淺析天津市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案一體化建設(shè)

楊茜

摘 要：2016年8月，經(jīng)市政府批準(zhǔn)，天津市人力社保局金保二期系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)改造。借此契機(jī)，原本獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)同步升級(jí)，正式納入金保二期系統(tǒng)，推進(jìn)了天津市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案一體化進(jìn)程。本文從這兩年多的系統(tǒng)運(yùn)行實(shí)際出發(fā)，分析運(yùn)行效果，考慮存在問(wèn)題及原因，提出合理化建議。

關(guān)鍵詞：天津市；社會(huì)保險(xiǎn)；業(yè)務(wù)檔案一體化

隨著“全面建成覆蓋城鄉(xiāng)居民的社會(huì)保障體系”進(jìn)程的穩(wěn)步推進(jìn)，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案已成為群眾依法維權(quán)，監(jiān)督經(jīng)辦管理服務(wù)質(zhì)量的重要依據(jù)。但長(zhǎng)期以來(lái)，社保業(yè)務(wù)與檔案管理相剝離，造成了業(yè)務(wù)程序不規(guī)范，檔案管理困難等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案一體化既是規(guī)范業(yè)務(wù)程序的過(guò)程，也是保證檔案規(guī)范完整，保證人民群眾權(quán)益的有效手段。

1 天津市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案一體化建設(shè)

目前全國(guó)各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展中，注重同步推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案管理。相較于傳統(tǒng)的檔案管理事后處理機(jī)制，將業(yè)務(wù)處理、檔案管理進(jìn)行一體化操作，既解決了檔案信息滯后性的問(wèn)題，又避免了整理檔案耗費(fèi)大量人力物力?；谶@種思路，天津市社會(huì)保險(xiǎn)基金管理中心努力推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案一體化建設(shè)，將業(yè)務(wù)檔案的管理嵌入到業(yè)務(wù)經(jīng)辦的各個(gè)環(huán)節(jié)，目前已完成金保二期投入使用，實(shí)現(xiàn)了將社會(huì)保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)經(jīng)辦與其形成的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。在實(shí)際應(yīng)用中取得了一定成效。

1.1 電子檔案緩解了紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)壓力

紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)一直是檔案學(xué)界的重大難題，與日俱增的檔案數(shù)量更是挑戰(zhàn)了傳統(tǒng)庫(kù)房的存儲(chǔ)壓力與管理模式。電子檔案的應(yīng)用很大程度上減少了紙質(zhì)檔案的數(shù)量，尤其是像公民身份證復(fù)印件、單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、單位組織機(jī)構(gòu)代碼證等重復(fù)要件之前在多個(gè)業(yè)務(wù)中都要留存，現(xiàn)在大部分業(yè)務(wù)不用留存，不僅減少了存儲(chǔ)壓力，更是大大節(jié)約了紙張，避免了資源浪費(fèi)，一舉兩得。

1.2 業(yè)務(wù)檔案一體化建設(shè)提高了檔案的質(zhì)量

金保二期上線前業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)是分開的，而且業(yè)務(wù)檔案的電子影像是檔案館后期數(shù)字化掃描形成的，與業(yè)務(wù)經(jīng)辦沒(méi)有直接關(guān)聯(lián)，檔案館檔案管理人員無(wú)法查驗(yàn)檔案數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，從一定程度上來(lái)講，除了當(dāng)事人的簽名和簽章，當(dāng)時(shí)的檔案是不能完全發(fā)揮考證作用的。金保二期上線后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)經(jīng)辦的同時(shí)就可以執(zhí)行高拍操作，由經(jīng)辦人員審驗(yàn)電子影像與紙質(zhì)材料是否一致，而且高拍形成的電子影像后期無(wú)法篡改，這就從源頭上確保了業(yè)務(wù)檔案的原始記錄性。除此之外，檔案系統(tǒng)接收的數(shù)據(jù)是由業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)送過(guò)來(lái)的，呈現(xiàn)的是一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，也在很大程度上保證了業(yè)務(wù)檔案形成的原始記錄性。

1.3 業(yè)務(wù)檔案一體化建設(shè)提高了整體辦事效率

一是縮短了歸檔時(shí)間。時(shí)間就是效率，無(wú)論是條形碼技術(shù)的應(yīng)用還是集中掃描的嘗試，都是為了縮短歸檔程序和歸檔時(shí)間，在工作時(shí)間有限的前提下，縮短歸檔時(shí)間就是要給業(yè)務(wù)經(jīng)辦留下充足的時(shí)間，保證效率。

二是權(quán)限管理保證業(yè)務(wù)經(jīng)辦的準(zhǔn)確性和業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)性。金保二期系統(tǒng)中，為所有用戶分配了權(quán)限，重新規(guī)劃層級(jí)審批流程，且每個(gè)角色的權(quán)限非常有限，確保業(yè)務(wù)經(jīng)辦的準(zhǔn)確性[1]。前臺(tái)經(jīng)辦人員也全都是一人分飾兩角，業(yè)務(wù)經(jīng)辦與檔案管理同時(shí)進(jìn)行，自我校驗(yàn)，確保業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)性。

三是業(yè)務(wù)檔案一體化建設(shè)提高內(nèi)控水平。業(yè)務(wù)檔案一體化建設(shè)有利于從檔案角度重新審視業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，不僅為審計(jì)稽核提供了切實(shí)證據(jù)，更是提高了社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)控水平，減少差錯(cuò)和舞弊事件的產(chǎn)生[2]。

2 天津市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案一體化建設(shè)中存在的問(wèn)題

金保二期的上線應(yīng)用，雖然基本上實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)與檔案的同步生成、統(tǒng)一管理，相較于傳統(tǒng)檔案管理，既提高了辦事效率，又保證了檔案質(zhì)量，但在實(shí)際應(yīng)用中，仍然存在一些問(wèn)題亟待優(yōu)化解決。

2.1 高拍沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用

高拍本來(lái)是將電子影像的形成放在了事前，確保電子影像與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性，但是由于業(yè)務(wù)量大、高拍儀運(yùn)行速度慢等原因造成大量參保群眾排隊(duì)、經(jīng)辦積壓等情況，后期為了彌補(bǔ)這個(gè)不足，增加了中速掃描這個(gè)功能，導(dǎo)致現(xiàn)在大部分經(jīng)辦人員即使在經(jīng)辦壓力不大的情況下也用中掃代替高拍，現(xiàn)在大量高拍儀閑置，不僅浪費(fèi)了資源，也是違背了初衷。

2.2 檔案輔助人員分配不合理

本來(lái)檔案輔助崗人員只是歸檔操作的輔助配備，現(xiàn)在卻成了主力，所有檔案工作幾乎全部交給檔案輔助崗去做，這樣還是將業(yè)務(wù)經(jīng)辦與檔案管理割裂開來(lái)，“以檔案促經(jīng)辦，以經(jīng)辦助檔案”的目的并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。而且個(gè)別分中心將檔案輔助人員挪作他用，更是違背了初心。

2.3 綜合處理單格式不統(tǒng)一

對(duì)業(yè)務(wù)處室而言，綜合處理單只是用作歸檔的“一張紙”而已，并沒(méi)有將太多心思放在“一張紙”的設(shè)計(jì)上。但是，綜合處理單的設(shè)計(jì)不光只是關(guān)乎美觀與否的問(wèn)題，更是直接關(guān)系到后期歸檔是否順利。尤其是綜合處理單上面的條形碼，過(guò)大或者過(guò)小，橫排或者豎排都會(huì)影響到條碼槍的使用，不少分中心反饋，有的處理單上面的條形碼不規(guī)則，識(shí)別困難，給歸檔工作造成了一定的壓力。

2.4 檔案管理人員專業(yè)化水平不平衡

目前除了檔案館以外，分中心的檔案管理人員基本都是兼職人員，專職管理人員非常少，而且分中心的工作重點(diǎn)確實(shí)也是業(yè)務(wù)經(jīng)辦，普遍檔案意識(shí)淡薄，知識(shí)欠缺，難以從檔案角度開展工作[1]。檔案始終是作為分中心的外圍工作出現(xiàn)的。

另外，業(yè)務(wù)處室與檔案館的配合度問(wèn)題、不同軟件公司口徑不一問(wèn)題等問(wèn)題也給業(yè)務(wù)檔案一體化建設(shè)帶來(lái)了阻礙。

3 天津市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案一體化建設(shè)的改進(jìn)建議

一是優(yōu)化中掃功能。用戶在使用中掃的過(guò)程中可以直接對(duì)電子影像進(jìn)行分類，采用開放式設(shè)計(jì)，可以自由定義檔案結(jié)構(gòu)，也可以自由建立和修改分類，分類可以是一級(jí)，也可以是多級(jí)。但是系統(tǒng)必須自動(dòng)對(duì)瀏覽文件時(shí)在計(jì)算機(jī)上產(chǎn)生的臨時(shí)文件進(jìn)行安全保護(hù)[2]。

二是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別不合格檔案。系統(tǒng)可以事先錄入合格檔案標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)電子影像出現(xiàn)不合格影像（影像模糊、傾斜、影像數(shù)量不對(duì)、綜合處理單缺項(xiàng)、綜合處理單缺少簽字蓋章等情況。）時(shí)自動(dòng)識(shí)別并報(bào)警。系統(tǒng)報(bào)警后阻止用戶進(jìn)入組卷環(huán)節(jié)，改正后方可進(jìn)行操作。

三是推行數(shù)字認(rèn)證并且繼續(xù)優(yōu)化保管期限。推行數(shù)字認(rèn)證以后，一些簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)，尤其是一些保管期限為30年和10年的業(yè)務(wù)檔案就無(wú)需留存紙質(zhì)檔案了，不僅能給庫(kù)房減壓，還能為鑒定銷毀節(jié)約人力物力。

參考文獻(xiàn)

[1]錢海波，顧沁雯.人社系統(tǒng)“全能經(jīng)辦”業(yè)務(wù)檔案管理之思考[J].檔案建設(shè)，2016，（3）：90-91.

[2]謝曉娜.南寧市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案一體化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2015，（6）：15-17.