人才流動對人事檔案管理的影響

邸玉英

摘 要：本文對人才流動對企業人事檔案管理帶來的影響進行分析，并且提出人事檔案管理方法，旨在建立起一套完整、嚴密、高效而且適合時代發展的企業人事檔案管理體系，發揮人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用。

關鍵詞：企業發展 人事檔案 人才流動 影響 問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2019）07-00-02

引言

對于企業來講，合理配置人力資源可以促進企業發展，推動市場經濟發展，合理的人才流動也有利于人力資源結構的優化，并且讓每一個人員都發揮出其最大的價值。人事檔案管理作為企業管理中的重要組成部分，受到人才流動的影響很大，因為人才流動過于頻繁，很容易導致人事檔案資源過于繁雜，不利于企業管理人員對人力資源進行開發。在傳統的管理體制下，人事檔案管理已經形成了一種固有的思維模式，管理理念、管理制度、管理模式都已經不適用于當前的企業發展要求，對人才流動體制下的人事檔案管理產生了很大限制，使人事檔案管理面臨了更大的挑戰，不利于國企選拔更合適的人才，而且還會對企業的人才戰略造成影響。所以，在人事檔案管理過程中必須要認識到人才流動所帶來的影響，并且要對人才流動帶來的消極影響進行消除，構建更加合理的人事檔案管理制度體系，促進企業發展。

一、企業人事檔案管理概述

1.企業人事檔案管理內涵

企業人事檔案指的是在人事管理過程中所形成的關于企業員工的學習、工作經歷等方面的數據和信息，并且以一個單位為整體集中起來的，具有一定保存價值和利用價值的原始記錄。結合每個企業的實際情況，人事檔案材料主要包括以下信息：第一，人員的工作履歷材料；第二，人員業務考核以及組織考察材料；第三，企業員工的學歷學位材料、職稱（職務）晉升材料以及進修培訓材料；第四，員工的出國出境等政審材料，入黨材料；第五，員工的獎懲材料、錄用材料、各類工資審批表等。

2.企業人事檔案管理對象

長期以來，企業的人事檔案管理工作不夠全面，尤其是在一些國有企業內部，人事檔案的保管對象僅僅局限于一些干部身份的人員，針對在編員工。但是隨著國企改革工作的持續推進，聘用非在編合同制人員成為企業發展的趨勢，而且這一措施可以有效解決企業的人才瓶頸問題，對于這些人才的人事檔案材料的管理，就成為企業人力資源管理中的重要組成部分。正是由于市場經濟環境的發展，企業的人才流動越來越明顯，人事檔案資源越來越多，出現了一些“棄檔”現象，這對于傳統的人事檔案管理工作造成了強烈的沖擊，不能放棄企業人事檔案中的“死檔”“棄檔”，必須要對各類檔案信息都進行全面整理、歸納、利用。

二、人才流動對人事檔案管理帶來的影響

人才流動是企業發展過程中的一個正常現象，隨著企業的不斷發展，企業對不同崗位上的人才需求也不相同，有的時候會新增一些崗位，要招聘新的人才，有的時候會合并甚至去除某個崗位，或者在崗位之間需要進行人員的調動，這就產生了人才流動。在人才流動過程中，人事檔案管理也面臨了較大的挑戰，主要表現在以下幾個方面：

1.重建檔案現象增多

隨著企業不斷發展，企業規模越來越大，需要的優質人才也越來越多，而且人力資源對企業的發展具有至關重要的作用，但由于人才流動的問題，加上人才流動不規范，導致企業的重建檔案較多。此外，在人事檔案管理過程中，檔案隨著人員遷移是一項十分重要的制度，但是由于當前市場經濟不斷發展，極大地影響了這一制度的實施。比如企業為了更大力度地吸引人才，打開綠色通道允許人才提供個人證明材料進行檔案重建，這就導致整個人才流動過程不規范，增加了檔案重建現象，制約市場經濟的發展。

2.出現棄檔、死檔、人檔分離等現象

隨著全球經濟一體化發展，市場經濟格局發生了很大改變，企業也創新了用人機制，很多人員的擇業觀念發生改變，這位人才的發展提供了更好的契機。但是，由于企業缺乏科學合理的選人用人標準，在檔案管理過程中也不夠規范，所以出現了比較嚴重的棄檔現象。例如在招聘人員的過程中，一般是讓求職者提供自己的個人簡歷、學歷學位證書、職業資格證書等文件，然后由企業的人力資源部門對該求職者的發展潛力進行評估，最終確定是否要錄用，整個過程中忽視了“人到檔到”這一原則。這種模式雖然可以為人才的發展提供較多機會，但實際上人才的流動十分頻繁，跳槽現象越來越多，繼而出現的的要求被忽視；再比如，事業單位與國有企業，在檔案方面上的要求也不夠重視，只要看中人才即可。以上措施雖然為人才發展提供了較多的機會，但實際上導致跳槽現象越來越明顯，繼而出現的棄檔、死檔也越來越多，人檔分離嚴重。

3.檔案相關材料缺失嚴重

企業的人事檔案一般是由人力資源部門保管的，但是人才流動逐漸增多，在人事檔案管理過程中還沒有形成規范化的檔案材料移交制度，加上人事檔案本身就是一個比較復雜的過程，所以檔案的移交不夠完整，出現檔案缺失現象。如果人事檔案中的證明材料丟失，對于人才的調用也十分不利。

三、人才流動背景下人事檔案管理對策

1.創新人事檔案工作理念

在傳統的人事檔案過程中，管理人員對檔案工作的認識不到位，認為檔案管理僅僅是對人員的基本信息和資料進行收集與整理，新時期，人事檔案管理的意義不僅在于收集企業員工的信息資料，而在于為企業的人力資源管理服務。在當前時代背景下，人才是企業發展的核心競爭力，這一理念必須貫穿到人事檔案管理過程中，檔案管理人員應該要基于“為企業的發展服務、為企業的人力資源工作服務”這一原則開展人事檔案管理，才能有效提高人事檔案管理水平。面對人才流動這一現象，如果人才離開原企業之后，其人事檔案還留在原來的單位，這會使得檔案失去其價值，所以，人才流動的過程中，人才的檔案也應該要流動起來，只有這樣，才能真正發揮出檔案的作用。企業必須要充分結合市場經濟社會下人才流動現狀，對人事檔案管理理念進行創新，即人事檔案管理不僅要為人事管理服務，還要為人的全面發展服務。檔案管理人員要充分意識到，人事檔案管理要拓寬其服務范圍，不再僅僅是為本單位的人事管理和單位內部人員的發展服務，更重要的是為其相關部門的人事管理以及相關人員的發展提供更好的服務，即人事檔案是要配合人才流動的。因為人才流動是一種十分正常的社會現象，那么服務于人事管理的人事檔案管理就應該要具備更加寬闊的社會視野，立足于社會來開展人事檔案管理工作。

2.完善人事檔案管理制度

人事檔案管理制度不完善，對人事檔案管理工作影響較大，從而導致很多棄檔、死檔出現。人才流動不斷加快，傳統的人事檔案管理制度已經不適用于當前的檔案管理工作要求，用人單位很可能面臨檔案信息缺失的問題，不能繼續開展原有的人事管理工作。所以，必須要做出改革，完善人事檔案管理制度，通過制度創新，明確人事檔案管理部門對外提供人事檔案信息的責任，即要加強不同單位之間的溝通和聯系，將人員的檔案以不同的形式轉移到流出人員目前所在的單位，為人事檔案的移交提供便捷。這樣不僅滿足了人事管理對檔案信息的需要，同時也可以為人才發揮作用和人才發展提供檔案信息保障。另外，要對人事代理人員的檔案實施動態管理，由于用人機制的改革，使得人事檔案管理難度越來越大，需要處理的人事檔案信息越來越多，整個過程中也需要更加靈活、專業的檔案管理人員，在這種情況下，企業可能會選擇人事代理機構幫助管理檔案信息，對于需要人事代理的檔案進行存檔的時候，應該要讓用人單位和代理機構之間進行充分溝通，本著實事求是的原則，建立良好的溝通機制，進一步深化合作。用人單位要本著對單元員工負責的態度，積極收集員工的檔案信息，經過系統化整理之后將其交給代理機構保管，并且對人事檔案代理機構的工作進行監督，確保人事檔案的完整性、真實性，保證檔案內容是連續的，任何個人不能違法查閱檔案。

3.規范建檔，實行依法管檔

規范建檔是確保人事檔案信息真實有效的一個重要過程，由于人事檔案管理不夠規范，所以導致很多檔案信息缺失。在檔案管理過程中要嚴格按照《檔案法》和人事檔案管理的相關要求，規范化建檔、存檔，確保檔案信息真實、安全。對于企業內部的人事檔案信息，必須要由責任部門和相關人員統一標準和要求，進行規范化管理，按照“人檔對應”的基本原則，在重建檔案之前要對以前的檔案進行處理，確保檔案信息完整，并且要做到“一人一檔”，一個人不能重復出現多個檔案文件。對于企業外部形成的人事檔案，必須要嚴格審查，尤其是關系到個人職業發展以及社會保障等切身利益的檔案材料，比如人事關系、學歷學位、身份證明、工作經歷、職稱晉升、工資待遇、科研成果等方面的信息，通過多方面問詢與核實，必須要確保材料的真實性。檔案管理人員必須要具備高度的責任意識和較高的政治素養，嚴格遵守職業道德規范，根據工作屬性，做好檔案資源的調查和管理，對于為了個人利益頻繁變動工作的人，應該要依法規范其就業行為。與此同時，企業應該要給檔案管理人員提供必要的幫助，一起規范建檔制度。

4.建立流動人才人事檔案信息網絡

信息化時代背景下，計算機信息技術和網絡技術的應用越來越頻繁，檔案管理和檔案信息管理相互分離，這也對人事檔案管理帶來了一定的難度，而且傳統的人事檔案管理理念和方法都比較陳舊，不滿足信息化時代的發展要求，當前的時代對人事檔案管理提出了更高的要求，在紙質檔案管理的基礎上，要充分利用現代化信息技術，開展人事檔案管理創新，構建獨立的、廣泛分布于全國范圍內的人事檔案信息網絡。從原則上講，人事檔案信息網絡必須要保持嚴密性，不能隨意對外開放，并且要設置一定的權限，只能開放給本單位或者授權單位具有一定權限的人員。落實到具體的工作中，要從以下幾個方面著手：

首先，要加強對計算機信息技術的應用，將紙質檔案轉變為數字化檔案，并且對人事檔案進行分類、編目、統計、檢索、分析等過程中，也要引入信息化技術，建立人事檔案數據庫，當需要查詢某一個人的檔案信息時，輸入其基本信息，就能得出相關的其他檔案信息，利用信息化技術縮短檔案的查詢、分析時間，提高企業人事檔案管理水平，提高人事檔案管理工作效率，為企業管理者的決策提供更加及時、準確的參考依據。

其次，要對企業的人事檔案進行動態化管理，由于企業的人才變動比較頻繁，人才流出之后也會有新的人才會流入，所以，要根據人才流動情況和個人自身變化情況，對人事檔案材料進行補充、完善，比如員工的業務范圍、獲獎成果、職稱晉升等材料，都可以及時補充進去，完善資料內容。對于每一個員工，都具有一定的權限可以登入人事檔案系統，但僅能查詢自己的個人信息，如果自己對查閱到的信息有異議，則可以提出申請和復核，并且在提供相關證明材料的前提下對人事檔案內容進行修正和完善，確保每一份人事檔案材料的真實性與完整性。

第三，要加強人事檔案數據庫的管理。隨著人才流動，人事檔案數據庫的內容越來越多，對檔案數據庫進行管理和維護也是確保檔案安全的重要措施。企業內部的人事檔案管理必須要遵守檔案管理的規范和要求，檔案管理人員要具備安全意識，在建立數據庫的時候注意防止信息泄露。日常管理過程中要隨時對檔案信息系統進行安全檢查，對殺毒軟件、防火墻等進行更新，防止木馬病毒對系統的侵害，減少信息泄露和被篡改的可能性。

5.加強檔案管理隊伍的培訓教育

加強檔案管理隊伍的培訓教育是提高人事檔案管理水平的重要措施，目前企業缺乏一支高素質的檔案管理隊伍，無論是業務技能水平上還是職業道德素養方面，都還有一定欠缺。為了改變傳統的檔案管理模式，更好地應對人才流動帶來的影響，企業必須要組建一支高素質、專業化、復合型檔案管理隊伍。一方面，可以招聘更多新的檔案管理人才，充實企業檔案管理隊伍，企業可以加強和高校的合作，招聘檔案管理專業的人才，也可以通過社會招聘渠道，吸引更多專業檔案管理人才，為企業檔案管理工作做出貢獻。另一方面，要積極加強對檔案管理人員的培訓教育，加強檔案管理法律法規宣傳教育，利用專業講座、宣傳欄、宣傳手冊、企業網站、各種新媒體普及《檔案法》以及人事檔案管理的相關知識，強化企業檔案管理人員的法律意識，不斷提高其自覺維護檔案真實性和完整性的能力。此外，還要加強業務技能培訓，建立長效培訓機制，定期開展業務技能培養，檔案管理人員應該要具備檔案管理的基礎能力，加強對檔案管理理論知識的學習，熟悉人事檔案管理流程和相關規定，同時要結合信息時代背景下檔案管理的發展方向，加強信息技術的學習，對檔案管理信息系統、檔案數據庫、檔案管理軟件等進行學習，并且應用到人事檔案管理過程中，漸漸改變傳統的人事檔案管理方法，提升人事檔案管理服務水平。

結語

綜上所述，隨著市場經濟不斷發展，企業對人才的需求越來越大，人才流動頻率很高，由于不同企業之間的人才流動，增加了人事檔案管理的難度，導致一些沒有價值的人事檔案出現，不利于人力資源管理。對此，必須要正確認識到人才流動的現狀，并且分析人才流動對人事檔案管理的影響，從企業的實際情況出發，組建專業化檔案管理隊伍，制定相應措施和方案，完善檔案管理制度，加強信息技術的應用，促進人事檔案管理水平不斷提升，促進企業實現可持續發展。

參考文獻

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