辦公室檔案日常管理與優化探究

馮海霞

【摘要】辦公室檔案日常管理工作是辦公室管理的主要組成部分，高質量的檔案管理，能夠保證企業的協調發展。基于此，本文將分析辦公室檔案日常管理的工作內容，并研究辦公室檔案日常管理工作的優化措施，其中主要包括科學使用信息技術、保證檔案管理組織設置的科學性、提升檔案管理服務水平3方面內容。

【關鍵詞】辦公室檔案;日常管理;服務水平

隨著時代的發展，人們對辦公室檔案日常管理的要求也逐漸提升，這就需要辦公室檔案日常管理人員改變傳統的檔案管理模式，從管理技術應用、管理水平以及管理組織分配等方面展開優化。本文將重點研究辦公室檔案日常管理工作的優化措施，根據當今時代對辦公室檔案日常管理工作的實際要求，展開針對性的完善，最終達到提升辦公室檔案日常管理工作效率的目的。

一、辦公室檔案日常管理的工作內容

辦公室檔案日常管理工作的內容主要包括以下幾點：第一，檔案收集。對檔案展開收集整理，這種方式能夠提升館藏的數量，同時還能夠提升檔案的實際應用價值。目前在檔案收集整理的過程中，需要將計算機技術應用在其中，這種方式能夠對圖片類、音頻類以及視頻類檔案展開有效收集，最終達到提升檔案收集質量的目的。第二，檔案整理。檔案整理工作是檔案管理中的重要內容，由于部分檔案的存儲較為零散，為了保證檔案查閱的便捷性，需要將零散的檔案信息進行整理。在此過程中可以使用信息技術，對零散檔案進行編碼、整合等，提升檔案管理的便捷性。第三，檔案鑒定。在此過程中需要對已經整理的檔案展開價值鑒定，根據價值，決定檔案的保存時間以及處理方式等。例如，針對價值較低的檔案，可以選擇短時間保存或者是銷毀。這種方式能夠篩選出較為優質的檔案，進而提升整個檔案管理的質量。第四，檔案保管。該項工作實施的主要目的就是保證檔案管理的完整性以及安全性，對檔案展開分類保存的同時，提升檔案的使用效率。

二、辦公室檔案日常管理工作的優化措施

（一）科學使用信息技術。目前我國已經進入了信息時代，依舊采用傳統的管理方式，無法達到相應的管理要求，因此最有效的方法就是將信息技術應用在辦公室檔案日常管理中，提升檔案管理效率。例如，在檔案收集的過程中采用信息技術，能夠實現檔案自動化收集，系統能夠自動獲取信息、保存檔案以及識別檔案等，這種方式能夠大大提升檔案收集的靈活性以及有效性，降低人為因素的影響，同時還能夠降低管理人員的工作壓力，另外，信息技術的應用還能夠大大節省檔案管理需要的時間。因此在目前辦公室檔案日常管理的過程中，需要將先進的科學技術應用在其中，這是未來辦公室檔案日常管理發展的主要方向，同時也是提升辦公室檔案日常管理質量的重要途徑。

（二）保證檔案管理組織設置的科學性。為了保證檔案管理的有效性，管理人員需要專門設置檔案管理部門，安排專業人員對其展開管理，其中包括信息收集、信息修改、信息歸檔、信息核對以及信息更新等，這種方式能夠大大提升檔案管理的時效性。在傳統檔案管理的過程中，由于對辦公室檔案日常管理的重視程度不高，并沒有設立專門的檔案管理部門，導致辦公室檔案日常管理出現后滯等現象，無法在第一時間更新。為了避免這種情況的出現，則需要對檔案管理組織展開科學設置，保證各個管理部門銜接的緊密性以及有效性，同時將各項檔案管理工作落到實處，這種方式能夠保證最終辦公室檔案日常管理的完整性、有效性以及安全性。在此過程中，保證每項檔案管理流程的工作質量，進而提升整個檔案管理工作的效果。

（三）提升檔案管理服務水平。目前，我國大多辦公室檔案日常管理服務水平不高，尤其是在服務態度以及服務能力中，導致這種現象出現的主要原因就是管理人員對辦公室檔案日常管理的重視程度不高，加上管理人員的服務意識較差等。在實際辦公室檔案日常管理服務的過程中，態度生硬，嚴重影響了最終辦公室檔案日常管理服務質量。因此在對辦公室檔案日常管理展開優化的過程中，需要提升檔案管理服務水平。例如，在管理人員正式工作之前，對其展開辦公室檔案日常管理服務意識培訓，使其認識到服務意識的重要性，這種方式不僅能夠提升人們在檔案查詢中的效率，同時還能夠提升辦公室檔案日常管理服務質量，將辦公室檔案日常管理的價值充分發揮出來。由此可以看出，在完善辦公室檔案日常管理的過程中，需要根據管理要求，從各個方面展開管理，只有這樣才能對辦公室檔案日常管理展開有效的優化。

三、結論

綜上所述，隨著人們對辦公室檔案日常管理的關注程度逐漸提升，如何保證辦公室檔案日常管理工作質量，成為有關人員關注的重點問題。本文通過研究辦公室檔案日常管理優化措施，能夠大大提升辦公室檔案日常管理質量，同時還能夠提升工作效率。由此可以看出，研究辦公室檔案日常管理工作優化措施，能夠為今后辦公室檔案日常管理工作的發展奠定基礎。

【參考文獻】

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