論A民辦學院的財務管理信息化

黃利霞

摘要：隨著國家經濟的不斷發展，民辦教育近十年來發展較為迅速，尤其是信息化飛速發展的今天，對學校信息化的要求也越來越迫切，尤其是財務管理方面的信息化要求更是明顯。傳統的手工做賬的時代早就已經一去不復返了，取而代之的是財務管理的信息化和智能化，在此背景下，本人以A學院為例，通過對A學院會計核算、收費管理以及資產管理等方面的信息化建設，不斷提高A學院財務管理的水平。

關鍵詞：財務管理;信息化;智能化

1.財務管理信息化的重要性

信息化高速發展的今天，每一個領域都不開信息化的支持，財務管理也不例外，如何將眾多復雜的業務融入財務管理系統中更是信息化的關鍵所在。利用現代化信息技術手段，推動高校財務由核算型向管理型轉變，實現高校價值創造和績效提升具有重要的現實意義。學校以信息化手段為支撐，將業務活動和財務活動有機融合，通過信息技術優勢，建立財務共享服務中心，加快會計職能從核算職能到管理職能的轉變。利用信息化的高效性可解決管理中精細與效率間的矛盾，信息技術越來越成為財務精細化管理的重要手段。另外，信息化技術對財務電子檔案的保管起著非常重要的作用，可以說，信息化的應用大大提高了財務管理的水平，是財務管理的重要支撐。

2.A學院會計核算的現狀和信息化策略

2.1 A學院會計核算的現狀分析

2009-2010年，由于A學院剛好建校不久，各種管理完全跟不上學校的發展速度，加上工作人員都是些年紀較大的人，工作積極性和開拓性不強，完全沒有信息化的意識。

2011-2014年，A學院拋開傳統的手工做賬的模式，開始啟用電算化進行財務處理的信息化，同時為了更好地推進信息化的進程，專門安排一人負責單機版金蝶系統的維護和科目的相關設置。開啟信息化后，發現仍然有較多的問題存在，如：事業版報表和企業版報表的轉換依然需要人工調節，另外預算管理仍然沒有啟用信息化進行管理，仍停留在手工進行沖銷的階段，信息化程度較弱。

2015-2016年，金蝶云平臺即K3cloud系統上線，實現了事業版報表和企業版報表的自動轉換，預算管理在OA系統進行完成，具體的報銷流程是這樣的：發起人在OA發起報銷 ? ?部門負責人審核 ? ?財務處審核 ? ?院領導審核 ? ?集團領導審核 ? ?出納在OA系統結束報銷單據進行付款。整個報銷審批流程完全與K3cloud系統脫節，智能化憑證無法自動生成。

2.2 A學院會計核算的信息化策略

2017年，為了解決智能化憑證的相關問題，財務處與集團IT部積極進行討論，最后一致認為，解決問題的關鍵是在發起人這個環節，如果發起人可以在K3cloud系統發起相關報銷，仍然在OA系統進行審批，出納在K3cloud系統結束單據進行付款，那智能化憑證就可以層層下推自動生成。具體報銷流程如下：發起人在K3cloud系統錄入報銷單據內容 ? ?財務審核無誤點擊提交 ? 發起人在OA發起報銷 ? ?部門負責人審核 ? ?財務處審核 ? ? 院領導審核 ? ? 集團領導審核 ? ? ? 出納付款生成日記賬 ? ?會計根據日記賬生成憑證，至此，整個財務報銷環節實現閉環管理，在K3cloud系統發起，在K3cloud系統結束。到目前為止，財務報銷的單據已經全部可以自動生成智能化憑證，會計核算信息化基本完成。

3.A學院收費管理的現狀和信息化策略

3.1 A學院收費管理的現狀分析

作為民辦高校，收入的主要來源就是學費和住宿費的收入，怎樣方便快捷地提供繳費渠道，如何盡快生成學費報表，以及自動根據收費系統生成智能化憑證，這些都是民辦高校收費信息化的重要部分。下面對A學院的收費信息化的各個階段進行分析：

2009-2014年，這段時間財務處基本都是沿用之前批扣、現場繳費、匯款的收費方式，每年新生報到的時候，學生排長隊，即使全員上陣，收費情況改善效果依然不好，加上手工編制電子收費報表，經常出現收費員報表與會計報表不一致的情況，收費管理效率較差。

2014-2015年，收費方式依然沒有變化，但是引入了收費管理系統，由于收費管理系統與教務處正方系統之間的數據傳輸存在較大的時間差距，以及學籍異動相關信息沒有辦法更新，導致數據統計經常存在差錯，使用效率較差，加上與賬務處理K3cloud系統之間沒有對接，以及收費系統廠家的不配合，最終導致上線兩年的系統基本沒有使用起來，收費系統形同虛設。

2016-2017年，收費方式沒有改變，重新回到手工編制電子版報表的時代，由于集團對A學院報表管理要求的增加，以及賬務處理數據和電子版報表數據之間存在差異，手工編制電子版報表的弊端越來越明顯，亟須引入比較接地氣的收費系統進行信息化管理。

3.2 A學院收費管理的信息化策略

2018年，智慧校園已經滲透到各個高校中，在線迎新，在線選宿舍，在線繳費等，很多事情都做在了學生報到的前端，提供給學生的服務更加全面周到，在此背景下，A學院從實際情況出發，從業務的源頭出發，將收款方式、收費系統、賬務處理以及開票系統全部連接在一起，形成一個閉環的收費管理模式，具體流程如下：

3.2.1錄入學生繳費數據到學校APP系統，若是APP直接繳費，可以直接查詢繳費狀態，若是通過批扣或者匯款或者現場繳費的方式，收費員第二天上午10點前錄入相關繳費數據到學校APP系統，確保所有收費數據都在APP中可以查詢，便于學生隨時查詢繳費狀態;

3.2.2第二天上午10點后收費數據同步到K3cloud系統的收費管理模塊（即收費系統），收費員審核無誤后生成業務單據;

3.2.3出納可根據業務單據下推生成日記賬，會計再根據日記賬下推生成智能化憑證;

3.2.4收費員根據業務單據下推生成開票數據，審核無誤后，打開開票系統，引入開票數據，即可完成批量開票，開票完成后，點擊傳入，即可將發票信息發送到A學院APP中，學生登錄A學院APP即可查看發票或者下載打印。

經過上述流程的安排，會計核算實現了智能化憑證，收費系統實現了閉環管理，數據從A學院APP中過來，再通過發票傳輸回到A學院APP中去，方便學生的同時也提高了財務人員的辦事效率。

4.A學院資產管理的現狀和信息化策略

4.1 A學院資產管理的現狀分析

資產管理是財務管理的重要環節，2016年以前，A學院對學校資產的管理僅僅只是賬務面資產的管理，幾乎與實務資產管理相脫節，出現如：購買過時的專業實訓資產、資產驗收不嚴格、專業實訓室使用效率低下、閑置資產較多等問題，導致A學院資產管理一度處于較為混亂的狀態，缺乏系統性的管理。

4.2 A學院資產管理的信息化策略

基于資產管理較為混亂的狀態，2017年，經過與集團IT部的充分溝通和討論，A學院引入了一套資產管理系統，一致認為新系統可以通過以下方式進行管理：

4.2.1通過對K3cloud系統數據進行整理和盤點，將2017年前的實物數據導入資產管理系統，盤虧部分，進行資產報廢處理，盤盈部分填入到資產管理系統中，確保所有實物資產通過資產管理系統進行管理。

4.2.2資產的申購、調撥、報廢以及處置需要進行審批時，在資產管理系統發起相關的審批流程，財務處審核無誤后提交到OA系統進行審批，具體流程如下：發起人在資產管理系統提交申請[→]財務處審核無誤點擊提交[→]發起人在OA發起申請[→]部門負責人審核[→]財務處審核[→]院領導審核[→]集團領導審核[→]資產管理員結束并生成K3cloud系統的固定資產卡片[→]會計根據卡片信息生成智能化憑證。

4.2.3資產申購回來后，財務處資產科嚴格把關驗收流程，堅持使用人、驗收人、采購員等三方驗收的原則，進行初驗和終驗，嚴格把好驗收關。

4.2.4新增資產時，在資產管理系統錄入新增資產的詳細信息，審核提交后下推生成K3cloud系統的固定資產卡片，再由卡片下推生成智能化憑證，這從源頭上確保了賬實數據的一致。

結束語

A學院經過使用多種財務管理系統，信息化程度逐漸加深，財務管理也越來越健全，總的來說，信息化建設永遠在路上。A學院的信息化建設是基于A學院的實際情況進行總結和歸納，對于其他高校具有一定的指導作用，但不能照搬照抄，要結合每個學校的實際情況，制定出較為符合自己實際情況的信息化建設方案。

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