文件工作的現實問題與對策探究

蔡麗娜

【摘要】文件工作的質量和效率如何直接關系到黨和國家各項方針政策的落實，關系到工作任務的順利執行。本文試對當下文件工作進行分析，認清文件工作發展中的現實問題，針對問題提出相應的對策，以期能夠為文件工作效率的提升提供理論意義的探討。

【關鍵詞】文件工作;現實問題;對策

人類在長期的社會生產實踐中，逐漸產生了語言。隨著社會生產的發展和復雜化，語言已不能滿足這種發展的需要，因而產生了文字。文字的出現形成了大量的反映人類活動的記錄，從而形成各種管理活動中的文件，針對文件進行的管理活動也應運而生。我國文件工作的發展源遠流長，在商代就建立了文件工作，也出現了最早的文件工作人員——史官。隨著封建王朝的終結，新中國的成立，文件工作也在各種社會制度的變革中發展成熟，與此同時，也暴露出了很多發展中的問題。在新時代歷史方位下，文件工作的發展呈現出許多新的特點，認清當下文件工作發展的現狀，把握新時代文件工作發展的規律，對于推進文件工作的發展顯得尤為重要。

一、文件工作概述

我國文件工作發展歷史悠久，而文件的產生又和文字、階級以及國家的產生緊密結合在一起。要想認識文件工作，就必須充分了解文件以及文件工作的發展概況。

（一）文件及文件工作。現代社會，文件的存在是一種普遍的現象，它產生于社會的各個領域，是人們在社會實踐活動中廣泛使用的一種記錄和傳遞信息的工具。由于歷史條件和觀察的角度不同，人們對于文件的認識也存在著一定的差異，因而對文件賦予的定義也不相同。文件概念在我國實際使用中分為狹義和廣義兩種理解：正在發揮現行效用的文件，即現行文件，是人們對于文件的狹義理解。廣義的文件則包含文件整個運動過程中形成的各種記錄材料。對于文件工作的概念，也有狹義和廣義兩種理解：狹義的文件工作，主要指機關單位里的專職或兼職的文件工作人員所承擔的技術性和事務性工作，包括收文、登記、催辦、整理、保管等工作環節。這些工作通過互相銜接的一系列環節構成了機關單位工作信息運轉處理的流程。由此可見，對于文件工作的范疇理解的不同，對于它的定義也會有所不同。

（二）文件工作的發展歷程。我國的文件工作產生時間較早，在商代就建立了文件工作，還有專門的文件工作管理人員——史官。我國古代社會的高度發達的封建社會，其文件工作的發展大致分為兩個階段：第一是從戰國后期到南北朝時期。這一時期的文件工作缺乏統一的文件工作制度。第二是從隋朝到清朝時期。這一時期文件工作高度發展，建立了一套比較系統和統一的制度，文件工作組織已經相當完備了。1951年4月，我國政務院召開會議，通過了《公文處理暫行辦法（草案）》等文件，為中華人民共和國國家機關文件工作奠定了基礎。《中國共產黨中央和省（市）級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》《國務院關于加強國家檔案工作的決定》等文件的相繼發布，進一步明確了文件工作的性質、重要意義。

隨著我國計算機技術與信息技術的發展，文件工作中文件的載體發生了巨大的變化，電子文件正逐步成為記錄信息、傳播信息、保存信息的重要工具。我國學術界對于電子文件研究也經歷了三個階段：第一，20世紀80年代末至90年代初。這是電子文件研究的萌芽階段，主要以機讀文件研究為主。第二，20世紀90年代初至90年代末。這一階段，對于電子文件的研究角度越來越多，最突出的是記憶概念的引入。第三，2000年至今。電子文件研究的方向更加集中，也更多注重與國外的合作。

總之，我國文件工作的發展歷史悠久，與文件本身的發展密切相關，結合不同的社會制度，又呈現出符合當時社會制度的發展特點。可以說，文件工作是文件與社會發展制度結合的產物。

二、文件工作中的現實問題

文件工作發展至今，已經結合當下的社會發展制度建立了一套完整的文件工作制度，用于指導現實中的文件工作。在先進生產力的推動下，社會是在不斷發展進步的，而文件工作在不斷優化發展的過程中也同樣暴露出來很多現實的問題。

（一）公文如山，會議如海。長期以來，“文山會海”如同一種經久難治的頑疾困擾和危害著社會文件工作的發展。造成這種現象的原因，主要有以下幾點：第一，受制于政治和經濟體制。我國處于社會主義的初級階段，社會發展和經濟發展在一定程度上對文件工作的發展起到約束作用。第二，機構設置冗余。我國已經先后進行過幾次機構的調整，但還是沒有從微觀管理的羈絆中解脫出來，致使文件工作依然停留在依靠會議推動、文件執行的狀態。第三，領導工作方法單一，呈現會議化、公務化傾向。領導工作的方法程序化，有問題就開會，一開會就發文，但實際的情況是會議的召開、文件的發布對于問題的解決作用不大。由此看出，該現象對于文件工作的開展不利，困擾著文件工作的進一步發展。

（二）以文件落實文件。文件在某種程度上來講代表的是一種權利，是一種責任。現實社會中遇到的很多問題都需要依靠文件的權利效應去解決，而事實上，當下很多文件的權利效應受到人為因素的影響正在逐步弱化，最突出的一點就是以文件落實文件。科學而高效的文件工作制度對于整個黨和國家各項工作有序開展意義重大，只有建立起這樣的制度，才能有助于使黨組織和國家機構上下通達，左右聯系，相互協調，運轉自如，有力地推動文件工作的開展，服務于黨和國家的建設事業。在文件運轉的過程中，人是一個必不可少的構成要素，可以說，有了文件要流轉的對象，文件的流轉才具有現實意義。然而，在實際的文件工作中，擬辦人員出于種種原因，并未給出真實的擬辦意見，對于文件所承載事項的辦理而言，無疑是不利的，與此同時還生成了很多文件，用這些文件去落實文件。這也許是一種辦公的策略，但對于實際文件工作而言，無疑降低了文件的存在價值。

（三）有文必檔。在文件工作中，除了文件，不可避免的要提到的一個名詞就是檔案。檔案來源于文件，檔案是由文件組成的。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文件工作是檔案工作的基礎。檔案的質量保證和檔案工作水平的發展，在相當程度上依賴于文件的質量和文件工作制度的健全，二者之間是相輔相成的關系。在現實工作中，二者分別在文件工作的不同階段發揮著自己應有的作用，然而就是在這個過程中，人們為了防止文件的丟失或者遺漏造成后續工作的困難，凡是形成的文件都進行歸檔，也就是常說的“有文必檔”。對于這一點，給檔案工作造成了很大的困擾。文件的歸檔在一定程度上是文件價值的延續，對于后續工作而言，能夠起到憑證參考的作用，將有價值的文件進行歸檔是毋庸置疑的，而將一些價值不大的文件也進行歸檔，無疑會增加工作量。從某種角度而言，未經鑒定的文件歸檔是在逃避責任。

三、推進文件工作的對策探討

文件工作是機關單位中一項重要的日常工作，該工作科學高效地開展對于工作的開展具有推動作用，在明確文件工作所遇到的現實問題后，要針對性進行整改，提出有效的措施，確保文件工作的有序高效開展。

（一）精兵簡政，提高工作效率。精兵簡政是解決政出多門的有效措施，也是精文減會的前提和基礎。通過精兵簡政就可以大大轉變機關作風，改進工作方法和管理方式，從而達到遏制“文山會海”的目的。其次，管理制度的規范制訂尤為重要。各級政府及各有關部門要結合本地、本部門的實際情況出臺一些針對性較強的地方性法規。最后，解決該現象的關鍵要從領導機關抓起，從領導自身做起。各級黨政機關、各主管部門領導在遏制“文山會海”的過程中要起到帶頭作用，以實際行動推進文件工作效率開展。這樣不僅節約了寶貴時間，提高會議效率，更重要的是培養了員工的實干精神。

（二）明確責任，切實落實文件。文件作為國家管理的書面工具，必須要切實履行其職責，為國家的社會管理作出應有的貢獻。文件的管理職責受流轉對象的影響，會出現文件落實不到位或者以文件落實文件的情況，這對于國家的管理是不利的。作為文件流轉中的重要一環，各擬辦機構應結合實際情況，明確責任，不推諉，切實就文件需要辦理的事項提出可操作性的擬辦意見，提高文件擬辦效率。只有明確責任，提高擬辦意見的質量，才能有效的提高文件工作的效率，切實發揮文件工作的管理職能。

（三）強化鑒定，延續文件價值。文件是檔案的前身，當文件完成流轉時通過歸檔以檔案的形式繼續延續自己的價值。當下文件工作中，很多工作人員為了逃避責任，減輕工作量，弱化了文件歸檔時的鑒定工作，凡是產生的文件都進行歸檔，這給后期的檔案管理工作帶來了很多的不便。隨著時代的進步，大數據技術的快速發展，電子文件的歸檔工作受其影響更加明顯，導致大量的數據產生。面對這樣的現狀，文件工作人員應該主動適應新環境、學習新知識、運用新技術、掌握新技能、創造新方法、解決新問題，強化文件鑒定工作，從文件管理的角度完成文件的歸檔，確保有價值的文件能夠在今后的文件工作中繼續以檔案的形式發揮自己的價值，為文件工作的發展貢獻自己的力量。

科學技術的高速發展，促進了社會經濟的加速發展，信息傳播速度和信息傳播數量都空前增加，也使得文件及文件工作日趨復雜。作為新時代的文件工作人員，應了解新時代文件工作的特點，認清文件工作的現實問題，把握文件工作的新規律，運用新的科技和理念來開展新時代的文件工作，促進文件工作在新時代順利推進，確保黨和國家的文件管理工作不斷向前發展。

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