淺談關于加強醫院聲像檔案的收集與管理

蕭啟明

摘 要：聲像檔案是一個醫院的靈魂，更是一個醫院從無到有建立建成的鑒證，是醫院企業文化的一種依據，所以作為醫院管理的重要環節，我們必須要加強對聲像檔案的收集和管理工作。必須落實收集范圍明細化，制作流程規范化，檔案管理規范化，管理手段現代化，同時保證管理人員素質的專業化，只要做好這5化管理，才能將檔案收集和管理工作做好。

關鍵詞：醫院；聲像檔案；收集與管理

隨著現形式下信息化的發展和頻率的逐步加快，紙質檔案已經完全不能勝任當前形式下的要求。檔案管理對于醫院來說，是一個發展壯大的重要環節和傳承載體，聲像檔案對比當前的紙質檔案來說，具有更加形象化和生動化的特點。所以怎么將這部分聲像資料收集好和保存好，是當下醫院工作人員應該重視和考慮的問題。

1 醫院聲像檔案收集和管理工作面臨的問題

1.1 制作不完全

隨著現代醫療水平的逐步提高，醫院內部的各種活動也在全面開展，但是記錄在檔案中的一些活動卻非常不完整，比如在醫院的基礎設施建設方面，只是針對醫院剪彩時和正式營業時的影像做了一些記錄，但是并沒有針對建成前的項目確定，招標，審核和會議研究的開展報告等一些中間環節進行編排，導致聲像資料只有結果沒有過程。

1.2 收集資料不完整

聲像資料應該是一個內容特別豐富的資料體系，而不僅僅是針對于醫療事件和重大科研成果本身，還包括重大事件新聞寫作發布，醫院的重要會議及重大活動，教學、科研，外事活動，文藝、體育活動，醫院建設，成果、榮譽，人物以及其它等方面的照片、視頻、影像、音頻等，所以我們必須要全方位多視角的收集資料才能保證檔案的完整性。

1.3 檔案管理不規范

現在的很多聲像管理資料大多沒有專門的管理人員，很多都是一些醫院的其他人員代為管理，并沒有具體落實到人，今天他管一陣，明天他再接手，或者醫院的流動性也比較頻繁，這個管理資料的工作人員走了，沒有交接清楚，另一個資料管理員上崗又開始瞎管一氣，而且很多資料都是隨機的，有的因為工作需要前來調取資料卻找不到，找到資料了因為沒有及時歸還，導致部分資料的遺失。還有就是因為保存方法不得當，一些影像資料無法播放，這樣就失去了資料本身的價值。

2 加強醫院聲像檔案的收集與管理的有效策略

2.1 收集范圍明細化

我們在做影像資料的收集時，一定要做好細節劃分，否則有用的沒有的資料都在一起，不分主次，不僅不能起到影像資料應有的作用，反而增加了管理的難度。我們必須要落實好具體要收集哪一方面的資料，比如醫院重大活動，學術研討，教育教學，體育，人物，企業文化，外事活動等等，每一項都分門別類的劃分好，我們就會有針對性的針對某一方面進行收集，腦子里就應該想好這個資料是屬于人物型的，那個材料是企業文化型的，在搜集資料的時候給予定位，對不是這方面范圍內的資料就會自動清除，以免浪費不必要的時間，也起不到應有的作用。

2.2 制作流程規范化

一個好的影像資料必須要做到制作流程的規范，比如我們在做一個關于學術研討方面的影像資料時，我們首先要記錄好學術研討的話題，討論過程的中間環節，討論結果等內容，還要把在討論過程中每個人物的意見進行錄制。然后在聲音的處理上要保證聲音最大化，清晰化，保證每個與會人員的聲音都能聽到聽清，然后是圖像方面要保證每個人物的畫面清晰，以會議發起人為中心，每個人員逐一記錄和拍攝。然后就是后期的剪輯和制作，剔除那些沒有意義的聲音或者信息，保留好重要信息，再加上后期音樂的穿插等，也可以在影像開始前加入一些個人獨白，比如某個時間哪些人在一起討論關于什么的話題。這樣一部完整的學術研討資料就記錄好了。

所以，在我們拍攝任何影像資料前，必須知道影像資料的每個流程，我們需要提前安排好每個題材的影像資料的錄制程序，可以分門別類的提前指定好一個流程，學術研討的制作是什么流程，人物傳記的制作是什么流程，以后不管任何人拍攝影像資料都按照這個流程去做，這樣就保證了制作流程的規范化。

2.3 管理檔案程序化

檔案管理是管理的一部分，必須要做到程序化管理，才能保證檔案的完整性和規范性。首先我們要確保檔案管理內容的分門別類，時間方面的嚴格排序，細節方面的嚴格劃分。而且針對不同的內容每一年作為一個存檔，每個內容作為一個科目，保證調取資料時能夠方便快捷。同時做一個專門的序，每個文件的內容都放在什么位置，文件名稱相對應與具體存放地點。在存檔過程中要做到每個月進行全面整理一次當月的檔案信息。每半年盤點一次檔案管理的文件是否完好，數目是否正確。

在借閱手續上要嚴格落實借閱程序，必須要有專門負責人簽字，借出的時間和借出人，歸還的時間和歸還人等，在歸還資料的同時要保證資料的完好無損，這樣才能保證資料有繼續利用的價值。在工作安排上一定要落實保管人員責任制，對所有資料負責。在出現人事變動時，一定要第一時間將所有資料盤點一下，保證接手人和轉交人銜接的完整性，確保資料管理的順暢運行。

2.4 管理手段現代化

影像資料不同于其他的紙質資料，影像資料作為現代化的資料手段，包含聲音，文字，圖像，圖片等等，所以在傳統的資料管理上已經不適用了。聲音一旦受到磁力等條件的影響就會失去信息，影像一旦內部軟件受損，就會看不到畫面，所以作為醫院來說，必須抽出一定的資金，采用現金的設備和封閉的儲存條件才能確保影像資料的完整性。針對重要的影像資料要單獨設置一個獨立的存儲室，并配有攝像頭等監控手段，配備專人進行管理。要分清資料的性質，比如這是錄像資料，這是單純的聲音資料，每種類型的資料都有一種特定的管理方法，防磁防潮防濕等。底盤，磁帶，錄音帶等不同的載體就應該區別對待。

2.5 管理人員素質專業化

檔案管理尤其聲像管理不同于其他管理，必須具備專業化的素質和責任心才能做好這項工作，這項工作看似簡單，實際里面有很多的專業知識和技巧。所以醫院在重視檔案管理的情況下，必須做到聲像檔案專人管理。在招聘人員上，一定要找一個熟悉音像檔案管理的人員過來，而不是醫院的其他人員替代。這個專業的人員參與進來，更易于接手每個細節方面的工作，更知道怎么去做，怎么去預防檔案受損，這樣就在人員管理方面提供了便利。

另外，要加強對檔案管理人員進行實時監督，每個月進行績效考核，可以隨機抽取一部分影像資料，看看管理人員的熟悉度和資料的完整度，這樣更能激勵檔案管理人員專業技能的提高。醫院如果有條件的話，可以定期組織影像管理人員去參加一些專業知識的培訓和學習，以適應每個階段的影像檔案管理要求。也可以讓他們去參觀一下歷史博物館和一些專業的影像資料室，看看人家是怎么管理的，汲取經驗和不足，提高醫院自身檔案管理的水平。同時對于影像資料方面可以適時開一個研討會，討論每個階段影像檔案管理工作遇到的問題，及時解決，這樣就會在逐步完善檔案管理機制的同時，提高了檔案管理人員的專業素質。當然這種素質的本身不僅僅局限于保管的專業知識，更應該培訓和督查管理人員的責任心，知道檔案管理工作的重要性，只要這種素質的提高，才能確保檔案管理的嚴密性和完整性。

3 結語

醫院作為聲像檔案管理的對象，個中存在著太多的問題，想要保證影像資料對醫院的建設充分的發揮作用，必須要重視影像資料的采集和管理工作。我們要不折不扣的落實5化管理，要建立健全良好的監督機制，督促5化管理的順利實施。只有真正做好音像檔案的收集和管理工作，才能為醫院的發展和壯大打下良好的儲備和基礎。

參考文獻

[1]曹瑩瑩.淺談聲像檔案的收集和整理[J].才智，2018-03-05。