加強檔案管理創新力度，實現檔案管理信息化

張華

摘 要：隨著信息技術的快速發展，當前檔案管理工作已加快信息化管理的轉變，檔案管理信息化的實現是檔案工作的重要變革，其對檔案管理理念、檔案人員、檔案管理模式等都提出了全新的要求。因此在當前檔案管理工作中，需要與先進技術有效結合，以此來創新檔案管理，全面提高檔案管理信息化水平，使檔案更好的服務于社會和經濟的發展。跟隨時代的腳步，傳統檔案管理模式逐漸被一種全新的檔案管理模式所替代，這種新型的模式就是檔案信息化管理。現今，檔案管理信息化的發展仍然存在一些弊端。為實現檔案管理的現代化以及檔案管理信息化的規范標準化建設，本文特別對檔案管理的發展現狀、實現檔案管理信息化的途徑等問題進行了探析和討論。

關鍵詞：加強檔案管理；信息化管理；提高

在當前檔案管理工作中，由于社會和科學技術的發展，加快推進了檔案管理信息化的進程。為了實現檔案管理信息化，不僅需要對檔案管理理念進行創新，同時還要充分的運用科室技術，并在實踐中運用新的檔案方式。但在當前現代化的檔案管理方式中，現代網絡安全也為檔案管理信息化帶來了較大的影響，對電子檔案管理工作提出了更高的要求，雖然近年來檔案信息化建設速度較快，但檔案管理信息化的真正實現還任重道遠。

1 檔案管理信息化的重要意義

1.1 信息保存的持久穩定性

傳統的紙質檔案在時間不斷推移過程中極易發生損壞，對這些損壞的檔案信息進行修復難度較大，需要耗費較多的人力、物力和財力。在檔案管理信息化建設過程中，有效的規避了傳統檔案管理工作中的各種弊端，利用計算機系統來實現檔案信息的存儲，檔案保存的更具長久性和穩定性。

1.2 提高檔案管理的效率

傳統檔案管理工作較為繁瑣，對檔案信息的查詢和調閱都需要花費較長的時間，檔案管理人員工作強度較大，效率不高。在當前檔案管理工作中互聯網信息技術的應用普及，為檔案管理工作增加了巨大的技術優勢，因此需要創新檔案管理方式，以此來加快促進檔案管理信息化的發展。在檔案管理信息化環境下，只需要將檔案信息輸入計算機中，不僅檔案管理效率大幅度提升，而且檔案管理人員勞動強度降低，有了更多的精力和時間投入到編研工作中來。

1.3 資源共享更加方便和快捷

檔案管理信息化模式下，檔案信息的搜索和查詢在計算機系統中即能未完成，而且具有高效性，充分的體現出了檔案管理費資源共享的便捷性。檔案管理信息化建設過程中，有效的改善了傳統檔案管理工作中資源無法共享及資源浪費的現象，全面提升了信息資源的使用效率，而且通過設置專門的部門來對檔案進行統一和系統性的管理，并構建檔案信息資源共享平臺，以此來推動檔案信息資源共享的實現。

2 創新檔案管理信息化存在的幾個問題

2.1 檔案信息化管理的安全意識較差

檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級文件，因此要注意檔案信息內容的保護，然而這是各級檔案工作者常常忽略的，為檔案信息安全帶來隱患。網絡環境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網絡環境內大面積傳播，這不僅會造成在檔案信息管理時重要信息的流失，從而造成嚴重的經濟損失。因此，加強檔案管理所在網絡環境的安全建設就尤為重要。

2.2 檔案信息資源開發及利用水平低

檔案信息資源的開發和有效供給不足，檔案信息資源的采集以及加工中含有很多重復勞動，數字內容的質量有待提高。當前，我國檔案開放的比例還較低，我國已建設很多數據庫，盡管有一些取得了好成績的數據庫建設，但大部分都只是“死庫”，巨大的信息資源并未能發揮巨大的作用。

2.3 檔案信息化管理硬件設施水平不高

檔案信息化建設離不開各種硬件設施，如計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、光盤以及光盤刻錄機等。硬件設施的購買需要花費大量的資金，于是使一些事業單位寧愿停留在傳統的冗雜的檔案管理模式。這是十分不可取的，這勢必會造成在檔案信息收集和傳遞工作中效率低下，這也違背了時代的發展要求。所以，要舍得投入財力才能使硬件設施符合現代化檔案管理的要求，加速檔案信息化建設，實現高效便利的檔案管理信息化。

3 創新檔案管理信息化實現的有效途徑

3.1 建立健全檔案信息管理制度

在當前檔案管理信息化建設過程中，需要進一步完善檔案信息管理制度，使其與新型檔案管理模式有效的適應，以此來全面提升檔案管理的水平。而且還要在實際工作中針對不同種類檔案的特點，制定對其相對應的管理措施，并確保在實際運用中的可操作性，增強對管理人員的約束效果。

3.2 更新檔案信息，創新管理與服務形式

檔案管理與服務需要加快在形式方面進行創新，充分的利用來辦公軟件來及時對檔案信息進行收集和歸檔，借助于互聯網和電子產品來對檔案信息資源進行整理和整合，從檔案信息源頭即要把好監控關，及時對檔案信息進行更新。利用網絡來實現檔案信息的檢索和查閱，為檔案使用者提供更多的便利。

3.3 轉變檔案工作者的思想觀念，創新多樣性服務模式

在當前信息化環境下，檔案管理人員需要加快思想觀念的轉變，在實際工作中要重視電子信息技術的應用，增強服務的主動性，并進一步創新服務意識，實現檔案服務的多樣性，將檔案信息在更大范疇內進行推廣，使其更好的與社會發展需求相符合。檔案管理的最終目的即是服務，因此在實踐檔案工作中，要通過開展實踐活動，及時對社會對檔案信息的需求及利用者的特點進行了解，加強檔案信息資源的整理，促進檔案信息的高效利用，實現檔案信息向社會的有效開放。

3.4 轉變檔案工作者的思想觀念，創新多樣性服務模式

在當前信息化環境下，檔案管理人員需要加快思想觀念的轉變，在實際工作中要重視電子信息技術的應用，增強服務的主動性，并進一步創新服務意識，實現檔案服務的多樣性，將檔案信息在更大范疇內進行推廣，使其更好的與社會發展需求相符合。檔案管理的最終目的即是服務，因此在實踐檔案工作中，要通過開展實踐活動，及時對社會對檔案信息的需求及利用者的特點進行了解，加強檔案信息資源的整理，促進檔案信息的高效利用，實現檔案信息向社會的有效開放。

3.5 提高檔案管理人員的素質

加大定向培訓力度，有計劃地對培養對象進行高層次學歷教育，以豐富、加深培養對象的基礎理論和專業知識。加快復合型的檔案專業人才的培養，檔案管理者要掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關的其他專業知識和管理科學，熟悉各種有關的業務規定和自己所從事的業務。

4 結束語

檔案管理信息化是檔案管理工作的重要發展趨勢，特別是在當前信息技術快速發展的新形勢下，檔案信息化是國家信息工程的提供重要內容，通過實現檔案管理信息化，可以有效的提高檔案工作效率，促進檔案信息共享。因此要求我國在實際工作中，要把握機遇，不斷在檔案管理工作中進行創新，與時俱進，從而實現檔案信息資源的高效開發利用。

參考文獻

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