提升事業單位人事檔案管理水平的建議

馮瑞文

【摘要】進入新時代，社會制度更加健全與完善，事業單位承擔起了時代賦予的新任務，在事業單位中，檔案管理工作更加規范與嚴格，它促進了體制內工作的順暢有序，本文主要通過對人事檔案重要性的分析，探究出人事檔案在事業單位中的作用，提出事業單位在人事檔案管理中的一些意見。

【關鍵詞】事業單位;人事檔案管理;建議

人事檔案具有重要的社會價值，它反映了個體的家族情況、生產生活經歷、工作成績、社會身份、行為活動、獎懲、學歷等，人事檔案直接與個人的薪資待遇、社會保障、工作有著很大的聯系，為用人單位提供了重要的參考依據。通過人事檔案可以幫助用人單位尋找最優秀的人才，更好地幫助單位的發展。人事檔案在事業單位中的作用更加重要，通過它可以證明體制內人員身份，是事業單位對體制內人員進行評優選先、提干、退休等的重要依據。正因如此，事業單位人事檔案管理能力的提高顯得尤為必要。

一、人事檔案的重要性

新時期，信息是一項重要的社會資源，具有十分重要的社會價值，通過對信息的收集利用，建立起強大的信息帝國，促進社會更加文明發達。人事檔案作為信息的一部分，是最具社會屬性的，通過高效的人事檔案運轉能夠實現對人才的科學配置，建立起企業與個人的聯系，幫助企業進行人才的培養和人事工作上的管理，促進社會人事管理與社會保障相結合。人事檔案的重要性主要體現在兩個方面：一個是對個體的重要性，另一個是對企業單位的重要性。

（一）人事檔案對個體的重要性。通過人事檔案可以幫助個人辦理社會保險，獲取更多的社會保障，改善個人的生活狀況;能夠幫助提供婚姻狀況的證明以及資產證明，證明個人的社會身份，保證自身的社會安全;另外人事檔案可以幫助個人進行護照或港澳通行證的辦理，在事業單位招聘中人事檔案是重要的政審工具。

（二）對企業單位的重要性。人事檔案對企業單位來說更為重要，他能夠幫助企業單位選拔最優秀、最合適的人才，能夠幫助員工進行職稱的申請，可以根據人事檔案的記載中推算出員工的退休年齡，為員工代繳養老保險以及其它的社會保險，還是企事業單位進行評優選先、提干、調動工薪待遇的重要依據，幫助出具各類證明材料。

二、事業單位人事檔案管理的建議

（一）提高管理人員素質是做好人事檔案管理的保障。檔案管理人員工作的責任感與細致直接關系著人事檔案管理的質量，是做好人事檔案管理工作的保障：第一，加強檔案管理人員對于工作的責任感與耐心，檔案管理工作較為枯燥，對于檔案內容的真實性需要檔案管理人員的嚴格把控，確保檔案質量。對于日常檔案工作的整理要更加細致耐心，幫助同事進行檔案的準確、規范的歸檔。還要促進檔案管理人員對于本工作的認可，進行正確價值觀的引導，促進相關人員思想的提升。我們可以通過各項工作制度規范管理員的工作，確保檔案管理的神圣性。其次，提高檔案管理人員的專業性，只有擁有專業檔案管理能力的人才才能保證事業單位檔案管理工作有序進行，更好地服務于事業單位的日常工作，使整個機制運轉高效。這就需要事業單位對管理人員進行專業能力的考核與培訓，建立一支具備高水平檔案管理能力的團隊。

（二）建立全面的人事檔案管理工作條例，提供制度保障。人事檔案管理工作繁重又瑣碎，管理難度較大，為減少工作失誤與防止管理人員工作懈怠，應制定全面的檔案管理條例進行保障。首先，完善人事檔案管理制度，人事檔案資料的采集、收入、歸納、整理、移交和運用都需要嚴格的制度規定，促進信息采用更規范，保證檔案管理工作的進行。其次，制定嚴格的考核制度，對于管理人員嚴格的工作考核可以促進管理工作的嚴謹，有助于管理人員專業能力的提高。最后，進行工作追究責任制，可以保證人事檔案管理的安全性，防止檔案審查不嚴、私自修改與丟失，制定合理的處罰標準。

（三）促進人事檔案電子化為手段。人事檔案管理要充分運用現代計算機技術，提高管理的效率。我們可以建立強大的人才信息庫，將文字圖片轉化成電子信息進行保存，使其更加方便。通過人事檔案電子化，可以在網上進行檔案的派遣、調動，大大節約了各類成分，工作效率提高。而且有助于我們人事檔案管理工作的創新與發展。

（四）提高事業單位對人事檔案管理的意識。為了事業單位人事檔案管理工作的發展，不僅要依靠人事管理人員的努力，還需要單位的支持與重視。第一，事業單位加大對于檔案管理的資金投入，提供良好的檔案管理設備以及辦公必需品，比如打印機、計算機、監控儀器、檔案放置柜、保險柜等。第二，設置專門的檔案存儲室，建立防盜程度較高的安全防備體系，配置全面的防火設備，保證人事檔案安全，防止檔案丟失和損壞。

三、結語

人事檔案管理作為重要的信息資源，連接著我們社會各項益民政策。它對于個人與企業都具有重要的作用。事業單位要加強對與人事檔案管理隊伍的建設，促進其為人民服務能力的提高，提高檔案管理人員素質，提高檔案管理人員專業能力，建立健全的人事檔案工作制度，促進檔案管理更加規范。同時還要進行人事檔案管理創新，運用現代信息技術使檔案信息化，使我們人事檔案管理工作取得新的突破。我們的人事檔案管理工作還有很長一段路要走，需要事業單位的支持與重視以及各層工作人員的不懈努力，只有這樣我們事業單位的人事檔案管理才能取得更大的進步與成果。

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