電子表格在辦公室工作中的應用

王慧娟

隨時日益發展的信息化時代的到來，辦公室工作也要充分運用信息技術手段來實現高效的工作。電子表格是一個很好的辦公軟件，能夠快速準確地完成數據整理、數據篩選、數據提取等工作，下面筆者列出四條在辦公室工作中常用的電子表格函數運用方法。

一、生日的提取

生日信息在人事檔案中非常重要，收集了身份證信息后如何從中提取生日信息用一個一個手動錄入的方式即耗時耗力又容易出錯，電子表格函數中有既快捷又準確的方法。

函數名稱：MID，主要功能：從一個文本字符串的指導位置開始，截取指定數目的字符，使用格式：MID（text，start_num，num_chars），參數說明：text代表一個文本字符串;start_num表示指定的起始位置;num_chars表示截取的數目。下面把A2中填上身份證號，在B2中輸入公式= MID（A2，7，8），就表示在身份證18位數字中從第7個數字開始提取，提取8位數，確認后既顯示出“19820505”字符。提示：公式中的逗號要用英文狀態下的“，”。得到了“19820505”，生日提取數值的單元格格式設置成“日期”即可。

如果我們要將身份證號提取的格式改成“1982-5-5”，我們將用到下面一個函數：TEXT函數，主要功能：根據指定的數值格式將相應的數字轉換為文本形式。使用格式：TEXT（value，format_text）。參數說明：value代表需要轉換的數值或應用的單元格;format_text表示指定文字形式的數字格式。下面把A2列填上身份證號，我們在B2中輸入公式=TEXT（MID（A2，7，8），"#-00-00"）就是TEXT函數中嵌套MID函數，就是從A2身份證號中提取的8位生日數字轉換成1982-5-5這個文本格式。確認后顯示如下表：

二、年齡的計算

掌握了MID函數就可以把提取生日年月日信息變成提取年信息來計算年齡。用了這個函數，每天這個工作表里面的數據就會根據辦公電腦里面的年月日來更新數據，那么就給繁雜的統計工作提供了一個好幫手，在每年統計關于年齡方面的信息時就會得心應手。關于這個年齡的公式，需要用到3個函數：IF函數、TODAY函數、DATEDIF函數。

函數名稱：IF，主要功能：根據對指定條件的邏輯判斷真假結果，返回相對的內容。使用格式：=IF（logical，value_if_true，value_if_false），參數說明：logical代表邏輯判斷表達式;value_if_true表示當判斷條件正確時顯示的內容，value_if_false表示當判斷條件錯誤時顯示的內容。

函數名稱：TODAY，主要功能：顯示電腦里今天的年月日，使用格式：=TODAY（）

函數名稱：DATEDIF，主要功能：返回兩個日期之間的年＼月＼日間隔數，使用格式：=DATEDIF（start_date，end_date，unit），參數說明：Start_date為一個日期，它代表時間段內的第一個日期或起始日期。End_date為一個日期，它代表時間段內的最后一個日期或結束日期。Unit為所需信息的返回類型。結合這三個函數的說明，再來看看=IF（A2<>0，DATEDIF（A2，TODAY（），"Y"），0）這個公式解讀為A2數值不為0是，就返A2數值中年份與電腦年份的間隔數，否則顯示0。輸入以上公式后即可得到以下顯示。

三、性別提取

性別提取的基礎數據來源于身份證號倒數第二位，奇數為男，偶數為女，下面用到IFERROR函數、IF函數、MOD函數、MID函數;IF函數和MID函數上面已經介紹了，下面介紹一下MOD函數和IFERROR函數。

函數名稱：MOD，主要功能：MOD函數是一個求余函數，使用格式： MOD （nExp1，nExp2），即是兩個數值表達式作除法運算后的余數。MID（A2，17，1）為提取A2中身份證號第17位數，那么MOD（MID（A2，17，1），2）解讀為：求提取A2身份證號第17位數除以2求余。得到的結果是1或者0。函數名稱：IFERROR，主要功能：表示判斷value的正確性，如果value正確則返回正確結果，否則返回value_if_error。使用格式：IFERROR（value， value_if_error），表示判斷value的正確性，如果value正確則返回正確結果，否則返回value_if_error。

那么=IFERROR（IF（MOD（MID（A2，17，1），2），"男"，"女"），""），解讀為：如果提取A2身份證第17位除以2得到1就顯示“男”，得到0顯示“女”。

以上是對身份證信息的提取和判斷，這些函數能夠應用在人事工作的信息數據中，還可以拓展到工齡計算、職稱年限計算等，MID函數和MOD函數還可以應用于生肖的提取，公式如下=MID（"鼠牛虎兔龍蛇馬羊猴雞狗豬"，

MOD（MID（A2，7，4）-4，12）+1，1）。

四、匹配插入

在辦公室人事工作中時常會來自各種渠道的表要匹配數據，如A表和B表中的姓名順序不一致，又要往A表中插入B表中的相關對應信息時，那么就要用到LOOKUP函數，函數名稱：LOOKUP，主要功能：可返回一行或一列區域中或者數組中的某個值。使用格式：=LOOKUP（lookup_value，lookup_vector，result_vector）式中lookup_value-函數LOOKUP在第一個向量中所要查找的數值，它可以為數字、文本、邏輯值或包含數值的名稱或引用;lookup_vector-只包含一行或一列的區域lookup_vector的數值可以為文本、數字或邏輯值;result_vector-只包含一行或一列的區域其大小必須與lookup_vector相同。下面舉一個例子：A列是需要的姓名順序，現在要把C列對應名字的D列信息填入B列，在B列中輸入=LOOKUP（1，0/（A1=$C$1：$C$8），$D$1：$D$8）公式，A1=$C$1：$C$8表示把A列1行這個格子中的數據跟C列1行到C列8行這個區間內的數據比較，$D$1：$D$8表示返回D列1行到D列8行中與A1名字對應的數據，B1格回車后就會得到33。

電子表格中的函數奧秘無窮，以上只是電子表格函數運用中的鳳毛麟角，但是在辦公室工作中會經常用到，我們只有在平時的工作多運用多研究才能更好地利用信息技術手段來實現高效工作和輕松工作。