新時代文書檔案管理工作的探討

摘 要：在信息交互速率加快以及工作節奏加快的現代社會，文書檔案管理工作成效直接影響到其他工作的開展。新時代，文書檔案的內容和傳播形式都發生了相應的改變，文書檔案資源的使用頻率和利用價值也有所提升。因此，優化文書檔案管理各個環節，確保文書檔案管理工作質量成為現階段檔案管理部門的關鍵工作。本文立足于新時代背景，從完善管理體制、提升信息技術運用能力以及完善管理標準等多個層面剖析文書檔案管理標準化路徑。

關鍵詞：新時代；文書檔案；信息化；體制

1 新時代文書檔案管理工作的特點

1）文書檔案內容與形式呈現多樣化。信息化社會，各個單位的公文往來以及工作交流頻率加快。隨之產生的信息資源不斷增多。辦公自動化以及網絡技術愈發成熟，更是改變了文書檔案的形式，電子文書檔案隨之增加。因此，檔案管理人員工作量有所增加，歸檔任務和管理任務也愈發沉重，原本就種類多樣的文書檔案也發生了演變。許多單位的檔案管理人員不僅需要對紙質文書檔案進行歸口管理，還需要在電子系統上處理電子文書檔案[1]。在這種背景下，許多單位開始著手文書檔案技術化、信息化和智能化建設，開始將數字處理技術以及網絡信息技術運用至文書檔案管理領域，取得了階段性成果，一定程度上緩解了檔案管理人員工作壓力。

2）文書檔案管理價值更加突出。文書檔案管理工作的本質是信息資源加工，實質上是對信息資源進行深度收集、加工、管理和利用，最終目的是服務于單位其他工作，使單位能夠創造出更多的社會效益和經濟效益。文書檔案作為單位決策層開展決策工作的客觀依據，能夠顯著增強單位決策工作的可行度和科學性。許多單位決策人員通過參考文書檔案，能夠從宏觀和微觀上把握今后工作方向，擬定出更具有前瞻性和科學性的發展戰略。此外，伴隨信息共享技術愈發的成熟，各個單位之間開始尋求合作，探索建設文書檔案共享機制，進一步挖掘了文書檔案的價值，節約了單位開支。

2 新時代文書檔案管理工作的現實困境

1）部門之間聯動不足。雖然在信息化社會，文書檔案的價值得到了認同，但是仍然有部分單位的相關工作人員缺乏對文書檔案工作的正常認識，單純的將文書檔案管理工作視為資料整理工作。由此導致單位各個部門之間缺乏聯動，影響了文書檔案工作的正常開展[2]。檔案管理人員對文書檔案進行跟蹤或定期收集過程中，需要其他部門工作人員在提供后續資料上給予配合，才能確保文書檔案收集工作的完整性、規范性和連續性。與此形成對比的是現階段部分單位管理體制上存在缺陷，導致各個部門與檔案歸口管理部門之間的聯動不足。一方面，部分單位沒有加強頂層設計，沒有設置出一套貼合本單位檔案管理實際的工作流程，部門與部門之間工作難以接軌。加之其他部門工作人員對文書檔案管理工作知之甚少，在缺乏指引的情況下更是難以配合檔案管理人員的工作，影響了文書檔案收集工作的質量。另一方面，部分單位沒有加強監督管理和績效考核，其他部門工作人員對文書檔案管理工作重視度不高。

2）信息化技術運用能力不強。數字化技術、網絡信息技術以及其他智能技術可以高效處理信息資源，為單位文書檔案管理工作帶來了新思路。現階段，部分單位信息化技術運用能力不強，難以適應現代檔案事業變化和發展。實踐中大致存在以下幾種情況：第一，人力資源建設工作存在漏洞。工作人員專業知識更新與時代發展速度不匹配，阻礙了信息化建設進程。部門單位引進文書檔案管理系統和硬件設施時，忽視了人力資源建設，工作人員運用檔案管理系統和信息技術的能力不強。第二，部分單位沒有營造創新環境。工作人員創新意識匱乏，主動性不強，難以形成特色化的檔案管理機制。第三，部分單位忽視了辦公條件的改善，文書檔案管理工作過于依賴人力，不利于文書檔案管理工作的可持續化發展。部門單位沒有在文書檔案管理信息化建設上給予相關部門足夠的資金支持、物力支持和人力支持，與普遍實現辦公自動化和文件信息化的工作環境形成了鮮明對比，不利于提升文書檔案的收集效率、管理效率和利用效率。

3 新時代文書檔案管理工作的策略

1）完善管理體制，形成部門聯動。新時代，文書檔案管理工作呈現出新特點，傳統管理機制難以適應文書檔案管理實際管理需求，不利于單位長期發展。為此，單位有必要從管理制度入手，加強頂層設計，確保檔案管理工作各個環節暢通[3]。首先，單位要積極開展調研，充分了解本單位檔案管理工作的現實困境，有針對性的設置出檔案管理流程。其次，單位應當明確各個部門在文書檔案收集、管理、后續交接和利用環節的義務和責任，將責任落實到具體的工作人員，督促工作人員形成檔案協作管理意識和檔案管理責任意識。最后，單位要重點完善文書檔案跟蹤管理機制，加強文書檔案的完整性和連續性，真正發揮文書檔案的價值和效用。總而言之，單位建立一套可行性強的管理體制，才能使文書檔案管理工作走向標準化和規范化，才能防止部門之間互相推諉，提升文書檔案工作質量。

2）提升信息技術運用能力。在信息科技高度發展的新時代，信息科技對人類生活與工作的影響程度不斷加深。單位要確保本單位信息技術運用能力與信息化時代發展速度相匹配。首先，單位要培養具備相關技能和工作經驗的人才，防止文書檔案管理工作邊緣化。單位既可以從培訓層面入手，通過定向培養、統一培訓和崗位交流等方式來培養人才，也可以與其他單位進行合作，共同舉辦交流論壇和合作論壇，為工作人員提供平臺。其次，單位要重視創新，鼓勵工作人員開展課題研究和技術研發，探索引進大數據技術、區塊鏈技術和人工智能技術，推動文書檔案管理機制創新，營造創新環境。最后，單位要逐步改善辦公環境，滿足檔案管理部門工作需求，為其提供充足的資金支持，完善各種軟硬件管理設施。

3）完善檔案管理標準。紙質文書檔案與電子文書檔案分屬兩個領域，各有其特點。為此，單位必須完善檔案管理標準，確保文書檔案管理符合行業相關要求。一方面，對于紙質文書檔案而言，單位要重點把控文書檔案歸檔與保管環節，加強對紙質檔案的安全管理工作。同時，對于失效的相關紙質檔案，要及時進行銷毀，防止檔案堆積，節約單位管理成本。另一方面，對于電子文書檔案而言，單位要統一電子文書檔案保管格式，對電子文書檔案的加工標準、保管標準和儲存方式予以明確。總而言之，完善檔案管理標準是利用檔案的前提條件，單位管理層應當予以重視。

4 結束語

作為單位信息交流以及信息匯總的運轉核心，檔案歸口管理部門在單位各個工作環節占據著重要位置。在信息日新月異，文書檔案數量增多的新時代，檔案管理人員僅僅具有服務意識和工作經驗遠遠不夠，還需要具備相應的專業素養。通過本研究可以發現，在信息化社會，檔案管理人員需要綜合利用各項網絡技術和信息技術的優勢，創新文書檔案管理機制，形成具有特色化、標準化和科學化的檔案管理機制。總而言之，文書檔案管理工作是單位日常工作實踐中的突出環節，關系單位各項決策和發展戰略的擬定。在共同努力下，文書檔案的信息服務價值一定會得到提升和凸顯，文書檔案管理工作也一定會邁向更高的臺階。

參考文獻

[1]張斌.辦公室文書檔案收集與歸檔[J].辦公室業務，2018（24）：112.

[2]黃文柳.文書檔案的信息化管理[J].辦公室業務，2018（23）：42.

[3]潘海燕.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的優化措施研究[J].辦公室業務，2018（23）：155-156.

作者簡介

馬靜（1980-），女，漢，山東省臨沂市，館員，大學本科，研究方向：檔案管理。