企業檔案電子化管理存在的問題及措施

童愛萍

【摘要】早在上世紀90年代，各個檔案行政管理部門就在著手推廣檔案電子化管理，檔案電子化管理在各個企業的滲入程度不盡相同，有些企業已做到名副其實的電子信息化管理，這種企業無論是在檔案錄入、檔案保存、檔案保密等方面都已完全做到電子化管理，但更多的企業只是做到了部分電子化管理，紙質歸檔還較為常見，這種不全面的檔案電子化管理存在不少問題，企業檔案電子信息化管理的全面落實任重道遠。

【關鍵詞】企業檔案;電子化管理;問題;措施

一、當前我國企業檔案電子化管理中出現的問題

（一）電子化管理影響檔案的保密性。檔案電子化管理的優勢在于，它可以減少檔案管理人員的數量，提高檔案管理人員的工作速度和效率。但是，企業檔案在電子化管理中同樣存在不少的安全隱患。其中，電子化管理造成的企業檔案保密性不足是重要的問題之一。電子化檔案管理依靠的是電子信息技術的支撐，而隨著信息技術的不斷普及，越來越多的人掌握了這一門技術，這就給投機分子和不法分子以可乘之機。信息技術的共享性以及技術性容易讓網絡犯罪分子侵入企業檔案管理的系統，從而竊取重要的檔案資料和文件，這對于保證企業檔案的隱私性和保密性十分不利。就這部分而言，傳統的檔案采用的是人工管理模式，紙質文件和資料的檔案管理由人員專門看管，不容易被外人所截獲。這一點看來，企業檔案電子化管理的保密性并不如傳統的檔案管理。

（二）電子化管理影響檔案的真實性。電子化檔案管理的操作模式是將傳統的紙質文件和資料以電子文件、電子圖文等形式進行上傳，然后保存于電腦硬盤之中。與傳統的企業檔案管理相比，傳統的企業檔案必須是原檔案或者備份的檔案，人們可以明顯發現檔案的來源真實與否，真實性較強。但是，電子文件本身就是利用電子信息技術將紙質文件轉化為電子格式，人們在沒有對比紙質檔案文件和電子文件內容的前提下，根本無法保證其真實性和有效性。除此之外，企業將紙質檔案文件上傳電腦之后，部分不法分子很有可能將電子文件下載之后進行任意編輯和修改，以贏得更多的利益。這樣不僅有可能造成企業的名譽受損，還會直接威脅到企業的經濟利益，不利于企業的發展。

二、企業檔案電子化管理的解決策略

（一）企業領導檔案管理人員要重視電子化管理。把檔案電子化作為百年大計的一項重要工作來抓。在2008年5月12日四川汶川大地震中，由于金融、保險企業實現了電子化管理，在震后，客戶檔案仍能在聯網的系統中查到，從而避免了混亂和損失。反之，如果沒有電子化的客戶檔案，那將是一件極為麻煩的事情。同樣，企業檔案也存在著面臨火災、水災、地震等自然災害的危險，同樣需要保證文書檔案技術檔案的安全，所以，企業應當把實現電子化提升到有利于檔案安全、有利于企業發展的高度來推進檔案電子化的進程，不能再用傳統的方法管理企業的檔案。

（二）提高電子化檔案管理的真實性和有效性。利用電子信息技術進行企業檔案管理的目的是采用高科技手段來提高企業檔案管理工作的質量和效率，為企業的發展提供更多的便利。但是企業檔案電子化管理必須要建立在保證企業檔案真實性和有效性的前提下。目前隨著社會經濟的發展和科學技術的普及，越來越多的人能夠熟練掌握甚至精通計算機信息技術，給企業檔案電子化管理帶來了一定的安全隱患。不法分子可以利用計算機技術侵入企業的網絡系統，篡改企業的檔案信息，嚴重影響到企業檔案的真實性和有效性。如何保證企業電子檔案的真實性和有效性是企業檔案電子化管理中的重要問題，也是企業檔案電子化管理中的難點問題，要做好這方面工作，首先需要企業加強對企業檔案電子化管理的信息技術支持，以技術性策略來加強對電子檔案的管理，建構完善的電子化檔案管理機制。其次，還要求政府能夠出臺相關的政策，加強對計算機的保護，約束網絡不法分子的行為。最后，要求企業能夠實行雙軌制檔案管理，即企業在實現電子化檔案管理的同時，也不能放松對紙質檔案的管理。這樣可以保證企業電子檔案被篡改或者流失后能夠及時采取有效措施來進行彌補，保證電子檔案文件的真實性和有效性。

（三）加大對企業電子化檔案管理的投入。加大技術投入。企業檔案電子化管理是以信息技術為支撐的，要保證企業檔案電子化管理的工作質量和效率，防止企業電子檔案受到網絡不法分子的侵襲，目前企業電子檔案管理，檔案光盤需要每5年換刻一次，錄音帶需要定期倒帶，袋子備份需異地保存。在掃描過程中，工作人員應具備一定的規范性和專業性，所以需要對檔案人員進行日常專業知識培訓，規范操作實練。電子化檔案管理需要科技投入，通過不斷引進先進的科學技術來保證檔案管理的工作質量。例如，企業需要引進國際上先進的防火墻技術和保密技術，加強對企業電子檔案的安全保護。企業還需要適時更新檔案管理的硬件和軟件，防止因為技術設備過于落后給不法分子以可乘之機。加大人才投入，企業檔案電子化管理必須要求企業加強對電子檔案管理的人才隊伍建設，培養更多的專業技術人才。此外，企業檔案電子化管理工作還要求管理部門能夠根據電子檔案管理工作的特征，為檔案管理部門合理設置崗位和人員，每個崗位安排一至兩個員工，建立完善的工作流程和管理流程，有利于促進企業電子檔案管理的有序發展。

（四）加強電子化檔案信息的安全保密工作。應用計算機管理電子檔案必須有足夠強的安全保密措施。第一，電子檔案應同傳統紙質檔案一樣設置不同的密級，并按密級的不同，分別存儲到不同的數據庫。第二，要建立不同級別的網絡分段，對特定網絡的服務采取訪問控制手段，通常把內部用戶設置在受限網段，內外分離以減少被外部攻擊的機率。第三，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。第四，要不斷完善管理制度，實行專機專用，專人管理，確保涉密計算機的唯一性。

（五）遵循標準，推進標準，加強法律建設。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。僅憑經驗管理檔案的方法，雖然也很有成效，但通用性不好，無法讓更多的人高效率地使用，必須淘汰。采用標準意味著系統性的進步，對信息系統的長遠發展有不可估量的作用。為了搞好應用并使應用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準（制度）的制定需要耗費巨大的人力、物力。例如檔案的標準，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。因此，檔案管理和利用、檔案管理信息化的立“法”工作要加強完善，這是檔案管理健康發展的根本保證。

三、結論

綜上所述，新形勢下企業在電子化檔案管理過程中還存在不少問題，要解決這些問題，提高企業檔案電子化管理的工作質量和效益必須要求企業能夠提高電子化檔案管理的真實性和有效性，加大對企業電子化檔案管理的投入，并做好電子檔案文件保管工作。

【參考文獻】

[1]李莉.企業檔案電子化管理存在的問題及對策[J].管理天地，2017（17）：179-180.

[2]肖瑞婷.企業檔案電子化管理存在的問題及對策研究[J].網絡化·電子化·數字化，2017（09）：149.