新形勢下事業單位檔案管理規范化標準化的途徑

杜弟麗

【摘要】受各方面因素的影響，當前事業單位檔案管理工作的整體情況并不理想，在一定程度上制約了事業單位的發展。這就需要綜合參考新形勢下事業單位發展實際，全面推進檔案管理規范化、標準化發展，為事業單位發展提供科學合理的檔案支持。上述形勢下，本研究主要基于事業單位檔案管理實際，提出規范化、標準化建設的建議，僅供參考與借鑒。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;規范化;標準化

事業單位檔案客觀、真實地記錄了事業單位的發展歷程，屬于事業單位各項工作執行的重要依據與標準，檔案管理工作規范與否，直接關系到事業單位各項工作的開展。規范化、標準化作為各項工作開展的重要基礎，其歷來是企業管理高度重視的內容，對事業單位檔案管理工作來說，規范化、標準化能夠有效保障檔案管理工作的效率與質量，提升事業單位各項工作開展的精細度，以此來降低各種決策性失誤的發生率。因此，如何加強檔案管理規范化、標準化建設成為事業單位發展的重要內容。

一、強化內部規范化管理意識

要想實現檔案管理規范化、標準化的目標，強化事業單位內部規范化管理意識至關重要。這就需要事業單位積極落實檔案管理規范化、標準化的宣傳教育，全面引入精細化的管理理念，進一步提升檔案管理人員的精細化意識。具體來說，主要包含以下幾個方面：首先，事業單位領導層必須要將檔案管理規范化、標準化納入日常工作，將其提升到發展戰略的高度。其次，事業單位應當全面加大人力、物力、財力的投入力度，給予檔案管理工作高度重視，保障各項規章制度的有效落實。最后，事業單位需要全面加大檔案管理規范化、標準化的宣傳教育，不僅僅是針對檔案管理人員，還應當包含事業單位內部各個職工，使得各個職能部門均能夠主動配合檔案管理工作規范化、標準化的開展。

二、基于規范標準進行檔案重組

要想有效保障事業單位檔案的完整性、規范性，就必然需要根據相應的規范、標準，針對檔案進行重組。首先，針對一些內容復雜、厚度過厚的檔案資料，必須要進行重新組卷處理，即將本身存在聯系的檔案進行組合，針對缺乏目錄、頁碼的檔案，需要實施目錄、編碼編著，以此來保障重組之后的檔案更為規范、標準，從而有效優化檔案資源，提升檔案管理工作的效率。其次，針對著錄工作進行規范，事業單位應當綜合參考《檔案著錄規則》，同時基于檔案管理信息化建設目標，明確制定著錄細則，保障著錄工作的有序開展。最后，為保障計算機檢索的效率與質量，檔案管理部門還應當嚴格按照《中國檔案分類法》，針對檔案進行規范的分類處理，事業單位相關負責人還應當全面加大分類審查工作力度，針對不合理的分類進行及時處理，保障分類的規范化、標準化。

三、建立健全檔案管理機制

科學合理的規章制度是保障各項工作開展的先決條件，檔案管理規范化、標準化建設自然也不例外。這就需要事業單位檔案管理部門針對檔案管理機制進行全面的優化調整，基于組織保障、部門寫作、工作內容要求、崗位職責劃分等諸多層面進行全面的優化。具體來說，事業單位應當基于檔案管理工作實際，全面優化檔案管理規章制度，將對應的責任明確到個人，并安排專門負責人，針對檔案管理工作的各個環節進行全面的監管。與此同時，事業單位還應當組織檔案管理規范化會議，通過內部協商共同制定規范化、標準化的檔案管理機制，針對相關職能部門的職責、義務進行明確的規定，使得各個部門能夠主動與檔案管理部門之間進行協調合作，全面保障檔案資料收集的準確性、使用的便捷性以及借閱的安全性等。通過規章制度保障、責任落實，從管理機制層面有效規范檔案管理工作。

四、通過信息化建設完善標準及規范

“互聯網+”時代，信息化建設已經成為檔案管理工作的主要方向。眾所周知，信息化管理作為顯著的特征在于標準化、規范化以及便捷化，這就需要事業單位全面推進檔案管理信息化建設，綜合參考信息化建設要求建立檔案管理工作的相應規范、標準。具體來說，為有效滿足檔案管理信息化建設的相關要求，必須要針對檔案管理整個流程建立系統的標準、規范，檔案管理隊伍在開展相關操作的過程中，均能夠嚴格按照相關標準、規范來進行操作，基于統一的操作模式、規范的處理體系，使得檔案信息資料處理實現信息化轉化，最終實現檔案資料的統一化管理，提升檔案管理的效率與質量。

五、結語

綜上所述，事業單位檔案管理規范化、標準化是一項系統、漫長、復雜的工程，其必然需要密切跟隨事業單位發展與檔案管理工作發展進行動態的優化調整，才能夠全面提升檔案管理的效率與質量。這就需要事業單位意識到檔案管理規劃化、標準化的重要性，深入分析當前檔案管理工作存在的問題，通過強化內部規范化管理意識、基于規范標準進行檔案重組、建立健全檔案管理機制以及通過信息化建設完善標準及規范，促進檔案管理工作標準化、規范化的發展，為事業單位的發展奠定扎實的基礎。

【參考文獻】

[1]林紅.新舊《四川省企業、科技事業單位檔案工作規范化管理標準》比較與分析[J].四川檔案，2017（05）：19-20.

[2]劉揚.行政事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略[J].企業導報，2016（18）：31.

[3]辛清華.論事業單位人事檔案的信息化、規范化、標準化管理[J].中國衛生產業，2015，12（02）：38+40.