企業文書檔案保密工作探討

王金英

【摘要】對于企業來說，檔案管理工作是非常關鍵的，而其中最為重要的一項就是檔案保密工作。企業檔案往往涉及許多企業內部運轉的重要內容，一旦出現檔案泄漏的情況，勢必會對企業未來的發展造成一定影響，還會使企業的經濟效益有所下降。基于此，本文對企業文書檔案保密工作進行了探討，希望對企業檔案管理工作的實際展開起到一定的幫助。

【關鍵詞】企業;檔案管理;保密措施;分析

企業的檔案往往涉及內部運行的重要機密，對企業的發展起到至關重要的作用，因此，對企業檔案進行保密管理意義重大。但是，在實際工作展開的時候，很多企業往往沒有找到較為理想的檔案保密方法，從而導致一些機密文件出現泄漏的情況，這經常會對企業的穩定運行造成一定的影響，在對檔案進行保密管理的時候應該掌握方式方法，這樣才能夠保證檔案管理的實際效果。

一、企業檔案保密工作的重要性分析

通常情況下，企業檔案主要是以文字或者聲像的形式出現，并且會采用最為原始的方式對其保存，其中主要包含企業內部的重要活動影像記錄以及企業經營方案的歸納總結。做好檔案的保密工作才能夠保證企業的整體發展處于一個穩定的狀態，如果檔案保密工作出現問題，就會出現檔案泄漏的情況，這對企業造成的損失往往是很難彌補的。想要做好檔案保密工作，首先應該給予此項工作充分的重視，對于企業檔案來說，最為重要的就是文書檔案，近幾年我國電子信息化技術的發展速度在不斷加快，并慢慢融入各行業的發展當中，為行業創造了很多便捷，現階段的檔案保密工作也開始與計算機信息技術相結合，采用電子稿儲存的方式，這樣一來，文書檔案就不會被外界的種種因素干擾，但是如果計算機設備感染病毒，很有可能導致一些重要的信息丟失或者被篡改，這類文件非常重要，一般不會對外開放。

隨著我國科技的發展，很多企業在進行信息檔案儲存的時候，往往采用自動化的方式，這對于企業來說，往往為實際保密工作的展開帶來了難度，自動化信息保存的方式使得企業的工作開展變得更加方便快捷，但也導致信息泄露或者遺失的可能性加大，只有不斷對設備系統進行更新維護，才能夠保證信息的儲存安全，而這樣一來，無疑加大了整體工作量，并且也很難保證保密工作萬無一失。我們在展開企業檔案保密工作的時候，應該找到工作當中的重點，只有對重點環節有了較為全面的掌控之后，才能夠保證整體工作開展的有條不紊，并且在進行檔案保密工作的時候應該始終秉持著“負責”的原則。

二、企業檔案的保密措施

（一）嚴格按照保密文件的歸檔程序來展開保密工作。在展開企業檔案保密工作的時候，通常會遵循保密主管部門制定的一套較為完善的保密標準，這是由保密業務部門、多個單位以及部門長期工作積累的寶貴經驗。一般情況下，在開展檔案保密工作的時候，需要人機的合作才能夠完成，自動化的檔案保密往往存在一定漏洞。所以在開展檔案保密工作的時候，相關檔案管理人員應該嚴格遵照保密管理標準或規定對檔案進行分類，并且按照所表述的內容以及重要程度進行歸檔處理，這樣會使之后的檔案保密工作開展效果更加理想。

（二）加強對檔案庫房的管理。現階段，我國大部分企業對檔案庫房的管理并沒有給予充分的重視，在很大程度上增加了后期檔案管理的難度。通常情況下，檔案都是存放在庫房當中，有書面形式也有電子形式，所以加強對庫房的管理工作是非常有必要的。庫房的檔案管理工作在實際的開展過程中也常會遇到一些問題，主要是由于管理的方式不同使得文件的保密程度也存在不同。對于很多大中型企業來說，檔案管理的庫房往往會設立在地下室或是辦公樓的底層，這樣對于檔案的保存是不利的，如果檔案庫房選擇在樓層的最底層，日常來往人員眾多，都會經過最底層，這在無形當中為檔案的保密工作帶來了一定的難度，使得檔案出現泄漏的可能性有所增大。如果將檔案管理庫房設置在樓層的地下室，很可能會因為光照不足，從而導致檔案出現損壞或者缺失，影像等電子檔案也很可能會出現返潮的情況，這對于檔案的保存都是非常不利的。應該將檔案庫設置在較高的樓層，這樣既保證了整體光照充足，同時也在一定程度上避開了嘈雜的人群，增加了檔案的安全性。另外，要實現強有力的保密檔案管理，還需要配備必要的保密設施，如保密檔案柜，系統記錄保密檔案的利用情況，加強對保密檔案管理工作人員的工作程序的日常監管。

（三）加強對保密檔案工作人員的教育與管理。保密檔案管理工作由保密檔案工作人員來實施，提升保密檔案管理人員的保密意識，是保密的關鍵。要定期對保密檔案管理人員進行保密教育，提高工作責任心，細化、規范保密檔案的利用程序，嚴格按照要求進行操作和檢查，謹防人員工作疏忽大意造成保密檔案失密情況，避免對企業經營造成損失。只有保證保密檔案在日常利用過程中的規范性、安全性，才能保證保密檔案的保密性。

三、結語

對于企業來說，做好檔案管理工作是平穩發展的前提，在檔案管理工作當中最為重要的一項就是檔案的保密工作。在進行檔案保密工作的時候，應注意方式方法的選擇，通常情況下，企業的文書檔案管理工作是相對困難的，由于紙質檔案容易出現破損或者是返潮的情況，這不僅需要相關的檔案管理人員對自身工作有高度的重視，同時也需要工作人員足夠細心。所以，在實際工作展開的過程中，應該嚴格按照相關標準制度的規定來進行，這樣才能夠將保密工作做好，從而使企業未來的發展變得更加穩定。

【參考文獻】

[1]成毅然.大型水電企業文書檔案保密工作探討[J].城建檔案，2018，25（7）：95-96.

[2]殷一琳.新形勢下做好企業文書檔案保密管理工作的思考[J].企業文化（中旬刊），2017，1（4）：149.