社保檔案數(shù)字化管理中存在的問題及對策

姜薇

摘 要：本文以檔案掃描為例，分析數(shù)字化社保檔案管理方法的應(yīng)用價值，根據(jù)檔案掃描的實際問題，總結(jié)社保檔案數(shù)字化管理工作的具體策略，從而提高社保檔案數(shù)字化管理水平，達到高質(zhì)量開展社保檔案管理目標。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；社保檔案；管理策略

數(shù)字化管理是社保檔案管理工作的重要趨勢，當前應(yīng)當從社保檔案管理的現(xiàn)實需要出發(fā)，完善社保檔案管理的數(shù)字化運轉(zhuǎn)機制，豐富社保檔案管理數(shù)字化方法，滿足社保檔案運轉(zhuǎn)需要，全面提高數(shù)字化社保檔案管理效率。

1 社保檔案數(shù)字化管理的主要問題

1.1 管理人員素質(zhì)的問題

社保檔案主要為需要永久保存的檔案，特別是在社保規(guī)模不斷擴大的情況下，提高社保檔案管理工作的效率尤為重要，由于有些技術(shù)人員還不掌握新時期的數(shù)字化社保檔案管理技術(shù)，因此影響了社保檔案管理工作的效率，降低了社保檔案數(shù)字化質(zhì)量。例如，社保檔案的數(shù)字化掃描操作是制作永久社保檔案的重要手段，一些社保檔案管理人員不能對掃描件進行仔細甄別，或者存在著掃描信息不全問題，或者掃描了保存價值不當?shù)男畔?。還有些檔案管理人員缺乏對社保業(yè)務(wù)的必要了解，在掃描的過程中沒能掃描文件原件，不能仔細的區(qū)分草稿、修改稿與正式文件，還有的社保檔案數(shù)字化管理人員存在保密意識不足問題，對掃描后的檔案沒能進行科學(xué)的分類，也未能有效的確定保密級別，導(dǎo)致社保檔案數(shù)據(jù)的泄露。為了解決這些問題，都需要提高掃描檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，注重運用科學(xué)的方法進行操作，有效的確定掃描的范圍，達到有效的防止漏掃、多掃、達到保證檔案掃描精準性的要求。

1.2 基礎(chǔ)工作不足的問題

社保檔案數(shù)字化是一項復(fù)雜性、系統(tǒng)性、專業(yè)性較強的工作。社保檔案的數(shù)字化管理需要必要的基礎(chǔ)性工作和部門配合，當前有些社保檔案管理部門的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施不完善，缺乏必要的輔助性的數(shù)字化檔案管理與制作設(shè)備，還有的社保檔案用于進行數(shù)字化的基礎(chǔ)資料不足，缺乏科學(xué)的數(shù)字化社保檔案管理方法，因此影響了社保檔案管理效率。例如，有些基層單位不重視社保檔案管理工作，缺乏必要的社保檔案經(jīng)費，社保檔案管理設(shè)備更新不足，例如，不少基層社保檔案管理部門的電子景象化設(shè)備較為落后，設(shè)備的功能單一，操作的復(fù)雜性較高，有的社保檔案管理部門的機器設(shè)備老化嚴重，存在著重張進紙等問題，造成了漏掃現(xiàn)象，給掃描工作造成較大損失。還有的軟件系統(tǒng)升級更新不足，基礎(chǔ)資料整理不過關(guān)，在掃描操作的過程中需要人工處理步驟較多，例如在編頁時因此案卷較多、操作復(fù)雜，導(dǎo)致出現(xiàn)漏編、重編等問題，造成了檔案必須重新掃描。還有不少機器存在著卡紙現(xiàn)象，因為機器設(shè)備的問題還可能對原件造成損壞，嚴重的影響了掃描工作效率。還有的社保檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門的銜接不足，不能針對具體的業(yè)務(wù)操作有效的改進社保檔案管理流程，因此影響了社保檔案掃描操作的效率，不利于快速的完成社保數(shù)字化檔案的制作與歸檔工作。

1.3 缺乏風險防范的機制

數(shù)字化社保檔案管理工作面臨著獨特的風險，做好數(shù)字化社保檔案管理工作還要建立健全風險控制機制。有些社保檔案管理部門沒能認識信息化環(huán)境下的數(shù)字社保檔案面臨的風險，存在著細節(jié)方面的問題和疏漏。例如，有些掃描完成的社保數(shù)字檔案沒能及時有效的進行分類編碼，不能及時進行必要的備份，或者沒能形成完善的風險管控機制，導(dǎo)致數(shù)字社保檔案在流轉(zhuǎn)中存在著數(shù)據(jù)篡改、數(shù)據(jù)丟失等具體的問題。還有的社保檔案管理人員的掃描操作時沒能及時的進行校對操作，在掃描前沒能檢查案卷是否完整，每一卷掃描完成后沒能進行必要的校對，或者沒能總結(jié)系統(tǒng)性的檔案管理流程，因此影響了檔案操作工作的科學(xué)性進度，沒能有效的保證檔案管理質(zhì)量，無法完成具體的檔案管理工作。

2 社保檔案數(shù)字化管理的具體對策

2.1 建立專職機構(gòu)

提高社保檔案數(shù)字化管理的水平，還要完善社保檔案數(shù)字化管理的策略方法，形成科學(xué)的數(shù)字化社保檔案的運轉(zhuǎn)體系，在專業(yè)管理部門的統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)下開展好具體的社保檔案數(shù)字化工作。首先，成立檔案管理工作小數(shù)，明確數(shù)字化檔案管理專職崗位，合理確定數(shù)字檔案的掃描范圍。在檔案掃描前要區(qū)分掃描件與非掃描件，并且發(fā)揮相關(guān)部門對檔案掃描工作的意見建議，更好的提高檔案掃描工作效率，解決檔案掃描的實際問題。其次，對檔案的密級進行確定，在檔案掃描前還要合理的確定密級，針對不同的密級進行專門的掃描操作，從而達到提高保密性的目標。第三，在掃描前還要專門進行檔案甄別，及時的剔除社保檔案中存在的草稿、修改稿、重復(fù)件，在有效精練檔案的基礎(chǔ)上進行掃描操作，從而保證掃描件與正式文件一致性，以便于增強檔案的利用價值。為了更好的達到掃描效果，還要在掃描前對掃描檔案的清晰度進行評估，有效的防止出現(xiàn)模糊不清問題，從原則上剔除復(fù)印件。

2.2 加強檔案整理

提高檔案掃描管理有效性，還要加強檔案的整理工作，有效的防止出現(xiàn)漏掃、重掃、卡紙的問題。首先，在掃描操作前應(yīng)當檢查相關(guān)的機器設(shè)備，防止因為紙張靜電造成的問題，并且控制好掃描機器的環(huán)境條件，有效的防止出現(xiàn)靜電現(xiàn)象。其次，在掃描操作的過程中防止出現(xiàn)人為失誤的問題，在掃描操作前必須做到全神灌注，以確保整批檔案掃描的及時完成。第三，在掃描操作的過程中還要防止出現(xiàn)人為失誤的原因，絕不能有絲毫的操作失誤，以免影響掃描數(shù)據(jù)信息的準確性。第四，還要杜絕掃描操作不規(guī)范的問題，有效的防止文件名編輯錯誤，頁碼編輯錯誤，以及重編或者歸檔章填寫有誤問題，在掃描后加強核對。四五，注重機器耗材的情況，及時的對機器耗材進行更換，有效的防止因為機器零部件對大批量掃描的影響，全面提高掃描管理的科學(xué)性。

2.3 提高人員素質(zhì)

做好數(shù)字化檔案管理工作，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)對社保檔案管理工作的促進作用，還要加強專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)工作。首先，配置相關(guān)穩(wěn)定的專職技術(shù)人員，要求檔案數(shù)字化設(shè)備操作人員具備豐富的專業(yè)技術(shù)知識和經(jīng)驗，減少因為操作不過關(guān)對檔案掃描工作的損失，實現(xiàn)檔案操作的環(huán)環(huán)相扣。其次，在掃描前還要做好案卷檢查，在逐項審校的基礎(chǔ)上達到查缺補漏的目標。要求檔案掃描操作人員不僅要具備豐富的社保專業(yè)知識，而且能夠從社保檔案的角度發(fā)揮社保知識的實際甄別價值。第三，要求掃描操作人員還要校對能力，能夠在每項掃描后進行專門的校對，從而保證檔案數(shù)據(jù)清晰，適時調(diào)整分辨率，達到有效糾偏目標。

3 社保檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化方法

3.1 加強領(lǐng)導(dǎo)

提高數(shù)字化社保檔案管理工作水平，還要加強對數(shù)字化社保檔案的有效領(lǐng)導(dǎo)，形成科學(xué)的數(shù)字化社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)機制。首先，提高各部門對數(shù)字社保檔案的管理意識，加強對數(shù)字社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)，在上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心下逐步的配齊相關(guān)設(shè)施設(shè)備。其次，配置必要的專職與兼職社保檔案管理人員，要求社保檔案管理人員明確工作目標，在相關(guān)制度的約束下提高社保檔案管理水平。第三，還要形成完善的社保檔案管理體系，加強對專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)工作，運用績效考核的方式進行有效約束。

3.2 加強檢查

做好監(jiān)督檢查工作是保證社保檔案數(shù)字化管理運行機制科學(xué)化運轉(zhuǎn)的重要手段。為了提高社保檔案管理工作的效率，還要形成外部監(jiān)督機制，圍繞著社保檔案數(shù)字化管理的基本流程進行全面的監(jiān)督管理。首先，圍繞著社保檔案數(shù)字化運行的流程進行監(jiān)督，加強電子文件的積累、收集、歸檔與監(jiān)督檢查。其次，圍繞著檔案法規(guī)進行專門的監(jiān)督與管理，按照相關(guān)法規(guī)和標準逐步進行檢查，從而有效的督促數(shù)字化檔案管理部門改進工作方法，完善工作體系，提高工作的有效性和科學(xué)性。

4 結(jié)論

社保檔案數(shù)字化管理應(yīng)當形成完善的體系，創(chuàng)新社保檔案數(shù)字化管理的方式，運用完善的體系化方法進行社保檔案管理，從而滿足社保檔案事業(yè)建設(shè)需要，提高社保檔案管理有效性，解決社保檔案管理現(xiàn)實問題。

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