檔案管理工作內容與模式之轉變探究

徐蕾

摘 要：在目前社會發展的推進下，信息技術得到了快速的發展，促使其變得更加快捷和高效。檔案管理也逐漸朝向了數字化和高新化的方向進步。在這樣的背景下檔案管理的工作內容和模式也隨之出現了變化，本文對此進行詳細的論述。

關鍵詞：檔案管理；內容；模式

檔案管理在內部發揮著重要作用，可以實現信息的傳遞、共享，達到預期目標。為了在競爭激烈的市場環境中保持自身優勢，必須堅持與時俱進的理念，對檔案管理進行創新。從實際情況出發，制定出切實可行的策略，為企業創造更大經濟效益。

1 醫院檔案的重要性及發展

1.1 醫院檔案的性質

醫院檔案包含醫療專業知識和醫政管理知識是醫療機構的骨架構。對機構建設和發展具有引領性作用，檔案機構是其他機構、部門能夠協調發展的基礎，做好檔案合理性和規模化建成的同時也為醫院機構各個部門協調發展、科學性適應新時代提供有力支持和保障，以醫院的檔案管理部門為紐帶協調各個部門形成現代化信息建設。

1.2 醫院檔案現代化管理的不足

新時代的多元化發展需要社會機構不斷創新、進取，吸取其他機構整改創新理念， 將基本的管理工作與醫療業務同時進行評估和發展。醫院檔案記錄著醫療機構整體運營和各個科室患者病例及復診等實際情況，對管理工作者的要求極高，需要人員多方配合、靈活調整工作中不符合實際情況的問題，醫院檔案管理工作部門不能及時、完整的收集有利用價值的數據導致有序性差，通常沒有專業素養和相關性培訓在數據處理方面水平較低。機構在發展上沒有明確目標和建設性方向，應該從根本出發制定合理可行的制度政策，堅持遵守管理條例并從管理工作上積極配合服務人員工作， 破除不符合新時代的舊規條例而實現利用大數據和新型科學技術創新， 推動醫院檔案管理方便快捷并提高其安全性。

1.3 發展現狀

醫院檔案是醫院內部組織的架構，通常收集、記錄醫療人員名單、特殊病癥治療流程以及醫院發展趨勢等重要信息。醫院檔案管理一直被高度重視是其部門屬性所決定。資料數字信息形式轉換和機構內部系統無障礙共享是需要重視的新問題，按照醫院以往的傳統檔案管理模式已經不能滿足當下大數據背景的信息化管理模式，從技術低級階段向數字化平臺轉型成為重點和難點。新醫改政策更加科學化和民主化，激發民間活力而逐步解決醫療資源分布性問題，使管理模式從實踐出發探索適應性發展的醫院檔案管理體系。穩扎穩打推進醫院管理模式步入一個新臺階，能夠更好服務有關醫療教學、科學研究等其他機構，真正實現資源有效利用。

2 檔案管理模式的改革方向

2.1 管理理念的改革

相關管理理念會直接作用到的各項管理事務之中，所以管理理念是否與時俱進，直接決定各項管理工作能否科學化、合理化、有效化的落實。基于此，為了推動檔案管理模式改革，提高檔案管理的可行性、有效性，首先就要將改革方向落在管理理念上，充分考慮時代大環境、環境及檔案管理實際情況，進而樹立正確的、可行的檔案管理理念，使之能夠為檔案管理模式改革得以成功奠定基礎。

2.2 管理方式方法的改革

管理方式方法的改革是檔案管理模式改革的重要內容。所以，為了保證檔案管理模式改革能夠成功，還應當對以往檔案管理工作落實實際情況予以了解，深入分析所選用的管理方式方法與實際經營發展、管理要求之間存在的沖突，確定管理方式方法的優勢和劣勢，進而探尋行之有效的管理方式方法，促進檔案管理模式改革。

2.3 管理人員的改革

有促進管理人員全方面的改革，才能真正構建優秀的、專業的管理人才隊伍，如此管理人員才能認真負責、恪盡職守的工作，發現并找出檔案管理模式的不足，逐步探尋可行的管理模式，提高檔案管理水平。

2.4 信息與檔案的收集工作轉變

傳統的檔案管理模式中，檔案員都是依靠檔案的自然生成方式獲取檔案，之后再進行檔案的歸納和管理，而這種情況下進行的檔案收納與管理都是在紙質文件的基礎上進行的。此類方式基礎工作量大、時間長，而且紙質文件會受到紙質和保存條件的限制，長時間的保存會使紙質文件在調取過程中遭到一定程度的損壞。同時，在調取時需要人工操作來進行，非常復雜且耗時。

3 企業檔案管理模式創新策略

3.1 管理機制創新

信息安全管理主要通過對信息本身與工作人員實施管理兩個方面進行。采用先進的科學技術手段，在計算機硬件上消除安全隱患，保證系統正常運行。同時還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢安全可靠。針對于工作人員方面而言，建立管理政策，保證每個人各司其職，實現相互之間的協調合作，保持信息的流暢。定期開展業務培訓，不斷提高人員綜合素質，適應企業發展的需要。對待工作要認真負責，減少失誤情況的發生。

3.2 工作平臺創新

新時期的創新管理，應該在傳統流程基礎上進行優化，積極引入信息技術，堅持與時俱進的理念。借助計算機技術建立檔案管理系統，充分實現電子化，可以減少人為主觀因素造成的失誤，提高資料的完整性和可靠性，使用起來也會非常方便。為提供數據信息管理平臺，對內部情況有全面的了解，在進行活動的時候可以對信息流向規范、控制集中、表單定制多樣、利用方式靈活等進行多樣化要求，讓檔案管理實現質的飛躍。管理人員要用發展眼光去看待問題，積極引入先進技術，不斷提高檔案管理現代化，從而為更好發展服務。

3.3 創新醫療設備檔案管理制度

促進醫療設備檔案管理工作，還需要將醫院內各項硬件設施進行建立健全，促進醫療設備檔案管理的現代化發展。在具體工作中，醫院需要從辦公設備進行入手，將各項基礎設施進行完善，并建立專用庫房，在其中添加刻錄儀、掃面儀、照相機和攝像機等設備，從而促進現代化辦公條件的形成，保證其應用優勢的充分發揮，提高醫療設備檔案管理工作效率。將自動監控系統設備和防火防盜特性等設備進行建立健全，從而提高醫療設備檔案管理工作的安全性。同時，促進計算機管理技術的發展，積極引進計算機技術，促進現代計算機網絡技術的應用，建立完善的數據庫系統，完善檔案信息的檢索存儲系統，加強對大量檔案資料的歸類和整理，促進檔案信息的有效利用和處理，增強其應用便捷性、準確性，提高工作效率。這樣的工作過程，能夠有效減少管理人員的工作量，節省大量的工作時間，減少人力物力，節約資金投入，提高管理工作人員的工作效率，同時，有利于促進檔案資料作用效率的充分發揮，使資料信息的價值得以全面發揮，推動醫院的可持續發展。

4 結語

綜上所述，檔案管理在企業發展中具有重要意義，可以為決策提供科學依據。要緊跟時代發展的步伐，對管理模式進行創新，體現出檔案的實用價值，有利于實現企業可持續發展。

參考文獻

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