信息化背景下事業單位文書檔案管理工作的相關思考

蔣超

摘 要：事業單位文書檔案管理工作作為整個事業單位得以安全穩定運行的重要保障，其對于事業單位相關工作環節的工作效率以及事業單位相關工作人員的服務水平有著極其重要的作用，特別是對于在當前信息化背景下提高相關工作環節的工作效率所起的重要作用，將較大程度上促進事業單位相關工作環節操作水平的提高，但在事業單位文書檔案管理工作的過程中，出現了文書檔案管理工作不夠完善等問題，本文就信息化背景下事業單位文書檔案管理工作中所出現的相關問題進行研究，并就如何更好地進行事業單位文書管理工作提一些意見和建議，為事業單位文書檔案管理工作的順利進行盡綿薄之力。

關鍵詞：信息化背景；事業單位；文書檔案管理工作

在信息化背景下，事業單位文書檔案管理工作是事業單位相關工作中的重要環節，事業單位的健康穩定發展離不開文書檔案管理工作，但在事業單位實際的文書檔案管理工作過程中出現了相關文書檔案管理人員管理水平有待提高、相關文書檔案管理制度不夠完善以及相關文書檔案管理工作監察人員監察力度有待加強等問題，接下來將就上述問題進行簡析，并介紹幾種能夠使事業單位文書檔案管理工作更好地進行的方式與方法。

1 信息化背景下事業單位文書檔案管理工作所出現的相關問題

1.1 事業單位文書檔案管理水平不符合當前計算機技術的要求

事業單位文書檔案管理制度是整個事業單位文書檔案管理工作的重要支撐，正因為有了事業單位文書檔案管理制度的支撐，相關事業單位文書檔案管理工作才得以順利進行，由于當前計算機科學技術的快速發展，整個事業單位文書檔案管理工作向著檔案管理信息化的方向發展，計算機科學技術為文書檔案管理人員管理文書檔案提出了新的要求，即文書檔案管理人員要充分利用計算機技術，對文書檔案進行精細的管理，特別是對某些重要的數據檔案等文件，可以及時地輸入計算機系統中，利用計算機技術進行后期的檔案查詢以及整理等工作，但部分事業單位文書檔案的管理水平遠遠沒有達到計算機技術的要求[1]。

1.2 事業單位相關文書檔案管理人員管理水平有待提高

事業單位文書檔案相關管理人員作為整個事業單位文書檔案管理工作的主要執行者與管理者，其工作效率以及文書檔案管理水平將直接影響整個事業單位文書檔案管理工作的順利實施與發展前景，所以，事業單位文書檔案相關管理人員應當充分了解文書檔案管理工作的相關流程，并對事業單位文書檔案管理工作容易出現的問題進行深入分析，找到解決此類問題的方式和方法，但部分事業單位文書檔案管理人員對于文書檔案管理工作缺乏足夠的耐心，在根本不了解事業單位文書檔案管理工作流程的情況下，盲目地進行文書檔案管理工作，導致事業單位文書檔案管理工作出現了重大疏漏，對事業單位文書檔案管理工作造成了難以彌補的損失。

1.3 對事業單位相關文書檔案管理工作的監察力度有待加強

對事業單位相關文書檔案管理工作的監察督促是整個事業單位文書檔案管理工作的關鍵一環，當前事業單位文書檔案收集管理工作由于受到各部門、人員各種因素的共同影響，因此需要事業單位文書檔案管理工作的監察部門肩負起自身的監察督促責任，對文書檔案管理工作的整理編輯等過程進行相對嚴格的監督，確保不會因為文書檔案管理人員的人為疏忽而造成事業單位文書檔案管理工作的損失。

2 如何更好地進行信息化背景下事業單位文書檔案管理工作

2.1 完善事業單位文書檔案管理制度

相關事業單位要想更好地進行信息化背景下的文書檔案管理工作，首先應當完善事業單位文書檔案管理制度，對原有的文書檔案管理制度進行相應的審核，對于其中不符合當前信息化要求的部分，要進行相應的修改與完善，而對于相關管理制度符合當前信息化時代的相關要求的規定，要予以發揚，而與此同時，相關文書檔案管理制度應當鼓勵事業單位文書檔案管理人員充分利用當前快速發展的信息技術，對事業單位文書檔案管理工作進行更加科學合理的編輯、整理以及管理，通過充分利用當前快速發展的信息技術，提高事業單位文書檔案管理工作的工作效率，使得事業單位文書檔案管理制度順應當前信息化的時代背景，從而使事業單位文書檔案管理工作在充分利用信息技術的基礎上更好更快地發展[2]。

2.2 提高事業單位文書檔案管理人員的管理水平

相關事業單位要加強檔案信息化管理。在當前的時代，計算機技術被越來越廣泛地應用于社會生活中的各個方面，人們更加傾向于在網上搜索需要的信息，因此檔案管理工作也應該順應時代發展潮流，充分發揮計算機技術的巨大優勢，為檔案管理工作提供更加方便快捷的途徑，所以，相關檔案管理人員應當提高自身的計算機應用水平，相關檔案管理人員除了要具備最基本的管理技能及能力外，還需掌握一定的計算機技能，使自身能夠利用計算機技術科學細致得對文書檔案進行分類、組卷和歸檔等工作，正因為以計算機為核心的現代信息技術的快速發展，事業單位文書檔案管理工作要改變以往傳統的手工記錄以及整理等檔案管理方式，使得檔案管理工作趨向信息化以及自動化，通過運用檔案自動化管理技術，使得事業單位文書檔案管理人員在為相關用戶提供檔案查詢等服務時，可以縮短查找文書檔案的時間，提高文書檔案管理與查詢等工作的工作效率，另外，通過檔案自動化管理技術可以對工作量龐大的文書檔案信息資源進行科學而系統的管理，從而盡可能地保證文書檔案查詢以及管理等工作方面不會出現較大的錯誤與漏洞，最大程度地保證事業單位文書檔案在查詢以及管理工作過程中的安全。

其次，當前文書檔案的制成材料也在朝著多元化的方向進行發展，這就要求文書檔案管理人員要熟悉一定的錄音錄像及縮微技術，從而在文書檔案管理以及資源整合等方面充分展現自身所熟練掌握的錄音錄像等現代化技術，使得自身在文書檔案整理工作的過程中體會計算機技術的巨大作用，相關文書檔案管理人員只有掌握這些現代化技術，才能開展形式多樣的檔案服務，在當前信息化的大背景下充分發揮檔案的價值。

最后，文書檔案管理人員要具備一定的網絡技術，事業單位文書檔案工作人員要及時地將檔案目錄以及圖片等檔案信息資源上傳到現代化網絡，同時也要學習網絡建設和維護等網絡技術相關知識，使檔案信息資源更快更好且充分有效地為社會大眾服務，充分發揮檔案信息資源在當前信息化大背景下的巨大作用，滿足人們對檔案信息資源的迫切需要，除此之外，當前計算機技術要求檔案工作者要熟練掌握在檔案管理活動中所運用到的科學技術，包括熟練使用電腦、錄音錄像、縮微技術，掌握一定的網絡技術及網上信息資源的開發能力，從而在開發網上相關檔案信息資源的基礎上，完善自身的檔案信息資源，提高自身對于檔案管理工作的管理水平，為檔案管理貢獻應有的力量。

2.3 加大對事業單位文書檔案管理工作的監察力度

事業單位文書檔案管理工作的監察部門應當承擔起相應的監察責任，對事業單位文書檔案管理工作的相關環節進行科學細致的監察，對于在監察過程中發現的相關問題，要向有關部門做及時的反饋，盡可能地減少事業單位文書檔案管理工作的錯誤與損失[3]。

3 總結

事業單位文書檔案管理工作關系著整個事業單位的穩定發展，雖然其出現了文書檔案管理制度不完善、文書檔案管理人員的水平有待提高以及文書檔案管理工作的監察力度有待加大等問題，但相關事業單位可以通過完善文書檔案管理制度等措施來進行解決，另外，在當前信息化的大背景下，事業單位文書檔案管理工作將會有極大的發展空間。

參考文獻

[1]田波.信息化背景下文書檔案管理的創新[J].辦公室業務，2018（15）：73-74.

[2]黃小茗.信息化背景下事業單位文書檔案管理工作[J].現代經濟信息，2017（08）：77.

[3]嚴紅利.信息化背景下事業單位文書檔案管理分析[J].辦公室業務，2017（07）：105.