如何做好企業(yè)檔案保密與利用工作研究

李蓉

摘 要：企業(yè)的重要信息資源就是企業(yè)的檔案，企業(yè)進(jìn)行保密工作的重點(diǎn)之一也是企業(yè)的檔案。但是我們?cè)谶M(jìn)行檔案的收集、整理和利用時(shí)，容易發(fā)生泄密情況，這就要引起我們的重視。由于檔案工作的專(zhuān)業(yè)性，檔案保密工作和文件、資料的保密相比有著特別地方，因此開(kāi)展企業(yè)檔案保密工作就需要注意到這些，制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案保密工作做到制度化和規(guī)范化。因此本文就對(duì)檔案保密與開(kāi)發(fā)利用的關(guān)系進(jìn)行分析，提出了如何做好企業(yè)檔案保密工作的建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案保密；利用工作研究

1 引言

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，各個(gè)行業(yè)對(duì)保密工作有了更新的要求，檔案管理工作也不例外，尤其企業(yè)檔案的保密和開(kāi)發(fā)利用正是當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中十分突出的問(wèn)題，我們新時(shí)期所面臨的問(wèn)題直接影響到黨和國(guó)家的安全和利益，保守國(guó)家機(jī)密是我們每一個(gè)人應(yīng)盡的義務(wù)，因此我們要做好保密工作，切實(shí)完善檔案管理工作的技能，讓檔案資源可以更好的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

2 檔案利用在檔案工作中的地位和作用

檔案工作服務(wù)于企業(yè)的直接方式就是提供所保管的檔案資料的利用，是兼承檔案工作內(nèi)外關(guān)系的重要環(huán)節(jié)。檔案法中的第一章第一條就提出了：“為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集，整理工作，有效的保護(hù)利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)行服務(wù)，制定本法”。因此檔案利用在檔案中占有重要地位，制定檔案法的目的其中之一就是為了有效的保護(hù)檔案，因此我們進(jìn)行檔案保護(hù)就包括了維護(hù)檔案的實(shí)體安全和保護(hù)檔案的信息安全，防止檔案的失密泄密。

身為檔案管理人，其職責(zé)就是要維護(hù)檔案的完整和安全，并且在確保檔案的完整和安全前提下，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需提供利用檔案，這是進(jìn)行檔案保管工作的基本任務(wù)，也是開(kāi)展檔案保管工作的目的。

3 做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案的監(jiān)督和檔案的利用是做好檔案保密過(guò)程中一項(xiàng)重要的措施，是對(duì)檔案管理過(guò)程中的不利行為進(jìn)行及時(shí)的糾正，防止在利用過(guò)程中出現(xiàn)檔案的丟失與損毀，讓我們不僅可以有效的利用檔案，又能保證檔案的完整性。因此，我們從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

3.1 制度建設(shè)

檔案利用規(guī)章制度包括了閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度，根據(jù)實(shí)際的情況對(duì)不同的人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，讓提供利用檔案的工作有章可循，在我們大力開(kāi)展檔案利用工作中，確保不泄密、不失密和文件的完好無(wú)損，各項(xiàng)檔案的規(guī)章制度就要嚴(yán)密簡(jiǎn)明，方便執(zhí)行，在實(shí)踐中總結(jié)，進(jìn)行完善和充實(shí)。

3.2 隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理的工作人員是利用制度的貫徹者和執(zhí)行者，他們對(duì)檔案的安全要肩負(fù)責(zé)任，所以對(duì)我們自身的素質(zhì)提出了高要求，一是政治素質(zhì)，要具備保密意識(shí)和高度的政治責(zé)任心，有全心為人民服務(wù)的責(zé)任心，熱愛(ài)自己的檔案管理事業(yè)；二是要有業(yè)務(wù)素質(zhì)，要有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)素養(yǎng)，對(duì)檔案保管利用工作要十分熟悉，對(duì)檔案的法規(guī)要牢記于心，特別是保密法更要牢記于心，能夠利用已有的檔案管理知識(shí)引導(dǎo)指導(dǎo)檔案利用者，以免造成檔案的缺失或損毀；三是要有文化素質(zhì)，要有文化知識(shí)素養(yǎng)，能進(jìn)行總結(jié)和分析利用工作的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，掌握工作規(guī)律。此外還要有敏銳的觀察力，善做利用者的工作，并且有獨(dú)立的處理問(wèn)題的能力。

3.3 監(jiān)督措施

我們要根據(jù)使用對(duì)象的不同進(jìn)行不同的監(jiān)管，掌握使用者的心理動(dòng)機(jī)，進(jìn)行監(jiān)護(hù)，有條件的檔案室還可以安裝監(jiān)視器，防止進(jìn)行偷撕或者涂改檔案，防止把檔案原件偷帶拿出檔案借閱室，做好利用監(jiān)督。另外我們還要勤于向人們宣傳檔案的制度和規(guī)定，多和使用者進(jìn)行交流，掌握利用目的和動(dòng)機(jī)，二是眼勤，勤觀察，三是手勤腦勤對(duì)使用者的情況和效果進(jìn)行分析，勤檢查被利用的案件，督促利用登記制度的落實(shí)，在利用者歸還檔案辦理歸還手續(xù)之時(shí)，仔細(xì)的檢查被借閱之文件，是否有損毀等現(xiàn)象，一旦有損毀要及時(shí)的查處，并且在登記簿上說(shuō)明，對(duì)損毀嚴(yán)重的，要及時(shí)報(bào)告，并且及時(shí)的查處，挽回?fù)p失。

3.4 保密宣傳

我們的檔案法治宣傳工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)，這是我們檔案管理工作中需要高度重視的一個(gè)問(wèn)題。加強(qiáng)保密工作的宣傳，是我們加強(qiáng)檔案保密建設(shè)的要求，能讓廣大檔案利用者受到教育，知道檔案有關(guān)的法規(guī)，明確相關(guān)法律責(zé)任和義務(wù)，減少犯法，不犯法，檔案法已經(jīng)頒布多年，就目前的實(shí)際情況看，但是這個(gè)法律在實(shí)際工作中產(chǎn)生的影響力十分有限，產(chǎn)生這種現(xiàn)象的原因之一是我們的宣傳不夠，其次是我們的執(zhí)行的力度不夠。

4 正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國(guó)家機(jī)密是我們每一個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，也是檔案管理工作人員的責(zé)任，在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案的保管，工作十分認(rèn)真，但是由于在傳統(tǒng)觀念的影響下，檔案工作存在各種問(wèn)題，有利用不足的現(xiàn)象，因此存在一定的弊端，導(dǎo)致了檔案的利用不充分，一些有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期放置在庫(kù)房中，無(wú)法有效利用而變成了廢紙，造成了檔案資源的浪費(fèi)，因此就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展生產(chǎn)中沒(méi)有好好利用檔案資源，我們檔案管理工作人員的管理價(jià)值也就難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)。所以就要求檔案管理部門(mén)改變以往的觀念，不僅要對(duì)工作職能進(jìn)行完善，還要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn)行服務(wù)。對(duì)有密級(jí)的檔案要保管好，保密的同時(shí)也要切實(shí)完善工作職能，但保密的目的之一是為了利用，利用要有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍，只是保密而不利用就會(huì)失去價(jià)值，當(dāng)然，利用要在保密的基礎(chǔ)上進(jìn)行，不能無(wú)限制的利用，這樣會(huì)給國(guó)家和企業(yè)的安全和利益帶來(lái)危害。所以，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，保密和利用都是十分重要。

5 總結(jié)

檔案利用和保密的關(guān)系，在利用工作中表現(xiàn)得最為突出，所以我們要解決好，保存檔案的目的是為了提供檔案給本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，在開(kāi)展利用工作時(shí)，要堅(jiān)持保密的原則，在實(shí)際的工作中，要明確保密范圍，保密期限的長(zhǎng)短要根據(jù)具體問(wèn)題進(jìn)行分析，還要加強(qiáng)對(duì)檔案法治的深入學(xué)習(xí)和輿論宣傳，充分的發(fā)揮檔案的價(jià)值。總之，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下檔案工作的重要內(nèi)容。檔案工作者的職責(zé)是維護(hù)檔案信息資源秘密的安全，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。檔案的利用體現(xiàn)出檔案的價(jià)值，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)依靠有效的保密措施。我們檔案工作者要在做好檔案開(kāi)發(fā)利用工作的同時(shí)做好保密工作，為國(guó)家為單位貢獻(xiàn)自己的一份力。

參考文獻(xiàn)

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