信息時代醫院科技檔案的優化管理探討

李慧

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）2-109-02

摘 要 隨著信息技術的發展，越來越多的行業開始實施信息化建設，以不斷提高工作效率，醫院同樣如此。對于醫院管理工作而言，科技檔案管理是醫院檔案管理之重要內容，如何把握信息時代的發展優勢，對醫院科技檔案實施信息化管理，成為了檔案管理工作者需要深入思考的課題。對此，本文在對醫院科技檔案進行綜合論述的基礎上，分析了醫院科技檔案開展信息化管理的意義，并從四個方面提出了相關優化管理思路，以供參考。

關鍵詞 信息時代 醫院 科技檔案管理

科技檔案主要保存的是醫院科技方面的信息，包括醫務人員在科研、教學、醫療活動中所生成的具有保存價值的圖表、文字、影像資料等等。醫院科技檔案也是醫院檔案管理之重要組成，是對醫院各項醫務活動之真實記錄，能夠反映醫院歷史活動軌跡，傳承醫院文化，體現醫院的醫療科研水平，具有重要的社會價值。特別是在信息時代，為更好地做好醫院科技檔案管理工作，相關檔案管理部門需有效利用現代信息技術，借助互聯網以及計算機等新興手段開展科技檔案管理工作，有效提高科技檔案管理之專業化水平，促進醫院檔案管理新發展。

一、醫院科技檔案概述

（一）醫院科技檔案的分類

醫院科技檔案種類繁多，從宏觀上看，根據檔案之性質，可將其分為教學類、基建類、外事管理類、醫療科研類、與科研有關的醫學裝備類、醫療科技人員專業檔案等六個大類。從微觀上看，可根據科技檔案之來源將其劃分為科技成果類、專利類、技術轉讓類、臨床試驗類、科技計劃項目類、論文著作類等幾大類。其中，科技成果類檔案主要指的是獲得相應獎勵或榮譽稱號的科技成果類檔案，包括相關成果申請材料、獲獎證書、獲獎批文、獲獎照片或影像資料等；專利、技術轉讓類檔案主要指的是專利申請材料、各項證明、各類技術轉讓材料等；臨床試驗類檔案主要包括各類臨床試驗從開始到結束時的所有文件資料；科技計劃項目類檔案主要包括各類課題申報材料、批文、任務書、課題研究記錄、結題材料等；論文論著類檔案主要指的是醫務人員所發表的各類學術論文、圖書、譯著、教材等的原復印件資料。

（二）醫院科技檔案的特點

相較于其他類型的檔案而言，醫院科技檔案具有一定的獨特性，主要特點可分析如下：

第一，真實性。醫院科技檔案均是在醫務工作者的實踐活動中產生的，記錄的是醫務人員的真實科技活動歷史，能真實地反映相關科技成果及科研過程，具有較強的真實性。

第二，時效性。隨著時代的發展，知識的更替，醫院科技檔案之利用價值會隨著時間的推移而有所減小，因而，這類檔案具有較強的時效性。

第三，連續性。醫院科研活動一般周期較強，是一項長期工程，有的科研項目甚至需要花費3-5年的時間，這期間會產生很多的科研文件，需要及時更新歸檔，且各類文件之間的關系緊密，具有一定的延續性，因此，醫院科技檔案還具有連續性特點。

第四，專業性。醫院科技檔案很多都與醫學專業知識相關，是對醫療衛生事業發展的反映，對這類檔案進行管理，不僅需要管理人員具有檔案管理知識，還應具備一定的醫學知識，因此這類檔案的醫學專業性很強。

第五，保密性。醫院科技檔案有很多是對醫院科研成果之記錄，具有一定的專利屬性和產權價值，需要做好保密管理，因而具有保密性。

第六，實用性。醫院科技檔案是對有價值之文件的存儲與保管，目的是為了在日后對其進行開發利用，供人們查閱，因而具有一定的實用性。

二、醫院科技檔案信息化管理之意義

醫院科技檔案種類繁多，且價值凸顯，是醫院的寶貴財富，需要進行科學合理的保管，但當前各醫院對其的管理還存在管理理念和方式落后，信息更新不及時，查詢困難，利用率不高，保存費用高等諸多不足之處，亟需利用現代信息技術進行高效管理，以提高管理效率。在信息技術快速發展的新時代，醫院科技檔案開展信息化管理具有重要意義，不僅可以解決傳統科技檔案管理中存在的問題，還能便于構建良好的醫院科技檔案管理體系，促進檔案管理工作的更好開展。此外，醫院科技檔案是不斷更新、不斷增加的，其載體多樣化，包含了各種文字、圖片、影音資料，且專業性和關聯系也很強，利用計算機、掃描儀等多種現代信息技術對其進行信息化管理，不僅更便于細化管理類目，方便查閱檢索，還能方便檔案數據資源的實時更新，更完整地保存檔案，提高科技檔案的管理質量。同時，利用信息技術建立規范、完整的科技檔案管理體系，從長遠來看也有助于減少檔案管理的人力物力，方便檔案資源的在線共享，提高檔案利用率。

三、信息時代醫院科技檔案的優化管理思路

（一）優化檔案管理體系

當前，不少醫院由于不重視檔案管理工作，缺乏科技檔案管理專業人才，導致檔案在立卷歸檔、存儲以及開發利用等方面皆存在一定的問題，此外，許多科技檔案都由專業圖表或符號所記錄，在實施信息化管理的過程中也難以將這類紙質文檔進行有限的電子化轉化，造成檔案管理保存不完整，極易出錯。而依靠手工管理科技檔案不僅效率低下，還容易造成檔案資料的遺失、損壞，降低管理效率。因此，在進行醫院科技檔案的信息化管理時，可出臺科技檔案管理標準，統一管理格式，讓檔案管理人員能夠按格式進行檔案的錄入和保存，并按操作規范進行檔案資料的收集、整理、分類、歸檔，以保證檔案資料的完整性，方便查閱利用。此外，醫院檔案管理部門還應對科技檔案管理人員進行能力區分，根據其能力定崗定責，將具有一定信息技術能力的人員安排在重要操作崗位，以保證科技檔案信息化建設的順利實施。同時，醫院也應加強科技檔案管理制度建設，要求管理人員不僅按制度辦事，還應加強與科技人員之聯系，主動收集科技檔案資料，尋求技術性問題的解決方法，提高檔案管理水平。

（二）完善基礎設施建設

由于醫院科技檔案的信息化建設對于各類軟硬件設備的要求較高，而一些醫院由于對其重視不足，導致相關設施條件較差，難以滿足科技檔案現代化管理需要。如多數醫院未引入專業的科技檔案管理軟件，也未構建現代信息化管理平臺，導致一些科技檔案難以錄入信息化系統，不能得到妥善保管，甚至部分醫院缺乏專門的科技檔案管理室，僅有的管理室也未能做好“五防”工作，且提供的計算機設備老舊落后，也不利于科技檔案的信息化管理。對此，醫院應加大對科技檔案管理的資金投入，完善基礎設施建設，聯合專業機構開發科技檔案管理軟件，構建專業數據庫，使科技檔案得以完成電子化轉化，獲得妥善保管。此外，醫院還應引進先進的信息技術或安全技術，對重要的科技檔案進行技術加碼，提高檔案保管的安全系數，以確保檔案信息化管理之安全。同時，改善科技檔案管理環境，安排專業的科技檔案管理室，并做好“五防”工作，設置自動報警裝置、防磁裝置等等，以保障檔案管理之安全。

（三）搭建合理的檔案信息管理平臺

醫院科技檔案的信息化建設不僅要引進專業的技術設備，完善管理環境，實現紙質檔案資料的電子化轉化，還需要搭建合理的檔案信息管理平臺，拓展信息管理空間，實現數據資料的有效共享，以提高科技檔案資料之利用率。一方面，醫院應合理把握現代信息技術之優勢，結合科技檔案管理實際購置或開發相應科技檔案管理信息平臺，滿足紙質檔案存儲與電子檔案存儲的“雙軌制”要求，更好地控制科技檔案管理與查閱權限，記錄檔案流通信息，對相關數據進行精準統計，實現對科技檔案資源的規范化管理。在科技檔案信息化管理平臺中，檔案工作人員要做到對檔案按照編級編號正確錄入歸檔，合理建立電子檔案目錄，并劃分各級子目錄，構建檔案數據庫，方便檔案資料的查閱與檢索。此外，還可構建醫院內部局域網，或與兄弟單位合作建立區域性網絡共享平臺，對可公開之科技檔案實現在線共享，以提高科技檔案資料之利用效率。

（四）提高科技檔案管理人員素質

隨著信息技術的發展，現代檔案管理工作對檔案管理人員提出了越來越高的要求，不僅需具備檔案專業知識，了解醫學知識，還需具備一定的計算機操作能力和相應的網絡管理知識，特別是醫院科技檔案的管理對相關管理人員的要求更高，這是由于科技檔案中包含了許多復雜的圖表，且一些檔案資料的收集整理需要長期的跟蹤，對管理人員的溝通能力、專業精神提出了更高要求。而目前很多醫院的科技檔案管理人員或非專業出身，或缺乏有效培訓，專業知識老舊，信息技術能力不強，難以有效勝任工作。因此，需要加強對人員的管理與培訓。一方面，應對科技檔案管理人員的專業能力進行考核，并要求其不斷更新自我知識，了解與醫療科技相關的綜合類學科知識以及交叉學科、邊緣學科知識，以更好地擔負起科技檔案管理工作。另一方面，要加強檔案管理人員的信息技術培訓，使之掌握基本的計算機操作技能、網絡安全管理技能，以更好地開展科技檔案管理信息化建設。此外，部分科技檔案的保密程度較高，因此還應加強相關檔案管理人員的保密意識建設，加強思想教育，使之做到保密資料不泄露、不外傳，有效提高科技檔案的管理水平。

四、結語

總之，信息時代的來臨使得計算機技術以及網絡技術日益深入各行各業，成為引領時代發展的潮流，醫院科技檔案的管理依托信息技術進行管理模式和管理方法的優化也是檔案管理事業發展之所需，順應了時代發展趨勢。因此，相關檔案管理人員應及時更新管理理念，克服工作中的困難，探索醫院科技檔案管理現代化建設之有效方法，促進相關工作更好開展。

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