中能公司“1143”會(huì)議實(shí)效管理法初探

張曉寧

陜西中能煤田有限公司是一家由私營企業(yè)經(jīng)過兩次兩制而成的現(xiàn)代化國有控股企業(yè)，成立于2003年，建有規(guī)范的法人治理結(jié)構(gòu)。10多年來，公司秉承“不求最大但求最好”的核心理念，實(shí)現(xiàn)由小到大、由弱到強(qiáng)的快速成長。2013年底，由于資源重疊問題下轄榆陽煤礦被政策性關(guān)閉。2014年起，公司按照“三轉(zhuǎn)三安三變?nèi)伞睉?zhàn)略總部署，以“一體兩翼”為支撐，以“第四代新礦井爭先探索者、關(guān)閉礦井轉(zhuǎn)型率先實(shí)驗(yàn)者、煤礦托管服務(wù)領(lǐng)先實(shí)踐者”為發(fā)展定位，以“五位一體、共融共贏，四大事業(yè)、同興同強(qiáng)，優(yōu)先聚力袁大灘、轉(zhuǎn)型升級(jí)，爭先奮力托管礦、平安創(chuàng)利”為格局，以“三年雙五百、五年雙千萬”愿景目標(biāo)引領(lǐng)，正致力于打造國有煤礦關(guān)閉自己求生存謀發(fā)展的示范、資產(chǎn)盤活的典范、四代礦井建設(shè)的示范。

在行業(yè)去產(chǎn)能大背景下的中能，正處于爬坡過坎的關(guān)鍵時(shí)期，四大風(fēng)險(xiǎn)環(huán)繞、資金短缺受窘、項(xiàng)目推進(jìn)遇阻。在多重困難和挑戰(zhàn)直逼、工作千頭萬緒的關(guān)鍵時(shí)刻，必須要注重發(fā)揮集體智慧，科學(xué)決策，走穩(wěn)走好過關(guān)邁坎的每一步，方能安然。“會(huì)議”作為發(fā)揮集體智慧的重要方法和手段在此關(guān)鍵時(shí)期顯得尤為重要，如何既解決問題又不沉溺于“會(huì)海”，既提高會(huì)議效率也講求會(huì)議成本，做到重要會(huì)議辦出質(zhì)量、日常會(huì)議辦出效率、對(duì)外會(huì)議辦出形象，成為中能會(huì)議組織者首當(dāng)其沖需要解決的重要課題。

經(jīng)實(shí)踐總結(jié)，中能公司初步形成“1143”會(huì)議實(shí)效管理法：“1”是建好一項(xiàng)制度，即《會(huì)議管理辦法》，使會(huì)議管理制度化。“1”是定好一個(gè)規(guī)范，即《會(huì)議籌備與組織操作規(guī)范》，使會(huì)議管理流程化、規(guī)范化。“4”是抓好四個(gè)關(guān)鍵，即會(huì)議計(jì)劃審批、會(huì)議組織實(shí)施、會(huì)議質(zhì)量效率提升、會(huì)議經(jīng)費(fèi)控制。“3”是實(shí)現(xiàn)三個(gè)目標(biāo)，即重要會(huì)議辦出質(zhì)量、日常會(huì)議辦出效率、對(duì)外會(huì)議辦出形象。

一、中能公司會(huì)議基本情況

（一）會(huì)議的作用。會(huì)議是有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)。它包含四個(gè)要素：有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、商議事情、集會(huì)。四個(gè)要素缺一不可，否則就不是會(huì)議。會(huì)議是企業(yè)實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)的方法之一，也是企業(yè)日常工作的一種重要形式。在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，進(jìn)行決策，布置工作，調(diào)查研究，交流經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，糾正失誤，解決問題等方面有重要的作用。會(huì)議的根本是解決問題，但會(huì)議不是解決問題的唯一途徑。會(huì)議不是目標(biāo)，只是一種手段，也就是說“會(huì)”是形式，“議”才是關(guān)鍵。

（二）中能公司會(huì)議管理演變。2005年，出臺(tái)《會(huì)議管理制度》，明確了會(huì)議召開的原則、分類、組織、會(huì)議的要求等，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議分級(jí)分類管理。2007年，建立每周四高層碰頭制度，成為班子成員溝通協(xié)商解決問題的高效會(huì)議。2013年，按照中央八項(xiàng)規(guī)定要求，精簡壓縮會(huì)議，將總經(jīng)理安全辦公會(huì)議同每月第一個(gè)晨會(huì)合并召開、七一會(huì)議同半年工作會(huì)議、干部述職考評(píng)會(huì)合并召開，大大提高了會(huì)議效率，降低會(huì)議成本。2015年，下發(fā)《關(guān)于規(guī)范公司安辦會(huì)和周調(diào)度會(huì)有關(guān)事項(xiàng)的通知》，從工作匯報(bào)、工作安排、督辦落實(shí)、會(huì)議紀(jì)律等提出明確要求，力爭通過開短會(huì)、說實(shí)話控制會(huì)議時(shí)間，提高效率，不斷改進(jìn)會(huì)風(fēng)，提升質(zhì)量。2016年，下發(fā)《關(guān)于規(guī)范優(yōu)化公司會(huì)議管理的通知》，建立了總經(jīng)理協(xié)調(diào)會(huì)制度。2018年，公司修訂印發(fā)《會(huì)議管理辦法》，編制形成《會(huì)議籌備與組織操作規(guī)范》。《辦法》旨在規(guī)范公司機(jī)關(guān)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，保證會(huì)議質(zhì)量，節(jié)約會(huì)議費(fèi)用，同時(shí)明確了會(huì)議召開的原則、會(huì)議組織及職責(zé)、會(huì)議的分類及審批、會(huì)議的紀(jì)律，以及主要會(huì)議的召開時(shí)間、參會(huì)人員、主要議程、督辦落實(shí)等。《規(guī)范》按照會(huì)議組織流程和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)會(huì)議計(jì)劃與審批、制發(fā)會(huì)議通知、會(huì)議籌備、會(huì)議組織、會(huì)后工作的主要工作內(nèi)容和要求進(jìn)行了約定和規(guī)范，使會(huì)議組織流程化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）中能公司機(jī)關(guān)主要會(huì)議類別。一類會(huì)議：由公司董事長、黨委書記或總經(jīng)理主持召開的綜合性、全局性會(huì)議。包括年度工作會(huì)議、年中工作會(huì)、董事長辦公會(huì)、總經(jīng)理協(xié)調(diào)會(huì)暨安全辦公會(huì)議、高層碰頭會(huì)。二類會(huì)議：由公司有關(guān)部門主辦，以公司名義或以公司有關(guān)部門名義召開的專業(yè)性會(huì)議。包括年度財(cái)務(wù)預(yù)算會(huì)議、周調(diào)度會(huì)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)、績效考核小組會(huì)議等。

二、中能公司會(huì)議實(shí)效化管理的具體舉措

規(guī)范會(huì)議管理、保證會(huì)議質(zhì)量、提高會(huì)議效率、節(jié)約會(huì)議經(jīng)費(fèi)，是中能公司會(huì)議組織者做好新形勢下會(huì)務(wù)管理工作的基本要求。中能公司會(huì)議管理的重點(diǎn)是抓好“四個(gè)關(guān)鍵”：

（一）實(shí)行會(huì)議計(jì)劃及審批制度。結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和工作需要，制定會(huì)議管理制度和流程，實(shí)行年、月會(huì)議計(jì)劃制度，明確會(huì)議組織實(shí)施部門和審批程序要求，細(xì)化各類會(huì)議的組織標(biāo)準(zhǔn)和形式，嚴(yán)格控制會(huì)議的規(guī)格、規(guī)模、數(shù)量和會(huì)期。嚴(yán)格履行會(huì)議審批程序，一并審查會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

（二）做好會(huì)議的組織實(shí)施工作。設(shè)立兼職會(huì)務(wù)管理人員，明確主要例會(huì)的歸口管理部門（主辦部門），做到分工明確、職責(zé)清晰。要求會(huì)議主辦部門增強(qiáng)超前服務(wù)意識(shí)，做好會(huì)前準(zhǔn)備（會(huì)議申請(qǐng)報(bào)批、會(huì)議通知下達(dá)、會(huì)議方案撰寫、各類材料準(zhǔn)備、會(huì)場布置、設(shè)備調(diào)試等）、會(huì)中記錄，以及會(huì)后新聞報(bào)道、執(zhí)行督促和資料歸檔等工作。總體要求是：會(huì)議組織方面，會(huì)前籌備充分，文件、材料以及證件等印制準(zhǔn)確、規(guī)范、美觀，接待工作準(zhǔn)確無誤;會(huì)場布置方面，會(huì)場席位分布有序、整齊，位次排序正確合理，文件擺放整齊有序，指示牌位置明顯、標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確，會(huì)議設(shè)施良好完備;會(huì)議服務(wù)方面，后勤保障措施到位，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，服務(wù)準(zhǔn)確到位無差錯(cuò);會(huì)后工作方面，會(huì)議紀(jì)要起草及時(shí)，重要會(huì)議總結(jié)上報(bào)及時(shí)，會(huì)議資料歸檔及時(shí)、完整，會(huì)議議定事項(xiàng)督促檢查落實(shí)到位。

（三）切實(shí)提高會(huì)議的質(zhì)量效率。本著精簡、高效、節(jié)儉的原則，從嚴(yán)控制會(huì)議數(shù)量和會(huì)議規(guī)模，盡量壓縮會(huì)期。大力提倡壓縮合并召開會(huì)議，少開會(huì)、開短會(huì)，力求以最少的會(huì)議活動(dòng)取得最佳的工作效果，實(shí)現(xiàn)重要會(huì)議辦出質(zhì)量，日常會(huì)議辦出效率，對(duì)外會(huì)議辦出形象。1.嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量。凡業(yè)務(wù)相近、聯(lián)系緊密的會(huì)議，原則上合并召開或套開;凡能通過發(fā)文、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和電話部署的工作，原則上不召開會(huì)議。2.嚴(yán)格明確會(huì)議紀(jì)律。要求會(huì)前十分鐘進(jìn)場，不得遲到、早退和在會(huì)議上交頭接耳。不能出席會(huì)議時(shí)，須向會(huì)議主持人請(qǐng)假，并告知會(huì)議主辦部門。對(duì)于替代出席會(huì)議的人員，要求會(huì)后立即匯報(bào)傳達(dá)相關(guān)會(huì)議精神。參會(huì)前須將手機(jī)關(guān)閉或設(shè)置在靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議現(xiàn)場接打手機(jī)，不得隨意進(jìn)出會(huì)場。嚴(yán)守會(huì)議保密制度。3.嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間。會(huì)議材料由主辦部門、協(xié)辦部門、公司領(lǐng)導(dǎo)層層把關(guān);討論發(fā)言時(shí)，要求發(fā)言者緊扣會(huì)議主題展開討論，語言要準(zhǔn)確、簡練。4.會(huì)前充分準(zhǔn)備溝通。董事長辦公會(huì)議案等經(jīng)逐級(jí)溝通后于會(huì)前3日發(fā)各參會(huì)人員。總經(jīng)理協(xié)調(diào)會(huì)需協(xié)調(diào)事項(xiàng)提前上報(bào)，整理后分發(fā)各領(lǐng)導(dǎo)。5.發(fā)言積極誠懇務(wù)實(shí)。工作匯報(bào)要求重點(diǎn)突出、簡潔明了，做到定量工作說指標(biāo)、定性工作說結(jié)果，時(shí)間不超5分鐘。安排工作要求任務(wù)目標(biāo)清晰、時(shí)間節(jié)點(diǎn)明確、責(zé)任落實(shí)到人，改進(jìn)工作要提出具體要求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)解決問題要提出具體的措施辦法。6.督辦落實(shí)形成閉環(huán)。會(huì)議紀(jì)要一般于會(huì)議當(dāng)天或次日下發(fā)。特別是總經(jīng)理協(xié)調(diào)會(huì)暨安全辦公會(huì)紀(jì)要同督辦表一并下發(fā)，定期跟進(jìn)督辦會(huì)議確定事項(xiàng)落實(shí)，落實(shí)情況下次會(huì)議通報(bào)。未完成事項(xiàng)持續(xù)督辦，直至完成。

（四）嚴(yán)格控制會(huì)議的各項(xiàng)費(fèi)用。目標(biāo)是會(huì)議經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況良好、支出符合規(guī)定。嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議費(fèi)開支范圍和開支標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照中央八項(xiàng)規(guī)定和公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，做到不發(fā)放紀(jì)念品，不懸掛橫幅，不擺放水果、花草、臺(tái)簽等。對(duì)于會(huì)議地點(diǎn)選擇，要求在公司所在地召開的會(huì)議，原則上使用公司現(xiàn)有會(huì)議室;不租用高級(jí)賓館、飯店;會(huì)議期間不組織與會(huì)議無關(guān)的活動(dòng)。做好公務(wù)接待管理認(rèn)真落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定和公司《公務(wù)接待及招待費(fèi)管理辦法》，會(huì)議就餐一般以工作餐或簡餐為主，嚴(yán)格酒水使用審批（須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或董事長審批），力爭做到依法依規(guī)接待。

三、效果

“1143”會(huì)議管理法使中能公司會(huì)議管理做到了會(huì)議制度完善、流程精益規(guī)范，會(huì)前準(zhǔn)備充分、會(huì)議協(xié)調(diào)順暢，會(huì)場秩序良好、環(huán)境布置優(yōu)美，會(huì)議服務(wù)周到。特別是機(jī)關(guān)的會(huì)議管理規(guī)范、簡樸高效，較好地保證了會(huì)議質(zhì)量和效果，使會(huì)議實(shí)效化落地。