淺析天津市社會保險業務檔案一體化建設

楊茜

摘 要：2016年8月，經市政府批準，天津市人力社保局金保二期系統進行系統升級改造。借此契機，原本獨立的檔案管理系統同步升級，正式納入金保二期系統，推進了天津市社會保險業務檔案一體化進程。本文從這兩年多的系統運行實際出發，分析運行效果，考慮存在問題及原因，提出合理化建議。

關鍵詞：天津市；社會保險；業務檔案一體化

隨著“全面建成覆蓋城鄉居民的社會保障體系”進程的穩步推進，社會保險業務檔案已成為群眾依法維權，監督經辦管理服務質量的重要依據。但長期以來，社保業務與檔案管理相剝離，造成了業務程序不規范，檔案管理困難等現實問題，推進業務檔案一體化既是規范業務程序的過程，也是保證檔案規范完整，保證人民群眾權益的有效手段。

1 天津市社會保險業務檔案一體化建設

目前全國各級社會保險經辦機構在社會保險事業發展中，注重同步推進業務檔案管理。相較于傳統的檔案管理事后處理機制，將業務處理、檔案管理進行一體化操作，既解決了檔案信息滯后性的問題，又避免了整理檔案耗費大量人力物力。基于這種思路，天津市社會保險基金管理中心努力推進社會保險業務檔案一體化建設，將業務檔案的管理嵌入到業務經辦的各個環節，目前已完成金保二期投入使用，實現了將社會保險的業務經辦與其形成的檔案進行統一管理。在實際應用中取得了一定成效。

1.1 電子檔案緩解了紙質檔案的存儲壓力

紙質檔案的存儲一直是檔案學界的重大難題，與日俱增的檔案數量更是挑戰了傳統庫房的存儲壓力與管理模式。電子檔案的應用很大程度上減少了紙質檔案的數量，尤其是像公民身份證復印件、單位營業執照、單位組織機構代碼證等重復要件之前在多個業務中都要留存，現在大部分業務不用留存，不僅減少了存儲壓力，更是大大節約了紙張，避免了資源浪費，一舉兩得。

1.2 業務檔案一體化建設提高了檔案的質量

金保二期上線前業務系統與檔案系統是分開的，而且業務檔案的電子影像是檔案館后期數字化掃描形成的，與業務經辦沒有直接關聯，檔案館檔案管理人員無法查驗檔案數據是否準確，從一定程度上來講，除了當事人的簽名和簽章，當時的檔案是不能完全發揮考證作用的。金保二期上線后，業務系統與檔案系統統一管理，業務經辦的同時就可以執行高拍操作，由經辦人員審驗電子影像與紙質材料是否一致，而且高拍形成的電子影像后期無法篡改，這就從源頭上確保了業務檔案的原始記錄性。除此之外，檔案系統接收的數據是由業務系統發送過來的，呈現的是一一對應的關系，也在很大程度上保證了業務檔案形成的原始記錄性。

1.3 業務檔案一體化建設提高了整體辦事效率

一是縮短了歸檔時間。時間就是效率，無論是條形碼技術的應用還是集中掃描的嘗試，都是為了縮短歸檔程序和歸檔時間，在工作時間有限的前提下，縮短歸檔時間就是要給業務經辦留下充足的時間，保證效率。

二是權限管理保證業務經辦的準確性和業務檔案的真實性。金保二期系統中，為所有用戶分配了權限，重新規劃層級審批流程，且每個角色的權限非常有限，確保業務經辦的準確性[1]。前臺經辦人員也全都是一人分飾兩角，業務經辦與檔案管理同時進行，自我校驗，確保業務檔案的真實性。

三是業務檔案一體化建設提高內控水平。業務檔案一體化建設有利于從檔案角度重新審視業務數據，不僅為審計稽核提供了切實證據，更是提高了社會保險內控水平，減少差錯和舞弊事件的產生[2]。

2 天津市社會保險業務檔案一體化建設中存在的問題

金保二期的上線應用，雖然基本上實現了業務與檔案的同步生成、統一管理，相較于傳統檔案管理，既提高了辦事效率，又保證了檔案質量，但在實際應用中，仍然存在一些問題亟待優化解決。

2.1 高拍沒有發揮應有的作用

高拍本來是將電子影像的形成放在了事前，確保電子影像與業務數據的一致性，但是由于業務量大、高拍儀運行速度慢等原因造成大量參保群眾排隊、經辦積壓等情況，后期為了彌補這個不足，增加了中速掃描這個功能，導致現在大部分經辦人員即使在經辦壓力不大的情況下也用中掃代替高拍，現在大量高拍儀閑置，不僅浪費了資源，也是違背了初衷。

2.2 檔案輔助人員分配不合理

本來檔案輔助崗人員只是歸檔操作的輔助配備，現在卻成了主力，所有檔案工作幾乎全部交給檔案輔助崗去做，這樣還是將業務經辦與檔案管理割裂開來，“以檔案促經辦，以經辦助檔案”的目的并沒有實現。而且個別分中心將檔案輔助人員挪作他用，更是違背了初心。

2.3 綜合處理單格式不統一

對業務處室而言，綜合處理單只是用作歸檔的“一張紙”而已，并沒有將太多心思放在“一張紙”的設計上。但是，綜合處理單的設計不光只是關乎美觀與否的問題，更是直接關系到后期歸檔是否順利。尤其是綜合處理單上面的條形碼，過大或者過小，橫排或者豎排都會影響到條碼槍的使用，不少分中心反饋，有的處理單上面的條形碼不規則，識別困難，給歸檔工作造成了一定的壓力。

2.4 檔案管理人員專業化水平不平衡

目前除了檔案館以外，分中心的檔案管理人員基本都是兼職人員，專職管理人員非常少，而且分中心的工作重點確實也是業務經辦，普遍檔案意識淡薄，知識欠缺，難以從檔案角度開展工作[1]。檔案始終是作為分中心的外圍工作出現的。

另外，業務處室與檔案館的配合度問題、不同軟件公司口徑不一問題等問題也給業務檔案一體化建設帶來了阻礙。

3 天津市社會保險業務檔案一體化建設的改進建議

一是優化中掃功能。用戶在使用中掃的過程中可以直接對電子影像進行分類，采用開放式設計，可以自由定義檔案結構，也可以自由建立和修改分類，分類可以是一級，也可以是多級。但是系統必須自動對瀏覽文件時在計算機上產生的臨時文件進行安全保護[2]。

二是實現系統自動識別不合格檔案。系統可以事先錄入合格檔案標準，當電子影像出現不合格影像（影像模糊、傾斜、影像數量不對、綜合處理單缺項、綜合處理單缺少簽字蓋章等情況。）時自動識別并報警。系統報警后阻止用戶進入組卷環節，改正后方可進行操作。

三是推行數字認證并且繼續優化保管期限。推行數字認證以后，一些簡單的業務，尤其是一些保管期限為30年和10年的業務檔案就無需留存紙質檔案了，不僅能給庫房減壓，還能為鑒定銷毀節約人力物力。

參考文獻

[1]錢海波，顧沁雯.人社系統“全能經辦”業務檔案管理之思考[J].檔案建設，2016，（3）：90-91.

[2]謝曉娜.南寧市社會保險業務檔案一體化管理系統設計與實現[J].企業科技與發展，2015，（6）：15-17.