信息化時代辦公室檔案管理工作的創新研究

薛麗萍

摘 要：隨著社會的不斷進步以及經濟的快速發展，對辦公室檔案管理工作的開展質量提出了更高的要求。但是，就針對當前辦公室的檔案管理工作而言，其還存在著一定的問題，進而影響了檔案價值的最大化發揮。因此，我們應加強研究與分析如何提升辦公室檔案管理工作效率，不斷地解決其在管理過程中所存在的問題，以有效推動檔案管理工作朝著更加健康、穩定的方向發展。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；信息化

在當前信息化技術高速發展的背景下，我國政府部門的辦公室檔案管理工作都出現了較大的變化。如今是一個快餐時代，辦公室人員對于信息的獲取需要靈活性。信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演著越來越重要的角色。傳統檔案管理方法缺乏科學方法和技術支撐，它在管理工作中，經常會出現了人工浪費，直接導致檔案管理成本增大，管理過程復雜，流程比較長，這樣難以提高辦公室檔案管理效率。只有將傳統復雜煩瑣的檔案管理工作方式改變為能夠高效率高質量完成工作的管理方式，才能夠更好地管理辦公室的檔案資料，促進我國辦公室檔案管理事業的發展和進步。

1 信息化時代下檔案管理工作概述

1.1 檔案管理信息化的定義

在現代化時代，檔案信息化就是將某些信息技術具體落實到接受、采集、保存檔案信息的管理過程中去，與此同時還要為檔案信息資源的其他運用方式。綜合來說，檔案管理信息化就是突破傳統的紙質實物記錄方式轉變為現代化的數字化管理。而這種方式的進行必須立足于相應檔案行政機構的規劃來展開。

1.2 檔案管理信息化的特點

一般來說，檔案管理信息化的特點主要包括以下三個方面。最基礎的特點就是檔案管理工作的展開必須圍繞相關部門的法律法規，遵守基本的政策。最明顯的特點就是檔案信息化管理使得整體的管理形式由實物轉向于技術管理。而用電子檔案替代實物檔案也成為各大部門走向檔案信息化管理的重要條件。最后，檔案的信息化管理實現了信息的數字化與網絡化，為檔案管理工作的創新與持續發展奠定了堅實的基礎。

2 辦公室檔案管理工作中存在的問題

2.1 工作人員的管理意識較為薄弱

檔案管理工作人員作為檔案管理工作的主要組織者和策劃者，其管理意識的強弱就影響著整個檔案管理工作的正常展開。但是，就針對當前辦公室檔案管理工作人員而言，其大多都不是專業的管理人員，有的工作人員甚至是臨時工，這樣就嚴重影響了工作人員做事的規范性。此外，有的企業并沒有對檔案管理工作人員進行定期的培訓，這樣就導致工作人員對檔案管理工作展開的重要性沒有形成正確的認識，進而在展開相應的管理工作時往往會出現較多的漏洞。

2.2 工作人員的專業素質有待提升

辦公室領導對檔案管理工作開展意識的淡薄，就導致工作人員對管理工作的開展存在一定的認知偏差，這樣就影響了整個檔案管理工作的開展效率。此外，由于大部分的管理工作人員都是臨時性的，其專業素質和專業素養都較為缺乏，這樣就使得辦公室大量的檔案得不到及時的整合和管理，從而也就影響了檔案價值的有效發揮。此外，隨著社會的不斷進步，辦公室的內容變得越來越復雜，這也就對工作人員的綜合素質提出了更高的要求。倘若工作人員工作能力存在著不足，就會影響整個檔案管理工作的開展效率。

3 信息時代辦公室檔案管理工作的創新

3.1 加強人員創新

檔案管理工作需要人員支持，工作過程中人員自身的素質和創新能力是辦公室檔案管理工作質量提升的最主觀原因。首先，檔案管理工作人員是檔案管理工作的主體，檔案管理工作者的個人素質直接影響到整體的檔案管理工作。所以檔案管理工作創新的第一步，就是人員的創新。人員創新是由內而外的創新，人員創新也可以從根本上創新檔案管理工作。第一，檔案管理工作者需要過硬的專業素質，所以，要加強人才的專業素質培養。檔案管理除了熟悉自身專業的同時，也要涉獵一些其他專業的知識，比如管理學，圖書館學等等。在信息時代，檔案的管理大多借助電子信息管理系統，那么就需要工作者能夠熟練地掌握計算機的操作。除了在招收人才時提高對計算機的要求的標準，也要加大事業單位自身對人才計算機的培養，以適應越來越現代化的信息管理工作。事業單位也應該大力引進新興人才，對于剛從學校走出來的人才，要加強實踐培訓，將學到的知識轉化為能力。為檔案管理工作提供新鮮血液。第二，檔案管理工作需要創新工作理念。讓工作者從思維上創新，主動接受、學習包括計算機在內的新型管理方式，主動尋找如何提高檔案管理效率的方式。除了工作的硬實力外，也要提高工作者的軟實力。信息管理工作的管理方法要與時俱進，從而提高管理效率。所以，相關單位要加強管理者對新管理方法，新管理理念的學習。積極引進新興的，高效的管理方式。檔案管理工作在人員方面的創新需要重點注意兩個方面，第一是提高管理的硬實力，第二是加強工作者的思想覺悟。這都有效地解決了工作人員專業素質差，工作積極性不高的問題。從而提高檔案管理工作的效率與質量，有效地利用人才，將人的能力最大化，整體提高了在信息時代下檔案管理的能力。

3.2 促進檔案的信息化建設

檔案管理工作的主要任務是對冗長、繁雜的信息進行對比、歸類，再妥善的進行保管，以便在需要時能夠快速地找到。隨著時間檔案的數量也是越來越多，也使得檔案工作的效率會越來越低下。越來越無法滿足事業單位對信息需求。近年來隨著信息產業地發展，檔案的管理工作也出現的新的契機。通過借助計算來建立新的信息管理系統可以提高工作者的工作效率，查找信息的速度，節約勞動力，也可以節省存放檔案的空間，降低事業單位運營成本。而且相較于紙質保存手段來說，信息化更是提高了檔案的安全性與保存的持久性。除此之外，還可以將單位的各個部門的信息通過局域網絡，建立一個公共信息資源平臺，并實時更新所存儲的信息。不僅能夠有效地提高各個部門之間的聯系，還節省了部門間溝通聯系所花費的時間，從而提高事業單位的工作效率。

3.3 提升檔案管理人員素養

檔案管理人員的專業素質就在一定程度上決定了整個檔案管理工作的開展質量。因此，要想提高辦公室檔案管理工作的開展效率，就應不斷地提升檔案管理人員的素養。首先，企業就應根據崗位的需求對高素質的人才進行招聘，并對招聘人員的專業性進行嚴格地篩選，這樣才能有效地促進相關檔案管理工作的有序展開。此外，檔案管理工作的展開不僅要求檔案管理人員具有專業的素養，而且還應具備嚴謹的工作態度和做事認真的責任心。因此，企業在對工作人員進行培訓時，還應重點側重對工作人員責任心的培養。為了有效地提升檔案管理的專業性，在管理工作的開展過程中，還可充分地利用信息技術，來促進辦公室檔案管理工作的展開能夠有效地適應當前社會的發展需求。

4 結語

綜上所述，面對形勢的轉換，檔案管理工作也要不斷與時俱進，積極運用現代技術，最大程度地提高工作效率。在檔案信息管理工作的創新與發展中，要善于轉變工作人員的工作理念，加強現代化服務觀念，同時要不斷促進信息化建設，使其不斷趨向于標準化和科學化，最后還要引進科學的管理模式，使檔案管理工作的保障體系進一步強化，只有這樣才能全面深化檔案管理工作的真正價值。

參考文獻

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