淺議網絡教務環境中的電大學籍檔案管理

張慧林

【摘 要】 文章闡述了網絡教務環境中的電大學籍檔案管理基本含義與意義。分析了網絡教務環境中的電大學籍檔案管理存在的主要問題，主要是忽視學籍檔案管理重要性、學籍檔案內容缺乏統一性。提出了提高電大學籍檔案管理水平的相關措施：要增強學籍檔案管理意識，完善相關制度，實現學籍檔案管理信息化，構建獎懲制度。

【關鍵詞】 網絡教務;電大學籍檔案;檔案管理制度

做好檔案管理工作是各個高校需要更好完成的一項任務，可以保證高校各項工作順利展開。檔案管理工作具有一定復雜性，在檔案管理期間需要消耗大量人力物力財力。除此之外，檔案管理工作需要具有完善的管理制度、管理體系以及管理系統等對其進行制約、監督與管理。如果管理制度或者管理系統等出現問題，那么檔案管理工作將無法充分發揮自身作用，檔案管理水平與管理效率將會受到制約。在如今教務環境中，電大學籍檔案管理工作仍然存在問題，對電大更好發展造成影響。本文將針對網絡教務環境中的電大學籍檔案管理措施等內容進行相應探討。

一、網絡教務環境中的電大學籍檔案管理

1、基本含義

學籍檔案管理主要是指，學校檔案管理部門對檔案信息進行收集、管理，并將檔案用于學校發展以及各項工作中的總稱。學校檔案管理工作是國家檔案管理工作的重要組成部分，其中學籍檔案管理涉及到的內容有很多，例如，學籍檔案信息收集、信息管理、信息分析以及信息利用等。

2、意義

在網絡教務環境中，加強對電大學籍檔案管理具有重要意義。主要體現在以下方面：第一，電大教師可以通過學籍檔案對學生學習情況以及特點愛好等有及時了解，然后針對學生實際情況，采取具有針對性的教學措施與教學內容。[1]第二，可以促使學校檔案管理工作人員，積極主動學習學籍檔案管理等知識以及實踐技能，從而不斷提升檔案管理工作人員素質，保證學校學籍檔案管理工作有序進行。第三，加快電大學籍檔案改革進程，使學籍檔案管理工作得到有效保障。

二、電大學籍檔案管理存在的主要問題

1、忽視學籍檔案管理的重要性

電大學校成立四十余年，在其不斷發展過程中成效顯著。與此同時，電大管理制度以及教學模式等都在逐漸完善，但是對學籍檔案管理工作的重要性認識不足，沒有意識到學籍檔案管理對學校以及學生發展的重要作用。主要體現在以下幾點：第一，電大學校普遍認為，科技時代的現代網絡教務環境下學籍檔案管理并沒有任何作用。還有許多學籍檔案管理工作人員認為，如今社會市場只看重學生文憑與能力。[2]第二，檔案管理工作人員認為學籍檔案管理工作較為容易。認為電大學生學籍檔案只是幾個表格或者簽字，無論做的好與壞對學生發展沒有影響，如果學生未來工作需要，可以再做補充。第三，許多工作人員認為電大學生學籍檔案中的內容，只是學生的基本信息與學習情況。所以，針對學籍檔案管理工作缺乏系統性與專業化管理。第四，存在重視學校人事檔案與教師檔案，忽視學籍檔案與學生檔案的重要作用。

2、學籍檔案內容缺乏統一性

從目前各個電大學籍檔案管理中不難看出，許多學籍檔案收集內容缺乏統一的標準規范，導致各個電大學習中學籍檔案記載的內容存在許多不同。歸檔材料沒有標準可循，記錄內容較少，并且質量較低。需要做好的歸檔材料并沒有收集到詳細的信息與內容，與此同時，在學籍檔案信息內容的記錄上缺乏統一標準。出現“四多四少”問題，政審和社會關系材料多、記錄成績較多、學生優點與特長記錄較多、原有不完整檔案較多。學生成長過程中技術能力以及創新能力提升記錄較少、學生與實踐考核記錄較少、缺點與不足記錄較少、規范性檔案較少。

三、提高電大學籍檔案管理水平的措施

1、增強學籍檔案管理意識

只有相關檔案管理工作人員在思想上意識到學籍檔案管理工作重要性，才會保證電大學習檔案管理工作順利展開，保證學籍檔案管理工作充分發揮自身最大作用，為學校以及學生發展帶來便利。提高學籍檔案管理意識，具體可以從以下幾點展開：第一，強化電大學籍檔案管理工作領導部門，將學籍檔案管理工作放在電大學習管理工作的重要位置。在學籍檔案管理工作中，采取統一領導原則與分級管理原則。第二，要保證電大學籍檔案管理工作人員具備較強專業技能與綜合素養。電大學校需要做好相關培訓工作，不僅要培訓工作人員的管理理論知識，更需要培養計算機技術。[3]因為在網絡教務環境下，學籍檔案信息化建設是發展必然趨勢，只有具備一定計算機能力，才可以使學籍檔案管理工作得到保障。這樣電大學習檔案管理隊伍才會具備較高素質，認識到學籍檔案管理工作重要作用，從而全身心投入到工作中。

2、完善相關制度

電大學校需要對現有學籍檔案管理制度進行完善，在完善過程中需要嚴格按照國家相關檔案法規以及有關精神等展開。學籍檔案管理制度需要包含學籍檔案室管理制度、學籍檔案材料收集制度、學籍檔案材料歸檔制度以及相關工作人員崗位制度等。保證電大學校學籍檔案各項管理工作有制度可以遵守，逐漸實現學籍檔案管理規范化、學籍注冊規范化等。與此同時，對相關學籍制度的完善，可以保證各項學籍檔案管理工作順利進行。將職責以及權利等落在實處，各個工作人員明確自身權責，及時做好相關工作。通過制度的完善，學籍檔案信息收集以及整理等的準確性與合理性得到保障。

3、實現學籍檔案管理信息化

在網絡教務環境中，需要逐漸實現學籍檔案信息化建設，將紙質學籍檔案與電子學籍檔案共同管理與應用。構建學籍檔案管理系統與學籍檔案數據庫，計算機可以充分發揮自身優勢，使學生學籍檔案信息收集的準確性與真實性得到保障。而且可以隨時隨地對學習檔案內容進行變更與處理，保證學生學籍檔案內容的完整性。除此之外，需要實現學籍檔案信息內容共享。因為紙質檔案與電子學籍檔案學籍具有各自優勢，所以，需要實現共同保存與管理。雖然紙質檔案不便于保存與查找，但是具有一定的法律憑證與法律效益。電子學籍檔案雖然有利于查找、保存與檢索，但是容易造成學籍檔案信息內容的丟失，法律憑證難以保障。在學籍檔案管理過程中可以利用各項先進技術，數據庫技術、數碼成像技術等，將紙質檔案內容完整保存在學籍檔案系統中，為未來學籍檔案利用提供保障。

4、構建獎懲制度

針對網絡教務環境中的電大學籍檔案管理，需要構建相應獎懲制度，使學籍檔案管理工作的規范化與合理化得到保障。具體可以從以下幾點展開：第一，對學籍檔案管理追究條例進行細化，明確各項工作各個工作人員需要肩負的責任。[4]一旦在學籍管理工作中發現問題，可以及時查找到責任人，做好相關事務處理。第二，樹立學籍檔案管理工作典型，為其他工作人員樹立榜樣。針對在學籍管理工作中表現良好的工作人員需要給予一定獎勵，增強其自信心，激發責任意識與服務意識，進一步提升電大學籍檔案管理工作水平。通過樹立典型，激發出其他工作人員的好勝心，從而積極主動投入到工作中。在自身崗位中充分發揮特長與作用，保證各項管理工作順利展開，同時使學籍檔案內容的準確性與有效性等得到保障。

綜上所述，在社會快速發展背景下，電大學校作為培養專業人才的重要基地，想要在激烈市場競爭中站穩腳步。需要進一步加強學籍檔案管理工作，保證學籍檔案中記錄內容較為完整，科學性與準確性得到保障。只有做好學籍檔案管理工作，電大學校內各項工作才可以順利展開，為學生未來更好地發展提供動力。

【參考文獻】

[1] 劉新喻.電大高職學生學籍檔案網絡化管理之我見[J].西部素質教育， 2016.2（16）91-92.

[2] 楊麗霞.有關電大開放教育學籍檔案管理探討[J].軟件（電子版）. 2014（12）193.

[3] 徐文艷.淺談學分制下的電大學籍檔案管理[J].經營管理者， 2016（33）313.

[4] 張航.電大開放教育學生檔案管理模式創新實踐研究[J].現代職業教育， 2016（15）42.

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