“互聯網+”時代事業單位檔案管理的創新研究

胡瑋

摘 要：在互聯網時代下，無紙化辦公模式已經成為一種“潮流”。事業單位檔案管理工作也開始向信息化方向發展，為了積累更多的實踐經驗，順應時代的發展規律，檔案管理工作在“互聯網+”的道路上也要進行相應的創新。本文首先介紹了檔案管理信息化的基本概況，以及檔案管理創新的作用，接著分析了管理中存在的問題，最后重點提出了一些創新策略，以期為相關從業人員提供參考。

關鍵詞：“互聯網+”；事業單位；檔案管理

檔案管理工作具有重要的經濟意義與社會價值，是單位發展的真實記錄，是單位工作的重要組成部分，事業單位是國家為滿足人民群眾衛生、文化、教育等公共服務而設立的社會組織，因此做好事業單位檔案工作，對服務和保障群眾權益，促進精神文明建設，推動經濟持續發展有著重要的作用。

1 “互聯網+”時代下事業單位檔案管理創新的作用

1.1 資源共享

檔案管理創新實際上已經成為當前檔案管理中非常重要的任務，通過“互聯網+”的方式，來進行事業單位的檔案管理工作，不僅可以實現數據信息的共享，還能提高管理的效率。首先，發揮遠距離的輸送作用，就是借助互聯網來進行事業單位檔案數據的傳遞和報送。其次，運用數據信息化的管理模式，同自動化辦公系統相互連接，將一些數字化的檔案資源存儲起來，在擴大收集范圍的時候，也能增強檔案的應用價值。最后則是通過“互聯網+”的方式，將檔案管理從傳統的儲存直接向著信息化的方向發展，而在發展的過程中，也為事業單位決策和管理提供了一定的依據。

1.2 提高工作效率

“互聯網+”的應用，在一定程度上可以減輕檔案管理人員的工作強度，并且簡化工作中的操作流程，將人工的工作模式轉化為數字化的檔案儲存方式，這對于提高檔案管理工作具有積極的作用。而創新檔案信息化實際上也可以提高它的利用價值，在進行綜合性統計的過程中，通過一些信息化的設備，不僅可以滿足當前檔案數據信息的收集工作，而且還可以實現一些智能化的檢索工作，對于現階段檔案數據信息管理具有重要的價值。此外，在運用了“互聯網+”的模式之后，也可以對部分事業單位的檔案管理進行相應的升級，增強數據信息的共享性，進而為社會發展作出一定的貢獻。

2 事業單位檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理重視程度不夠

一是領導忽視檔案工作。多數領導將資金與精力投入一線業務工作，認為檔案工作不能直接創造經濟效益，只要不丟失、不泄密就可以，沒有將檔案工作納入績效管理體系。二是檔案管理秩序混亂。逾期歸檔、滯留不交、檔案不全現象時有發生，未形成統一管理、運轉高效的檔案工作機制。三是人員配置不到位，兼職人員多，專職人員少，人員流動頻繁。

2.2 信息化管理水平較低，設備不齊全

在信息化時代，事業單位檔案管理中電子文件的數量越來越多，但是傳統的管理模式已經無法適應當前的發展形勢，于是出現了一些先進的網絡技術，如掃描、微縮等，可以為檔案管理工作提供巨大的幫助。但是從實際的發展情況可以看出，在事業單位中，檔案管理信息化的普及程度還比較低，而且管理的水平也不高，仍舊是將信息化管理看作是一句口號，并沒有將其落實到具體的行動中。同時，在檔案室的建設工作中，很多方面都不符合要求，部分檔案室甚至是將一些易燃易爆的物品放置在里面，這種落后的管理模式，不利于事業單位的長遠發展。

2.3 缺少專業高效的檔案管理隊伍

一是工作積極性不高。檔案管理是一個長期、量大、繁瑣的工作過程，從文件的收集、歸檔、整理、裝訂、編目、保管、利用等環節都需要付出大量的心力勞力，付出與收益不對等，導致檔案管理人員缺乏工作熱情。二是業務水平不高。許多高校檔案專業畢業生不愿從事檔案工作，檔案部門新鮮血液流入不足，無法提高管理水平。部分事業單位檔案管理人員年齡偏大，沒有經過系統的檔案知識學習，不熟悉檔案工作程序，計算機水平較低，不能滿足工作要求。

3 “互聯網+”時代下事業單位檔案管理的創新策略

3.1 充分利用信息化技術手段，加強事業單位檔案管理的數字化建設

傳統的檔案管理方式主要是以紙質的文件作為保存手段，通過人為操作的方式，來完成對檔案的整理與歸納，這種方式太過于復雜，而且工作量也非常大。在信息化時代，要想對檔案管理工作有所創新，就應該充分利用信息化技術，提高信息系統的管理水平，確保檔案系統中各個環節都能夠達到相應的標準，進而發揮出它應有的作用。事業單位的管理者要高度注重“互聯網+”模式的應用，加強計算機和網絡技術的應用與管理工作，積極學習與借鑒國外一些優秀的管理經驗，這樣就可以加強檔案管理的數字化，增強信息的保密工作。例如，某事業單位充分利用“互聯網+”的優勢，完善電子檔案庫的建設工作，首先是邀請市檔案局的專業人員在現場進行專業化的指導，研究出一個正確的整檔方案。按照檔案信息化工作的保密規定，從這些單位中篩選出一個最優企業。通過簽訂檔案加工服務合同，購買檔案掃描和數據掛接等專業技術，對紙質的檔案進行數字化處理。通過這樣的方式，不僅優化了檔案整理的效率，還創新了管理的方式。自2018年1月開始，還設置了記錄表，在事業單位網上登記管理過程中將全部資料形成一個專業化的電子檔案，將歷史和即時檔案連接在一起，為“互聯網+”的形成奠定了一個堅實的基礎。此外，還創新了監管和服務等方面的內容，通過線上+線下的一體化方式，依托事業單位網上登記管理系統，提供一個“一站式”的服務系統。

3.2 構建一個完善的信息數據庫，提高信息資源的利用效率

事業單位的檔案管理部門應該加強對“互聯網+”的了解，真正地將互聯網與檔案管理融合在一起，構建一個更為完善的檔案信息管理平臺。不斷加強軟硬件建設、整合各類信息資源，進而構建一個比較完善的組織架構。在事業單位檔案管理的創新中，可以建設數據庫，并隨著時代的發展與變化也需要對數據庫進行相應地更新，盡量在檔案管理中實現信息化。同時，也要秉承因地制宜的基本原則，將一些紙質的資料錄入到計算機中，管理人員也要對其進行合理化的分類。然后設置相應的服務窗口，方便相關人員查閱。

3.3 加強人員培訓，提升專業素質

一方面，加強檔案管理重要性的宣傳，營造良好學習氛圍，增強檔案管理人員學習的自覺性和積極性，將學習融入日常工作中，銳意進取，積極向上；另一方面，根據事業單位檔案管理實際水平，年初編制培訓預算，制定培訓計劃并落到實處，主動參加上級部門及培訓機構的學習，將培訓成果帶回單位，在單位內進行宣貫，通過內培與外培相結合的方式提升檔案管理技術水平。最后，實施績效管理，加強培訓考核力度，切實將培訓中學習的新知識、新方法運用到工作中，提升檔案管理水平。

4 結語

總之，“互聯網+”背景下，事業單位檔案管理創新工作實際上是社會發展的必然趨勢，從整體的角度來看，互聯網不僅會給檔案管理工作注入更多全新的機會，同時也會給這項工作提供一些新的思路。基于現階段檔案管理中存在的一些問題，相關人員應該充分利用互聯網的優勢，從多角度出發改進檔案管理的工作，完善檔案管理網絡，提高資源的共享率，為事業單位發展提供保障。

參考文獻

[1]王玲玲.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2015（12）：74-75.

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