建專業的文書檔案管理部門，聘用優質的綜合型人才，以此在保障文書檔案管理工作有序進行的同時，并設計有效的監督機制。依據引用監督機制全面管控文書檔案管理工作，有助于提升文書檔案管理的有效性和合理性。同時，在系統運行中，工作人員在對計算機程序進行科學設計時，還可以結合有關標準正確儲存和輸入有關數據信息。需要注意的是，檔案管理工作中涉及到的信息類型非常多，因此要求工作人員在處理時，必須要引用不同程序進行管理和編訂。另外，要想保障后續工作可以更快操作，還要針對文書檔案進行編號，只有這樣才能幫助工作人員更快找到所需信息的位置和內容[3]。

4 結束語

綜上所述，在文書檔案管理工作中應用辦公自動化，對企業和事業單位的發展具有積極作用。因此，在新時代背景下，工作人員不但要先明確辦公自動化的應用優勢，而且要明確其中存在的問題，以此在整合自身發展需求的基礎上，提出有效的應用措施，并優化各部門員工的工作能力和綜合素養，只有這樣才能更快實現預期目標，并科學管控重要檔案信息。

參考文獻

[1]宋玲玲.談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].科學技術創新，2017（3）：196-196.

[2]蘇青麗.基于辦公自動化環境的電子文書檔案管理研究[J].中國管理信息化，2018，v.21；No.378（12）：172-173.

[3]宋小杰.辦公自動化在文書檔案管理的應用研究[J].才智，2018（16）：210.