中學檔案管理的問題與對策

陳曉敏

摘 要：近這幾年，由于各學校的領導對檔案管理工作越來越重視，以及在各工作人員的努力下，檔案管理的成果越來越凸出。檔案管理是學校管理的重要組成部分，也是衡量學校管理水平的重要指標之一，對學校黨務、行政和教學工作具有重要意義。目前，中學檔案管理工作的成績在各界都取得了很大的提升，檔案管理水平也在日漸提升，但是受到各種因素的影響，檔案管理工作中還有很多問題，讓檔案的作用也受到了極大影響。目前中學檔案管理工作主要分為兩大類：1）綜合檔案管理：具體內容有（文書檔案、會計檔案、基建檔案、教學檔案、實物檔案等）；2）人事檔案：是對于學校教職員工及學生的信息管理，本文對此進行了探討。

關鍵詞：檔案管理；中學；問題

檔案管理是檔案事業的工作，利用科學的檔案管理方法和原則，更好地為社會各項事業服務。提高政府機構的工作效率，保證其工作質量，同時保持一段真實的歷史。檔案管理工作擁有現實性的原因是因為它記錄了以前和當前的工作情況和歷史經歷，將為往后的工作提供借鑒。檔案的真實性和可靠性決定了檔案是第一手的參考資料。檔案管理信息來源于本單位的各項工作，真實地記錄了本單位工作的發展和成果。完整、系統的檔案是對單位工作內容和工作成果的書面總結和客觀反映，為單位今后的工作提供了真實有效的參考和依據。

1檔案管理中存在的問題

檔案管理在中國發展迅速的這幾十年里，為國家部門、各級政府和企事業單位的發展方向和發展目標提供幫助。在我國教育事業的蓬勃發展時期，學校檔案管理辦法的改進和檔案信息化的普及，為學校的教育教學以及提升辦學水平等方面提供真實有效的檔案材料，為學校、教師隊伍建設以及學生學習提供各種幫助。例如，學校每年的考試成績統計分析、各科教師的教學計劃、總結、各項教研活動等檔案信息可以真實有效地反映該學校的最新的教學成果。但中學檔案管理工作還不完善，還存在一些值得思考的問題。

1.1 缺乏規范化的檔案管理

現如今，中學的檔案管理仍處于水平低下，沒有科學合理的管理方式。例如：文書檔案的分類不清，教學檔案相關內容的排序，以及檔案室的硬件落后等等。由于各種原因的產生，致使檔案的查找和借閱率不高、利用效果不明顯，沒有起到很好的效果。

1.2 效率較低的檔案檢索

檔案的查找分為手工查找和計算機查找的方式。就目前來看，相當一部分中學仍然是以手工查找為主要搜索方式。中學的檔案管理部門在傳統手工查找方面創立了大量的對策，但是由于相關策略不夠科學和精準，導致在查找效率上沒有太大進步。許多學校將編寫更多的檢索工具作為提升檔案工作服務質量的前提，因此在信息社會，計算機搜索的使用率都非常低下。

1.3 缺乏專業素質較高的檔案管理人員

由于中學檔案管理人員的整體素質都不高，所以在檔案管理工作中，存在一定的難度，且目前具有專業檔案管理知識技能的人非常少，很多檔案管理人員都是由教師工作轉到檔案管理工作上，檔案管理團隊素質和技能參差不齊，管理團隊的建設一定會影響學校檔案管理的順利實施；同時檔案管理人員的工作態度也會對學校的檔案管理產生嚴重的影響，檔案管理人員在工作中不認真負責，往往會因為粗心大意導致一些重要文件的丟失。

2 檔案管理中問題的解決方法

2.1 完善檔案管理的規章制度

因為近幾年來國家對于教育事業的大力支持，而學校的檔案管理工作是促進教育事業發展的重要基礎，全國各地的教育機構對此都制定了相應的管理制度，為此對中學教育上的要求也在不斷增加，中學檔案管理工作面對這些相應的情況應該做出不同的調整。首先，在檔案管理中，我們必須要知道檔案管理的目標是什么，對此建立科學合理規范的制度，提高檔案管理的實效性。其次，管理人員要明確了解檔案管理需要進行哪些工作，結合中學的教育特色建立檔案管理制度。

2.2 校領導積極支持檔案管理工作

在學校中只有校領導重視檔案管理工作，才能為檔案的管理工作提供良好的保護，檔案管理工作在學校的各種決定中有一個良好的建議作用，是學校校園活動的基礎。學校領導應該對檔案管理工作理解和支持，提升對檔案管理的扶持和資金投入，改善檔案管理的環境因素，積極提高檔案管理人員的職業素養和責任心。在管理技能方面，學校應該加大對管理人員技能的培訓，這樣才能提升管理人員的工作質量。

2.3 提高團隊素質，提升綜合素養

學校檔案管理部門在進行人員招聘的時候，必須按照招聘制度嚴格考核，管理人員的選擇必須具有專業的管理知識和管理技術，同時具有良好的職業品質，才能參加檔案管理工作。對于學校原有的管理人員，學校應對其進行專業知識的強化，促進管理人員的專業知識和素養得到進一步的提升。作為新時代的人員，在面對檔案管理事業的變化中，檔案管理人員應該快速調整心態及視野，對與工作相關的知識進行全面的了解，努力提高專業方面的知識和技能，讓檔案管理工作在正確的方向越走越遠。

2.4 調動檔案管理工作人員的積極性

由于傳統管理制度的死板和單一，檔案管理人員在工作中慢慢缺乏積極性，這對檔案管理工作有著巨大的阻礙，大部分的管理人員都是被動從事工作。對于目前中學的檔案管理工作如果想要進一步的發展，必須進行合理的調整，改變現有的局面，通過科學合理的考評和激勵機制，使檔案工作人員由被動變為主動，積極從事工作。

2.5 促進信息化的實現，完善設施建設

現如今，各個行業都隨著社會的發展不斷改變，中學檔案管理也不列外，必須與時俱進，適應時代的需要。檔案管理工作人員必須擺正積極學習的心態，掌握科學合理的信息化管理手段，解決工作中出現的問題，讓檔案管理工作與現代化相結合，通過各種網絡信息媒介作為檔案管理方式，在需要時發揮作用。先進的設備是提高工作效率的重要因素之一，為提高中學檔案管理信息化的建設，學校要積極的引進先進的檔案管理設備，推進中學檔案管理信息化的建設，從而提高中學檔案管理工作的效率與質量。并且計算機等硬件設備的引進，有利于中學教學檔案信息數據的整合，為教學管理工作提供依據。中學檔案信息化設備的使用，也便于提高教師查詢所需檔案數據的效率，從而幫助教師更加準確的認知目前的教學現狀，并根據檔案數據，制定相應的教學目標，提高中學整體的教學質量。

2.6 保證檔案的安全管理

在中學檔案管理中，電子檔案必須有科學完整的存儲方式，確定檔案存儲的格式和標準，且保證被大部分軟件認可，支持資源共享。在電子檔案形成以后，還要對電子檔案進行備份保存，避免檔案的損壞和丟失。制定相關的保密機制。比如：對于檔案管理的存儲有專人保管，設置管理密碼，禁止他人參閱，防止電子檔案的泄露。并且提高管理人員的責任意識，落實管理人員的責任。

3 結論

檔案管理系統是整個國家文件信息系統的組成部分之一，在全社會的科學能力中占有重要地位，是社會信息系統的基石。檔案管理不僅關系到地方單位的工作和生產，而且關系到整個社會。在新的歷史條件下，檔案工作必須與時代發展密切相關，必須采取有效措施更新觀念，積極探索現代檔案管理模式，推進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

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