中能公司“1143”會議實效管理法初探

張曉寧

陜西中能煤田有限公司是一家由私營企業經過兩次兩制而成的現代化國有控股企業，成立于2003年，建有規范的法人治理結構。10多年來，公司秉承“不求最大但求最好”的核心理念，實現由小到大、由弱到強的快速成長。2013年底，由于資源重疊問題下轄榆陽煤礦被政策性關閉。2014年起，公司按照“三轉三安三變三成”戰略總部署，以“一體兩翼”為支撐，以“第四代新礦井爭先探索者、關閉礦井轉型率先實驗者、煤礦托管服務領先實踐者”為發展定位，以“五位一體、共融共贏，四大事業、同興同強，優先聚力袁大灘、轉型升級，爭先奮力托管礦、平安創利”為格局，以“三年雙五百、五年雙千萬”愿景目標引領，正致力于打造國有煤礦關閉自己求生存謀發展的示范、資產盤活的典范、四代礦井建設的示范。

在行業去產能大背景下的中能，正處于爬坡過坎的關鍵時期，四大風險環繞、資金短缺受窘、項目推進遇阻。在多重困難和挑戰直逼、工作千頭萬緒的關鍵時刻，必須要注重發揮集體智慧，科學決策，走穩走好過關邁坎的每一步，方能安然。“會議”作為發揮集體智慧的重要方法和手段在此關鍵時期顯得尤為重要，如何既解決問題又不沉溺于“會海”，既提高會議效率也講求會議成本，做到重要會議辦出質量、日常會議辦出效率、對外會議辦出形象，成為中能會議組織者首當其沖需要解決的重要課題。

經實踐總結，中能公司初步形成“1143”會議實效管理法：“1”是建好一項制度，即《會議管理辦法》，使會議管理制度化。“1”是定好一個規范，即《會議籌備與組織操作規范》，使會議管理流程化、規范化。“4”是抓好四個關鍵，即會議計劃審批、會議組織實施、會議質量效率提升、會議經費控制。“3”是實現三個目標，即重要會議辦出質量、日常會議辦出效率、對外會議辦出形象。

一、中能公司會議基本情況

（一）會議的作用。會議是有組織有領導地商議事情的集會。它包含四個要素：有組織、有領導、商議事情、集會。四個要素缺一不可，否則就不是會議。會議是企業實行集體領導的方法之一，也是企業日常工作的一種重要形式。在宣傳、貫徹、執行黨和國家的路線、方針、政策，統一思想，提高認識，進行決策，布置工作，調查研究，交流經驗，統籌協調，糾正失誤，解決問題等方面有重要的作用。會議的根本是解決問題，但會議不是解決問題的唯一途徑。會議不是目標，只是一種手段，也就是說“會”是形式，“議”才是關鍵。

（二）中能公司會議管理演變。2005年，出臺《會議管理制度》，明確了會議召開的原則、分類、組織、會議的要求等，實現了會議分級分類管理。2007年，建立每周四高層碰頭制度，成為班子成員溝通協商解決問題的高效會議。2013年，按照中央八項規定要求，精簡壓縮會議，將總經理安全辦公會議同每月第一個晨會合并召開、七一會議同半年工作會議、干部述職考評會合并召開，大大提高了會議效率，降低會議成本。2015年，下發《關于規范公司安辦會和周調度會有關事項的通知》，從工作匯報、工作安排、督辦落實、會議紀律等提出明確要求，力爭通過開短會、說實話控制會議時間，提高效率，不斷改進會風，提升質量。2016年，下發《關于規范優化公司會議管理的通知》，建立了總經理協調會制度。2018年，公司修訂印發《會議管理辦法》，編制形成《會議籌備與組織操作規范》。《辦法》旨在規范公司機關會議管理，提高會議效率，保證會議質量，節約會議費用，同時明確了會議召開的原則、會議組織及職責、會議的分類及審批、會議的紀律，以及主要會議的召開時間、參會人員、主要議程、督辦落實等。《規范》按照會議組織流程和標準對會議計劃與審批、制發會議通知、會議籌備、會議組織、會后工作的主要工作內容和要求進行了約定和規范，使會議組織流程化、標準化。

（三）中能公司機關主要會議類別。一類會議：由公司董事長、黨委書記或總經理主持召開的綜合性、全局性會議。包括年度工作會議、年中工作會、董事長辦公會、總經理協調會暨安全辦公會議、高層碰頭會。二類會議：由公司有關部門主辦，以公司名義或以公司有關部門名義召開的專業性會議。包括年度財務預算會議、周調度會、經濟活動分析會、績效考核小組會議等。

二、中能公司會議實效化管理的具體舉措

規范會議管理、保證會議質量、提高會議效率、節約會議經費，是中能公司會議組織者做好新形勢下會務管理工作的基本要求。中能公司會議管理的重點是抓好“四個關鍵”：

（一）實行會議計劃及審批制度。結合公司業務特點和工作需要，制定會議管理制度和流程，實行年、月會議計劃制度，明確會議組織實施部門和審批程序要求，細化各類會議的組織標準和形式，嚴格控制會議的規格、規模、數量和會期。嚴格履行會議審批程序，一并審查會議經費預算。

（二）做好會議的組織實施工作。設立兼職會務管理人員，明確主要例會的歸口管理部門（主辦部門），做到分工明確、職責清晰。要求會議主辦部門增強超前服務意識，做好會前準備（會議申請報批、會議通知下達、會議方案撰寫、各類材料準備、會場布置、設備調試等）、會中記錄，以及會后新聞報道、執行督促和資料歸檔等工作。總體要求是：會議組織方面，會前籌備充分，文件、材料以及證件等印制準確、規范、美觀，接待工作準確無誤;會場布置方面，會場席位分布有序、整齊，位次排序正確合理，文件擺放整齊有序，指示牌位置明顯、標識準確，會議設施良好完備;會議服務方面，后勤保障措施到位，服務標準統一，服務準確到位無差錯;會后工作方面，會議紀要起草及時，重要會議總結上報及時，會議資料歸檔及時、完整，會議議定事項督促檢查落實到位。

（三）切實提高會議的質量效率。本著精簡、高效、節儉的原則，從嚴控制會議數量和會議規模，盡量壓縮會期。大力提倡壓縮合并召開會議，少開會、開短會，力求以最少的會議活動取得最佳的工作效果，實現重要會議辦出質量，日常會議辦出效率，對外會議辦出形象。1.嚴格控制會議數量。凡業務相近、聯系緊密的會議，原則上合并召開或套開;凡能通過發文、內部網絡和電話部署的工作，原則上不召開會議。2.嚴格明確會議紀律。要求會前十分鐘進場，不得遲到、早退和在會議上交頭接耳。不能出席會議時，須向會議主持人請假，并告知會議主辦部門。對于替代出席會議的人員，要求會后立即匯報傳達相關會議精神。參會前須將手機關閉或設置在靜音狀態，不得在會議現場接打手機，不得隨意進出會場。嚴守會議保密制度。3.嚴格控制會議時間。會議材料由主辦部門、協辦部門、公司領導層層把關;討論發言時，要求發言者緊扣會議主題展開討論，語言要準確、簡練。4.會前充分準備溝通。董事長辦公會議案等經逐級溝通后于會前3日發各參會人員。總經理協調會需協調事項提前上報，整理后分發各領導。5.發言積極誠懇務實。工作匯報要求重點突出、簡潔明了，做到定量工作說指標、定性工作說結果，時間不超5分鐘。安排工作要求任務目標清晰、時間節點明確、責任落實到人，改進工作要提出具體要求和標準，對解決問題要提出具體的措施辦法。6.督辦落實形成閉環。會議紀要一般于會議當天或次日下發。特別是總經理協調會暨安全辦公會紀要同督辦表一并下發，定期跟進督辦會議確定事項落實，落實情況下次會議通報。未完成事項持續督辦，直至完成。

（四）嚴格控制會議的各項費用。目標是會議經費執行情況良好、支出符合規定。嚴格執行會議費開支范圍和開支標準，嚴格按照中央八項規定和公司的有關規定執行，做到不發放紀念品，不懸掛橫幅，不擺放水果、花草、臺簽等。對于會議地點選擇，要求在公司所在地召開的會議，原則上使用公司現有會議室;不租用高級賓館、飯店;會議期間不組織與會議無關的活動。做好公務接待管理認真落實中央八項規定和公司《公務接待及招待費管理辦法》，會議就餐一般以工作餐或簡餐為主，嚴格酒水使用審批（須經主管領導或董事長審批），力爭做到依法依規接待。

三、效果

“1143”會議管理法使中能公司會議管理做到了會議制度完善、流程精益規范，會前準備充分、會議協調順暢，會場秩序良好、環境布置優美，會議服務周到。特別是機關的會議管理規范、簡樸高效，較好地保證了會議質量和效果，使會議實效化落地。