工欲善其事，必先利其器
——信息化是打造房管檔案管理一大利器

文/李露心

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。大數據時代的來臨對檔案管理既是機遇又是挑戰。2018年，國家檔案局召開全國數字檔案館建設推進會，國家檔案局局長李明華在全國檔案局長館長會議上提出，“抓整合、促共享”將成為今后檔案管理信息化建設的戰略目標。

一、大數據時代加強檔案管理信息化建設的意義

當今信息技術發展迅速，云計算、云存儲的運用，給城市管理帶來了新的模式和新的方案。伴隨著上海市委、市政府有關進一步減少辦事環節、優化營商環境的政策的出臺，市區兩級各個政府部門逐步將原先面向企業和市民群眾的審批和服務事項，整合到“一網通辦”平臺，以期實現“讓數據多跑路，讓百姓少跑腳”的便民利民目標，這也使得檔案管理的信息化成為勢不可擋的趨勢。與數字化新型檔案管理相比，傳統的檔案大多以紙質為主，工作繁瑣，勞動強度大，登記統計準確率低，工作效率不高，而且檔案整理過程中重復勞動多。人工立卷時，立卷人往往根據自己的理解對文件進行分類，不同的人對同一個文件有不同的分類標準，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。應用現代化科技手段，能發揮信息化資源化管理優勢，減少手工操作，是有效解決大數據時代檔案管理問題的有效途徑。

上海市長寧區房管局領導審時度勢，以建設“上海市樣板檔案室”為抓手，重視強化房管檔案信息化建設，利用信息化手段來提高房管檔案的管理水平。當前，長寧區房管局承擔區域內大量的房地產建設、管理工作，而每一項工作都須以檔案資料的形式凝固下來、記錄下來。檔案承載的是房地產發展的歷史和房地產管理的沿革，從一個側面展示了區域社會經濟發展的歷史面貌。考慮到利用的高效便捷，長寧區房管局檔案信息中心從1998年至今，在20年間先后自主研發了房地產檔案查閱系統、珍貴歷史檔案查詢系統、優秀歷史保護建筑查詢系統、住房保障管理系統、政府信息公開管理系統、設備檔案會計檔案管理系統等各類專業檔案查閱系統，覆蓋全部81萬卷檔案的查詢。由于注重數字檔案資源建設，加快了長寧區專業房地產檔案現代化管理進程。

二、大數據時代給檔案管理信息化建設帶來的機遇和挑戰

（一）大數據時代給檔案管理信息化建設帶來的創新機遇

大數據時代下檔案管理工作信息化建設使檔案管理效率和檔案管理的準確性得到了很大提高，檔案管理工作與計算機技術、互聯網等前沿科技相結合，積極促進檔案管理的信息化建設，給檔案管理工作帶來了極大的便利，提高了檔案收集整理歸檔、數據錄入掃描、檢索搜索、利用分析和統計鑒定等方面的工作效率。通過云存儲等存儲系統實現永久存儲及存儲的容量提高，同一份檔案可以實現多方備份存儲，防止了檔案資源的流失。利用先進科學技術實現對檔案的迅速利用，檔案使用精確、靈活，檔案資源價值得到全面實現。

長寧區房管局檔案信息中心館藏檔案具有“多、遠、全”三大特點：“多”——館藏總量全區最多，總量達81萬余卷，每年還以5萬卷速度增長；“遠”——館藏檔案歷史久遠，保存有從清朝咸豐年間至今的各類房地產檔案；“全”——檔案內容全面，涵蓋房管局所有業務工作，共有9大檔案種類，其中專業檔案有60小類。 這些專業檔案利用率非常高，借還頻繁，但案卷放錯位置的現象時有發生，不經正規手續帶走案卷的現象無法及時發現，案卷存在遺失的風險。1998年起，檔案信息中心自主開發了會計檔案數據庫、照片檔案數據庫、電子檔案信息系統等信息管理軟件，還承擔了以下任務：長寧房地網頁制作、政務公開、政策法規、房地論壇、調研課題信息等各項信息發布，長寧房地網站數據更新維護，行政審批狀態查詢欄目內容更新，局長信箱欄目反饋處理，網上投訴內容。檔案信息中心努力使房地產專業檔案服務融入上海“全網通辦”戰略目標，為大眾提供更全面、高效、便捷的不動產登記檔案信息服務，進一步實現房地產登記檔案資源信息共享。

（二）大數據時代給檔案管理信息化建設帶來的挑戰

大數據時代對檔案信息管理工作的總體規劃和布局提出了更高更新的要求。隨著現在信息技術的發展，越來越多的單位組織的手工辦公逐漸變為無紙化辦公甚至網絡化辦公，但是目前區信息化基礎設施現狀離“一網通辦”的要求仍存在不小的距離，政府部門與社會之間、政府部門之間仍存在著基礎設施建設滯后信息化發展的現象，信息化資源共享與協同應用深度不夠。有效深化檔案管理信息化系統建設、適應和引領新時代的信息化發展新常態、加強新時代檔案管理信息化建設是必然選擇，但檔案管理工作的信息化建設需要先進的技術、先進設備以及高素質人才的支撐。此外，檔案信息安全是一大問題。一是現有檔案管理應用系統采用較為單一的用戶密碼認證方式，極易遭到破解，從而造成重要檔案信息管理應用系統被強行攻破，導致檔案信息的泄漏，若是享有最高權限的賬號被破譯，則造成的損失將更為嚴重。二是檔案材料的收集、整理、調閱、數據傳輸共享技術的信息安全性要求很高，電腦或計算機軟件中毒，或者被黑客入侵，數據被篡改、刪除、盜用將引發致命問題，對社會危害極大。三是大數據時代下檔案管理信息化缺少法律法規的保障，而且目前電子檔案的保密措施和保密技術還有待提高。

三、大數據時代下加強檔案管理信息化建設的措施

（一）做好總體的檔案管理規劃和布局

大數據時代下的檔案管理信息化建設，使得檔案管理由單純的保管型向積極利用型轉化，為檔案事業向社會化、現代化、信息化方向發展提供了助力。長寧區房地產檔案管理信息中心以“五項全能”的檔案管理模式提煉檔案工作的實效性，不斷提升房地產檔案價值，開發豐富的館藏，培育優質的人力資源，完善軟硬件設施規劃布局，以“職能”明確奠定檔案管理基礎，以“智能”庫房創新檔案管理模式，以“效能”彰顯檔案利用價值，以“全能”分類夯實檔案經度緯度，以智能化、信息化為核心帶動檔案管理現代化建設。

通過建立市區內網和局域網聯網平臺，使用先進信息技術手段研發檔案管理系統應用軟件，嘗試將實體檔案通過掃描轉換成電子檔案，應用計算機技術來管理檔案，檔案信息系統得到資源整合及共享，分層次多渠道提供房地產檔案信息資源。通過網絡聯通使檔案庫房與各科室、各事業單位之間檔案查閱更便捷，工作效率更高，緩解庫房容量小、庫房較為分散等困難，而且也有利于房地產檔案管理機構真正實現庫房有效集中管理,利用信息化手段來提高檔案的管理水平。

（二）保證資金、設備及技術的投入

在現有房地產檔案管理工作中全面應用信息化技術，必須有領導重視，資金才能到位，設施才能完善。長寧區房管局高度重視檔案工作，關心檔案工作的持續發展，多次專門聽取意見，開展現場調研，大大改善了長寧區房地產檔案管理信息中心的檔案管理條件。

硬件設施的齊全是各項檔案管理工作順利開展的前提，從而打造智能庫房，實現五項聯動。信息中心的密集架、溫濕度控制、燈光照明、監控和電子標簽等設備在近幾年分批升級，采購市面上較為先進的硬件設備，通過電子管理模塊和整體鏈接的方式實現庫房智能化管理。密集架智能打開，燈光自動感應，照明節能環保，監控設備遠程控制實現庫房全覆蓋，閱覽室監控無死角且有錄像回放功能。

檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變。加速實現檔案管理現代化進程，加強對實體檔案進行掃描，掃描案卷數占總卷數97%，大大方便了檔案的查閱和利用，如通過房地產登記檔案影像系統進行查詢、通過網絡上直接打印檔案影像文件。

實現庫房有效管理。電子標簽的運用使檔案室對案卷的管理更加井然有序，有利于對海量案卷快速、準確盤點，實現了案卷借、還的自助化，并實施快速搜索、查找，使“走失”的檔案對號入座，各就各位。

由于領導的支持和關心，一些先進技術應運而生，方便了房地產登記檔案查閱利用，同時保護了實體檔案，大大地提高了房地產檔案工作的管理水平。

（三）加強安全措施

加強檔案信息數據安全管理，落實物理安全、網絡安全、主機安全、應用安全、數據安全等技術保障措施。長寧區房地產檔案管理信息中心為確保檔案信息中心信息數據安全，在物理安全方面，建立完善定期核查制度，定期圍繞數據安全進行自查，排除一切安全隱患。為確保主機房及網絡安全，設立了互聯網、業務專網、政務網、信息數據庫等“三網一庫”，還在互聯網上安裝“VPN”，相當于網絡信息的保險箱。為了確保數據和應用安全，信息中心重視操作系統、數據庫軟件的安裝升級并加大了應用軟件開發力度，將數據庫從access單機版升級為網絡版，從而建立了屬于檔案信息中心的專業數據庫，存儲于服務器。此外，還通過服務器、存儲設備、硬盤、光盤刻錄四套備份，確保數據的安全與完整。

為切實加強檔案安全管理，信息中心于2018年制定了新版檔案及信息安全應急處置預案，堅持安全至上、預防為主，以確保檔案及信息安全，防治結合。在區檔案行政管理部門的指導下，嚴格執行檔案安全應急處置制度，落實各項防范措施，做到早發現、早處置，堅決把隱患消除在萌芽狀態。

（四）增強人才培養

大數據時代下檔案管理信息化迫切需要提高檔案人員綜合素質。首先，要提高檔案人員對檔案工作的認識水平，要有高度的責任和使命感，檔案工作人員要有較高的職業悟性。長寧區房管局檔案信息中心在提升員工利用檔案信息化資源水平上下功夫，對不動產權利正常變更、房地產權利糾紛的合理合法解決、公檢法紀委大案要案的查處發揮了重要的作用。信息化的檔案管理模式使檔案工作的實效性得到提煉，注重實用，為滿足舊城改造、住房保障、城市規劃等政府房地產宏觀調控利用需求，不斷提升房地產檔案價值，用信息化建設作為打造房管局檔案管理的一大利器。新時代對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及計算機操作能力等方面都提出了新的更高要求。一是要提高認識水平，強化繼續教育。通過繼續教育認識檔案事業發展戰略和實際意義，用繼續教育解決工作中不斷出現的新問題。二是要建立培訓教育制度，這是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。只有加強檔案管理人才培養，提高檔案人員綜合素質，才能發揮信息化管理優勢，高效便捷的檔案管理模式才能正常運行。

總之，大數據時代對檔案管理信息化建設功不可沒。