淺談機關(guān)事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范管理

張琴

摘 要：機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理是單位內(nèi)部管理的重要部分，是一項十分重要的基礎(chǔ)性工作，對保證單位科學(xué)高效運轉(zhuǎn)具有十分重要意義。基于此，本文就機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的基本要求、規(guī)范管理環(huán)節(jié)及其措施進行了分析。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；文書檔案；規(guī)范管理

機關(guān)事業(yè)單位文書檔案（以下簡稱文書檔案）是各項工作的真實記錄，它見證了單位的發(fā)展、變遷，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒，為單位的高效運行提供有效保證，其作用不可小覷。以下就如何加強文書檔案的規(guī)范管理進行探討。

1 文書檔案及其作用

文書檔案是以機關(guān)事業(yè)單位發(fā)生的人事、事件及過程記載等為管理對象，通過相應(yīng)載體（主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)或電子介質(zhì)）進行記錄、分類、整理并集中存放于檔案室中，是辦理完畢而且具有一定保存價值的文書。文書檔案的載體具有多樣性，主要包括上級部門下發(fā)的各類文件、本級開展工作形成的各類文件、下級上報的各類材料、單位所簽訂的各種協(xié)議、合同、責任書等紙質(zhì)材料和電子文檔。文書檔案作為一種歷史記錄，它不同于其他文獻，具有一定的法律效應(yīng)，發(fā)揮著重要的憑證作用。同時，它又具有廣泛的參考價值，使后來者可以引用和借鑒。文書檔案管理水平是衡量一個單位管理水平的重要標準。當前，文書檔案管理存在重視不夠、收集不齊全、管理不規(guī)范、管理人員調(diào)整頻繁和專業(yè)能力偏低等問題。

2 文書檔案規(guī)范管理的重要環(huán)節(jié)

為確保文書檔案規(guī)范管理，要突出抓好公文形成、收集、整理等三個環(huán)節(jié)工作，使文書檔案管理流程清晰，有章可循。

1）公文制作。文書檔案主要來源于文件，檔案由文件轉(zhuǎn)化而來，是文件的歸宿，規(guī)范公文制作是規(guī)范文書檔案管理的前提和基礎(chǔ)。因此，在公文制作過程中：一是要嚴格遵照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）要求。二是要確保公文字跡清晰易于長期保存。無論公文是打印或草擬，還是不同的手寫批注、簽字等，選的紙張、墨汁及筆型應(yīng)不易褪色，確保字跡清晰明了，便于長期保存使用。三是要對公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期、是否保密、是否公開等進行嚴格的檢查。四是公文的文種使用要合理，格式要標準，對簡稱及不標準的字盡量少用或不用，為未來規(guī)范管理和信息化檢索打下基礎(chǔ)。

2）立卷歸檔。立卷歸檔是文書檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要著力抓好以下工作：一是要認真貫徹落實國家檔案局8號令，編制本單位《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，報同級檔案部門審定執(zhí)行。二是要建立健全文書檔案歸檔制度，全面收集反映本單位職能職責具有參考利用價值的各種載體的文件材料，包括文字、圖表、照片、音像、電子郵件等，以確保文件材料收集齊全完整。三是要合理區(qū)分文件類別。在實際操作過程中應(yīng)重視文件資料的清理和甄別，把握重點，分清主次，嚴守全宗的出入口，防止應(yīng)歸檔文件丟失和不該歸檔的文件混入，有效提升文書檔案的使用價值。同時，要準確掌握立卷歸檔文件的時效性，只有完成現(xiàn)階段任務(wù)的文件才可立卷歸檔，否則會給文書檔案管理造成混亂和無序。四是要落實工作責任。把立卷歸檔工作落實到各科室，明確責任人，任何部門或個人不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔，也不得把具有保存價值的文件資料據(jù)為己有或拒絕歸檔。五是要依規(guī)劃定保管期限，涉及與人密切相關(guān)的文件材料要盡量延長保管期限，以維護當事人的合法權(quán)益。

3）規(guī)范整理。規(guī)范整理是提高案卷質(zhì)量的保證，實現(xiàn)檔案利用價值最大化、檢索利用便捷化。要嚴格執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015），重點把握好以下幾點：一是以件為單位整理。一般以每份文件為一件，正文、附件為一件；文件正本與定稿為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，作為附件的除外；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文一般獨立成件，也可為一件；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，與相關(guān)的文件為一件；二是件內(nèi)文件排序。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來復(fù)在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。三是規(guī)范性文件引用，主要包括：GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范、DA/T 1-2000檔案工作基本術(shù)語、DA/T 13-1994檔號編制規(guī)則、DA/T 25-2000檔案修裱技術(shù)規(guī)范、DA/T 38-2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范。四科學(xué)分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性，一般采用年度-機構(gòu)（問題）-保管期限、年度-保管期限-機構(gòu)（問題）等方法進行三級分類。五是裝訂方式。一般以件為單位裝訂，永久保存的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。不得使用不銹鋼夾或封套裝訂。

3 加強文書檔案規(guī)范管理的措施

1）強化制度建設(shè)。要結(jié)合本單位工作實際，建立健全檔案收集、查閱利用、統(tǒng)計等各項規(guī)章制度。強化制度執(zhí)行的監(jiān)督檢查，確保各項規(guī)章制度落實到位，維護制度的嚴肅性。

2）強化保密管理。一是檔案保管室應(yīng)單獨設(shè)立，做到與辦公室分開、與閱覽室分開，同時檔案室的門窗應(yīng)專門加固，以防被盜；二是要確定專人負責檔案室的管理，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)；三是要對檔案管理人員進行專門培訓(xùn)，提高對檔案管理工作重要性的認識，特別要準確區(qū)分常規(guī)檔案和保密檔案的保管要求，在切實做好常規(guī)檔案保管的同時，對保密檔案的管理必須要采取措施做到嚴防死守，堅決杜絕因思想松懈或工作失誤對國家安全和國家利益造成損失。

3）強化信息化管理。隨著時代的發(fā)展，對檔案管理工作的要求也在不斷提高，如何通過信息化管理盡可能的延長檔案使用壽命、提高工作效率，是目前檔案管理工作的新任務(wù)和新要求。一是要利用現(xiàn)代管理工具和手段準確、及時地傳遞檔案信息，提高檔案信息的時效性；二是對各類檔案資料進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案并存，提高檔案的使用壽命；三是充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)向社會提供高效的檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

4）強化人員管理。檔案管理人員是實施檔案管理工作的主體，需要良好的政治素質(zhì)和豐富的檔案管理知識，且相對穩(wěn)定。一方面在檔案管理人員的選配上要全面考察政治素質(zhì)和事業(yè)心責任感，突出政治性要求，教育引導(dǎo)檔案人員切實履行好“為黨管檔、為國守史”的工作職責。另一方面要切實加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，準確掌握文書檔案的收集、整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等一系列檔案管理的方法和要求，提高檔案管理的專業(yè)化水平。