信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新模式

陳瑩

摘 要：近幾年，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷加快，人們對信息檔案的需求也在逐漸提升。因此，有關(guān)部門要提高對檔案管理工作的重視，只有結(jié)合信息時代對檔案的需求，對現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，檔案信息資源的利用效率才能得到真正提高。本文就信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新模式進(jìn)行研究，希望能夠在一定程度上提高檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；工作創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)時代的來臨，提高了人們對檔案信息資源的需求。因此，檔案管理部門必須要對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理信息化的水平，利用計算機(jī)技術(shù)提高減少檔案管理的工作量，結(jié)合信息時代的檔案管理理念，對檔案管理思維進(jìn)行創(chuàng)新，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，將結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，制定科學(xué)、合理的檔案管理體制，檔案管理工作才能開展的更加順利。

1 檔案管理信息化

1.1 檔案管理信息化的意義

作為社會的重要資源，相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理時，要利用信息技術(shù)提高檔案管理的水平，檔案信息資源的利用價值才能得到提升。現(xiàn)在我國很多檔案管理單位，沿用的仍就是紙質(zhì)檔案，相比較于信息檔案而言，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行管理過程中，非常容易出現(xiàn)檔案資源丟失的情況，導(dǎo)致檔案信息資源的價值無法得到充分發(fā)揮，這種情況給我國檔案發(fā)展造成的影響非常大。

因此，相關(guān)人員要不斷對檔案的載體進(jìn)行創(chuàng)新，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理，采用數(shù)據(jù)化存儲的方式進(jìn)行檔案儲存。信息化檔案相比較于紙質(zhì)檔案而言，更加便于查找，并且信息化檔案能夠進(jìn)行異地檔案調(diào)取，檔案管理人員可以隨時對檔案資源進(jìn)行備份處理，不僅在一定程度上降低了檔案管理的成本，減少檔案管理過程中耗費(fèi)的人力、物力，更有利于檔案的傳承和保存。

1.2 檔案管理信息化的必要性

人禍可免，天災(zāi)難測。如果一味的使用單純的書面化儲存或者人工看守式守護(hù)可能會使檔案不會缺失遺漏，但是，一旦發(fā)生災(zāi)難性的地質(zhì)變化或者其他原因，這些寶貴的檔案資源必當(dāng)不能保全。所以將其像信息化資源轉(zhuǎn)變，存儲于云資料庫中進(jìn)行加密，這樣就更有利于檔案的保護(hù)。所以說，將檔案進(jìn)行信息化是必要的，這是對人類社會資源的充分保護(hù)。

1.3 檔案管理信息化的優(yōu)勢

1）異地查閱，省時省力。信息化檔案能夠節(jié)約檔案查詢的時間，節(jié)約檔案查過程中耗費(fèi)的人力，并且其還能實(shí)現(xiàn)異地檔案資源共享，使用者即使在異地也可以查找到需要的檔案資源。如果檔案管理部門采用的仍舊是紙質(zhì)檔案，那么當(dāng)另一個地區(qū)需要利用檔案信息資源的時候，就需要耗費(fèi)大量的人力。物理對檔案資源進(jìn)行調(diào)閱，非常耗費(fèi)時間、精力，這種方式給檔案使用者帶來了一定的困難，嚴(yán)重的降低了檔案管理的質(zhì)量、浪費(fèi)了有限的社會資源。因此，在進(jìn)行檔案管理時，相關(guān)人員將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，檔案管理才能真正的做到省時、省力。

2）便于存儲。相比較于紙質(zhì)檔案而言，信息化檔案在進(jìn)行信息資源保存時，需要將檔案全部上傳到指定云資源網(wǎng)址中，或者上傳到規(guī)定的電子元件之中，這種情況在一定程度上降低了檔案管理工作的難度和工作量，簡化了檔案存儲工作的工作步驟。另外，儲存檔案信息資源的硬盤必須要嚴(yán)格按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行放置，并且，檔案管理人員還要對硬盤進(jìn)行定期檢查，保證檔案資源的有效性不會受到影響。

信息化檔案相比較于器物檔案和紙質(zhì)檔案，有著存儲空間小、在進(jìn)行檔案信息管理時，信息資源拷貝復(fù)制更加方便，并且存儲過程中，不容易出現(xiàn)檔案信息內(nèi)容損失的情況，提高了檔案存儲的水平。

3）安全性較高。信息化檔案還要一個非常大的優(yōu)點(diǎn)，那就是其的安全性要高于紙質(zhì)檔案，并且，在進(jìn)行信息化檔案管理時，檔案管理人員可以對檔案文字進(jìn)行進(jìn)制字符加密處理，對檔案管理的元件進(jìn)行加密處理，這種處理方式相比較于一把鎖的檔案管理方式而言，安全性要更高一些。

4）更新容易。對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，更方便人們對檔案信息資源進(jìn)行更改處理，比如：當(dāng)某人需要對自己的個人檔案進(jìn)行更改時，需要攜帶自身的證明文件，當(dāng)自己檔案所在地對檔案內(nèi)容進(jìn)行更改，但是信息化檔案在進(jìn)行更改時，相關(guān)人員只需要在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行更改即可。那么，人們肯定會及時的更改自己的檔案。所以說，將檔案信息化十分有利于檔案的更新。

2 檔案管理工作

2.1 提升檔案管理工作人員專業(yè)水平

人是產(chǎn)生一切社會活動的根本動力，所以說，無論什么工作，擁有專業(yè)的職業(yè)素質(zhì)是非常重要的。對于檔案管理工作也不例外。如今是信息化時代發(fā)展的浪潮，檔案管理工作人員需要了解工作的專業(yè)需要，進(jìn)行自我培訓(xùn)和積極思考。對于檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行及時反饋和提出創(chuàng)新建議。在檔案管理工作中做到寧查一百，不放一誤。要有持之以恒的耐心，以集體利益為重。

2.2 檔案管理體質(zhì)的創(chuàng)新

信息化時代下，檔案管理需要集中統(tǒng)一管理。不能像以往一樣分散各個地區(qū)進(jìn)行管理。可以將各個地區(qū)的檔案資源上傳到統(tǒng)一檔案資料庫之中，如果有需要時再從資料庫之中進(jìn)行調(diào)閱查詢。這樣更加方便了檔案的管理，也減少了人力、物力、財力的浪費(fèi)。要加強(qiáng)集中管理力度，建設(shè)一個系統(tǒng)，避免重復(fù)浪費(fèi)，提升中央系統(tǒng)的軟硬件能力。

3 檔案信息共享

3.1 一個中心庫

目前，大多檔案資料庫都是各地單獨(dú)建設(shè)。共享化程度不高，調(diào)閱相對較為困難，無法進(jìn)行跨地區(qū)調(diào)閱，這給檔案管理帶來了不便。筆者建議一個中心，多個發(fā)展。建設(shè)一個中心檔案庫，多個地區(qū)進(jìn)行檔案填充。各個地方可在中心庫中占據(jù)一席，這樣不僅對本地資源調(diào)閱方便，對于其它地方資源也能夠方便查閱到，提高了管理的便捷性。

3.2 分類存放，共享資源

實(shí)行資料分類管理，將可調(diào)閱資料和不可調(diào)閱資料進(jìn)行大系統(tǒng)的分開。分別賦予不同程度的保密設(shè)施。將檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源化。設(shè)計個人檔案隱私，并賦予個人調(diào)閱權(quán)限。分開類目，進(jìn)行資源最大化共享。這樣，不僅有利于人們學(xué)習(xí)了解，也有利于錯誤的及時更正。

3.3 模式轉(zhuǎn)型

將檔案進(jìn)行數(shù)字化，信息化后所產(chǎn)生的問題以及困難肯定是很大的。單憑管理工作人員可能很難發(fā)現(xiàn)一些細(xì)節(jié)問題。可以設(shè)立檔案管理的“網(wǎng)絡(luò)建議回收站”，將網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱者的建議全部統(tǒng)計下來，再由開發(fā)部門進(jìn)行詳細(xì)探索更改。將檔案管理工作由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。做到時時刻刻方便人民。

4 總結(jié)

綜上所述，科技發(fā)展水平的提升，讓人們意識到了檔案資源的重要性，只有提高檔案管理的水平，檔案信息資源才能為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，相關(guān)人員要加大對檔案信息資源的重視，提高檔案資源的信息化水平，對現(xiàn)有的檔案管理方案進(jìn)行創(chuàng)新，檔案管理工作的質(zhì)量才能得到提升。

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