國企公文電子化歸檔之提效保安對策

摘 要：本文具體分析了國企公文電子化歸檔階段中存在的歸檔工作效率停滯，容易產生不安全的問題，并提出了相應的對策，以期望使國企公文電子化歸檔工作的效率提高、安全得到保障。

關鍵詞：電子公文；電子化；歸檔；提效保安；對策

公文是國企進行公務活動的重要工具，及時地收集齊全公文進行歸檔整理，是國企檔案工作必不可少的一部分。當今，檔案電子化風起云涌。檔案電子化包括歸檔、整理、保管、借閱等各方面的工作。如何使國企公文電子化歸檔既效率高速又保證安全不散失，這是檔案歸檔電子化工作的一個重要課題。國企公文的電子化自動歸檔工作可以通過國企公文檔案的電子化管理系統和與之接口的OA系統來完成。國企檔案電子化自動歸檔管理系統和與之銜接的OA系統，都應該通過相應的涉密等級的保密測評和保密認證。國企檔案電子化歸檔全過程都應處于人員安全控制和技術安全控制環境之內。

1 存在的問題

1.1 網絡歸檔環節受阻 效率低且易散失

國企公文分外來公文和內部公文。國企公文歸檔、整理的量一般比較大，時間較長，效率需要快速提高。公文電子化網絡歸檔是國企檔案電子化歸檔的重要組成部分。由于存在歸檔時滯，在一定程度上，存在電子公文散失的安全隱患。電子公文通過電子公文流程流轉，流轉承辦的中間環節比較多，一般是經過傳閱、承辦、辦結后最終才歸檔的。見圖1。

圖1 電子公文的承辦傳閱歸檔圖

目前，對于重要的文件，我國尚存在紙介質文件和電子文件同時保存的雙套制。實際工作中，高層領導經常由于長時間出差或大量會議等原因，沒有時間及時地將每一份電子公文都閱覽完畢、辦結，導致部分需歸檔的較重要的電子公文無法及時流轉到“歸檔”這一環節，使得公文電子化歸檔工作效率低且有時近乎停滯。電子公文理論上是能流轉到“歸檔”環節的，但實際上電子公文在流轉過程中經常停滯，經常到不了歸檔環節。如果按圖1的流程，檔案部門靜等所有電子公文傳閱、辦結后的自動歸檔，則有部分從電子渠道自動接收的公文無法及時電子化歸檔。隨著時間的流逝，會造成部分較重要電子公文散失的安全問題。

1.2 未有效審核校驗 歸檔數量不全

因為檔案電子化管理程序系統是由人的大腦思維開發的，總有BUG的存在。實際工作中，電子公文歸檔會有數量不齊全的現象產生。歸檔的電子公文在一定程度上，不一定能自動地歸檔齊全，存在有某些電子公文無法自動地齊全地完成歸檔的問題。這個問題會造成某些電子公文散失，而檔案人員又不知曉。等發覺后，再想辦法找回那些電子公文，費時，費事，甚至有些電子公文無法找回。

1.3 未完善開發元數據 歸檔元數據不全面

國際檔案界提出電子文件（檔案）的元數據的定義是：“在對電子文件及其與文件創建和管理有關的人、過程和系統進行確認以及為其提供憑證和背景信息的過程中，有關文件的管理、利用和文件可理解性的元數據”。[1]電子文件的元數據包括信息的來源、信息的內容、信息的形式和信息的效用等四個方面[2]。

有的單位，只注重歸檔電子公文的正文內容，忽略了歸檔電子公文的元數據。這樣，會導致電子公文相關數據信息散失的現象，使得電子公文無法反映其全部的綜合信息，不利于對電子公文后續的高效管理，不利于電子公文充分發揮其綜合價值的重要效用。在后續電子公文遷移中遇到技術障礙時，某些電子公文數據會因為元數據不足，而導致電子公文的綜合信息價值的損失，遷移后某些數據會失真，不利于安全，且解決電子公文損失問題時，耗時耗力耗費用。

2 對策

2.1 “傳閱流轉”和“自動歸檔” 分設獨立流程

以往，一般的公文歸檔模板設計開發時，電子公文要運行完畢公文承辦傳閱的全流程，然后再歸檔。這樣，效率低且易散失的問題就產生了。對于電子公文，既要保證電子公文呈閱流程完整，又要確保及時歸檔、效率高且安全。有一項設計開發措施可以達到這個目的：即“傳閱流轉”和“自動歸檔”分開設計，分設獨立流程。也就是說：在檔案電子管理系統程序開發時，可以分設兩條獨立的流程，將電子公文呈閱流轉流程和電子化自動歸檔流程相對獨立地分開設計。見圖2。這個措施既可以解決由于承辦傳閱停滯而無法及時歸檔，造成部分電子公文可能散失的安全問題，又可以解決因歸檔緩慢時滯造成的電子公文歸檔工作低效，甚至歸檔工作停滯的問題。

圖2 電子公文呈閱流轉和自動歸檔分設獨立流程圖

2.2 審核、比對、校驗

實際工作中，會發現，檔案電子化管理系統成功收集到的已歸檔的電子公文數量不齊全，與實際需歸檔的電子公文在數量上有差異。尤其是有少許比較重要的電子公文，因為系統開發等等原因會接收不到，而檔案員又不知曉。因此，對于已歸檔的電子公文的數量需要進行核對、校驗。方法一：可以和單位機要處取得聯系，獲得每年全年的公文收文明細電子版。在Excel中，利用Excel自動比對審核。這樣，能快速完成審核、比對、校驗，對不足的一些電子公文進行人工補充。方法二：還可以在檔案電子系統開發時，開發電子系統自動比對功能，設計電子系統自動將OA接收到的總的外來電子公文數目和檔案電子系統已接收到的已歸檔成功的電子公文數目進行自動比對、校驗，發現差異。

2.3 開發并歸檔完整相關元數據

物理結構、電子文件產生的軟硬件平臺等技術信息是在紙質環境中不曾出現過的，卻是管理電子文件的重要信息。文件的過程管理復雜且動態。隨著系統各方面環境因素的不斷變化，電子公文必然也會隨之變化，數據遷移時元數據能發揮重要的作用[1]。因此，很有必要開發并歸檔相關的完整的元數據。

在宏觀層面：對于電子公文歸檔的元數據的開發，單位領導層應重視并給予足夠的開發經費支持。在微觀層面：開發電子公文元數據時，應將元數據的完整的類型全面融入到檔案電子化管理系統中，盡量做到元數據開發的完整性，即元數據應涵蓋：管理類元數據、應用類元數據、保管類元數據、描繪類元數據和技術類元數據[1]。

3 結束語

總之，從上述圖1和圖2可以看出，在公文電子歸檔程序功能模塊開發時，將公文電子歸檔的流程分開獨立設計，避開長時間的承辦傳閱流轉的等待過程，直接自動歸檔，將大大縮短公文電子歸檔的時間，從而解決電子公文中有部分電子公文由于長時間無法完成傳閱流轉，而造成散失的安全問題。開發好元數據，管理好元數據，將使公文歸檔工作高效且安全，將使檔案綜合信息保持完整不散失。公文電子化歸檔中的電子公文數量和元數據的齊全，可以更有效、更安全、更及時地發揮電子公文在國企工作中作為參謀助手的重要效用。

參考文獻

[1]周耀林、王艷明主編.電子文件管理概論[M].武漢：武漢大學出版社，2016.8：96，326.

[2]朱匯川.論元數據在電子檔案管理中的應用[J].安徽科技，2008.10：41.

作者簡介

梁旭（1969-），女，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。