高校圖書館檔案管理問題探究

【摘要】本文以對石河子大學圖書館檔案管理工作為例的分析，反映出現在高校圖書館普遍存在的檔案管理工作中的問題，并提出相應的整改措施，從而提高檔案管理工作的效率。

【關鍵詞】高校圖書館 ?檔案管理 ?探究

【中圖分類號】G258.6 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2019）13-0023-02

高校圖書館檔案工作是高校圖書館管理工作中最為基礎且很重要的一項工作。在圖書館的發展過程中，由簡單的機構變成龐大的并且在校園承擔著重要職能的機構，這一路的發展必然會形成許多檔案，而這些檔案都說明了圖書館的發展歷程以及發展方向。圖書館檔案是圖書館發展史上重要的財富，可真實反映關于圖書館相關的一些基礎業務和辦館條件等問題，同時也有利于提高圖書館管理和發展的科學性。

一、高校圖書館檔案管理工作的重要性

在《高等學校檔案管理辦法》第一章總則中的第三條：高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。雖然針對高校圖書館沒有出臺相應的檔案管理政策，但《高等學校檔案管理辦法》中這一條同樣也適用于圖書館，圖書館的檔案工作也是圖書館重要的基礎性工作，應當加強管理，將之納入圖書館整理發展規劃中。

檔案作為高校圖書館的原始記錄，客觀真實地記錄了圖書館各個時期各項工作的發展軌跡，是圖書館管理工作決策和規劃的依據。

1.為圖書館建設提供依據

在日常工作和開展的各項活動中，有大量的文件、圖片、音頻、視頻等資料，這是圖書館發展中的一項重要內容，同時也可反映出圖書館的發展軌跡。通過對這些資料的分析后得出的規律性結論，可以為圖書館領導利用信息決策提供充足的依據，從而使圖書館的發展方向更加明確。

2.為圖書館管理水平的提升提供評估依據

圖書館檔案種類繁多，是每一階段重要活動或重要事件的全面記錄。如文獻采購檔案，可反映一時期圖書館對書目類別的側重;如經費檔案，可反映一時期經費的來源和去向;如借閱檔案，可反映出一時期讀者偏好等。這些可作為領導考核圖書館狀況的評估依據。

3.為大學的教學和科研提供資料

圖書館檔案中的借閱檔案和讀者檔案，可以反映出學生、教師等工作人員等的借閱內容、層次、數量等方面，同時也可以通過對這些檔案的分析，采購學生、教師需要的資料，一定程度上能為科研工作的定位和決策以及教師的教學工作的開展提供參考資料。

二、檔案管理存在的問題

石河子大學圖書館檔案之前一直由各部室自行保管，在圖書館的搬遷、擴建過程中，部分檔案丟失或者損壞，導致檔案不全。石河子大學圖書館于2017年組建館刊編輯與檔案室，這才有了專門存放檔案的地方。但是，這個檔案室也不是獨立的，而是和館刊編輯同時共用一個辦公室，檔案柜也不多，仍有大量檔案沒有地方存放。圖書館檔案管理工作也非常滯后，甚至沒有設置檔案管理部門。而高校圖書館在科學的發展道路上，建立檔案管理部門是非常有必要的。

現在就石河子大學圖書館檔案管理中存在的問題分析如下：

1.重視程度不夠

在2017年以前，石河子大學圖書館都沒有專門的檔案室，各部門的檔案都由各部門自行保管，在圖書館搬遷、擴建的過程中，不乏有檔案丟失或者損壞的情況發生，這也為以后檔案的完整性以及時間的延續性造成缺失。而針對此現象，工作人員并不重視，檔案意識不夠，疏忽了對檔案的管理工作，從而給圖書館檔案的存檔工作造成了缺失和混亂。

2.管理人員不專業

由于石河子大學圖書館的檔案室是2017年才成立的，然而圖書館現有的工作人員無一人是檔案專業方面的專業人員，只是臨時調用一名工作人員去管理檔案。沒有專業人員管理，檔案的收集、整理、分類、歸檔等工作存在很多問題，再加上管理人員不穩定，造成后來接手的工作人員在對檔案的管理工作中遇到很多問題。

3.檔案管理方法落后

在目前的檔案管理工作中，圖書館領導要求紙質和電子版都要保存，并按年份裝訂成冊，由于多數為紙質檔案，在目錄的編寫過程中，就需要全部手動輸入電腦，而自圖書館成立以來的所有檔案，雖然有缺失，但在數量上也是非常繁多的，因此對工作人員的錄入工作也造成了一定的困擾。在檔案分類中，又存在分類不準確或者不合理的情況，這樣會造成在查閱或者檢索檔案時遇到問題。

三、檔案管理工作中應采取的有效措施

石河子大學圖書館檔案室成立以來，到目前為止一直存在不少問題，而解決這些問題能使檔案管理工作更加科學、有效地進行。因此，個人認為應該采取以下措施：

1.提高對檔案管理工作的重視

想要做好檔案管理工作的前提和關鍵是領導的重視以及各部門的配合。而對檔案工作的支持不僅僅是停留在思想上，更多的應該體現在行動上。圖書館領導應該親自抓并且主動參與到檔案管理工作之中，并且出臺相應的檔案管理政策，為檔案工作人員提供各方面的便利。

2.提高檔案管理人員的專業化

石河子大學圖書館目前沒有一名檔案專業的工作人員，因此對檔案管理人員的專業化培訓是非常必要的。除了提供培訓機會，還應建立一個檔案人員的管理機制，從而保證檔案管理人員的穩定性，促進檔案管理工作有效、良性的發展。自2017年檔案室建立至今，雖然只有短短的一年時間，已經更換過2名工作人員了，人員的更換對檔案管理工作并無益處。

3.通過現代化信息技術來提高檔案管理工作的效率

在檔案錄入過程中，最好能使用專門的檔案錄入系統，這樣檔案管理人員不僅在錄入檔案時省時省力，同時在查閱檔案時也更加快捷方便。當然，專門的檔案系統是需要單另購買的，所以希望在今后的預算經費中，能把檔案錄入系統的經費計算在預算中。

四、結語

圖書館的檔案管理工作在圖書館的發展和延續中起著重要的不可替代的作用，但是傳統的管理方法已經不適用于當今的信息技術時代，在今后的檔案管理工作中，除了要領導重視之外，檔案管理人員的培訓也是非常必要的，同時還必須要結合信息技術的使用，才能使檔案管理工作更為科學、有效的進行。

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作者簡介：

楊莎莎（1983年7月11日-），女，漢族，碩士，石河子大學圖書館助理館員。